建设工程公司集中采购管理业务流程模版.docx

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1、第三部分 集中采购管理第一章 集中采购管理业务流程一、业务目标保证采购活动符合国家法律、法规和企业内部规章制度的要求；规范采购程序，提高采购效率，降低工程成本，提高项目效益。二、业务风险无法实现最低采购成本，影响工程项目经济目标完成；分供采购数量、质量、交付服务不能满足需要，影响工程进度目标完成；不按照流程执行，造成审批管理不严，不符合公司制度的要求。三、业务范围该流程主要描述了xx股份有限公司（以下简称“修复公司”或“公司”）与生产经营有关的集中采购，是指根据公司经营需求确定的公司授权规定限额以上的物资、工程及服务的行为（包括购买、租赁、委托、雇佣）等分包及供应商的采购过程管理（分包及供应商

2、以下简称“分供商”）等。1、 集中采购权限范围1.1凡合同额超过1万元（不含1万）的分供合同。1.2其他经公司领导批准的需要进行集中采购的分供合同。1.3采购方式的选择1.3.1凡合同额超过50万元（含50万）的分供合同，应当进行招标采购，不满足招标条件的，可采用询价或单一来源采购；1.3.2凡合同额在1万元（不含1万）-50万元的分供合同须在集中采购管理系统上进行询价采购。1.3.3合同额在1万元以下（含1万元），且不在统采范围以内的项目部可自行组织线下询价采购。1.4非集中采购流程参考集中采购流程进行采购。2、集中采购的内容描述：2.1物资类：工程项目所有生产资料、生产设备。2.2工程类：

3、各类专项分包。2.3服务类：技术检测、工程设计。2.4公司认定需集中采购的其他项目。2.5 技术咨询及服务类因修复行业的特殊性，不适合进行集中采购，须技术部通过专业技能来确定。3、集中采购方式3.1集中采购采用邀请招标、单一来源、询价采购方式。3.2邀请招标是指以招标邀请的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的采购方式。3.3单一来源采购方式：符合下列条件之一的货物或服务，可采用单一来源的采购方式。3.3.1当地行业垄断或者业主、环保局机构指定等情况，只能从唯一供应商采购的；3.3.2发生不可预见的紧急情况，不能从其他供应商采购的；3.3.3必须保证原有采购项目一致性或服务配套要求，需要继续从原

4、供应商处增购配套项目或设备的；3.4询价采购方式：采购的物资规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价的采购方式。4、资格预审4.1凡是第一次参加采购的单位，须提前20日在集中采购管理平台系统进行账号注册及资格审查，由发起人按要求提交相关资质证明，发起人须对相关文件进行初审，由商务合约部采购主管复核通过后，商务合约部法务专员再进行审查。4.2已注册过的单位参加采购的由招标经办人对其进行资格复审，按要求更新相关资质证明，资质须符合招标内容，严禁不符合资质的单位参加投标。 4.3招标文件中规定投标人须提交投标保证金的，投标人须按照招标文件约定按时提交，投标保证金不超过招标项

5、目估算价的2%，投标保证金在确定中标人后【7】日内无息返还给投标人。四、业务流程描述1、编制采购计划1.1项目部根据经过公司项目管理部、技术部、设备部等职能部门审批后的实施方案及成本策划书，在集采平台线上编辑提交采购计划。1.2采购计划申请须在采购实施前30日提交公司商务合约部，采购计划申请内容须包含采购项目名称、项目特征或规格型号、质量标准或技术要求、计划数量、计量单位、计划进场时间、计划出场时间，如有其它特殊要求在备注中详细描述。专业分包项目提交采购计划时，如有需要，须提供相应施工图纸。若遇到方案变更等重大事项的，须先由总部职能部门书面审批后报公司商务合约部。1.3采购计划申请须由项目部、

6、项目管理部、技术部、设备部相应部门审批后报公司商务合约部。1.4商务合约部对采购计划内容、划分及预算的合理性进行审核，不符合要求的，应说明不符合原因，并及时退回，告知采购计划发起人补充完善后上报。1.5设备类采购先由申请部门向设备部提出申请并经审批后（具体参照设备采购管理流程）报公司商务合约部。商务合约部组织采购，具体实施由申请部门完成，设备部全程跟进。2、编制招标方案2.1商务合约部根据审批通过后的采购计划编制招标方案，商务合约部招标方案须包括：招标方式、招标文件及合同模板、采购清单、预算金额、拟邀请单位。2.2商务合约部根据审批通过后的招标方案，分配下达招标文件编制任务。3、采购管理3.1

7、招标采购3.1.1商务合约部根据审批通过后的招标方案编制招标文件，并须项目部、项目管理部、技术部、商务合约部审批。3.1.2商务合约部负责审批通过后的招标文件，在招标文件约定的时间向受邀单位发放招标文件。3.1.3根据招标项目的具体情况，如需要进行现场踏勘的，申请部门须安排全部投标人现场踏勘。3.1.4如需变更或答疑的由申请部门向商务合约部提出申请，经评估合理或有必要的由商务合约部统一在平台上进行发布。3.1.5招标文件发布后，投标人应第一时间进行签收，未签收的视为放弃参加本项目的投标。3.1.6投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件作出响应。3

8、.1.7投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件电子标在规定时间内上传采购平台，电子标必须为加盖单位公章及法人名章的PDF版本，必须清晰可辨识。同时将纸质标送达招标文件指定的投标地点。电子标与纸质标不一致的以电子标为准。逾期送达或者不按照招标文件要求提交的投标文件视废标处理。3.1.8商务合约部按照招标文件规定的时间进行开标，开标人员不少于2人。3.1.9开标后，商务合约部从专家库中随机抽取评标专家进行评标，专家人数为五人以上单数，评标专家须包括商务、技术、工程、安全、质量等部门专家。评标办法依据招标文件中约定的评标办法执行。3.1.10 若开标后投标报价无法满足公司成本管

9、控的要求，公司有权要求各家单位进行二次报价、三次报价或者商务谈判，在满足质量、技术要求的前提下，确定合理低价中标，实现成本管控的目的。3.1.11若须要进行商务谈判的招标项目由商务合约部组织申请部门等相关人员召开商务谈判会议，商务谈判记录经项目经理、参会人员、分管领导签字审批生效后上传采购平台，作为定标报告的审批文件。3.1.12评标完成后，商务合约部根据评标专家的评标结果出具定标报告，并经商务合约部副部长、主管副总审批。3.1.12定标报告审批通过后，招标人应当及时向中标人发出中标通知书，并同时将招标结果通知所有未中标的投标人。中标通知书发布后30内签订合同，逾期签订视为无效。3.2单一来源

10、采购及询价采购参照招标采购执行。五、主要控制点1、采购计划2、集中采购方式的选择3、招标程序的规范性4、满足技术质量要求5、成本有效管控6、相关资料填写的完整性，签批齐全六、流程图（详见管理手册）七、过程控制表单附件1 询价单附件2 比价表附件3 计划审批单附件4 招标方案审批单附件5 招标文件审批单附件6 定标报告审批单附件7 中标通知书附件一 询价单适用50万元以下（含50万元）采购： xx股份有限公司询 价 单文件编号：日期： 年 月 日技术部分工程名称技术参数采购数量使用环境其它要求 商务部分序号项目内容数量价款（元）备注1说明合计总价大写： 元工期（ ）天付款方式其它报价有效期：报价

11、人：日期：单位签章：询 价 人：xx股份有限公司地 址：北京市朝区京顺东街6号院北京领科时代中心2号楼A3邮 编：100015联 系 人：电 话：报价网址：说明：1、 报价单（盖章）扫描件上传报价平台 2、 报价单（盖章）原件邮寄至通讯地 附件2、比价表1万元以下（含1万元）线下询价的须填写此表：编号：项目名称：日期：项目编号序号分供商设备/材料名称数量型号/规格/报价(万元)让利后价(万元)付款备注性能参数方式1名称：联系人：手机：2名称：联系人：手机：3名称：联系人：手机：项目经理部意见（签字）：城市事业部意见（签字）附件3、计划审批单（1）计划审批(设备采购)基本详情计划名称：计划编号：

12、填报人：提报日期：项目名称：需用单位：附件：标包信息标包结构形式分包范围及内容工程数量进场日期退场日期人员及设备数量招标时间审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间设备部部长技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字审核人批准人（2）计划审批(材料采购)基本详情计划名称：计划编号：填报人：提报日期：项目名称：需用单位：附件：标包信息标包结构形式分包范围及内容工程数量进场日期退场日期人员及设备数量招标时间审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间项目经理设备部部长技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字审核人批准人计划审批(专业分包)基

13、本详情计划名称：计划编号：填报人：提报日期：项目名称：需用单位：附件：标包信息标包结构形式分包范围及内容工程数量进场日期退场日期人员及设备数量招标时间审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间项目经理技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字审核人批准人附件4、招标方案审批单招标策划（方案 ）审批基本信息任务名称：招标编号：招标经办人：招标方式：工程项目：预算金额(元)：补充说明：附件：招标标包标包名称附件说明推荐供应商供应商编号供应商名称联系人联系电话审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间采购主管商务合约部主管领导审核签字审核人批准人附件5、招标文件审

14、批单招标文件审批（设备采购）基本信息招标任务名称：招标编号：招标主管：招标类型：所属项目：投标截止时间：联系人：联系邮箱：联系电话：附件：招标标包标包名称附件说明正文内容审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间设备部部长技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字审核人批准人招标文件审批（材料采购）基本信息招标任务名称：招标编号：招标主管：招标类型：所属项目：投标截止时间：联系人：联系邮箱：联系电话：附件：招标标包标包名称附件说明正文内容审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间项目经理设备部部长技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字

15、审核人批准人招标文件审批（专业分包）基本信息招标任务名称：招标编号：招标主管：招标类型：所属项目：投标截止时间：联系人：联系邮箱：联系电话：附件：招标标包标包名称附件说明正文内容审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间项目经理技术部部长项目管理部部长区域对接商务采购主管商务合约部审核签字审核人批准人附件6、定标报告审批单定标报告审批基本信息采购项目：经办人：使用单位：招标方式：项目名称：评标说明：补充附件：评标依据：开标报告单清单价格汇总评标汇总评定结果投标单位投标总价投标信息商务得分技术得分报价得分综合得分综合排名中标候选人审批情况审批人职位审批状态审批意见审批附件审批时间采购主管商务合约部主管领导审核签字审核人批准人附件7、中标通知书中标通知书 ：【RW-2016-000095】XXXX招标经我单位招标小组评审，确定贵单位为中标人，中标内容如下：项目名称：中标范围：中标总价：补充说明：请贵单位在收到本通知书后30天内，与我单位签订合同。特此通知 发布时间：