內部控制-固資循環doc.doc

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1、 科技股份有限公司固定資產循環文件編號：FA科技股份有限公司固 定 資 產 循 環目 錄發行版次/日期文件編號文件名稱ABCDEFA-01固定資產分類與權責劃分2000/11/1FA-02取得保管及投保作業2000/11/1FA-03維修作業2000/11/1FA-04調撥作業2000/11/1FA-05處分作業2000/11/1FA-06報廢作業2000/11/1FA-07出售出租作業2000/11/1FA-08盤點作業2000/11/1文件編號：FA-01-A生效日期：2000 年 11 月 01 日1-1固定資產分類與權責劃分固定資產分類與權責劃分1. 目的：目的：明訂固定資產之定義與分

2、類，並區分各單位對於固定資產管理之職責。2. 範圍：範圍：2.1.為確保公司固定資產之完整性，除符合固定資產定義及範圍(請詳會計制度)之固定資產列入本作業管理外，費用性資產仍得依公司管理上之需要列入內部管理制度財產管理規範之，其納入列管之項目，另行訂定之。2.2.若資產需經一段時間以實施必要之購置或建造工作，使其達到可用狀態及地點時，於購置或建造期間，會計帳上以未完工程或預付購置設備款等科目列入固定資產項下，但尚不於固定資產循環取得保管及投保作業管理，應俟其驗收合格後方依固定資產循環取得保管及投保作業辦理之。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：無。3.2.程序說明：3.2.1.固定資產之分類：

3、(一)辦公設備：凡供日常辦公所需之各項辦公設備及其備件皆屬之。(二)運輸設備：凡供業務上使用之車輛及其備件皆屬之。(三)電腦設備：凡供日常辦公所需之各項電腦設備及其備件皆屬之。(四)租賃改良：凡在租賃標的物上所為之各項改良皆屬之。(五)其他固定資產：凡不屬於上列各項之雜項設備及其備件皆屬之。3.2.2.固定資產之編號：(一)應依財產編碼原則確實辦理。文件編號：FA-01-A生效日期：2000 年 11 月 01 日1-2(二)財產編號為 7 碼，其編碼原則如下：第 1 碼：會計類碼分為辦公設備(A)、運輸設備(B)、電腦設備(C)、租賃改良(D)、雜項購置(E)。第 2 碼：中分類碼按財產種類

4、分類。第 3-7 碼：流水碼3.2.3.固定資產管理作業中各有關執行單位之權責區分：(一)請購各使用單位：由各使用單位依據實際需要辦理請購。(二)採購總務單位：辦理全公司固定資產之採購(詢、比、議價、訂購)事宜。(三)驗收總務單位及請購單位：固定資產之驗收工作，一律由總務單位會同請購單位辦理之。(四)財產管理總務單位：(1) 負責編列財產編號、製作財產標籤及財產管理之建檔事宜。(2) 負責固定資產之維修安排工作。(3) 固定資產處分及部門間調撥協調等工作。(五)帳務處理會計單位：負責財產目錄之建立及相關帳務之處理。(六)保管各使用單位：由各使用單位負責固定資產實體之保管事宜。3.2.4.本公司

5、之固定資產取得或處分，應依公司制訂之取得或處分資產處理程序規定辦理，且若符合(88)台財證(一)第 81769 號函公開發行公司取得或處分資產處理要點規定公告及申報標準時，應依規定辦理公告及申報事宜。 。4. 附件：附件：無。5. 參考文件：參考文件：取得或處分資產處理程序文件編號：FA-02-A生效日期：2000 年 11 月 01 日2-1取取得得保保管管及及投投保保作作業業1. 目的：目的：掌握公司固定資產狀況，確保取得之固定資產均能妥善管理。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於固定資產取得驗收後之保管、建檔及投保等事宜。3. 內容：內容：3.1.建檔作業：3.1.1.流程圖號：FA-02

6、-01F3.1.2.程序說明：(一)購入之固定資產依採購及付款循環驗收作業財產及事務用品辦理驗收及編列財產編號後，總務單位應依據驗收單第二聯，將財產編號、名稱、規格型號、數量、取得時間、金額、保管單位、所在位置及供應商等資料登錄財產卡及財產清冊，俾利固定資產檔案之管理。(二)總務單位根據財產編號，製作財產標籤，黏貼於財產顯明而不易脫落、受損之處，其位置應求劃一。總務單位應定期檢視財產標籤黏貼情形，遇有脫落或模糊不清時應立即更新。(三)總務單位應定期依據財產清冊彙整編製部門別財產清冊，除自行留存正本外，並將部門別財產清冊影本分送各使用單位於核對無誤後存查。(四)取得之固定資產所應支付之相關稅金(

7、如房屋稅、牌照稅等)，由總務單位檢附相關稅單，依採購及付款循環應付款項作業或零用金作業辦理請款。(五)總務單位應定期將財產清冊分送會計單位，經與財產目錄核對無誤後存查，以確保資產記錄之一致與正確性。3.2.投保作業：3.2.1.流程圖號：FA-02-02F3.2.2.程序說明：(一)投保經辦單位定期辦理固定資產投保時，應取得會計單位提供之財產目文件編號：FA-02-A生效日期：2000 年 11 月 01 日2-2錄，於查閱公司現有固定資產狀況後，針對重要固定資產擬具投保項目及金額。(二)投保經辦單位針對重要固定資產投保項目，初步洽保險公司詢價；於取得保險公司資料並比、議價後，將保險相關資料一

8、併呈請權責主管核准。若為保單到期續保單者，應與保險公司確認續保單內容，呈請權責主管核准後辦理。(三)投保經辦單位於投保內容業經核准後，將投保標的物明細、保險金額及相關投保資料傳真至保險公司，俟保險公司回覆保險費率並確認後，會同權責主管辦理投保手續。(四)投保經辦單位於投保手續完成，取得保險單後，應檢附保險單影本，依採購及付款循環應付款項作業辦理請款。(五)投保經辦單位應將保險單正本歸檔留存，據以掌握公司固定資產之投保情形。3.3.控制重點：3.3.1.財產購入後應依公司規定之編碼原則確實編號管理。3.3.2.公司購入之財產應黏貼財產標籤，並確實登錄財產卡及財產清冊及部門別財產清冊。3.3.3.

9、應定期編製部門別財產清冊，並交各保管單位核對，以確保財產管理資料之正確性。3.3.4.總務單位編具之財產清冊應與會計單位之財產目錄資料相符。3.3.5.固定資產投保金額與項目應考量經營風險。3.3.6.保險合約之簽訂應由權責主管核准。3.3.7.保單到期應即時辦理續保。3.3.8 公司之門禁措施應足以預防固定資產未經核准即予運出。4. 附件：附件：財產卡財產清冊部門別財產清冊財產目錄5. 參考文件：參考文件：採購及付款循環驗收作業文件編號：FA-02-A生效日期：2000 年 11 月 01 日2-3採購及付款循環應付款項作業採購及付款循環零用金作業文件編號：FA-03-A生效日期：2000

10、年 11 月 01 日3-1維維修修作作業業1. 目的：目的：訂定固定資產故障維修程序，確保資產使用達最佳狀態。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於固定資產故障時之維修作業。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-03-01F3.2.程序說明；3.2.1.請修單位於設備臨時故障或受損時，應填立維修申請單，經單位主管核准後，送交總務單位辦理。3.2.2.總務單位接獲維修申請單，應先查詢保固廠商、期限及合約，若於保固範圍內，則依保固契約內容聯絡廠商修理；否則應聯絡一般廠商修護。3.2.3.洽請一般廠商修護者，應依公司規定向修護廠商詢價，並取得報價單，經比、議價後擬定修護廠商。維修申請單經依核決權限

11、呈核後，據以通知廠商進行修護。3.2.4.設備修護完成後，總務單位應通知請修單位進行驗收，並於維修申請單驗收確認後，維修申請單由總務單位存查。3.2.5.修繕完成需支付維修費用者，總務單位應取得維修廠商之發票，連同維修申請單依採購及付款循環應付款項作業辦理請款。3.2.6.會計單位於維修費用請款入帳時，若須資本化者，應於財產目錄登錄該筆資本支出資料。3.3.控制重點：3.3.1.資產受損或故障時，應確實查明有無保固合約，並依規定送修。3.3.2.維修申請單應確經請修單位驗收確認。3.3.3.資本化與費用性之修護支出應確實劃分。3.3.4.應定期彙整、分析修繕支出及比例，以瞭解是否有費用浮濫之情

12、事，並據以提出改善措施。文件編號：FA-03-A生效日期：2000 年 11 月 01 日3-24. 附件：附件：維修申請單5. 參考文件：參考文件：採購及付款循環應付款項作業文件編號：FA-04-A生效日期：2000 年 11 月 01 日4-1調調撥撥作作業業1. 目的：目的：規範固定資產調撥程序，確保固定資產調撥時，實體及帳籍能正確移轉及記錄。2. 範圍：範圍：2.1.本作業適用於固定資產調撥之處理程序。2.2.財產異動申請單適用範圍說明：調撥：列管資產擬由原保管單位轉撥入使用者。報廢：列管資產已不堪使用申請報廢。閒置：原各單位保管之資產達一定期間而未使用，擬轉列閒置資產者。出售：列管資

13、產擬出售者。出租：列管資產擬出租者。其他：列管資產因上述以外其他原因而異動者，如遺失等。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-04-01F3.2.程序說明：3.2.1.撥入單位因使用上需要，經與撥出單位協調同意調撥後，由撥入單位填寫財產異動申請單一式二聯，經單位主管簽核後，送交撥出單位。3.2.2.撥出單位於接獲財產異動申請單，呈單位主管簽核後，送交總務單位辦理。3.2.3.總務單位接獲財產異動申請單，視異動之設備種類會相關專業技術單位表示意見，並依核決權限送呈核准後，據以協調、安排調撥事宜及通知調撥日期。3.2.4.撥出單位於調撥日將固定資產送交撥入單位置於適當位置後，財產異動申請單一式

14、二聯分送如下：第一聯：交會計單位，據以於財產目錄更新相關資料後存查。第二聯：交總務單位，據以於財產卡及財產清冊更新財產資料後存查。文件編號：FA-04-A生效日期：2000 年 11 月 01 日4-23.2.5.總務單位應定期依財產狀況彙整編製部門別財產清冊，影印送交撥出、撥入單位，於核對無誤後存查。3.3.控制重點：3.3.1.固定資產調撥之審核應考量效益性及帳籍異動之完整性。3.3.2.固定資產之調撥應更新財產管理檔案。4. 附件：附件：財產異動申請單5. 參考文件：參考文件：無。文件編號：FA-05-A生效日期：2000 年 11 月 01 日5-1處處分分作作業業1. 目的：目的：規

15、範固定資產處分原則，確保固定資產處分之適切性，並符合法令規定。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於固定資產處分申請及閒置之處理程序。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-05-01F3.2.程序說明：3.2.1.使用單位保管之固定資產遇有下列狀況時，應填具財產異動申請單一式二聯，呈權責主管核准後，送至會計單位填入購買金額、累計折舊、殘值及耐用年限等相關資料，並會總務單位，依核決權限送呈核准處分。(一)固定資產因災害或遭破壞或價值減損擬報廢或無再使用價值者。(二)固定資產遭竊盜而遺失時。(三)固定資產不再使用或欲汰舊換新或擬出售、出租時。3.2.2.固定資產如係遺失或遭破壞時，應即查明實情及調

16、查保管人責任，並向警察單位報案並取得證明文件。如因保管人過失而致盜失者，保管人應按盜失實物現值計價賠償。3.2.3.總務單位根據財產異動申請單核准之處分方式分別處理如下：(一)出售或出租：依出售出租作業辦理。(二)報廢：依報廢作業辦理。(三)閒置：閒置之固定資產由總務單位統一存放於固定位置後，財產異動申請單一式二聯分送如下：第一聯：交會計單位據以編製轉帳傳票，經依核決權限呈核，並更新財產目錄後存查。第二聯：交總務單位，據以於財產卡及財產清冊更新財產資料後存查。3.2.4.總務單位應定期依據財產現況彙整編製部門別財產清冊，影印分送各使用文件編號：FA-05-A生效日期：2000 年 11 月 0

17、1 日5-2單位，於核對無誤後存查。3.2.5.會計單位於固定資產處分時，如有符合取得或處分資產處理程序之規範者，應依其規定辦理。3.3.控制重點：3.3.1.因盜竊或災害而報損之資產，應查明有無失職疏忽，據以擬定處理對策，並依法令規定申請、取具稅捐減免證明文件。3.3.2.固定資產因遭盜竊、破壞、天然災害而報損時，應即查明投保資料並備妥相關文件，向保險公司提出索賠。3.3.3.應依固定資產現況選擇適當之處分方式。3.3.4.資產處分應依相關法令辦理或申報。3.3.5.定期檢視閒置財產明細，如有出售或再利用之價值，應擬定適當之處置方式。4. 附件：附件：無。5. 參考文件：參考文件：取得或處分

18、資產處理程序出售出租作業報廢作業文件編號：FA-06-A生效日期：2000 年 11 月 01 日6-1出出售售出出租租作作業業1. 目的：目的：規範固定資產出售或出租程序，確保固定資產出售及出租之適切性與帳籍異動之完整性。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於固定資產之出售、出租作業。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-06-01F3.2.程序說明：3.2.1.總務單位根據財產異動申請單一式二聯，依其核准出售或出租，分別依下述程序辦理：(一)出售：(1) 總務單位應依資產淨值擬估出售底價，依招標、議價或比價方式辦理出售，並於財產異動申請單註明比價記錄，依核決權限送呈簽核後辦理出售。(2)

19、財產異動申請單一式二聯於決定買方後分送如下：第一聯：送交會計單位，據以開立發票。第二聯：交總務單位據以備妥出售資產，連同會計單位開立之統一發票送交買受人。(3) 會計單位應依據財產異動申請單第一聯編製轉帳傳票，經權責主管核准，並更新財產目錄後存查。(4) 總務單位於資產出售後，所收之款項應依銷售及收款循環收款作業辦理繳款；並依據財產異動申請單第二聯更新財產卡及財產清冊之資料。(二)出租：(1) 總務單位應參考市場行情擬具出租價格後，透過各種媒體進行招租，並於財產異動申請單註明招租記錄，依核決權限送呈簽核。(2) 招租結果業經核准後，總務單位應依財產異動申請單擬具租賃合文件編號：FA-06-A生

20、效日期：2000 年 11 月 01 日6-2約一式二份，呈權責主管核准，並依內部管理制度印鑑管理作業辦理用印後，與承租人簽約。(3) 財產異動申請單一式二聯及租賃合約於簽約完成後，分送如下：A.租賃合約一份由總務單位留存；一份交由承租人收執。B.財產異動申請單第一聯及租賃合約影本交會計單位。C.財產異動申請單第二聯交總務單位，據以更新財產卡及財產清冊之資料後存查。(4) 會計單位應依財產異動申請單第一聯及租賃合約影本開立發票及編製轉帳傳票，經依核決權限呈核，並更新財產目錄後存查。(5) 會計單位開立之發票，應交總務單位轉交承租人，據以收取租金。所收之款項，總務單位應依銷售及收款循環收款作業辦

21、理。(6) 會計單位應按租賃合約影本所載租金給付之條款，按期開立發票向客戶收取租金並入帳。(7) 若財產出租有收取押金者，會計單位應依法令規定按月設算利息及開立發票，並據以編製傳票入帳。3.2.2.總務單位應定期依據財產現況彙整編製部門別財產清冊，影印分送各使用單位，於核對無誤後存查。3.2.3.固定資產出售符合取得或處分資產處理程序規範者，應依其規定辦理。3.3.控制重點：3.3.1.固定資產出售出租之價格應合理，避免損害公司權益，且經權責主管核准。3.3.2.出售出租固定資產應依法令規定開立發票並確實入帳。4. 附件：附件：無。5. 參考文件：參考文件：取得或處分資產處理程序處分作業內部管

22、理制度印鑑管理作業銷售及收款循環收款作業文件編號：FA-07-A生效日期：2000 年 11 月 01 日7-1報報廢廢作作業業1. 目的：目的：規範固定資產報廢程序，確保固定資產報廢之適切性與遵循法令之規定。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於固定資產之報廢作業。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-07-01F3.2.程序說明：3.2.1.總務單位於資產核准報廢後，應會同相關單位辦理報廢。倘固定資產使用尚未達耐用年限者，總務單位應先將財產異動申請單一式二聯送交會計單位填立申請表與報備函，向稽徵機關報請核備，於取得稽徵機關核准後，通知總務單位辦理報廢。3.2.2.總務單位會同相關單位完成報

23、廢程序後，財產異動申請單一式二聯分送如下：第一聯：送交會計單位，於編製轉帳傳票，呈請權責主管核准，並更正財產目錄後存查。第二聯：由總務單位據以於財產卡及財產清冊登錄報廢資料後存查。3.2.3.總務單位應定期依據財產現況彙整編製部門別財產清冊，影印分送各使用單位，於核對無誤後存查。3.3.控制重點：3.3.1.報廢之固定資產應經評估為已無使用及出售價值者。3.3.2.未達耐用年限之資產報廢，應經權責主管核准，並分析原因。3.3.3.未達耐用年限之資產報廢應向稽徵機關事先報備，並取得核准函。4. 附件：附件：無。5. 參考文件：參考文件：處分作業文件編號：FA-08-A生效日期：2000 年 11

24、 月 01 日8-1盤盤點點作作業業1. 目的：目的：訂定固定資產盤點程序，以確保資產安全及固定資產記錄之正確性。2. 範圍：範圍：本作業程序適用於定期盤點固定資產，及其有關盤點差異之追查及更正固定資產檔案之處理程序。3. 內容：內容：3.1.流程圖號：FA-08-01F3.2.程序說明：3.2.1.總務單位應於每年盤點前，擬定財產盤點計劃，呈報權責主管核准後，依據部門別財產清冊編製財產盤點清冊，併同財產盤點計劃影本分送各單位，以通知進行盤點。3.2.2.各保管單位應就保管之財產進行初盤，於財產盤點清冊填入初盤記錄後，將財產盤點清冊送交總務單位。3.2.3.總務單位應依據各單位初盤之財產盤點清

25、冊，會同相關單位進行複盤，且於財產盤點清冊記錄複盤結果，並經各會盤單位簽名。3.2.4.複盤結束後，總務單位應彙整財產盤點清冊，並與部門別財產清冊核對，若有盤點差異時，總務單位應針對差異部分編製盤點差異報告表，分送各保管單位追查發生原因，並於盤點差異報告表說明差異原因，送呈權責主管核閱後，交總務單位彙總呈報。3.2.5.總務單位於財產盤點清冊及盤點差異報告表呈請權責主管核准後，影印分送下列單位：正本：送交會計單位存查，並根據盤點差異調整相關帳目記錄。影本：交總務單位存查，並於發生盤點差異時據以於財產卡及財產清冊調整差異資料。影本：交保管單位存查。3.2.6.會計單位應於盤點差異時據以編製轉帳傳

26、票，呈請權責主管核准後，並更新財產目錄。文件編號：FA-08-A生效日期：2000 年 11 月 01 日8-23.2.7.公司應至少每年會同簽證會計師實施一次全面盤點工作。3.2.8.使用單位對固定資產應負平常保管、維護之責任。3.3.控制重點：3.3.1.應每年至少實施一次全面盤點。3.3.2.盤點差異部分應追查其原因及責任歸屬。3.3.3.盤點差異應於核准後確實更正及調整相關財產紀錄。4. 附件：附件：財產盤點清冊盤點差異報告表5. 參考文件：參考文件：無。科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp.財財 產產 卡卡財產名稱財產編號規格/型號單 位數 量取

27、得日期取得金額供應廠商TEL保固廠商TEL異異動動紀紀錄錄日期事由保管單位存 放 地 點總務經辦Remark原始購入備註：科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 財產清冊日期： 年 月 日保固合約財產編號財產名稱規格/型號數量 單位取得 日期取得金額 保管單位 所在地點供應商廠商期間備註製表：科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 部門別財產清冊部門： 日期： 年 月 日財產編號財產名稱規格/型號數量單位取得日期供應商取得金額備註製表：科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 財產目

28、錄固定資產類別：財產編號名稱所在地址 數量 單位取得時間 取得原價資本支出預留殘值計算基礎耐用 年限月數已折 月數每月折舊本期提列數累計折舊未折減餘額 備註合計負責人： 主辦會計：製表：科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 維修申請單年 月 日財產編號請修單位財產名稱供應商/廠牌請修人核准故障說明承辦核准維修處理詢價記錄核定記錄請修單位驗收記錄(1)廠商金額(2)廠商金額(3)廠商金額廠 商金 額科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 財產異動申請單財產編號申請日期年 月 日規格型號 財產名稱 取得成本取得日期年 月

29、 日累計折舊申請單位殘值撥出單位耐用年限異動因素調撥 報廢 閒置 其他：出售：擬估底價 $ 出租；擬定租金 $ 異動說明：出售/出租比價說明核定廠 商金 額撥入單位申請單位核准總務單位 主管經辦主管經辦第一聯：會計單位 第二聯：總務單位 註：除調撥外，申請單應會會計單位填寫取得成本、累計折舊、殘值及耐用年 限資料。 科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 財產盤點清冊部門： 年度財產編號財產名稱規格/型號 單位 初盤數 複盤數 帳列數 差異備註核准：複盤：初盤：科技股份有限公司 CoAsia Microelectronics Corp. 盤點差異報告表部門： 年度財產編號財產名稱規格/型號單位 盤點數帳列數差異數差異說明核准：保管單位：製表：