证券股份有限公司经纪业务客户资料管理办法模版.doc

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1、 *证券股份有限公司*证券股份有限公司经纪业务客户资料文件资料管理办法* 年 8 月修订目录第一章 总则.2第二章 客户资料文件资料管理. .2第三章 客户资料文件资料电子化管理.8第四章 重要空白协议与空白凭证管理.9第五章 附则.11附件一：资金账户资料文件资料整理样板.12附件二：客户资料文件资料 接表.13附件三：客户资料文件资料调阅登记表.14附件四：重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表.15附件五：重要空白协议与空白凭证作废登记表.161 *证券股份有限公司第一章 总则第一条 为妥善、完整地保管我司经纪业务客户资料文件资料，规范客户资料文件资料的储存、管理和调阅及空白凭证的

2、管理，保护营业部及投资者的合法权益，特拟定本办法。第二条 本办法适用于我司营业部客户资料文件资料及运营管理总部统一印刷的空白凭证管理。第三条 客户资料文件资料是指客户的身份资料文件资料、涉及资金账户管理的各类业务资料文件资料、业务受理凭证及业务回单等；空白凭证是指未签署过的或未使用过的空白协议文本及业务凭证，它是营业部证券*场业务受理的体现载体。第四条 客户证券账户类业务资料文件资料的管理，参照*证券股份有限公司客户证券账户业务管理办法的规定。第二章 客户资料文件资料管理第五条 除证券账户类资料文件资料以外，所有客户资料文件资料按性质分为 A、B、C、D、E、F、G、H八大类。A类：资金账户类

3、资料文件资料此类资料文件资料包含客户身份资料文件资料、与资金账户管理有关的协议类资料文件资料以及资金账户业务变更等资料文件资料。(一)身份资个人客户：身份证明资料文件复印件、证券账户卡复印件等身份资料文件资料。委托他人代办的，还须留存经国家机关公证或我国驻外使领馆认证的授权委托书原件、代理人身份证明资料文件复印件。机构客户：法人身份证明资料文件复印件、法人组织机构代码证复印件、税务登记证复印件、法定代表人身份证明书、法定代表人身份证明资料文件复印件、授权委托书、代理人身份证明资料文件复印件等身份资料文件资料，所有的复印件均须加盖法人公章。(二)业务协议及风险揭示书包含（但不限于）：风险揭示书、

4、证券交易委托代理协议书、指定交易协议书、通买通卖委托协议书、网上委托协议书、邮寄对账单协议书、权证交易和行权2 *证券股份有限公司风险揭示书、第三方存管协议书、第三方存管单客户多银行协议、第三方存管单客户多银行服务风险揭示书、买者自负承诺函、投资者风险承受能力测评表、创业板*场投资风险揭示书、证券投资基金投资人权益须知、开放式基金风险揭示书、交易型开放式指数证券投资基金投资风险提示书、股份转让风险揭示书、股份转让委托协议书等。(三)开户文本及业务申请表包含（但不限于）：开户文本、资金账户业务变更申请表（原客户资料文件资料和密码修改申请表）、业务受理单、转托管申请表、辅助资金账户开户申请表等与资

5、金账户有关的业务凭证。B类：财务会计凭证资料文件资料此类资料文件资料包含与资金账户有关的资金存取凭单、票据存款通知书、票据取款通知书、外币汇款申请书等财务需留存的凭证。C类：债券回购业务资料文件资料此类资料文件资料包含客户办理债券回购业务时签署的委托协议书、风险提示书、回购授权委托书、业务申请表单等。D类：特殊业务资料文件资料此类资料文件资料包含客户账户在存续期间办理的所有特殊业务，如：特殊业务操作审批表和业务指令资料文件资料等。可按业务品种细分为 D1、D2等小类，如 D1类：特殊业务操作审批表和业务资料文件资料（例如 账户业务禁止限制、账户分类和标识修改、企业债认领资金调整等），D2 类：

6、历史开展过的三方监管业务等受托监管业务，D3 类：历史开展过的 T+0等授信回转业务，Dn类。E类：证券交易委托资料文件资料此类资料文件资料包含与客户交易委托有关的凭证资料文件资料，如买入委托单、卖出委托单、撤销委托单等。可按业务细分为 E1、E2等小类，如 E1类：普通委托类，E2类：大宗交易类，En类。F类：投资基金业务资料文件资料此类资料文件资料包含与开放式基金账户或理资产品等业务有关的凭证资料文件资料。3 *证券股份有限公司可按产品细分为 F1、F2等小类，如 F1 类：*基金，F2: *理资产品，Fn类。G类：其他资料文件资料除 A、B、C、D、E、F、H七类以外的资料文件资料，如：

7、公、检、法及证监会协助执行留存的协助执行通知书、裁定书、介绍信、工作证复印件，资产分割及其他业务资料文件资料等。可按业务细分为 G1、G2等小类，如 G1类：协助执行，G2类：资产分割，G3类：其他业务资料文件资料，Gn类。H类：创新业务资料文件资料此类资料文件资料包含客户参加证券*场投资创新业务有关的凭证以及投资者适当性管理类资料文件资料，如债券*场专业投资者适当性资料文件资料，强身份认证服务协议及风险揭示书、客户外币资金银行换汇渠道服务协议及风险揭示书、客户证券资金消费支付服务协议及风险揭示书等凭证资料文件资料。可按业务细分为 H1、H2等小类，如 H1类：适当性管理，H2类：消费支付，H

8、3类：强身份认证，H4类：银行外币换汇，Hn类。第六条 以上八类资料文件资料中，除 A类资料文件资料外，其它各类资料文件资料必须及时依照时间顺序装订。每月底前必须保证上月凭证资料文件资料所有归档完毕，未归档的凭证资料文件资料必须加锁妥善保管。不允许资料文件资料散页单独存放，不允许自行设立上述八类以外的档案类型。A类资料文件资料（资金账户类资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料采用“依主资金账号保管”的方式管理此类客户资料文件资料按主资金账号管理，一个客户对应一本开户文本，以本为单位，按主资金账号顺序放入档案盒。(二)资料文件资料的归类客户资金账户开立、三方存管业务开立和变更、客户签署的协议

9、、资金账户业务变更申请表、授权委托书以及留存的客户身份资料文件资料复印件等都属于账户资料文件资料，必须与开户文本一并存放。(三)资料文件资料的粘贴、登记客户开户文本包含“开户申请表”、“风险揭示书”、“买者自负承诺函”、4 *证券股份有限公司“证券交易委托代理协议书”、“指定交易协议书”、“通买通卖委托协议书”、“权证交易和行权风险揭示书”等一套常用协议。采用免填单形式打印或手工填写的“开户申请表”、其他补充协议、留存的身份信息及其他 A类档案采用粘贴方式粘贴于开户资料文件的粘贴页面上。对于老客户重新签署开户文本的，营业部应打印客户基本信息粘贴于开户文本的“开户申请表”粘贴处。(四)资料文件资

10、料的扫描所有客户的资金账户资料文件资料（即：A类资料文件资料）需按要求扫描并及时通过质检后入库到客户影像管理系统存档。其他客户资料文件资料依据有关详细业务类型及对应的业务管理办法或规定确定是否需要扫描入库。(五)资料文件资料的装盒业务经办人员负责整理，每十的整数倍个客户账户资料文件资料为一盒（如每十位：0000100010，0001100020，），档案盒正封面和侧封面应粘贴标签注明档案类别、册号、客户资金账号区间等信息，方便查找调阅。（参见附件一）(六)资料文件资料的保管营业部应指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人员与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续

11、。B类资料文件资料（财务会计凭证资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料采用“依时间顺序”的方式管理，并依照财务有关要求的方式管理。(二)资料文件资料的 类。客户资金存取及与之有关的凭证或审批资料文件资料都属于该类资料文件资料，业务票据及存取款通知书必须附在资金存取凭证后，业务审批表必须附在资金存取凭证后。单次授权委托书原件需装订在该类档案中，单项的业务授权书原件需按 A类资料文件资料保管，复印件交财务人员保管。(三)资料文件资料的装订及存放。公司计划财务部是该类档案的详细管理部门，营业部应依照公司计划财务部的要求进行管理。C类资料文件资料（债券回购业务资料文件资料）的保管(一)该类资料文件

12、资料可依据有关业务种类细分小类保管，各小类资料文件资料采用“依时间顺序”的方式管理。(二)资料文件资料的归类。客户的债券回购有关协议、风险提示书、业务申请表单5 *证券股份有限公司等有关资料文件资料属于该类资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部应指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人员与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续。D类资料文件资料（特殊业务资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料采用“依时间顺序”的方式管理。(二)资料文件资料的

13、归类。客户账户的特殊处理等有关资料文件资料属于该类资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部应指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人员与资料文件资料保管员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续。E类资料文件资料（证券交易委托资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料采用“依时间顺序”的方式管理。(二)资料文件资料的归类。客户的柜台交易等有关资料文件资料属于该类资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间

14、等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部应指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人员与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续。F类资料文件资料（投资基金业务资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料采用“依时间顺序”的方式管理。(二)资料文件资料的归类。客户的开放式基金认购、申购、赎回等申请表属于该类账户资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部应指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参

15、见附件二）办理交接手续。G类资料文件资料（其他资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料可依据有关业务种类细分小类保管（各小类采用“依时间顺序”6 *证券股份有限公司的方式管理。(二)资料文件资料的归类。暂且无法归类的业务有关资料文件资料属于该类资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部指定专人负责该类档案的管理，由业务经办人与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续。H类资料文件资料（创新业务资料文件资料）的保管(一)该类资料文件资料可依据有关业务

16、种类细分小类保管（各小类采用“依时间顺序”的方式管理。(二)资料文件资料的归类。客户的适当性管理、创新业务有关资料文件资料属于该类资料文件资料。(三)资料文件资料的装订。业务经办人员负责装订，装订成册的封面上注明档案类别、册号、时间区间等，方便存放和查找。(四)资料文件资料的保管。营业部指定保管人员专人负责该类档案的管理，由业务经办人与资料文件资料管理员填写客户资料文件资料交接表（参见附件二）办理交接手续。资料文件资料资料文件资料名称保管方式经办人员柜员保管人员类别ABCDEFGH资金账户类资料文件资料财务会计凭证资料文件资料债券回购业务资料文件资料特殊业务资料文件资料“依主资金账号保管”“依

17、时间顺序保管”“依时间顺序保管”“依时间顺序保管”“依时间顺序保管”“依时间顺序保管”“依时间顺序保管”“依时间顺序保管”营业部指定财务人员 营业部指定柜员柜员柜员柜员柜员柜员营业部指定营业部指定营业部指定营业部指定营业部指定营业部指定证 交易委托资料文件资料投资基金业务资料文件资料其他资料文件资料创新业务资料文件资料（各类资料文件资料保管方式汇总一览表）第七条 营业部应按类别对各种客户资料文件资料按要求进行装订、保存，以保证客户资料的连续性、完整性。档案盒的封面应粘贴档案标签，加盖业务经办人员及资料文件资料管理员名章。第八条 营业部应建立档案调阅审批机制。客户资料文件资料在部门内部调阅时应填

18、写客户资料文件资料调阅登记表（参见附件三）经过运营总监的批准，其他部门或营业部以外的人员调阅时还须经过营业部总经理的批准。资料文件资料管理员应做好客户资料文件资料7 *证券股份有限公司交接、调阅、对外提供的记录，并妥善保管。营业部运营总监负责客户档案的日常调阅情形的检查工作。第九条 所有的文字性客户档案保存期至少 20年；录音资料文件应该转换为电子文件刻录在光盘上，交易委托录音保存至补足手续，历史受托监管业务录音保存至监管协议终止。超过保存期客户档案的销毁，营业部须取得公司批准后，方能销毁，并应做好销毁记录。第十条 营业部须设立专门的档案柜和档案室，用于存放客户业务资料文件资料。档案室须做好防

19、火、防潮、防晒、防虫、防尘、防盗等安全措施。档案室不得堆放除业务资料文件资料之外的其他物饰。第十一条 营业部须安排专人管理档案室，妥善保管档案室钥匙，确保客户资料的保密性，防止客户资料文件资料的缺失、损毁，防止泄露客户账户信息。第十二条 原则上除资料文件资料管理员外其他人员不得进入档案室，其他人员进入档案室，须进行登记并经营业部总经理审批同意后方可进入。第十三条 营业部资料文件资料管理员需有高度的保密意识，履行保密职责，在任何情况下，都要以确保客户资料文件资料信息安全为重。严格履行客户资料文件资料的调出、调入、借阅、销毁登记手续，严防丢失泄密。不得向无关人员泄露客户资料文件资料情形。不得将客户

20、资料文件资料擅自带出档案室。第十四条 对于实施了内部整合管理但无条件设立专门档案室、无法独立保管客户资料文件资料的营业部，可将客户资料文件资料定时交由合并整合后履行管理职能的营业部集中归档，同时应设立专门的档案柜，用于临时存放客户资料文件资料，档案柜应做好防火、防潮、防虫、防盗等安全措施。负责保管其他营业部客户资料文件资料的营业部应有效区分不同营业部的客户资料文件资料并分开保管。第十五条 实施客户资料文件资料集中归档的营业部应在每月15日前将上个自然月发生的客户资料文件资料履行交接，交接各方应填写客户资料文件资料交接表（见附件二），交接过程应有效保障客户资料文件资料的安全性、完整性、一致性。履

21、行管理职能的营业部对所辖实施内部整合管理营业部的客户资料文件资料负有管理职责。第三章 客户资料文件资料电子化管理第十六条 客户资料文件资料电子化管理营业部应依照*证券客户影像管理系统业8 *证券股份有限公司务指引进行处理。第四章 重要空白协议与空白凭证管理第十七条 重要空白协议与空白凭证的管理包含征订、出入库、作废、销毁、定时盘点等监控管理。营业部必须严格履行重要空白协议与空白凭证的监控流程，加强对重要空白协议和空白凭证的管理。第十八条 对于证券交易委托代理开户资料文件、三方存管协议等重要空白协议及空白凭证，应采取连号监控、作废监控及领用登记等必要措施加以规范。第十九条 重要空白协议与空白凭证

22、由营业部资料文件资料管理员负责保管，资料文件资料保管员须详尽记载重要空白协议与空白凭证的出入库情形、作 情形、销毁情形等内容。第二十条 重要空白协议与空白凭证需不定时抽查和定时清查。重要空白协议与空白凭证每年进行一次实地盘点（截至每年 12月 31日之前），清查工作由营业部自行组织实施，清查完毕后营业部自行编制盘点表，存档备查。不定时抽查由营业部运营总监牵头，随时抽检重要空白协议与空白凭证的管理情形。第二十一条 征订管理(一)运营管理总部原则上于每季度固定时间向营业部征订柜面业务单据，营业部依据有关空白 证的库存需求进行表单文本征订。(二)对于证券交易委托代理开户资料文件、三方存管协议等重要空

23、白协议及空白凭证征订，我司依据有关协议文本号码唯一性进行分区配送，严格执行连号监控的凭证管理。(三)对于拟推广的新业务的空白协议与空白凭证征订，如时间节点未在季度征订期内，运营管理总部将依据有关新业务推进计划安排标准配送事宜。(四)对于新设营业部的空白协议与空白凭证征订，运营管理总部将依据有关新设营业部的设立进度安排配送事宜。(五)业务单据的印刷及配送费用由营业部各自承担。第二十二条 入库管理重要空白协议与空白凭证邮寄至营业部后，资料文件资料管理员依据有关征订明细进行9 *证券股份有限公司清点验收入库，填写重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表（参见附件四），及时做好入库登记工作。第二十

24、三条 出库管理(一)业务经办人员应严格依照规定领取和使用重要空白协议与空白凭证，重要空白协议与空白凭证领用人和资料文件资料管理员填写重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表（参见附件四），经运营总监审核后，履行出库领用。(二)资料文件资料管理员必须依照号码从小到大依次发放，连续发放重要空白协议与空白凭证，不得跳号发放。严禁在重要空白协议与空白凭证预先加盖营业部业务印章。(三)对于因见证开户需要，领用重要空白协议与空白凭证的，见证开户人员应依据有关客户预约需求向资料文件资料管理员逐次领用登记，填写重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表（参见附件四）。并在客户签署后及时履行交接。对于未使

25、用的重要空白协议与空白凭证，见证开户人员应及时交回资料文件资料管理员，由资料文件资料管理员进行重新入库处理。第二十四条 作废管理(一)对于受连号监控的重要空白协议与空白凭证发生填写错误，或者业务变化致使重要空白协议与凭证后期无法继续使用的，或者损毁的，业务受理人员应在重要空白协议与空白凭证上注明“作废”字样，凭证领用人和资料文件资料管理员填写重要空白协议与空白凭证作废登记表（参见附件五）进行作废登记并及时做好凭证 收作废工作。(二)营业部资料文件资料管理员应依照业务类别单独存放作废的协议和凭证。对于需要销毁的作废协议和凭证，营业部参照第二十六条执行。第二十五条 遗失管理(一)营业部应做好重要空

26、白协议与空白凭证领用后的事后监督和检查，强化内部监控，严禁出现重要空白协议与空白凭证遗失的情形。(二)对于重要空白协议与空白凭证发生遗失、损毁的，营业部须追究有关责任人的责任，追查遗失的重要空白协议与空白凭证。(三)对于无法追回的遗失的重要空白协议与空白凭证，必须查明原因，及时记录遗失种类及数量，拟定情形说明，作为公司有关部门核查依据。10 *证券股份有限公司第二十六条 销毁管理(一)需要销毁的重要空白协议与空白凭证由营业部资料文件资料管理员在重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁情形登记表（参见附件四）进行登记，由运营总监审核，总经理审批签字后，进行集中销毁。(二)营业部资料文件资料管理员待

27、销毁现场清理完毕后方可撤离。第五章 附则第二十七条 本办法由运营管理总部负责说明、修订，自下发之日起执行，原经纪业务客户资料文件资料管理办法*年 3月修订同时废止。附件一：资金账户资料文件资料整理样板附件二：客户资料文件资料交接表附件三：客户资料文件资料调阅登记表附件四：重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表附件五：重要空白协议与空白凭证作废登记表11 *证券股份有限公司附件一：资金账户资料文件资料整理样板档案盒侧面：档案盒正面：营业部名称：档案类别：册号：档案类别：册号：类号类号资金账号区间：资金账号区间：_至至_时间：时间：经办人签章：保管人签章：_12 *证券股份有限公司附件二：客

28、户资料文件资料交接表客户资料文件资料交接表营业部名称：交接时间客户段/时间段客户资料文件资料名称类别册号数量交方签字收方签字13 *证券股份有限公司附件三：客户资料文件资料调阅登记表客户资料文件资料调阅登记表营业部名称：申请人所属申请人 （请在对应格打）内 部 公 司 公司外人员 其 他 部人员人员调阅 调阅内容日期审批人保管人归还日期 备注1418 / 18 *证券股份有限公司附件四：重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表重要空白协议与空白凭证入库、出库、销毁登记表营业部名称：凭证名称序号发生日期入库情形保管 审核出库情形销毁情形销毁原本期结存出库用领用人审核人号段数量号段数量保管人号段数量经办人审核人审批人人人途因15 *证券股份有限公司附件五：重要空白协议与空白凭证作废登记表重要空白协议与空白凭证作废登记表营业部名称：凭证名称序号 发生日期 出库号段凭证号码作废原因经办人审核人审批人16