档案管理系统使用指南.ppt

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1、档案收集及系统使用档案收集及系统使用 -部门档案归档培训资料部门档案归档培训资料 贵州大学档案馆（校史馆）贵州大学档案馆（校史馆）姚红姚红20142014年年3 3月月2020日日一、档案收集与整理一、档案收集与整理二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用一、档案收集与整理一、档案收集与整理一、档案收集与整理一、档案收集与整理1.1.收集范围收集范围2.2.归档要求归档要求3.3.档案材料的整理档案材料的整理1.1.收集范围收集范围收集范围收集范围n n1.1 1.1 凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材凡是学校在各类活动中形成的具有保存价值的材 料均属应归档的档案材料。料均属应归档的档

2、案材料。n n1.2 1.2 归档内容，参照归档内容，参照贵州大学各单位档案材料归档贵州大学各单位档案材料归档范围和保管期限规定（试行）范围和保管期限规定（试行）收集归档。收集归档。n n1.3 1.3 必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单必归内容：每年的工作计划（要点）、总结、单位职工信息表。位职工信息表。2.2.归档要求归档要求归档要求归档要求2.1 2.1 归档材料必须是原件，复印件一般不归档。归档材料必须是原件，复印件一般不归档。2.2 2.2 拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档拟归档的档案材料须整理，并按要求录入档案管理系统。案管理系统。2.3 2.3 移交时，须打印卷内（

3、移交）目录一式三移交时，须打印卷内（移交）目录一式三 份，其中份，其中:一份装盒，两份用于办理移交手续。一份装盒，两份用于办理移交手续。3.3.档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整理 3.1 3.1 须拆除归档须拆除归档材料上的金属装材料上的金属装订物和易变脆的订物和易变脆的塑料物。拆除装塑料物。拆除装订物后，订物后，1010页左页左右的材料要用浆右的材料要用浆糊粘合住材料的糊粘合住材料的左上角（以不摭左上角（以不摭挡材料内容为宜）挡材料内容为宜）；页码过多的材；页码过多的材料，须打孔用线料，须打孔用线装订。装订。3.3.档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整

4、理 3.2 3.2 要在每份要在每份材料首页的右上材料首页的右上角盖角盖档号档号档号档号章，并章，并仔细填写档号，仔细填写档号，内容包括全宗号、内容包括全宗号、归档年份、分类归档年份、分类号、卷号（黑笔号、卷号（黑笔填写）。填写）。注：同一卷（盒）注：同一卷（盒）内每份材料填写内每份材料填写的档号是一致的。的档号是一致的。3.3.档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整理档案材料的整理 3.3 3.3 要在要在每份材料首每份材料首页的左上角页的左上角编写编写件号件号件号件号（用铅笔编）（用铅笔编），件号为流，件号为流水号，起始水号，起始号为号为1 1。3.3.档案材料的整理档案材料的整理档案材

5、料的整理档案材料的整理 3.4 3.4 要在每份要在每份材料的右下角材料的右下角编写编写起止页号起止页号起止页号起止页号（铅笔编写）。（铅笔编写）。如如“1-111-11页，页，1-201-20页页”。二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用二、档案管理系统使用n n1.系统登录系统登录n n2.修改个人信息修改个人信息n n3.档案著录档案著录n n4.修改著录信息修改著录信息 n n5.目录打印目录打印n n6.档案查询档案查询1.1.系统登录系统登录系统登录系统登录n n方法一：在WEB浏览器地址栏输入http:/210.40.3.224n n方法二：进入档案馆网页，

6、点档案管理系统登录1.1.系统登录系统登录系统登录系统登录n n第一次使用本第一次使用本系统，进入页系统，进入页面后须安装数面后须安装数字证书字证书n n输入用户名及输入用户名及输入用户名及输入用户名及密码密码密码密码注：没有用户名注：没有用户名和初始密码的和初始密码的单位可向我馆单位可向我馆综合档案室查综合档案室查询。询。2.2.修改个人信息修改个人信息修改个人信息修改个人信息n n主要是用于主要是用于第一次使用第一次使用系统的单位，系统的单位，也用于密码也用于密码的更改。的更改。n n点击菜单栏点击菜单栏“系统设置系统设置”按钮，进按钮，进入系统设置入系统设置管理界面。管理界面。2.2.修

7、改个人信息修改个人信息修改个人信息修改个人信息n n点击点击“用户管用户管理理”进入进入“用用户账户信息户账户信息”界面界面。n n逐项填写，并逐项填写，并修改密码（密修改密码（密修改密码（密修改密码（密码要设码要设码要设码要设6 6位以位以位以位以上）上）上）上），但，但不要不要不要不要修改用户名。修改用户名。修改用户名。修改用户名。3.3.档案著录档案著录档案著录档案著录n n3.1 案卷著录n n3.2 文件级著录n n3.3 全文信息著录3.3.档案著录档案著录档案著录档案著录-档案信息管理界面档案信息管理界面档案信息管理界面档案信息管理界面 点击点击“各单位各单位各单位各单位移交录入

8、档案移交录入档案移交录入档案移交录入档案表表表表”左边的左边的“+”进入下一进入下一步（除有特殊步（除有特殊要求的单位外，要求的单位外，大部分单位每大部分单位每年每次均在此年每次均在此著录）著录）3.3.档案著录档案著录档案著录档案著录-档案信息管理界面档案信息管理界面档案信息管理界面档案信息管理界面 点击点击 “录入档录入档录入档录入档案表案表案表案表”或右边的或右边的“打开打开”进入录进入录入界面（大部分入界面（大部分单位每年每类档单位每年每类档案均从这进入著案均从这进入著录）录）3.1 3.1 案卷著录案卷著录案卷著录案卷著录 点击左点击左边偏上点边偏上点的的“添加添加添加添加案卷案卷案

9、卷案卷”按钮打开按钮打开录入表单录入表单3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单 根据要求根据要求逐项录入逐项录入3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“一级目录一级目录一级目录一级目录”：为单位分类号，在档案馆网页：为单位分类号，在档案馆网页可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为可查到，也可向档案馆咨询。如组织部为“DQ13DQ13”，外国语学院为，外国语学院为“XY12XY12”。n n“二级目录二级目录二级目录二级目录”：一般为卷号，如一般为卷号，如0101，0202，0303。一般是组卷为。一般是组

10、卷为2 2卷及以上的单位填写，卷及以上的单位填写，如只归档一卷的可不填写。如只归档一卷的可不填写。n n“三级目录三级目录三级目录三级目录”：大部档分归单位不要求录入。：大部档分归单位不要求录入。：大部档分归单位不要求录入。：大部档分归单位不要求录入。需要录入的单位，我们会作出要求。需要录入的单位，我们会作出要求。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“全宗号全宗号全宗号全宗号”：“115115115115”。n n“实体分类号实体分类号实体分类号实体分类号”：一般由材料形成的年度和单位分类一般由材料形成的年度和单位分类号组成。

11、格式为号组成。格式为2013-XY122013-XY12、2013-DQ152013-DQ15、2013-JX11-2013-JX11-3 3等。等。实体分类号的字母要大写。实体分类号的字母要大写。实体分类号的字母要大写。实体分类号的字母要大写。n n“盒号盒号盒号盒号”：即：即“卷号卷号”，如，如“1 1，2 2，”。注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒注：由于每卷档案的档号是由全宗号、实体分类号、盒号组成，所以这三项一定要仔细填写。号组成，所以这三项一定要仔细填写。号组成，所以这三项

12、一定要仔细填写。号组成，所以这三项一定要仔细填写。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“保管期限保管期限保管期限保管期限”：分为：分为“永久、长期、短期、永久、长期、短期、3030年、年、1010年年”五种，录入时根据盒内材料情况进行选择五种，录入时根据盒内材料情况进行选择n n“密级密级密级密级”：分为：分为“公开、内部、秘密、机密、绝密公开、内部、秘密、机密、绝密”五种。一般大部分档案材料五种。一般大部分档案材料选择为选择为“公开公开”，但，但对于明确密级的，请选择对应的密级。对于明确密级的，请选择对应的密级。对于不够密对

13、于不够密级，但又不适宜公开的材料，可选择级，但又不适宜公开的材料，可选择“内部内部”。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“正题名正题名正题名正题名”：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。：为案卷题名，是对该卷主要内容的概括。n n“附注附注附注附注”：是在有必要对该案卷作出注释时填写。：是在有必要对该案卷作出注释时填写。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者”：“第一责任

14、者第一责任者”即卷内档案材料形成者，一般以材料上的即卷内档案材料形成者，一般以材料上的公章为准；如是有多个材料形成单位，则这公章为准；如是有多个材料形成单位，则这一卷内材料多的单位为第一责任者，其他单一卷内材料多的单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。位为其他责任者。n n“归档单位归档单位归档单位归档单位”：就是组卷单位。可根据情况：就是组卷单位。可根据情况填写至归档科室，如：党办，外国语学院、填写至归档科室，如：党办，外国语学院、人事处人事科等人事处人事科等。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“页数页数页数页数”：为本

15、案卷内所有档案材料页数的总为本案卷内所有档案材料页数的总和。和。n n“起止时间起止时间起止时间起止时间”：分别为卷内最早一份材料和：分别为卷内最早一份材料和最晚一份材料的日期。最晚一份材料的日期。n n“主题词主题词主题词主题词”：点击输入框后面的按钮，系统：点击输入框后面的按钮，系统会自动生成主题词。会自动生成主题词。3.1 3.1 案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单案卷录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“接收人、移交时间、移交人接收人、移交时间、移交人接收人、移交时间、移交人接收人、移交时间、移交人”：送交纸质档送交纸质档案时填写。案时填写。n n“输入员输入员输入员输入

16、员”：为著录档案信息人员的姓名。：为著录档案信息人员的姓名。n n获奖档案获奖档案获奖档案获奖档案还需填写还需填写“奖励名称、获奖等级、奖励名称、获奖等级、获奖时间获奖时间”等项。等项。3.1 3.1 著录项填写完成的案卷录入表单著录项填写完成的案卷录入表单著录项填写完成的案卷录入表单著录项填写完成的案卷录入表单n n著录信息全著录信息全部输入后，部输入后，点击左下角点击左下角的的“添加添加”，完成该案，完成该案卷信息的著卷信息的著录。录。3.2 3.2 文件级著录文件级著录文件级著录文件级著录n n案卷著录完案卷著录完成后，成后，“档档案文件信息案文件信息管理管理”界面界面如右图如右图n n

17、点击点击“添加添加添加添加文件文件文件文件”，进，进行文件级著行文件级著录录3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单 根据要根据要求逐项求逐项录入录入3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“一级目录、二级目录、三级目录一级目录、二级目录、三级目录一级目录、二级目录、三级目录一级目录、二级目录、三级目录”：要求与要求与案卷级一样。案卷级一样。n n“全宗号、实体分类号全宗号、实体分类号全宗号、实体分类号全宗号、实体分类号”：要求与案卷级一：要求与案卷级一样。样。需要提醒注意的是：需要提醒注意

18、的是：需要提醒注意的是：需要提醒注意的是：同一卷档案的同一卷档案的案卷级与案卷级与案卷级与案卷级与文件级文件级文件级文件级的这几项内容录入一定要的这几项内容录入一定要一致一致一致一致，如案，如案卷的卷的“一级目录、实体分类号一级目录、实体分类号”分别为分别为“XY12XY12、2013-XY122013-XY12”,文件也分别是文件也分别是“XY12XY12、2013-XY122013-XY12”。3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n “件号件号件号件号”：一般是小数点和几个数字组成，一般是小数点和几个数字组成，如如“

19、1.00011.0001”，小数点前的数字是卷，小数点前的数字是卷(盒盒)号，小数点后的是档案材料的件号。号，小数点后的是档案材料的件号。n n“保管期限、密级保管期限、密级保管期限、密级保管期限、密级”：要求与案卷一样。要求与案卷一样。每份材料要根据情况自行选择。密级除有每份材料要根据情况自行选择。密级除有明确密级的材料外，一般是明确密级的材料外，一般是“公开公开”，但，但确不易公开的，可选择确不易公开的，可选择“内部内部”。3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“正题名、副题名、附正题名、副题名、附正题名、副题名、附

20、正题名、副题名、附注注注注”：“正题名正题名”就是该份就是该份材料的名称材料的名称。有些材有些材料会有副题名，则必料会有副题名，则必须填写须填写“副题名副题名”项。项。“附注附注”是在有必要是在有必要对该材料作出注释时对该材料作出注释时填写。填写。3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者第一责任者、其他责任者：第一责任者即档案材料形第一责任者即档案材料形成者，一般以材料上的公成者，一般以材料上的公章为准；有多个单位的，章为准；有多个单位的，则牵头单位为第一责

21、任者，则牵头单位为第一责任者，其他单位为其他责任者。其他单位为其他责任者。n n归档单位、主题词、输入人归档单位、主题词、输入人归档单位、主题词、输入人归档单位、主题词、输入人员等项员等项员等项员等项：与案卷级录入要：与案卷级录入要求一样。求一样。3.23.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“页数页数页数页数”：指本份材料的总页指本份材料的总页数。数。n n“文件时间文件时间文件时间文件时间”：即材料形成即材料形成日期，一般以材料后签署盖日期，一般以材料后签署盖章的最后一个日期为准，填章的最后一个日期为准，填写格式为写格式为8

22、8位阿拉伯数字。位阿拉伯数字。位阿拉伯数字。位阿拉伯数字。n n“文号文号文号文号/图号图号图号图号”：文件一般都文件一般都有文号，图纸有图号，在此有文号，图纸有图号，在此必须填写完整。如：院党字必须填写完整。如：院党字2013120131号。号。3.2 3.2 文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单文件级录入表单-著录项目著录项目著录项目著录项目n n“载体、文本、文种载体、文本、文种载体、文本、文种载体、文本、文种”：根根据所归材料的具体情况进行据所归材料的具体情况进行选择。选择。n n“归档份数归档份数归档份数归档份数”：一般为一般为1 1份。份。n n“附件题名附件题名附件题名附件

23、题名/电子文件编号电子文件编号电子文件编号电子文件编号”：有些材料会有附件，需有些材料会有附件，需在此注明名称或编号。在此注明名称或编号。n n此外，获奖档案需要填著此外，获奖档案需要填著此外，获奖档案需要填著此外，获奖档案需要填著“奖励名称、获奖等级、获奖奖励名称、获奖等级、获奖奖励名称、获奖等级、获奖奖励名称、获奖等级、获奖时间时间时间时间”。3.2 3.2 著录项填写完成的文件级录入表单著录项填写完成的文件级录入表单著录项填写完成的文件级录入表单著录项填写完成的文件级录入表单n n著录信息著录信息全部输入全部输入后点击后点击“添加添加添加添加”，完成该份完成该份材料信息材料信息的著录的著

24、录3.2 3.2 文件级连续著录文件级连续著录文件级连续著录文件级连续著录n n添加后，界面中的添加后，界面中的“添加添加”变为变为浅色浅色浅色浅色，“文件案卷号及件文件案卷号及件文件案卷号及件文件案卷号及件号号号号”栏由上份文件栏由上份文件的的“1.00011.0001”变为变为“1.00021.0002”时，就时，就可进行下一份文件可进行下一份文件的录入。的录入。n n录入时，直接在该录入时，直接在该界面将有关信息修界面将有关信息修改成下一份文件的改成下一份文件的相关信息，然后相关信息，然后 “添加添加”就可。就可。3.2 3.2 文件级连续著录文件级连续著录文件级连续著录文件级连续著录n

25、 n如已退出著录界如已退出著录界面，可在进入到面，可在进入到“档案文件信息档案文件信息档案文件信息档案文件信息管理管理管理管理”界面后点界面后点击击 “添加文件添加文件添加文件添加文件”按纽进行著录按纽进行著录添加。著录时，添加。著录时，“一级目录、实一级目录、实体分类号体分类号”等信等信息一定要息一定要与原来与原来与原来与原来录入的文件或案录入的文件或案录入的文件或案录入的文件或案卷一致卷一致卷一致卷一致，否则将，否则将会形成新的案卷。会形成新的案卷。3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录全文信息著录全文信息著录n n点击档案材点击档案材料料“全文全文”对应栏进行对应栏进行全文信息录全文信

26、息录入。入。3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录全文信息著录全文信息著录n n点击点击“浏览浏览”，找到需要导，找到需要导入的文件。然入的文件。然后点击后点击 “上传上传”。3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录全文信息著录全文信息著录n n上传后的表上传后的表单单n n点击点击“提取提取内容内容”栏下栏下对应的黄色对应的黄色的加号的加号 （+）进行）进行全文提取全文提取3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录全文信息著录全文信息著录n n上传提取后的上传提取后的表单表单n n如有附件，可如有附件，可重复上述步骤。重复上述步骤。需要注意的是需要注意的是需要注意的是需要注意的是，有附件的文

27、件有附件的文件在著录文件信在著录文件信息时，在息时，在“附附附附件题名件题名件题名件题名/电子电子电子电子文件编号文件编号文件编号文件编号”栏栏一定要录入附一定要录入附件的题名。件的题名。3.3 3.3 全文信息著录全文信息著录全文信息著录全文信息著录n n一份材一份材料的全料的全文信息文信息著录完著录完成成4.4.修改著录信息修改著录信息修改著录信息修改著录信息n n如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或如需要修改档案著录信息，可点击需修改的文件或案卷条目与案卷条目与“编辑编辑”栏对应的按钮，打开表单进行栏对应的按钮，打开表单进行修改，修改后保存即可。修改，修改后保存即可。5.5.目录

28、打印目录打印目录打印目录打印n n档案著录完成后，需要打印卷内目录，档案著录完成后，需要打印卷内目录，一般打印一般打印3 3份。份。5.5.目录打印目录打印目录打印目录打印n n点击点击“打印当打印当前前”栏，栏，进入进入“目录打目录打印印”界界面面5.5.目录打印目录打印目录打印目录打印n n选择选择“卷内目录卷内目录卷内目录卷内目录”n n点击点击点击点击“打印预览打印预览打印预览打印预览”，进入打印页进入打印页面面注：如不能进入打印页注：如不能进入打印页面，可将面，可将“自动设自动设自动设自动设置边距置边距置边距置边距”栏前的栏前的“”取消，再点取消，再点击击“打印预览打印预览打印预览打

29、印预览”。5.5.目录打印目录打印目录打印目录打印n n打印卷内文件目打印卷内文件目录录注：打印多页目录时，注：打印多页目录时，如果出现空白页，如果出现空白页，可将可将“文件文件”菜单菜单中的中的“页面设置页面设置”中的中的“上下左右上下左右”页边距修改成与页边距修改成与“目录打印目录打印”界面右界面右下方的边距一致就下方的边距一致就可。可。5.5.目录打印目录打印-页边距修改页边距修改录入整理完成的档案录入整理完成的档案录入整理完成的档案录入整理完成的档案卷和件卷和件卷和件卷和件6.6.档案查询档案查询档案查询档案查询n n各单位录各单位录入的各年入的各年文件，需文件，需要时均可要时均可通过通过“综综合查询合查询”栏查询。栏查询。6.6.档案查询档案查询档案查询档案查询n n档案馆（校史馆）综合档案室咨询电话：档案馆（校史馆）综合档案室咨询电话：88292159n n档案馆档案馆Q QQ Q群号：群号：8766915187669151 谢谢大家！谢谢大家！谢谢大家！谢谢大家！