2023年-销售管理及收款循环.docx

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1、第一章销售及收款循环CS-100作业编号：CS-102作业项目：授信管理作业依据数据及使用窗体2 .客户授信申请表3 .客户信用评核表4 .专案额度申请表作 业 程 序 及 控 制 重 点此订单，则由授信部门决定是否提供担保、必要之保证或 要求以现金预付货款。（六）客户订单之金额未超过信用额度，则接受此订单，并出货。 （七）若订单超过信用额度，应依规定重新评估，并详细说明申请 增加授信额度之理由。（八）授信额度、涂销抵押或保证，仍需按上述授信过程办理， 并经核决权限主管核准。（九）因特殊交易需项目申请额度者，请填项目额度申请表， 经权责主管核准后始可实施。控制重点:1 .客户基本数据是否确实建

2、立，并记录有关交易情形、财务及信 用状况。作业编号：CS-102 作业项目：授信管理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体2.客户授信总额之拟定，是否考虑信用、保证及抵押额度。3.超过授信额度的订单是否经权限主管核准后办理。4.客户基本资料是否随时补充、修正，使其与现状相符。5.针对一年以上未往来而重新交易之客户，是否再依授信管理办 法重新评估之。作业编号：CS-102作业项目：授信管理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序:一、交期管理。（一）以业务单位与客户协调之出货时间为交期管理之管制基准O（二）确定货品之交期、收货人、连络电话及交货地点等

3、，通知 物流公司准备按时出货。（三）若为外销，交运前着手准备报关文件及出货手续；若为内 销，交运前准备出货手续。依据资料:二、出库排程：使用窗体：（一）物流公司将业务单位通知之受订货品交期汇总，安排出货 时间。1.出货通知单（二）依出货日期、货品种类、交运种类等安排出库日程及出库 事宜。2.销货单（三）在预定出货前，将准备交运货品打包好，并依排定之时间3 .统一发票作业程序及控制重点依据数据及使用窗体出货。三、出库记录：（一）内销货品，货到客户签收后，销货单客户签回联由物流公 司取回交与仓管确认。（二）会计依销货单及发票列记应收帐款及销货收入。（三）若属外购商品不入公司仓库，由外面直接出货者，

4、则由采 购部门提供客户签收单及出货通知单通知仓管人员办理出货手续。四、外销装船：（一）外销货品运至码头机场后，由船公司或空运公司开出装船（ 装机）证明后，货运单位将各项装船（装机）文件携回交给业务单位。（二）业务单位将备妥之报关相关信息，交由报关行办理报关事作 业 程 序 及 控 制 重 点 依据数据及使用窗体控制重点:1 .受订交货是否列表控制，并检讨逾期未交原因，提出改善对策。2 .出货单据是否由计算机自动予以序号控管。3 .查核客户订购数、出货数量及发票数量是否相符。4 .交期已到且未申请展期者，是否了解未送之原因。5 .是否有注明急件，却迟延送货之不合理现象。6 .出货报关文件是否完整

5、齐备。作业编号：CS-103作业项目：交货作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序：依据资料：一、开立发票（一）出货时立即开发票，并符合营业税法规定。（二）发票内容及金额与销货单须相符。（三）若货品须经客户测试验收者，则由业务单位于产品验收完成 后，填写发票开立通知单交予会计单位开立发票。1 .营业税法2 .统一发票使用办法3 .需求鉴订管理程序二、发票作废：（一）收回原发票，填写发票作废通知单并将作废理由详细明 歹U,经核准后送交会计单位处理。使用窗体：（二）发票作废申请理由：1 .发票内容开错者。2 .发票所载数量与客户签收数量不符者。3 .因故

6、遭受退货者。1 .销货单2 .发票开立通知单3 .发票4 .发票作废通知单依据数据及使用窗体5.营业人销货退回、进货 退出或折让证明单作 业 程 序 及 控 制 重 点（三）原发票取回，若为当月份发票，则直接订于存根联上加盖作 废章，始可开出新发票。（四）若为已申报营业税之发票，应向客户索取营业人销货退回、 进货退出或折让证明单一、二联依期限向税捐机关办理营业税扣抵或项目申 请退回。控制重点:1 .注意有无跳开发票情形，空白及作废发票是否注明并适当保 存。2 .发票内容与销货单等相关单据内容是否相符。3 .发票作废是否依程序办理。4 .是否定期编制营业收入与统一发票调节表，以确认帐列销货收 入

7、与申报营业税之金额差异是否合理。作 业 程 序 及 控 制 重 点依据数据及使用窗体第一章销售及收款循环目录一、流程图二、订单处理作业 三、授信管理作业 四、交货作业五、开立发票作业 六、应收帐款作业 七、客诉处理作业 八、售后服务作业 九、收款作业十、销货折让作业作业编号CS-101CS-102CS-103CS-104CS-105CS-106CS-107CS-108CS-109页 次1- 11- 21 41- 61- 8 1-10 1-11 1-131-141-16作业编号：CS-105作业项目：应收帐款作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序:一、会计根据销货单及发票，制作传票登帐

8、。二、业务人员收到客户款项，填写收入款项通知单，经出纳人 员签收无误后，交由会计人员冲帐。三、每月由会计部门编制帐龄分析汇总表，并将超过规定期限 尚未收现者，列表注明原因加以追查。四、核对应收帐款明细各户与明细表、总分类帐暨有关凭证是否相 符。五、确定备抵呆帐之提列是否适当足够，已确定之坏帐是否提列损 失。六、呆帐冲销应收帐款，须经主管核准。七、因销货退回及折让所发生之应收帐款减少，须经主管核准。依据资料:1 .会计制度使用窗体:L出货单2 .发票3 .传票4 .明细帐5 .帐龄分析汇总表编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第18页共32页作业编号：CS-105作

9、业项目：应收帐款作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体控制重点：1 .收款单据是否由计算机自动予以序号控管。2 .逾龄之帐款是否查明原因。3 .呆帐冲销应收帐款，是否经主管核准，是否符合税法之规定。4 .销货退回或折让是否取具证明，并经权责主管核准后，扣抵应 收帐款。作业编号：CS-106作业项目：客诉处理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序:一、客诉发生：（一）当有客诉问题发生时，先由客诉中心了解事情发生状况， 并记录于客户诉愿受理表。（二）若状况并不很严重，或事故发生原因很常见，由客诉中心 便可判断责任归属时，即由客诉中心判定是否为公司责任。二、责任判定：（一）当发生事故发生

10、原因并不常见，须进一步研究或事故损坏 情形非常严重需详加探究者，则由客诉中心判定责任归属。（二）若判定非为公司的责任时，应通知客户，告知其原因及不 同意退货或理赔之理由。三、处理意见：依据资料:1.客户回馈管理程序使用窗体:1 .客户诉愿受理表2 .客户诉愿处理表3 .客户诉愿追踪管制表作业编号：CS-106作业项目：客诉处理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体（一）若判定为公司责任时，则由客诉中心将客户诉愿处理表 交权责单位处理，并E-mail通知相关单位人员及主管。（二）权责单位于收到客户诉愿处理表后，应依不良之现象收 集相关资料，分析并分析可能发生之原因，将处理方式及结果记录于 客户

11、诉愿处理表，经权责主管核准后，通知客户。（三）若公司与客户达成共识，则进行换货或理赔。（四）维修之货品应尽速修护归还客户。四、退货：（-）客户退货时，由业务单位将货品收回，并填写退库检验 单将商品退回仓库。（二）依退回商品状况及处理意见决定退货价格、数量。作业编号：CS-106作业项目：客诉处理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体五、理赔：（一）若需理赔，由业务单位办理理赔手续。（二）依客诉处理结果，计算理赔或折让金额。控制重点:1 .对顾客质疑事项，是否均有合适之说明。2 .客户所提意见，是否分类统计并分析检讨，作日后改进之参考。3 .是否有特定客户退货金额较大或退货次数较多。4 .退货

12、原因、认赔是否合理，并经权责主管核准。5 .退货之原发票是否实时收回，每笔退货是否均交由会计及仓库 登帐。6 .对于理赔案件，是否详加检讨并采取适当之改进措施。编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第22页共32页作业编号：CS-106作业项目：客诉处理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业编号：CS-107作业项目：售后服务作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序:一、客服事业处接获客户之售后服务需求时，判断其是否为公司之 服务项目，有无保证卡。二、须定期保养或客户叫修部份，由客服事业处安排维修工程师前 往维修，记录维修情形做成维修服务记录单并交由客

13、户确 认。三、判断服务项目是为收费服务或免费服务，并协调有关人员进行 服务四、对于收费服务者，由客服事业处填据发票开立通知单交会 计单位开立发票。五、售后服务应顾及时效与顾客满意程度。六、售后服务适用范围以公司所销售之产品为限。控制重点：1 .客户要求之服务是否为公司服务范围。2 .客户是否有保证卡，是否为公司所销售之产品。依据资料:1.客户满意管理程序使用窗体:1 .维修服务记录单2 .发票开立通知单作业编号：CS-107作业项目：售后服务作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体3.服务收费标准是否依公司规定办理。作业编号：CS-108作业项目：收款作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作

14、业程序:一、预收货款（一）依合约约定办理，预收定金成数变更时，须经核准。（二）预收定金之收款程序、核准等依公司规定处理。（三）预收货款收讫时，应立即开立发票。（四）退还预收货款时，发票应出示缴回。（五）退还定金时权责义务应确实结清。二、预收收益（一）预收收益依照合约规定办理，其有变动时，须经权限主管 核准。（二）预收收益依规定比率摊转。三、应收票据（一）收受票据时须检查下列项目。1 .到期日。2 .发票人签章、账号。3 .支票金额大写是否错误。依据资料:会计制度使用窗体:1 .统一发票2 .明细帐3 .应收票据明细表作业编号：CS-108作业项目：收款作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体4

15、 .涂改部份应有发票人签章（二）若客户使用客票时，应要求客户于支票后背书。（三）应收票据应实时送银行托收并定期与会计帐核对。（四）预估送存票据到期日，并查核是否入帐。（五）票据更换或延兑应填应收票据撤（换）票申请书注明理 由，须经核准后始可行，追踪且记录其兑现情形，并通知征信单位。如有 蓄意拖延或换票之情形应特别列入记录。（六）若有到期未兑现之票据，财务单位将票据领回并告知业务进 行催收，并将相关退票证明交予会计单位据以入帐。编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第27页共32页作业编号：CS-108作业项目：收款作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体控制重点：1

16、 .预收金额正确与否，是否及时记录及清理，列帐科目是否适当。2 .久悬未结帐款者，是否追查原因，作适当处理。3 .原始或背书转让票据，是否注意追索时效。4 .列为呆帐冲销之票据，是否经权责主管核准。5 .核对送存银行之代收票据，是否帐、票相符。作业编号：CS-109作业项目：销货折让作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体作业程序及控制重点:一、销货折让依规定办理，且须取得客户签章之折让证明单。依据资料:1.职务授权制度二、折让金额之核决权限须合乎规定。使用窗体:1 .营业人销货退回、进货 退出或折让证明单三、销售特案之折让应注明所属特案条件经授权核准无误后，始可 予以折让。控制重点：1 .销

17、货折让必须经权责单位主管核准后办理。2 .销货折让应取得客户签章之折让证明单，并办理营业税之 扣抵作业。时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟、销货及收款循环流程:发票开立作 .业订单处理作 业授信管理作 业交货作业作业编号：CS-101I作业项目：订单处理作业依据数据及使用窗体 依据资料:1 .需求鉴定管理审查程序作 业 程 序 及 控 制 重 点 作业程序:一、客户询价作业业务部接获客户询问本公司产品之相关数据及价格后，应审核2,存出保证金作业程序 其各项规格要求，若客户询价内容不尽详细应即与客户联络确认。3.合约管理办法二、报价作业（一）业务单位接获客户询价时，业务人员须

18、填报价单，经 主管核准后始可对外报价。（二）业务人员应跟催客户，确认报价之内容及各项条件，若报 价单之价格不为客户接受，经协商后之价格仍须再填报价单呈核始可 送交客户确认。三、投标处理作业作 业 程 序 及 控 制 重 点（一）业务单位搜集客户招标数据，研究应具备之投标条件。（二）检齐所需投标资料，并拟定售价参与投标。（三）若得标则签订合约，并制作订单暨订单变更成本分析单 经权责主管核准后转相关单位。依据数据及使用窗体 使用窗体:1 .报价单2 .业务投标管理总表3 .订单暨订单变更成本分 析单（四）依合约规定有无预收货款、交货保证金或保证函等，通知财 务单位处理。四、客户订单处理作业（一）业

19、务单位接获客户确认之报价单或客户正式订单后，首先 检查受订内容之各项条件齐全与否，订购内容是否清楚，若审核无误后以适 当之方式如签回该订单或请客户于报价单上签名等，与客户作订单确认。（四）业务人员依确认后之订单内容制作订单暨订单变更成本分 析单，经权责主管核准后转相关单位。依据数据及使用窗体作 业 程 序 及 控 制 重 点（五）遇有客户变更订单时，应由业务人员依变更内容制作订单 暨订单变更成本分析单，经权责主管核准后转相关单位。控制重点:1 .业务人员报价时是否依规定呈送主管核准后才对外报价。2 .报价时是否估计成本之正确性，并加计合理利润。.3 .投标案件是否经核准。4 .客户订单涂改是否

20、有盖章或注记。5 .业务人员检查客户订单后，是否输入计算机并由计算机自动予 以序号控管。6 .业务人员与客户谈妥交易是否经客户确认，对于交期是否列入 控制。7 .订单变更是否经权责主管签核。8 ,订单修改内容是否合理。作业编号：CS-101作业项目：订单处理作业作业程序及控制重点依据数据及使用窗体9.若修改单价或数量，应查明是否与开立发票情形相符依据数据及使用窗体 依据资料:1 ,授信作业管理办法作 业 程 序 及 控 制 重 点一、信用调查、授信审核:（一）若客户并非付现，而采信用交易者，则先调阅往来顾客资 料，有无过去往来记录。（二）若为新客户，则由业务人员填妥客户基本资料表、 客户授信申请表、客户信用评核表，经业务单位最高主管签核后送 授信部门进行授信调查。（三）政府机关、金融机构、上市柜公司、中央信托局及交易金 额在十万元以下,仅需建立客户基本数据表，毋需进行授信评估。（四）若经评估后，认为此客户信用不佳，可与经办业务员联系， 讨论是否要接使用窗体：1 .客户基本数据表此订单。（五）授信部门依信用评核等级决定授信额度，若信用评估不佳 之客户，但仍接