案卷立卷人 [案卷的存在价值及立卷改革初探] .docx

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1、案卷立卷人 案卷的存在价值及立卷改革初探 (呼伦贝尔市委办公厅，内蒙古 海拉尔 021018)摘 要：文书档案本身的特别性，确定了案卷具有无可替代的功能和作用。科学技术的发展特殊是数字技术的应用又给予了案卷新的使命。文章认为，不能因为立卷方法存在弊病而否定案卷本身的价值。同时，提出了改革立卷方法的基本思路。关键词：案卷；文书档案；电子文件中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：10176921(2022)070132021 案卷的重要作用及其价值在文书档案管理的历史上，案卷发挥了重要的作用。今日，在数字和网络的世界里，案卷仍旧具有自己的价值。1.1 案卷是保持文件之间历史联系的重要手段

2、文件之间具有内在的历史联系，它使文件能够精确地再现历史的真实。对于某些种类的文件而言，这种联系与生俱来、明确而固定。例如各种图纸文件，产生时就是一个文件整体的组成部分，图号确定了它终身不变的归属关系及其要素与标识。但对机关行政文件而言，状况恰恰相反。文件之间的联系是逐步产生的、隐含的、简单被破坏的，而且破坏以后难以复原。因为相关文件不仅生成于不同的单位或部门，而且文件本身没有记录和反映历史联系的要素与标识。正是由于这个缘由，案卷作为文件组合体的价值才弥足宝贵。计算机的应用不仅没有变更这种状况，而且给予了案卷新的使命。1.1.1 保持电子文件之间的历史联系。电子文件是以代码序列方式记录在磁盘、光

3、盘等载体上的新型文件，具有特别的物理性能，不行能像纸质案卷那样，以固定载体的方式保持它们之间的联系。建立电子案卷是一种行之有效的方法。它利用计算机数据库技术，通过给予并读取物理标识，使具有同一标识的电子文件的信息构成一个逻辑整体电子案卷。只要不人为变更物理标识，它们之间的关系就不会变更。因此，能确保电子文件之间的联系稳定而长久。1.1.2 进行同一记录两种版本的统一管理。电子签名问题的解决，使电子文件具有完整的档案价值。但纸质文件仍旧具有法律的权威性，无可替代。同时，纸质档案也有一个建立数字附本的问题。因此，同一文件两种版本的状况将长期存在。电子案卷能够有效保持两者之间的特别关系。当没有电子文

4、件时，电子案卷是纸质案卷的案卷书目及其卷内文件书目；当有电子文件时，就成为电子案卷中相应文件书目的内容，并由计算机进行有关状况的著录和统计。这样，电子版与纸质版文件具有完全相同的归属关系，并作为同一个文件进行管理并发挥各自的优势：前者通过计算机和网络系统协助完成立卷工作并供应日常利用；后者入库保存，以备查考。1.1.3 实现多媒体信息统一管理与载体分类管理的结合。科学技术的发展，使机关文书档案中的照片、录音、录像等文件日益增多。尽管它们具有各不相同的形成规律和物理性能，但同样具有内在的历史联系。因此，不仅须要进行记录方式和载体的物理整顿，而且须要进行内容上的逻辑整理。案卷能够实现两者的有机结合

5、。首先将具有历史联系的多媒体文件统一立卷，给予它们相同的案卷标识，构成一个文件的整体；然后给予它们各自不同的载体标识，作为分类管理的依据。案卷作为一个枢纽，把两者紧密而有序地连接在一起。假如条件具备，电子案卷能够以数字的图、文、声、像再现历史的真实。1.2 案卷是开发利用档案信息资源的重要基础文书档案是一种重要而特别的信息资源。经过档案人员长期不懈的努力，已经将其建设成为一个可被持续开发利用的档案信息体系，即以全宗为单位的档案信息分类检索体系。档案实体分类体系是建立档案信息体系的基础。案卷作为全宗内档案实体分类的结果和类目单元，不仅保持所属文件之间的历史联系，揭示类目的主题和特征，而且明确划分

6、彼此，区分文件归属，反映分类体系的结构和自身的位置；因此是构筑分类体系和信息体系重要的结构要素，也是开发利用信息资源的重要基础。1.2.1 爱护电子文件的利用价值。众所周知，一份档案文件的价值只有在相关文件的整体中才能得到充分的体现，只有亲密联系的若干文件才能反映出历史的来龙去脉和真实面貌。正如美国档案学者谢伦伯格所说，“个别文件的主题只有同有关的文件联系起来才能够充分理解。假如随意地使文件脱离彼此间的联系，文件作为文献证据的真正意义就会模糊不清，甚至完全丢失。”(注：谢伦伯格著：现代档案原则与技术。)在数字信息的海洋里，排列依次不能解决文件关联的问题。同时，检索只能找到具有相同的检索要素、符

7、合特定检索条件的文件，并不等于这些文件之间具有必定的历史联系。一个电子文件可能因为具有很多检索要素而与不同的文件成为不同条件的检索结果，但与其具有历史联系的文件却是固定不变的。在这种状况下，假如脱离了历史联系，电子文件就会像撕碎的照片一样，是历史的真实记录，但难以再现历史的真实。案卷正是从保持历史联系的角度成为电子文件利用价值的守护神。1.2.2 供应利用档案信息的重要途径。档案信息体系是有层次的。层次高，则信息量小；层次低，则信息量大。案卷作为一个中间层次，具有信息量和详略度适中、内容概括性与问题、事务专指性统一的优势，是获得所需信息、解决内容庞杂与需求专一之间冲突的重要途径。同时，在电子文

8、件可以干脆检索的状况下，电子案卷不仅不会有所阻碍，而且还可以通过文件进入案卷，了解相关的状况和事务的原委，实现案卷与卷内文件之间的双向互访，开拓了一条档案信息利用的新途径。2 改革立卷方法的思索案卷虽然重要，但传统的立卷方法繁琐困难，改革势在必行。2.1 改革的基本条件近20年来，机关工作水平有了很大的提高。机构、职能明确；实施规范化、制度化管理；人员素养和专业水平提高，使立卷工作的难度系数相对降低；计算机的普及和应用水平的提高，为立卷工作供应了志向的工具。这些发展改变都为改革立卷方法供应了好的前提条件。同时，归档文件整理规则开拓了一条归档文件整理的新路，也为改革立卷方法供应了可借鉴的阅历。2

9、.2 改革的基本思路立卷是文件档案管理的基础，影响各环节工作的开展和档案价值的爱护，举足轻重。应当发挥档案工作理论探讨、行业管理、机关档案室和档案馆等方面的优势，共同为案卷诊病疗疾。在“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系”(注：机关档案工作业务建设规范。)的基础上，探讨文件在不同生命周期的特点和管理规律，制订出既简便易行，又能保持文件之间的历史联系；既适应多媒体发展的须要，又能发挥计算机优势的文书立卷新方法。以下工作不行忽视。2.2.1 明确案卷概念。过去，案卷有文件“组合体”和“保管单位”的双重属性，但在多媒体时代是行不通的。一张光盘可以存贮数一百零一乃至上千个电子案卷，一

10、个案卷的多媒体文件则可能存在于不同的保管单位之中。因此，应取消案卷“保管单位”的属性，明确其文件“组合体”的功能和作用。同时，要确定电子案卷特别的存在形式。2.2.2 明确组卷规则。案卷是全宗内档案分类的产物，但过去组卷却是“类内文件的系统比”，并且要兼顾文件的联系和案卷的厚度；而近几年的立小卷和“件”管理又使文件的组合体缩到了最小。因此，应当建立更加科学、严谨、详尽的全宗档案分类方案，干脆作为组卷的基础和依据。目前，职能管理在机关工作中的地位和作用日益凸显。档案作为历史的真实记录，应当反映这种状况。同时，文书立卷也是机关工作的组成部分，应当与之融为一体。因此，在分类方案中，应当以“职能”替代

11、“问题”，或作为“问题”的上位分类标准；并且通过“职能”类列发挥案卷在全宗档案分类体系中承上启下的作用。2.2.3 简化立卷方法。电子文件归档并建立管理系统后，纸质档案的利用价值将永久性地降低。因此，可以参照归档文件整理规则简化立卷方法。例如，取消卷内备考表，个别须要说明的状况在交接文据或电子案卷的“备注”中说明；改硬卷皮为软卷皮，并取消封底，既便于计算机打印，又便于装入卷盒内保存。2.2.4 应用计算机协助立卷。无论是电子文件归档，还是完成纸质文件的立卷工作，都须要一个好的文、档一体化管理系统。一方面，电子案卷的建立是人工不行能实现的；另一方面，要利用计算机替代手工操作，提高立卷工作的质量和效率。例如，利用文书登记的书目组卷并进行电子文件的自动归档，供应可选择的全宗名称、年度、机构、职能和保管期限表等著录项数据，复制生成可修改的案卷题名，进行案卷和卷内文件以及特别载体档案的排序并生成档号，进行各种立卷统计，打印各种书目、封皮、统计表和交接文据等。 第8页 共8页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页第 8 页 共 8 页