2023办公室管理形成性考核册答案.docx

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1、办公宦管理/就嘏考核科本案办公室管理作业71 .将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。办公室实务工作览表序号国内i股性国外一般性国内企业（含外企1文书撰写按上司的口头或书面指示完成信函0记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作复印资料。打印文稿及表格3 文书处理在权限内按自己的意思发出信函。信函和邮件的处理。4 档案管理档案管理。5 会议组织支配会议事务，并做会议记录或纲要。记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查探讨帮助上司打算书面的财务报告、探讨报告。7 信息资料打算好公司要公开的资料；收集及整理各种信息8 信访工作替上司接洽外界人士、例如记者、工会职员等。接待来

2、宾和员工的来访。9 接待工作接待来访来宾：接待来宾和员工的来访。10 协调工作以电话往来维持和外界的良好公共关系。11 督查工作督导一般职员或速记员。12 日程支配替上司定约会并做好记录：13 日常事务阅读并分类信件通讯事务、电话：14办公室管理办公室环境的布置和整理，保管办公 室设备及用品15 其他临时交办的事项以速记登记上司交待的事项：执行上司交办事项16替上司申报交纳所得税及办理退税。2、公用易耗品主要包括哪些?办公用易耗品主要有：（1）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔;（6）修正液或修正带；（7）印盒；（8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）

3、、打孔 机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小 刀；(10)日历等；(11)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、 图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：支配、实施和检查。(1)支配的步骤，要充分了解即将起先的工作内容，并思索以什么方法进行效率会最佳。(2)实施的步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定的依次进行；上司所指示的工 作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限。(3)检杳的步骤，要分析支配和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作 和目前自己所从事相

4、同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配一实施一检查”这样一个滚动的过程 开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配去实施，并严格检杳其结果，使得这个结果 对下一次的支配有所帮助和启示。4、依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)支配书。本题的 例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份支配书，不要 抄袭。5、从下列文员工作方法中，随意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的相识。(1) .请示方法和报告方法；(2).支配方法和总结方法

5、；(3).受意方法；(4).传达方法;(5) .进言方法；(6).变通方法和挡驾方法；(7).分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意(即领悟上司在会议讲话、文件 批示、工作部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易于 文员推断和领悟)和间接受意(即上司在平常随意交谈的状况下，或与其他人员谈话种就某 一问题、某项工作发表的看法和看法等)。受意方法要留意：擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图；备好记录本，记录下指示要点；留意倾听，专心推断指示的用意；必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并

6、要留意方式、看法；接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才起先工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份 公司的简介，内容要包括四个部分一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成果。当时，我没有阅历，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有实力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行,后来，我再次向总经理询问，并备好了记录木做好了记录，依据总经理的授意， 才写出了各方满足的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受

7、意时，做好记录的重要性。办公室管理作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热忱的看法；（3）通话结束，应让对方感受到自己开心的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：（1）打电话应首先查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推俏的，可干脆拒绝。平常做好来电书目，对特殊的人，特殊的号码进行登记。最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。假如领

8、导不在，须要传话的话，记录下来，以防遗忘。三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）依据收件人的姓名分拣；（2）依据邮件的重要性分拣；（3）依据收件部门的名称分拣。四、怎样处理上司不在时的邮件? 假如没有授权就不要拆看。整理好放在上司的办公桌中间位置。假如授权可以拆看，就把重 要的事情电话告知或请示上司，不重要的放在上司的办公桌上。本题的具体答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再具体说明。五、怎样妥当处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；（4）远道来访或有 重要事情的来访时。办公室管理作业M一、工作会议留意事项1、会议通知：

9、会议通知的发放时间一般是会前一周发放，以便于参与会议的人员做工作支 配（紧急会议可以电话通知）。会议通知的内容应包括如下几项：会议标题：标题要简洁、明白，要突出会议内容。会议时间：具体开会时间，如2009年10月30日上午9： 00；会议地点：具体开会地点，如公司本部七楼会议室（假如是在外部开会要具体具体，最好附 带行车路途，在会议地点摆放指示牌.）会议内容：具体工作会议的内容。参会人员：具体参与会议的人员。署 名：发文单位/部门的署名、日期（在通知的右下角）2、会议材料的打算：会议材料最好要提前天打算好。3、会议会场布置：、会议条幅：要提前一天制作好并细致细致检查条幅的内容的正确性 （特殊是

10、要留意词义的具体情境），最好在会议的前天下午挂好（会议在其次天上午召开） 或上午挂好（会议在当天的下午召开）；、音响、话筒:会议前一天要把音响、话筒调试 好（留意话筒的电池有无足够的电量，最好换未经运用的电池）：、投影设备：会议前一 天要调试好：、桌椅位置的摆放：位置的摆放要讲究次序，特殊是领导的座次（具体状况 具体分析，一般状况下领导是很在乎的，肯定要当心哦），领导出席牌的排放位置. 、茶 水：支配工作后勤人员的倒茶工作，领导到茶水到，工作后勤人员要具备基本的礼仪常识。 、签到表：一般的会议要打算签到表，要求到会的各位签到，一边留底登记。、会议纪 要：一般会以结束后有会议记录人员撰写会议纪要

11、，纪要会议的主要内容，留底存档，作为 历史资料。二、日程支配支配表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份XX预定表。口程支配支配表的种类大致有:工作支配表，家务支配表，旅游支配表，大型活动支配表，学习 支配表，就医支配表等.各种预定表的编制请同学们参照教材上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些打算一作？请列出工作要点。（1）打算旅行支配和旅馆信息。旅行支配表要说明动身和到达地点、是乘飞机还是汽车、火 车或轮船，动身和到达的日期刚好间、座位状况、旅馆状况。旅行支配要打算三份，一份给上司，一份给他（她）的家人，一份给办公室存档。假如办公 室其他人想要并有权利要，应再额外打算一份

12、。（2）制定约会支配。约会支配表应当包括：城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市 名和国家名），FI期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特 殊要提示的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。（3）为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件打算好，如与某项 要探讨的问题有关的信件、备忘录及其他相关资料。你可以用橡皮筋或大号回形针把全部相 关的文件扎在一起，每一扎都要标得清清晰楚。（今确定旅行用品。把上司作商务旅行时须要带的信笺信封和文具用品列出清单。打点行 李时依据清单检查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览

13、表 信纸、信封（一般的、公司的、大号的）、邮票 笔记本 地址书目：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时辰表 国际电话号码表 文件夹 商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡相关档案旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 日程表、约会支配表、时辰表和支配表 护照、签证等 钢笔、铅笔 回形针、剪刀、橡皮筋、透亮胶带、别针、尺子 图章和印泥盒 急救药盒（5）行李问题。上司或许想知道在飞机上可以免费带多重和多大的行李,文秘人员通过航 空公司出版的旅行支配手册或旅行社代办人可了解这些信息。而且常常旅行的人总是增加他 们的个人保险

14、金以获得毁坏、损失的赔偿。要打算随身携带的行李，有些。主管人员短途旅 行时随身带一只小提箱和一只公事包，或者一只从旁边打开有两格的公文包。可以把衣服放 在下格，这样下飞机可干脆去约会，而不必先去旅馆放行李。四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？帮助领导制订总体规划，参与目标管理;帮助领导抓好中心工作，搞好调查探讨,刚好发觉新问 题，驾驭新状况，总结新阅历.提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或打算湿毛巾使上司消退工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的帮助。帮助的方法应视实际状况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯

15、粹私事：（1）特殊指示事项的时候一虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性恳求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来帮助他解决私人的事务。财物管理。包括：（1）薪金收入管理薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都须要按税法申报。特殊是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候, 由文秘人员保管单据，以备申报所得，或干脆替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理一最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别保藏，以避开被盗用冒领。其他。

16、如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。五、1.依据参与宴会的人选地点，定档次2 .发请帖3 .确定参与人员，订餐4 .到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5 .到时间正式进行。办公室管理作业4一、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括：（1）谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2） 一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色调的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；（5）主动、健康的生活体

17、验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟识的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。二、印章的运用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的运用范围如何？印章的运用的主要形式为：（1）落款章；（2）更正章；（3）证见章；（4）骑缝章；（5）骑边章；（6）密

18、封章;（7）封存章。落款章、骑缝章、更正章的运用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行 更正的凭信。三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序：签收和拆封一登记一分送拟办批办一承办催办一 注办。分送的基本原则：（1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；（2）属于机关口常事务性的已有明确分工的文件，或早

19、有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；（4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，干脆交具体负责人办理；（5）在文件份数少时：阅办阅知部门（或领导）多的状况下，应按先办理、后阅知，先 主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。四、依据文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明依据问题特征立卷的基本含义。类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特 征立卷；（5）按地区特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷,这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系 和处理状况，运用最广泛。五、电子文件归档一般采纳以下方法：1、将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。2、压缩归档。采纳数据压缩工具，对电子计算机网络上应归档的电子文件，经过一段时间 积累后进行压缩操作，录入到磁、光记录介质上。3、备份系统归档。一般是在电子计算机网络环境下采纳。将归档的电子文件在 网上进行一次备份操作，就可将归档的电子文件记录在磁、光记录介质上