后勤集团档案管理细则.doc

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1、1河海大学后勤集团档案管理实施细则河海大学后勤集团档案管理实施细则为切实加强后勤集团文书档案的管理，推进文书立卷归档工作的规范化、标准化，根据集团实际情况，特制订本细则。本细则规定了人事管理、行政管理、财务管理、经营管理、生产技术管理文件材料的形成、立卷、归档范围、保管期限及管理办法。一、档案的收集与管理一、档案的收集与管理1 1、坚持部门收集、管理文件材料制度，各部门须建立健全平时归卷制度。对处理完毕的文件材料，由档案管理员集中统一归档和保管。2 2、凡集团发出的公文，一律由集团办公室统一收集管理。3 3、由几个部门参与办理的工作，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归档。4 4、会议

2、文件由会议主办部门收集归档。5 5、档案室对新接收的档案须及时进行编目、统计，编制检索工具等。6 6、档案室在管理活动中须维护档案的系统性和完整性，保持档案的原貌，做到分类合理，排列有序。7 7、立卷分工、立卷分工（1 1）上级党、政、管理机构的来文，由集团办公室分别立卷归档。（2 2）上级业务主管部门的来文，由本级业务主管部门立卷归档。（3 3）各部门、办事机构和区域起草的文件、材料，由起草单位（部门）立卷归档。（4 4）各部门办事机构和区域召开的专业会议或其它重要活动形成的文件材料，分别由各部门立卷归档；由几个部门联合形成的文件材料，由主办或牵头部门立卷归档。（5 5）由下级部门起草，以上

3、级的名义发布的文件，由上级部门立卷归档，起草部门存副本。二、档案的立卷二、档案的立卷1 1、组卷方法、组卷方法2（1 1）集团形成的文件材料是组卷的主要内容。（2 2）上级针对集团的主要发文，同集团同类问题一起组卷。（3 3）上级（包括归口管理部门）下发的普发性文件，按问题特征组卷；文件数量少时，可按发文单位特征组卷。（4 4）人事任免、机构设置、启用印章等文件，按问题特征分别组卷。（5 5）各种会议记录、纪要和大事记、简报等以及各种会议文件材料，按名称特征组卷。（6 6）各种典型经验、调查材料，可按问题特征组卷，也可按作者结合名称特征组卷。（7 7）集团领导在各种会议上的讲话材料，随会议文件

4、一起组卷。（8 8）各种报表、花名册，按名称特征组卷。（9 9）请示与批复等文件，按问题特征组卷。（1010）文件形成针对时间不一致时，可做如下处理：1）一般文件在形成年度立卷；重要文件在批准年度立卷。2）多年的计划在起始年度立卷；工作总结在终止年度立卷。3）总结与计划写在一起的，根据主要内容确定立卷时间。4）跨年度处理完毕的文件，在处理完毕的年度立卷。5）跨年度的会议文件材料，在会议召开的年度立卷。6）集团转发或批转的文件，按转批时间立卷。7）跨年度的请示与批复按批复年度立卷。无批复的重要请示在请示年度立卷。（1111）档案盒正面应附有案卷封面（附件 1）。2 2、卷内文件排列、卷内文件排列

5、（1 1）按文件的重要程度或时间顺序排列。31）密不可分的文件按重要程度依次排列，集团文件材料在前，上级或下级文件材料在后。2）请示与批复，批复在前、请示在后。3）正文在前，附件在后。4）转发件和被转发件一起组卷时，转发件在前，被转发件在后。5）印件在前，定稿在后。重要法规性文件的历次稿件依次排在定稿后。6）非诉讼案件排列顺序为：上级批复、结论（处分决定）、调查报告及主要证据材料、本人检查及本人意见、组织说明、基层意见等。（2 2）按问题时间排列反映同一问题的文件材料组成一个案卷时，按文件形成的时间先后顺序排列；几个问题组成一卷时，先按问题分开，再按时间顺序排列。（3 3）按地区时间排列由同一

6、管辖区内的几个单位组成一卷时，先分开单位再按时间顺序排列。（4 4）按作者时间排列先分开作者，再按时间排列。（5 5）按姓氏笔划排列对某些人事案卷组成的卷，可按姓氏笔划排列。3 3、卷内文件编号（、卷内文件编号（采用阿拉伯数字）（1 1）卷内文件系统排列后，用铅笔编写页号。（2 2）凡有文件字迹的页面，均应一页编一个页号，正面编在右上角，反面编在左上角。（3 3）大张图表折叠后，编一个页号。（4 4）装订的案卷要填写本卷总页数。44 4、编制卷内目录（、编制卷内目录（附件 2）（1 1）编写顺序号按卷内文件的排列顺序，给每份文件编一个顺序号，原稿、附件与正本合编一个顺序号；被转发件与转发件编一

7、个顺序号；请示与批复要分别编顺序号。（2 2）填写责任者填写文件制发部门或个人名称，可用通用、确切的简称。各种简报、情况反映的作者，填写编发部门名称。（3 3）填写文件字号填写文件字号（包括部门代字、年号、顺序号），按文件原有字号填写齐全。（4 4）填写文件题名填写文件题名时，文件的正副标题要原文照录。原文标题不能揭示文件内容的，原标题照录，再依据文件内容另拟题名附后，并加“ ”。（5 5）填写文件页号填写文件页号时，用阿拉伯数字。（6 6）填写文件形成日期填写时可省略“年、月、日”字，在表示年、月的右下角加“.”号。5 5、案卷装订、案卷装订（1 1）装订前要拆除文件上的金属物。（2 2）文

8、件用纸规格不符合尺寸时，要加边裱糊或切齐。一般采用 A4 幅面纸。（3 3）装订案卷要整齐、洁净、不压字、不掉页、不倒面、不损坏文件、不妨碍阅读。5（4 4）文件材料纸张大小规定尺寸又不能切齐时，可视具体情况折叠。（5 5）使用卷皮、成卷装订的案卷，采用三孔一线左侧竖立装订、距装订口10 毫米，装订长度 160 毫米为宜。装订时用白色线绳，拉紧系牢。（6 6）使用软卷皮或成卷装订的案卷，需装在档案盒内存放。（7 7）中文横写或外文文件以左方装订为原则；中文直写文件以右方装订为原则。三、档案的移交与利用三、档案的移交与利用6 6、各部门处理部门立好卷后要在第二年第一季度，向集团档案室移交，重要文

9、件于每月月末向集团档案室移交。7 7、按案卷顺序填写档案移交登记表（见附件 3）一式两份，交接双方根据移交表清查核对，双方签字盖章各存一份。8 8、做好档案的借阅登记和提供利用记录。四、不归档文件材料范围四、不归档文件材料范围 9 9、文件材料、文件材料（1 1）重份文件；（2 2）无查考利用价值的事务性、临时性文件；（3 3）未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件、传真草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和签字的最后定稿除外）；（4 4）从正式文件上摘录的供参考的非证明性材料；（5 5）无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般

10、性问题、提出一般性建议或意见的人员来信；（6 6）部门内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；（7 7）部门负责人兼任外单位职务形成与部门无关的文件材料；（8 8）为参考目的从各方面收集的文件材料；61010、外部来文、外部来文（1 1）参加非主管部门召开的不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；（2 2）非隶属部门抄送的不需要办理的文件材料；1111、下级来文、下级来文（1 1）下级单位送来的参阅简报、情况反映、不应抄报或不必备案的文件材料；（2 2）越级抄送的一般的、不需办理的文件材料；1919、本细则适用于后勤集团及下属各部、中心的所有文书档案管理。2020、本制度由后勤集团

11、办公室负责起草，由总经理批准。7附件 1：档案案卷封面档案案卷封面河海大学后勤集团河海大学后勤集团档档 案案案卷题名：案卷题名：自自 年年 月月 日日 起至起至 年年 月月 日止日止档案号：档案号：卷内共卷内共 件，其中：目录件，其中：目录 张，文件材料张，文件材料 张张保管期限：保管期限： 密级：密级：存放于存放于 室室 柜柜 整理者：整理者：年年 月月 日日 8附件 2： 卷卷 内内 目目 录录序 号文件 编号责 任 者文 件 题 名日 期页 次备注9附件 3： 部门名称： 档档 案案 移移 交交 表表序 号文件名称份 数每份 页数有无复 印件 （份数）移交日期移交人签字接收人签字监交人签字部门负责人 签字10