公文处理知识讲座.ppt

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1、公文处理知识,2017,一、公文处理概述二、文种使用三、公文格式四、行文规则五、公文拟制,一、公文处理概述,（一）公文的概念。公文作为一种事物，也经历了产生、发展、演变的过程。条例规定：公文是指实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻方针政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。,换句话说，公文就是依法行政的工具。公文处理指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。 公文作为依法执政和依法行政的重要工具，代表着一个单位的形象，更体现一个单位的工作水平和工作作风。,(二)公文的特征。公文有两个显著特征，一个是特定效力

2、，一个是规范体式。 特定效力意味着公文是依法行政的具体体现，具有约束力和强制性。规范体式就要求公文按照一定的书写和印制方式去表现。,二、文种使用,（一）文种使用方面存在的突出问题： 1.使用非法定文种。不选用条例规定的文种，而使用总结、要点、方案、计划、安排、纲要、规划、建议等文种。 2.文种合并适用。如请示报告、意见报告、请示函等。,3.错用文种。日常行文的实践中此问题较多见，主要表现为请示报告不分、决定与决议相混、公告与通告乱用、决议和纪要等同等。,（二）区分不同的文种：,1.请示和报告的区别，请示、报告截然不同，不能混用，请示用于“向上级机关请求指示、批准”，报告用于“向上级机关汇报工作

3、、反映情况、回复上级机关的询问”。请示是要求答复的，报告不要求回复，也不能要求批示、回复。上级机关在办理时也有所不同。请示是批件，报告是阅件。,2.请示和函的区别。请示和函都可以用于请求批准有关事项，关键的区别是：请示对上级机关，函适用于不相隶属机关之间。即使收到这种错用的请示，也不能将错就错，给予批复，要用函回复。,3.决定、命令（令）、通报。这3个文种的共同点是适用范围都有表彰先进的内容；决定与通报这两个文种还可用于批评错误。 判断的标准，一个是机关的层级，一个是表彰、批评对象的典型性。,4.决议和会议纪要。共同点是都需要召开会议的形式。不同点，一是纪要可以多议题，决议则比较集中。二是从格

4、式上看，决议用文件格式，纪要用专门的纪要格式。纪要和会议记录。会议记录的内容全面，不同人的不同意见都要记载。而纪要内容主要有两部分，一是会议的主要情况（时间、地点、人物、议题等），二是议定事项，就是会议确定的、会后要落实的，其他不写。,三、公文格式,条例规定“公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成”，共18个要素，可以划分为版头、主体、版记三部分。,（一）份号。是同一件公文印制若干份时每份公文的顺序编号。条例规定，涉密公文一定要标注份号。如果发文

5、机关认为有必要，也可对不涉密的公文标注份号。,（二）涉及国家秘密的公文应当标注密级和保密期限。 1. 标注密级要有依据，不能随意。防止出现定密过泛，或者漏定。2.涉及国家秘密的公文如有具体保密期限应当明确标注。,（三）紧急程度。是对公文送达和办理的时限要求，以确保紧急公文及时传递和处理。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“加急”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。,（四）发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成。 联合行文时，发文机关标志可并用联合发文机关名称，也可单独使用主办机关名称。,(五)发文字号应当包括发文机关代字、年份、序号。联合行

6、文，使用主办机关发文字号。,年份、序号用阿拉伯数字，年份应标全称，用六角括号括入；序号不编虚位（1不编为001），不加“第”字。,（六）上行文应当注明签发人、会签人姓名。签发人姓名用3号楷体字。联合上报公文，所有机关负责人姓名都要标注。原来一行只排一个名字，现在排2个名字。,（七）标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。发文机关名称、事由、文种三要素要全。,（八）主送机关。指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。,（九）正文。文中结构层次序数可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。,(十)附件

7、说明。公文附件的顺序号和名称。1.如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.”），附件顺序号后用小圆点。,2.附件名称后不加标点符号。3.附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。,（十一）发文机关署名。署全称或规范化简称。 需加盖印章的公文，单一机关发文时不需要署名。联合行文时需署名。不需要加盖印章的公文如电报需要署名。,（十二）成文日期。以会议通过或机关负责人签发的日期为准。联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。成文日期年、月、日用阿拉伯数字标全。年份标全称，月、日不标虚位。,（十三）印章。行政机关的公文，除电报、纪要等不需要加盖印章外

8、，其他必须加盖印章。联合行文时，将发文机关署名按发文机关顺序整齐排列，每排最多3个印章，并一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章同时下压成文日期。印章之间不相交或相切。,（十四）附注。需要说明的其他事项，如“（此件不公开报道）”等。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。,（十五）附件。在附件左上角第一行用3号黑体字顶格编排“附件”二字，两字之间空1字。 附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。,（十六）抄送机关。指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。 （十七）印发机关和印发日期。印发机关均用单位全称,一般是一个单位的办公室。印发时

9、间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。,以上两个要素，一般用4号仿宋体字，左右各空1字编排。,（十八）页码。4号半角宋体阿拉伯数字，编排在版心下边缘。单页码居右空一字，双页码居左空一字。函的格式，首页是第一页，但不编排页码。,四、行文规则,(一) “行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。,（二）向上行文规则。1.“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。” 一文一事，反映了请示公文专一性，有利于上级机关审阅、批示和答复。 2. “原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机

10、关。”,3.“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。” 落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。,（三）向下行文规则。,1.“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。需要政府审批的具体事项，经政府同意后可以由政府职能部门行文，文中须注明已经政府同意。”,2.“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。”这是

11、向下级机关行文，部门之间协商规则与未协商一致、违规行文的处理规则。,五、公文拟制,（一）公文拟制的原则和方法。 1.符合法律法规和上级方针政策。要加强合法性审查工作。 2.加强衔接，避免公文“打架”。依法行政的重要条件就是政令统一。 3.以事实为依据。否则，分析问题不可能实事求是，提出的政策措施不可能切实可行。,（二）文字表述。表述准确，文字精练。,1.字词使用是否规范、准确。审核有无错别字、简化字、异体字、繁体字、多字、漏字等。不得随意简化、自造词语。 人名、地名、计量单位、日期、职务都要准确和规范。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,2.数字和标点符号使用要正确。对于数字和标点符号的用法国家有明确规定。 “指导查处合同欺诈等行为”误为“指导、查处合同欺诈等行为”。 3.提法要规范，前后要对应。有些提法是特定的，在没改变前要严格使用。如“城市反哺农业”。文件的前后要相互呼应，保证逻辑严密、全篇统一。如有“一方面”，没有了“另一方面”等。,（三）公文签发。,公文签发。签发是对公文效力的确认。未经法定签发人或其授权的签发人签批同意意见发出的文稿不具有效力。重要公文和上行文由主要负责人签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或签名的，视为同意。,