（高职)第5章　会议组织与服务（第4版）ppt课件.ppt

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1、第5章会议组织与服务（第4版）引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述第二节会议筹备阶段的工作第三节会议进行阶段的工作第四节会议结束阶段的工作主要内容第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 电子教案模版配色（1）学习提示（一）学习目标（一）学习目标了解会议的作用与要素掌握会议前期的准备工作掌握会议期间的服务工作熟悉会议结束的善后工作（二）学习重点（二）学习重点会议的前期准备工作会议进行中的服务工作（三）学习难点（三）学习难点会议开始前的准备工作妥善处理会议进行中的突发情况第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 一片混乱的

2、颁奖仪式一片混乱的颁奖仪式1月27日下午1点，宏达公司在公司大礼堂召开年度总结表彰大会。下午两点30分，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场，手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地跑下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问

3、他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛大受影响。负责会议现场协调的总经理秘书孙婷呆住了。问题：1如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐出现的错误？2会议现场出现了问题，总经理秘书孙婷应如何处理？引入案例第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 电子教案模版配色（1）第一节会议概述一、会议的含义 会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分： 狭义的会议是指至少有三人参加的集体性商议活动，即传统的会议； 广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。 第五章第五章 会议组织与服务

4、会议组织与服务 二、会议的作用1集思广益、科学决策的作用2发扬民主、动员群众、宣传教育的作用3传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用4协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用5国际交流、跨文化的沟通作用第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第一节会议概述三、会议活动的基本要素会议方式会议地点会议时间会议议题会议名称会议人员会议结果会议活动的会议活动的基本要素基本要素第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 1会议人员会议人员是指参与会议整个过程的人员，可具体分为会议主体、会议客体以及其他与会议有关的人员。（1）会议主体是指主要策划、组织会议的人员，包括主办者、承

5、办者、支持单位、赞助单位、协办单位等。（2 2）会议的客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。 （3）其他与会议有关的人员包括：主持人、会议秘书人员和会议服务人员等。课堂分析：分析第课堂分析：分析第111-112111-112页案例，找出各类会议人员。页案例，找出各类会议人员。 第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 首届中国国际进口博览会的组织单位首届中国国际进口博览会的组织单位2018年11月5日至10日，首届中国国际进口博览会在上海国家会展中心举行。会议的组织单位如下： 主办单位：中华人民共和国商务部、上海市人民政府 合作单位：世界贸易组织、

6、联合国贸易和发展会议、联合国工业发展组织等国际组织 承办单位：中国国际进口博览局、国家会展中心（上海）有限责任公司 特装施工服务商：上海灵硕会展服务有限公司等 第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 电子教案模版配色（1）2.会议名称会议的名称一般要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位，以及会议的时间、届次、地点、范围、规模等等。 例1：“2019年环境污染与大众健康学术会议”，此会议名称显示了时间、内容、性质；例2：“可口可乐（中国）饮料有限公司2019年销售会议”的会议名称则显示了单位、时间、性质；例3：“四川长虹2018年度股东大会”则显示了单位、时间、

7、范围、规模、性质、参加对象。第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 3会议议题会议的议题是根据会议目标来确定并付诸会议讨论或解决的具体问题，是会议活动的必备要素。会议议题的主要作用是：（1）准确、具体地体现会议的目标，为目标服务。（2）引导和制约会议的发言。第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 电子教案模版配色（1）4会议时间会议时间是指会议的召开时间和会期两方面。 5会议地点会议地点是指会议召开的举办地或会场。会场的决定主要是考虑大小、交通、环境与设备是否适合等因素。6会议方式会议方式是为了提高会议效率，实现会议目标而采取的各种形式或手段，如现场办公会、

8、座谈会、观摩会、报告会、电话会议等。 7会议结果会议结果，即会议结束时实现目标的情况。 第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 微型案例沃尔玛全球董事会再次在中国召开沃尔玛全球董事会再次在中国召开2010年11月16 日- 19日，位居全球财富500强之首的沃尔玛公司在北京召开了全球董事会。这是沃尔玛继2004 年在中国深圳召开董事会之后，第二次选择在中国北京召开董事会，彰显了沃尔玛对于中国市场的强烈信心和长期投资这一高速发展的新兴市场的决心。2018年7月19日，财富发布2018年世界500强排名，沃尔玛连续第五年成为全球最大公司，以500,343百万美元的营业收入位居第一

9、。它和三家中国企业国家电网、中石化和中石油继续分列榜单前四位，位次没有变化。壳牌石油上升至第五位，将丰田汽车挤至第六位。苹果仍高居利润榜首位。沃尔玛全球总裁兼首席执行官麦道克说：“ 近年来中国零售市场蓬勃发展，已经成为沃尔玛公司一个重要的增长市场，同时也是最有发展潜力的重要市场之一。我觉得董事会成员应该亲自到中国来看看，了解中国这个市场对于沃尔玛的价值及重要意义。这正是我们再次选择中国召开董事会的原因。我们也注意到中国政府和中国消费者对于可持续发展的要求都日益增强，作为可持续发展战略的倡导者，我们相信沃尔玛公司能够同中国经济、社会共同可持续发展，并带给消费更质优价廉的产品。”第五章第五章 会议

10、组织与服务会议组织与服务 电子教案模版配色（1）四、会议的种类1按会议的规模。可以划分小型会议、中型会议、大型会议、特大型会议 2按会议内容。可以划分综合性会议、专题性会议 3按会议的性质。可以划分决策性会议、非决策性会议 4按会议所跨的地域范围。可以划分国际性会议、全国性会议、地区性会议、个体性会议 5按会议的职级。可以划分股东会议、董事会、高级管理人员会议、中层管理人员会议、职工大会部门会议 第一节会议概述第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第第二二节节会会议议筹筹备备阶阶段段的的会会务务操操作作一、拟定会议计划（一）确定会议名称、议题、时间、地点等基本要素（二）成立会务工作机构大

11、中型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。一般来讲，会务筹备机构分成会务组、接待组、秘书组等几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室全部负责。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 实用范例实用范例问题不过夜、细节不放过、改进不停步！问题不过夜、细节不放过、改进不停步！应勇检查进博会筹备工作并现场办公应勇检查进博会筹备工作并现场办公上海发布上海发布20182018年年1010月月3030日日 首届中国国际进口博

12、览会开幕在即，市委副书记、市长、进口博览首届中国国际进口博览会开幕在即，市委副书记、市长、进口博览会执委会主任应勇今天（会执委会主任应勇今天（3030日）下午赴国家会展中心实地检查进口日）下午赴国家会展中心实地检查进口博览会筹备工作并召开现场办公会。博览会筹备工作并召开现场办公会。应勇强调，越是临近开幕，越是要全神贯注、全力以赴。要按照实应勇强调，越是临近开幕，越是要全神贯注、全力以赴。要按照实战要求、实战标准，坚持问题导向、需求导向，聚焦重大活动组织战要求、实战标准，坚持问题导向、需求导向，聚焦重大活动组织和各个关键环节，不断排查汇总问题，及时研究解决问题，切实做和各个关键环节，不断排查汇总

13、问题，及时研究解决问题，切实做到问题不过夜、细节不放过、改进不停步，坚决打好这场硬仗，为到问题不过夜、细节不放过、改进不停步，坚决打好这场硬仗，为把进口博览会办成国际一流的博览会作出更大贡献。把进口博览会办成国际一流的博览会作出更大贡献。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 下午，应勇与副市长吴清、龚道安一行首先来到国家会展中心南广下午，应勇与副市长吴清、龚道安一行首先来到国家会展中心南广场，察看景观布置情况。立体花墙上，进口博览会吉祥物场，察看景观布置情况。立体花墙上，进口博览会吉祥物“进宝进宝”热情迎客，迎风飘扬的旗林、两侧矗立

14、的花柱，营造出迎接盛会的热情迎客，迎风飘扬的旗林、两侧矗立的花柱，营造出迎接盛会的浓厚氛围。随后，市领导又检查了主会场、停车场等设施，详细了浓厚氛围。随后，市领导又检查了主会场、停车场等设施，详细了解安检流程、入场和散场路线等情况，询问还存在哪些问题。应勇解安检流程、入场和散场路线等情况，询问还存在哪些问题。应勇指出，要切实以提高中外宾客参加进口博览会的便利度和感受度为指出，要切实以提高中外宾客参加进口博览会的便利度和感受度为出发点，进行全流程推演和预演，更加注重细节，更加强化衔接，出发点，进行全流程推演和预演，更加注重细节，更加强化衔接，不断查漏补缺，把各项服务保障工作想得更周全，做得更到位

15、。不断查漏补缺，把各项服务保障工作想得更周全，做得更到位。“不要一般性汇报工作，而要聚焦研究解决问题。不要一般性汇报工作，而要聚焦研究解决问题。”在现场办公会在现场办公会上，应勇开门见山，就城市保障领导小组办公室梳理汇总的问题，上，应勇开门见山，就城市保障领导小组办公室梳理汇总的问题，与相关部门负责人研究讨论，当场推动解决。与相关部门负责人研究讨论，当场推动解决。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 应勇指出，越是临近进口博览会开幕，就越是要以百倍的干劲，抓实抓好城市应勇指出，越是临近进口博览会开幕，就越是要以百倍的干劲，抓实抓好城

16、市服务保障工作。相关部门要主动跨前一步，加强统筹协调，形成推进合力，确服务保障工作。相关部门要主动跨前一步，加强统筹协调，形成推进合力，确保各项工作有效衔接，确保措施方案落实落地。有问题并不可怕，发现不了问保各项工作有效衔接，确保措施方案落实落地。有问题并不可怕，发现不了问题才是最大的问题。要锲而不舍、不厌其烦、精益求精，对各项工作再排摸、题才是最大的问题。要锲而不舍、不厌其烦、精益求精，对各项工作再排摸、再梳理、再对接，对各项方案再细化、再打磨、再完善，切实做到心中有数、再梳理、再对接，对各项方案再细化、再打磨、再完善，切实做到心中有数、措施有力，以高质量的服务保障迎接进口博览会召开。措施有

17、力，以高质量的服务保障迎接进口博览会召开。分析：虽然一般性的会议与博览会是有区别的，但是在会议的筹备检查方面是分析：虽然一般性的会议与博览会是有区别的，但是在会议的筹备检查方面是相通的。从案例内容易知，会议执委会主任应勇在现场不仅就重大活动组织和相通的。从案例内容易知，会议执委会主任应勇在现场不仅就重大活动组织和各个关键环节进行排查。还对会场外部的景观布置情况、主会场、停车场等设各个关键环节进行排查。还对会场外部的景观布置情况、主会场、停车场等设施，详细了解安检流程、入场和散场路线等情况进行检查。要求相关负责部门施，详细了解安检流程、入场和散场路线等情况进行检查。要求相关负责部门进行全流程推演

18、和预演，更加注重细节，更加强化衔接，不断查漏补缺，把各进行全流程推演和预演，更加注重细节，更加强化衔接，不断查漏补缺，把各项服务保障工作想得更周全，做得更到位。应勇还召开了现场办公会，就城市项服务保障工作想得更周全，做得更到位。应勇还召开了现场办公会，就城市保障领导小组办公室梳理汇总的问题，与相关部门负责人研究讨论，当场推动保障领导小组办公室梳理汇总的问题，与相关部门负责人研究讨论，当场推动解决。解决。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作各会务工作组的分工各会务工作组的分工会

19、务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付帐工作。保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。小知识第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （三）制订会议预算会务人员应本着勤俭办会的原则，对会议的经费做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导审批。 1会议经费的构成（1）交通费用；（2）会议室费用；（3）住宿费用；

20、（4）餐饮费用；（5）参观与旅游费用；（6）培训费、讲演费及演出费用 ；（7）预算外支出 2会议经费的筹措（1）行政事业经费划拨（2）主办者分担（3）与会者分担个人费用 （4）社会赞助 （5）转让会徽等无形资产使用权 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作会议经费预算的原则（1）科学合理。要根据实际需要科学合理地分配各项预算开支。（2）总量控制。所有的支出都应控制在总量范围之内。（3）确保重点。在实行总量控制的前提下或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费确实用在刀口上。（4）

21、精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。（5）留有余地。由于会议活动的过程可能会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。小提醒第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （四）拟定会议议程、日程、程序1.会议议程、日程、程序的含义（1）会议议程会议议程是会议主要活动的顺序安排，它是对议题性活动的程序化，即将会议的议题的根据主次、轻重、先后次序编排。 （2）会议日程会议日程是把一天中会议议程规定的各项活动按单位时间具体落实安排，它不仅细化围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中其他的辅助活动，如聚餐、参观、考察、娱乐

22、等等。（3）会议程序会议程序是指在一次具体的会议中按照时间先后排列的详细的活动步骤。以举行颁奖、选举、揭牌等一事为主的会议活动，一般只制定会议程序。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 会议议程安排表日期：年12月08日（星期二） 会场：东京三田共用会所3F会议室时间议程发言人发言人职务10:30开 幕 式池内幸司国土交通省河川计划课课长10:35日方代表团团长致词佐藤直良国土交通省河川局局长中方代表团团长致词刘 之 平中国水利水电科学研究院副院长10:50双方团长介绍团员佐藤直良刘 之 平国土交通省河川局局长中国水利水电科学研究院副院长10:55议事进行确认池内幸司国土交通省河川计划课

23、课长交流议题1：应对气候变化的措施 11:00（中方）气候变化对中国水资源影响王 建 华中国水利水电科学研究院11:30答疑和讨论11:45（日方）适应气候变化的水危害和风险评估池内幸司国土交通省河川计划课课长12:15答疑和讨论12:30午餐13:45合影实用范例：实用范例：第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 2.会议议程制作要点会议议程设计的注意事项会议议程设计的注意事项（1）应按照议题所涉各种事物的习惯性顺序和本公司章程有无对会议议程顺序的明确规定。

24、（2）议程表中，第一项是宣布议程，再安排讨论的问题，尽量将同类性质的问题排列在一起。（3）保密性较强的议题，一般放在后面。这样有利于安排无关人员退场及有关人员到场。（4）各项报告中，财务报告放在最前面，人事报告放在最后面，其他类似报告排在一起。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 公司董事会会议议程请见教材第请见教材第137137页。页。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作实用案例第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （五）制发会议通知 会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。 一般来说，规模较大、较为重要的会议都应

25、发书面通知。如果参加对象与人数不明确，可在报上刊登公告。如上市公司的股东大会采用公告的形式通知会议。有些重要的会议通知，必须确认被通知人收到通知，并取得一定的证明(例如签收、回执、挂号信单据等)，以免事后相互推卸责任。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作微型案例第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 1.会议通知的种类与方式（1）按通知的形式口头通知口头通知和书面通知书面通知（2）按通知的性质预备性通知预备性通知和正式通知正式通知（3）按通知的名称会议通知会议通知、邀请

26、信邀请信(函、书函、书)、请柬请柬、海报、公告海报、公告等第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 2.会议通知的内容会议通知包括标题、通知对象、正文、落款与日期四大项。（1）标题最常用的写法是“机关名称”+“会议名称”十“通知” ，一般用于正式的、重要的会议。如“上海公司关于召开会议的通知”。也可以只写“会议通知”或“通知”。这种写法一般用于事务性或例行性会议。（2）通知对象通知对象可以是单位的，也可以是个人。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （3）正文会议的目的、名称

27、和主题。会议的时间。包括开始时间、报到时间、结束时间。会议的地点。必要时画出交通简图，标明地理方位及抵达的方法。参加对象。其他事项。如参加会议的费用、报名的方式和截止日期、有关论文撰写和提交的要求、入场凭证(如“凭入场券入场”、“凭本通知入场”)、联络信息(如主办单位的地址、邮编、银行账号、电话和传真号码、网址、联系人姓名)等等。（4）落款与日期如有必要，可附回执。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作常用回执格式1表格式回执小知识第

28、五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作常用回执格式2签收式回执小知识会议通知回执会议通知回执 办公室： 你处发来的会议通知及会议文件、各 l 份已收到，经检查无误。 我将(在下列选项的方框中打) 口按时参加会议。 口 人参加会议 签名或盖章： 年 月 日 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作实用范例高职高专教育文秘类专业高职高专教育文秘类专业基础课程骨干教师培训基础课程骨干教师培训班通知班通知请见教材第请见教材第142-143142-143页。页。第五章第五章 会议组织与

29、服务会议组织与服务 二、准备会议材料与物品（一）需要准备的会议材料和物品1需准备的会议文件资料（1）会议的指导文件。如上级下发的政策性、部署性文件 （2）会议的主题文件。如领导人讲话稿、经验介绍材料等。（3）会议程序文件。包括议程文书、日程、程序等。（4）会议参考文件。如统计报表、技术资料等书面材料。（5）会议管理文件。包括会议通知、保密制度等文件。2需准备的会议物品与设备常用文具、印刷设备、会场装饰用品、视听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、专门用品等。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （二）准备领导发言稿（二）准备领导发言稿1开幕词开幕词 （1）定义。开幕词是在会议开始时，

30、由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。（2）内容。开幕词的内容主要包括以下几个方面： 标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。 日期：用圆括号标于标题正下方。 称谓：“同志们”、“各位来宾”“女士们，先生们”等。 正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 2祝酒词祝酒词（1）定义。祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。主方的祝酒词主要是表示对来宾的欢迎；客方的祝酒词主要是表示对主方的谢意。 （2）写法。首先，首先，开头部分表示欢迎、

31、问候或感谢。其次，其次，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。最后，最后，结尾可用“让我们为干杯”或以“为了让我们干杯”表达礼节性的祝愿。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 3 3讲话稿讲话稿（1）定义。讲话稿是领导人在开会中所作的讲话稿件，表现领导人对会议的指示和关心。（2）写法。讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：肯定会议的重要性；评价过去的工作；点出当前值得注意的问题；指明今后的方向和目标；评价会议中心议题；提出原则性的意见，向大会提出希望。第五章第五章 会

32、议组织与服务会议组织与服务 4闭幕词闭幕词（1）定义。闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。（2）写法。闭幕词的基本写法。闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定形式。一般来说，闭幕词主要包括以下内容：首先，对会议完成任务的概括；其次，对会议的评价；最后，对服务部门与人员的感谢。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （三）起草会议报告、决议草案 会议报告是会议文件的一种。会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。一经会议讨论通过，会

33、议报告便由陈述性文件转化为领导指导性文件，成为指导和保证会议成功的主要文件，成为引导代表展开讨论的重要基础，会后将成为有关方面工作的纲领。 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （四）准备会议材料的要求 秘书草拟会议所需文件目录，领导确认后，着手准备。 准备每人一个文件袋，如有必要可在文件袋上写上与会者的姓名。 认真校对会议文件 做好会议文件的分发工作 分发重要文件一般要编号、登记。 一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。 秘书在为会议准备齐全后，制作文件资料目录，将所有文件统一放在文件袋中，发放给与会人员。1.分装文件要认真、细致，不

34、能出现漏装或重装的情况。 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （五）准备会议物品和设施1.常用文具。如笔、纸等常用文具。2.会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、宣传画、标语口号。3.印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等。4.会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等。5.视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑（白）板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等。6.通信设施。如传真机、电话机、电视机、计算机以及相应的通信网络设施。7.交通工具。如小轿车、大巴士等接送与会者的车辆。8.生活用品。如茶水、茶杯、纸巾以及其他生活用品。

35、9.特殊用品。即特殊性会议上所使用的物品，如颁奖的奖品与证书，选举的选票、投票箱、开幕式剪彩时用的彩带和剪刀等。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 三、制发会议证件会议证件是表明与会议有关人员身份权利和义务的证据。 （一）会议证件的作用与种类（一）会议证件的作用与种类1会议证件的作用（1）表明会议期间各种人员的身份，便于接待和管理。（2）便于代表之间的相互辨认和联系、交流。（3）凭证出入会场，保证会议安全。（4）便于统计出席人数。（5）给与会者留作纪念。2会议证件的种类主要有出席证、列席证、旁听证、来宾证（或嘉宾证）、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。第五章第五章 会议

36、组织与服务会议组织与服务 （二）会议证件上的内容（二）会议证件上的内容1会议名称，必须写全称。 2会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上。3姓名。4照片。5证件种类，即标明“出席证”、“列席证”等等6组别或代表团名称。7证件编号。8会议日期。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （三）会议证件的样式与制作（三）会议证件的样式与制作1佩戴在与会者身上的证件。（1）系带的卡片 （2）粘性标签 （3）有夹子的卡片 2台签式的姓名卡片（“桌签”）及坐签式的姓名卡片（“坐签”）（1）桌签。它是开会时放在桌子上使用的，用以标明桌号和就坐人身份的标签。（2）坐签。就是会务人员在会议的各席位上标明就坐

37、人姓名的标签。（四）会场路线指示牌或会场周边设施图（四）会场路线指示牌或会场周边设施图在会场门前最好树立指示标牌，指引与会人员进入会场或安排专门的人员在会场门前引导。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （五）证件设计的注意事项内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。重要的大型会议要在证件上贴上本人的相片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。姓

38、名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 四、安排会议生活 安排会议生活主要包括预定交通工具，安排食宿，联系与安排参观、访问活动，确定医疗、保卫人员。 所有会议生活安排，秘书要严格按照会议议程和日程进行安排。秘书必须提前预定，会前确认，掌握各联系人的联络方式，以便随时联系。如会议期间，日程临时变动，秘书要及时作好会议生活的协调工作。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶

39、段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作接待的同志接待的同志“傻眼傻眼”了了市有风景秀丽的风景区，邻市A公司组织会议参观人员14人前来旅游观光，请市协作单位B公司代为办理订购门票、安排住宿等事宜。因是旅游旺季，B公司费了很大的劲，好不容易才找到某宾馆正好有7个房间、14个床位，就立即预订下来。邻市A公司旅游团队傍晚到达时，市B公司负责接待的同志傻眼了！因为带队的团长是一位女同志，其他同志是男同志，根本无法按两个人一个房间的设想安排住宿。再要求增加房间，宾馆已经住满了。微型案例第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 五、

40、会场布置五、会场布置（一）会场形式的布置一）会场形式的布置会场形式的安排，要根据会议的规模、性质和需要来确定。不同的会场布置形式，体现不同的意义、气氛和效果，适用于不同的会议目的。根据参会人员座次安排，整体上可分为：相对式、全围式、半围式、分散式四种。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （一）会场形式的布置一）会场形式的布置1相对式这种会场布置形式的主要特征是主席台和代表席采取上下面对面的形式。从而突出了主席台的地位。由于专门设立了主席台。整个会场气氛显得比较严肃和庄重。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五

41、章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 2全围式全围式会场布置形式的主要特征是不设专门的主席台，会议的领导和主持人同其他与会者围坐在一起。这种布置形式的优点是容易形成融洽与合作的气氛，体现平等和相互尊重的精神 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 3半围式半围式这种布置形式介于相对式和全围式之间，即在主席台的正面和两侧安排代表席，形成半围的形状。既突出了主席台的地位，又增加了融洽的气氛。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 4分散式这种会场布置的形式，就是将会场分成若干

42、个中心，每个中心设一桌席。其中领导人和会议主席就座的桌席称作“主桌”。这种座位格局既在一定程度上突出主桌的地位和作用。同时，又给与会者提供了多个谈话、交流的中心，使会议气氛更为轻松、和谐。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （二）会场座位安排（二）会场座位安排1.横排法 这种排列方法的要领是，把每个代表团、小组、单位的座席从前向后排成纵向一列，按组别顺序以代表座席的朝向为准，从左至右横向依次排列座次。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 2.竖排法这种排列方法的要领是

43、，按照既定的次序把对参会的每个代表团、小组、单位的座席排成横向的一行，再按顺序从前向后依次纵向排列。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 3.左右排列法这种排列方法的要领是，把每个参会的代表团、小组、单位的座席安排成纵向的列，再以会场的中心为基点，将顺序在前的排在中间位置，然后先左后右，一左一右向两侧横向交错扩展排列座次。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作4.座次标识方法座次标识方法（1）在主席台或会议桌上摆

44、放名签（2）在与会人员出席证上注明座次 (某排某号)（3）印制座次图表第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （三）环境布置（三）环境布置1主席台的装饰设有主席台的会场，主席台是装饰的重点。一般应在主席台上方悬挂红色的会标(亦称横幅)，会标上用美术字标名会议的名称。主席台背景处(亦称天幕)可悬挂会徽或红旗以及其它艺术造型等，主席台上或台下可摆放花卉。2会场背景的装饰会场背景的装饰除了主席台的装饰之外，主要指会场四周和会场的门口，这些地方可悬挂横幅标语、宣传画、广告、彩色气球等，还可摆放鲜花等装饰物，一些礼节性会见，可多摆些鲜花。第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 3色调的选择色调在

45、这里主要是指会场内色彩的搭配与整体基调。与会议内容相协调的色调，可以给与会者的感官形成一定的刺激，在其心理上产生积极的影响。可以通过对主席台、天幕、台布、场内桌椅及其装饰物色彩的调节而烘托整体的色调。4花卉的布置花卉的布置对人的情绪会产生一定的影响。在世界上许多国家都有花语，比如铁树、棕榈代表庄严；万年青、君子兰表示友谊长存，万事如意；菊花表示高洁；月季、玫瑰表示喜庆；牡丹表示富贵等。根据会议内容，恰当地配置花卉，可以使人心情愉快。 第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第二节第二节 协调工作概述协调工作概述第五章第五章 会议组织与

46、服务会议组织与服务 5会场的气味效应会场之内淡淡的清香，可以使人的心情变得舒畅；反之，如果会场内有异味弥漫，会使人心情变得烦躁，产生焦虑情绪，急于离开会场。改善会场的气味环境的方法有两种：在会议室里放置有清香气味的鲜花(如米兰、茉莉、月季和兰花等)在会议室提前喷洒少量的具有清香气味的空气清新剂(以柠檬和薰衣草香型为好)，但不可过于浓郁。第二节会议筹备阶段的会务操作第二节会议筹备阶段的会务操作第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 （四）主席台布置技巧（四）主席台布置技巧1主席台座次的排列（1）国内会议主席台座次排列。通常的做法是：身份最高的领导人就座于主席台前排中央，其他领导人则按先左后右

47、。（2）国际性会议主席台的座次的排列。一般为主办方身份最高的出席者居中，其他来宾按身份高低先右后左向两边排开。这一点与国内会议先左后右排列方法正好相反。 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第第三三节节会会议议进进行行阶阶段段的的会会务务工工作作第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作一、会议报到与引导工作（一）会议接站1确定迎接规格2做好接站准备3竖立接待标志4掌握抵达情况5介绍宾主双方第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作（二）会议报到1会议报到的方式。会议报到可以由与会者本人或他人持会议通知或单位介绍信

48、报到。2与会者报到时，秘书人员要做好的工作查验证件，确认与会者的参会资格。 请与会者在登记表上填写姓名、单位、职务等有关信息。统一接收与会者带来的需要在会上分发的材料。分发会议文件、证件、文件袋等会议用品。 如会议要赠送礼品，会务组一般将礼品同资料一起发放。 预收会务费、食宿费、资料费等费用，当场开具收据。安排与会者住宿。 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作（三）会议签到（三）会议签到签到，是为了及时了解该到会的人是否都已到会，并准确地统计出到会的实际人数。 第五章第五章 会议组织与服

49、务会议组织与服务 第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作（四）会议引导（四）会议引导 引导是指会议活动期间会务工作人员为与会者指引会场、座位、展区、餐厅、住宿的房间以及指示与会者问询的路线、方向和具体的位置。 引导工作贯穿于整个会议期间，每一位会务工作人员都应当履行为与会者引导的义务。但在大型的或重要会议报到以及进入会场时应当派专人负责引导，这类专职引导人员常常称为礼仪人员。负责引导的礼仪人员要统一着装，熟悉会场的布局以及各种配套设施的情况。大型会议活动的礼仪人员还要了解本地的交通、旅游、购物等情况，以备与会者随时咨询。国际性会议的礼仪人员还要掌握外语会话能力。第五章第五章

50、会议组织与服务会议组织与服务 第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作二、组织会议进行的工作二、组织会议进行的工作（一）检查会场准备情况（一）检查会场准备情况会议当天会议准备情况的检查主要包括以下几个方面： 设备安全工作情况 桌椅数量是否足够 烟灰缸的准备 水和水杯的准备会标、花卉的准备等细节第五章第五章 会议组织与服务会议组织与服务 第三节会议进行阶段的会务工作第三节会议进行阶段的会务工作不协调的烟灰缸不协调的烟灰缸12月20日，宏达公司深受众人爱戴的工会主席去逝了。在治丧委员会的会议上，气氛非常庄严肃穆。忽然间，唐主任发现会场中的烟灰缸都是喜庆的大红色，会场气氛一时间非常尴