2022年办公室管理形成性考核册答案.docx

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1、办公室治理形成性考核册答案一、将办公室实务工作的简要内容填入以下表格，内容基本相同的填在一行中；此题主要考核本课程的第一章第2 点的“办公室实务的范畴和内容”这一学问点；序号1国内一般性文书撰写国外一般性按上司的口头或书面指示完成信国内企业（含外企）记录上司指令及会谈、会议5会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要；帮助上司预备书面的财务报告、研记录上司指令及会谈、会议内容；6调查讨论10和谐工作以电话往来维护和外界的良好公共14办公室治理15其他暂时交办的事项 -以速记登记上司交待的事项；通讯事务、电话；办公室环境的布置和整理保管办公室设备及用品执行上司交办事项16替上司申报交纳所得税及办理

2、退税；17外 出 办 事 ， 如 银 行 、 邮 局等；18办公室实务工作一览表函；内容2文书制作复印资料；打印文稿及表格3文书处理在权限内按自己的意思发出信函；信函和邮件的处理；4档案治理档案治理；究报告；7信息资料预备好公司要公开的资料；收集及整理各种信息89信访工作接待工作替上司接洽外界人士；例如记者、工会职员等；接待来宾和员工的来访；接待来访来宾；关系；11督查工作督导一般职员或速记员；12日程支配替上司定约会并做好记录；13日常事务阅读并分类信件同学们在做此题时，要留意分析哪些是内容基本相同的，要放在一起；大多数同学由于没有把内容基本相同的放在一起而失分；在分析这个问题时，有些内容好

3、像模棱两可；比如：记录上司指令及会谈、会议内容一项，它既可以是文书撰写的内容，也可以是会议组织的内容；这种情形，可以将两栏都填上这一项；仍有些内容要分开来写；比如：通讯事务、电话、信函和邮件处理一项，前两项是日常事务的内容，后两项就是文书处理的内容；二、办公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有：1. 信封、纸张；2. 软盘、光盘等；3. 铅笔4. 圆珠笔；5 签字笔或钢笔；6. 修正液或修正带；7. 印盒；8. 各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、运算机、拆信器、碎纸机等；9. 小刀；10. 日历等；11. 其他，如标签纸、直尺、三角尺

4、、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等；国内电视高校同学沟通社区，供应学习资料下载，沟通，电大就业指导等；此题在书上有明确答案，得分率很高；主要认真阅读教材，就能答对7 / 6三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？此题主要考核本课程的其次章第1 点的“文员工作指导思想”这一学问点；文员工作分为三个步骤：方案、实施和检查；1. 方案的步骤，要充分明白即将开头的工作内容，并摸索以什么方法进行效率会最佳；2. 实施的步骤，要留意：同时检查是否依据起初所拟定的次序进行；上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限；3. 检查的步骤，要分析方案和实绩的差异，并

5、把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析；三者的关系为：先作方案，付诸实施，然后检查结果，环绕“方案实施检查”这样一个滚动的过程开展；三者相互联系形成一个循环；文员第一要认真制定方案，然后依据这个方案去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的方案有所帮忙和启示；同学们在回答这道题时，需要留意此题一共有两个问题；不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且仍要说明三者之间的关系如何；四、依据“优先次序”处理工作原就，虚拟一份半天或一天工作（或家务）方案书；此题主要考核本课程的其次章第1 点的“依据优先次序处理工作”这一学问点；依据“优先次序”制定方案书时，要按以下

6、三个步骤进行：1将自己要做的事情分为：A. 是否应当做的事？ B. 是否做或不做都无所谓的事？C.是否不行以做的事？对于A 要集中精力做，对于B 和 C 可以从方案中删掉；对于 A 类事情再进行分类，分为：重要并且紧急的事（优先做）；紧急但是并不重要的事（其次做）；重要但是并不紧急的事（第三做）；虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事（可以请他人代劳）；3. 与上司形成默契，可以直接找上司商议、请示；此题的例子请同学们见教材第28 页；同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份方案书，不要抄袭；五、从以下文员工作方法中，任意挑选一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的熟识；1. 请示方法和报

7、告方法；2方案方法和总结方法；3受意方法； 4传达方法；5进言方法； 6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法；此题主要考核本课程的其次章第3 点的“文员的工作方法”这一学问点；下面我举一个例子，同学们依据这个思路作答即可：受意就是文员接受和领悟上司的意图；可以分为直接受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的看法和想法 等，易于文员判定和领悟）和间接受意（即上司在平常任凭交谈的情形下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的看法和看法等）；受意方法要留意：（1）善于领悟上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3

8、）留意倾听，专心判定指示的用意（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；（ 5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、态度；6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施；2. 结合实际谈体会；我曾经经受过一件事情，使我充分熟识到，在受意时，充分做好记录的重要性；才开头工作时，我到一家房地产公司当文员；有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成果；当时，我没有体会，没有带上记录本，记录下指示的要点；事 后，又怕显得自己没有才能，而没有去请示总经理；只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介

9、根本就不行；后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意，才写出了各方中意的公司简介；从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性；在回答这道题的时候，可以只挑选其中一个题目进行回答；但是要留意依据以上的思路作答；而且要留意结合教材，联系实际作答；既要简要说明教材中的相关学问点，又要结合实际谈谈自己的体会；此题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受，同学们在回答此题时要加以留意；一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同；同： 1 都应先问好，再传达自己的信息； 2都应保持耐性、热忱的态度；3. 通话终止，应让对方感受到自己开心的心情；4 都应简明扼要表达

10、自己的意思；异：1. 打电话应第一查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响24 声就接听；2. 打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话就没有这一步；二、明白“电视会议”、“交互式电话会议”的基本用途，比较其与一般会议的不同，谈各自的优劣或应留意的地方； 1基本用途：“电视会议”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料； “交互式电话会议”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰犹如一室；5 z8 Y4 Y9 Q# G+ kQ6 M# T 2两者与一般会议的不同：可以排除时空上的局限性；3. 各自的优劣

11、： “电视会议”优：通达范畴广，排除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高；“交互式电话会议”优：便利、省时、高效，排除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术含量高；三、简要回答邮件分拣的一般标准；（1） 依据收件人的姓名分拣；（2） 依据邮件的重要性分拣；（3） 依据收件部门的名称分拣；四、怎样处理上司不在时的邮件？此题主要考核本课程的第四章第5 点的“上司不在时邮件的处理”这一学问点；此题的答案请同学们见教材第72 页；教材上有明确的答案，在此不再具体说明；五、怎样妥当处理上司拒绝会见的来访者的来访？答： 1上司正在开会时；2 上司繁忙时； 3上司

12、即将外出时； 4远道来访或有重要事情的来访时；一、日程支配方案表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表；此题主要考核本课程的第八章第4 点的 “日程支配方案表的种类和治理”这一学问点；以下为参考答案： 1日程支配方案表的种类：（1） 年预定表；是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等；一般于年初将整个年度的活动事项整理成表，再通知各部门；（2） 月预定表、周预定表、日预定表；月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定方案，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、拜访等预定方案周 预 定 表 是

13、一 个 月 预 定 计 划 中 的 一 周 计 划 ， 此 预 定 计 划 比 月 预 定 表 更 详 细 ；日预定表就是从周预定表里写出一天的预定方案，进一步以时间为单位，具体地预定从早到晚的业务活动；2 各 种 预 定 表 的 编 制 请 同 学 们 参 照 教 材 P.166 P.170 上 的 例 子 ， 编 写 ；此题考察同学们对学问点的敏捷运用才能，同学们要对以上四种类型的预定表懂得和把握之后，再结合自己的实际情况回答本题；二 、 文 秘 人 员 对 上 司 主 要 工 作 的 辅 佐 主 要 包 括 哪 些 方 面 ？ 此题主要考核本课程的第十章第3 点的 “文秘人员对上司主要工

14、作的辅佐”这个学问点，此题答题思路如下：1提神醒脑的服务；上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或预备湿毛巾使上司排除工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作；2. 私事方面的帮助；帮助的方法应视实际情形，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：1）特殊指示事项的时候 虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利；% T/ A# T j h（2）纯私人性恳求时 遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务；3. 财物治理；包括：其 中 第 二 个 问

15、题 实 际 上 就 是 考 察 “敬 语 的 用 法 ” 这 个 知 识 点二、简要阐述社交话题的选择；此题主要考核本课程的第十二章第6 点的 “社交话题的挑选 ”这个学问点，此题答题思路如下：1 合适的话题包括1 ） 谈 话 双 方 都 感 兴 趣 的 、 有 共 同 利 益 的 话 题 ， 如 合 作 意 向 等（ 2 ） 一 般 人 喜 闻 乐 见 的 话 题 ， 如 天 气 、 时 事 新 闻 、 体 育 报 道 等（ 3）显示地方或民族颜色的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等（ 4 ）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）积极

16、、健康的生活体验的话题（ 6 ） 风 趣 、 幽 默 的 小 故 事 ， 无 伤 大 雅 的 笑 话 ， 有 时 也 能 活 跃 气 氛2 不合适的话题包括（1）应当忌讳的话题；如个人私生活等（ 2 ） 令 人 不 快 的 话 题 ； 如 疾 病 、 残 疾 、 死 亡 、 凶 杀 、 丑 闻 、 惨 案 等（ 3）过于敏锐的话题；如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等；话 题 ； 如 对 于 专 业 问 题 略 知 皮 毛 就 不 应 随 意 发 挥耀自己的话题俗的、色情的话题保 密 的 话 题 ； 如 涉 及 商 业 机 密 的 话 题有明确的答案，得分率很高：；：；本 题 主

17、 要 考 核 本 课 程 的 第 十 三 章 第 1点 的 “印 章 的 使 用 ”这 一 知 识 点 ；1 印章的使用的主要形式为：（ 1）落款章；（ 2）更正章；（ 3）证见章；（ 4）骑缝章；（ 5）骑边章；（ 6）密封章；（7）封存章；2 落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（ 1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来说明作者的法定性和文件的有效性；（ 2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上；（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信；（1） 薪金收入治理 薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金

18、以外有超额的收入，都需要按税法申报；特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候， 由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续；（2） 支票往来的治理 最主要的是保管支票簿、支票专用印章；文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领；4. 其他；如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管； 本 题 在 教 材 上 的 答 案 非 常 明 确 ， 只 需 要 同 学 们 进 行 一 定 的 归 纳 即 可 ；另：第三题主要是给同学们供应了一个编写“工作任务单 ”的范本，同学们可以学习一下；最好能够依据这个范本，结合自己的工作实践，编写一个“工作任务

19、单 ”；一、简洁阐述口头语言的基本特点及敬语应用 的一般场合；此题主要考核本课程的第十二章第 1 点的 “口头语言的特点 ”和第 2 点的 “敬语的用法 ”这两个学问点；以下为参考答案：1口头语言的基本特征：（1）语音听过就立刻消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清晰，尽可能 说 得 通 俗 、 生 动 、 规 范 ， 使 人 一 听 就 明 白 ， 并 留 下 印（2） 有重音；口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的；（3） 有歧义；由于汉字一音多字；象；（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同；比如，庄重的场合，口语应规范、简 明 些 ； 休 息 时 间 ， 口

20、语 可 生 动 些 ， 语 调 也 可 轻 松 、 愉 快些；2敬语使用的一般场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语；（2）与并非熟识的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要使用敬（3）敬语语一般针对；：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会位置者；给（给过）自己恩惠者；有求于对 方，或希望得到对方帮助，或好感者；同学们要留意，此题有两个问题：一是口头语言的基本特点；二是敬语应用的一般场合；（54 ）自 己）不 甚 熟 悉夸的（67） 不）宜庸谈 论的本题在教材上三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范畴如何？本题在教材上有明确的答案

21、，得分率很高；要留意的是，以上只是此题的答题要点，需要进行说明和阐述，不能只回答要点，否就会失分；四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原就；本 题 主 要 考 核 本 课 程 的 第 十 四 章 第 3点 中 的 “收 文 处 理 ”这 一 知 识 点 ；1 收文处理的程序： 签收和拆封 登记 分送 拟办 批办 承办 催办 注办； j % |$ NbE2 分送的基本原就：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的 文 件 ， 均 应 先 送 办 公 部 门 负 责 人 或 机 关 领 导 审 阅 或 处 理 ；（ 2）属于机关日常事务性的已有明确分工的

22、文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文 ， 按 主 管 业 务 的 分 工 范 围 分 送 给 有 关 部 门 或 承 办 人 阅 办 ； （ 3 ）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（ 4 ）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情形下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅；此题在教材上有明确的答案，得分率很高；要留意的是应对收文处理的程序中的每一个要点进行肯定的说明；五、依据文书立卷特点立卷，主要有哪几种类型？简要说

23、明依据问题特点立卷的基本含义；本 题 主 要 考 核 本 课 程 的 第 十 四 章 第 6点 中 的 “文 书 立 卷 标 准 ”这 一 知 识 点 ；1类型：（ 1）按问题特点立卷；（2）按作者特点立卷；（3）按文种特点立卷；（4）按时间特点立 卷 ； （ 5 ） 按 地 区 特 征 立 卷 ； （ 6 ） 按 通 讯 者 特 征 立 卷 ；2按问题特征立卷的含义： 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛；同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行肯定的说明和阐述；回答其次个问题时，应举例说明；六、通过档案利用的途径和方式

24、，谈谈档案利用的意义；本 题 主 要 考 核 本 课 程 的 第 十 四 章 第7点 中 的 “档 案 的 利 用 ”这 一 知 识 点 ；1 通 过 设 置 档 案 室 ， 可 以 提 供 档 案 原 件 或 复 制 件 ， 方 便 借 阅 或 直 接 阅 读 ；2. 通过肯定的制度和手续，如借阅证制度、催仍续借制度和调离认可制度等，可以供应档案外借；3. 依据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿沟通，可以提高档案的利用率；4. 利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者供应核实某种事实的书面证据；5. 以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，供应询问服务；6

25、 将 档 案 目 录 印 制 成 册 ， 分 发 到 有 关 部 门 ， 可 以 交 流 信 息 ；7 通 过 举 办 档 案 展 览 ， 以 充 分 发 挥 档 案 的 作 用 ；同学们在回答此题时，肯定要留意审题，此题实际上只有一个问题“通过档案利用的途径 和 方 式 ， 谈 谈 档 案 利 用 的 意 义 ”， 本 题 实 际 上 就 是 要 回 答 “档 案 利 用 的 意 义 ”；弄清晰了这一点，同学们就能在教材上找到明确的答案了；办公室治理作业答案提示作业 11 题 P3.4 2 题 P19 3 题 P25.264 题 P28 5 题 P33-39作业 21 题 P42.50 2 题 P59-60 3 题 P65.66 4 题 P71-73 5 题 P88 6 题 略7 题 P137作业 31 题 P166-167 2 题 P202-203 3 题 P220-221作业 41 题 P227-229 2 题 P242-243 3 题 P246-247 4 题 P257-2585 题 P263-264-266 6 题 P271-272