2023电大行政管理专科办公室管理形成性考核册答案)8.docx

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1、办公室管理形成性考核册答案（仅供参考）作业11 题 P3.42题 P22-233题 P27-294题 P295题 P34-41作业21 题 P45-522题 P53-553题 P634题 P68-705题 P89作业31 题 P162-1672题 P172-1763题 P188-1914题 P208-2105题 P223-225作业41 题 P249 2题 P2553题 P276-2784题 P285-2865题 P317-318作业11.将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表国外一般性国内企业序号国内一般性（含外企）文书撰写按上司的口头或书面

2、指示完成信函O记录上司指令及会谈、会议内文书制作复印资料。打印文稿及表格文书处理 档案管理 会议组织 调查探讨 信息资料 信访工作 接待工作在权限内按自己的意思发出信函。档案管理。支配会议事务，并做会议记录或纲要。帮助上司打算书面的财务报告、探讨报告。打算好公司要公开的资料；信函和邮件的处理。记录上司指令及会谈、会议内容。收集及整理各种信息替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待来宾和员工的来访。接待来访来宾;接待来宾和员工的来访。1011121314协调工作 督查工作 日程支配 日常事务 办公室管理以电话往来维持和外界的良好公共关系。督导一般职员或速记员。替上司定约会并做好记录；阅读并

3、分类信件通讯事务、电话;办公室环境的布置和整理，保管办公室设备及用品15 其他临时-以速记登记上司交待的事项;执行上司交办事项办的事项16替上司申报交纳所得税及办理退税。17外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品主要包括哪些？办公用易耗品主要有：(1)信封、纸张；(2)软盘、光盘等；(3)铅笔；(4)圆珠笔；(5)签字笔或钢笔；(6)修正液或修正带；(7)印盒；(8)各种小型机器，如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；(9)小刀；(10)日历等;(11)其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针

4、、纸夹等。3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：支配、实施和检查。(1)支配的步骤，要充分了解即将起先的工作内容，并思索以什么方法进行效率会最 佳。(2)实施的步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定的依次进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；协作上司预期的期限。(3)检查的步骤，要分析支配和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作支配，付诸实施，然后检查结果，围绕“支配一一实施一一检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先

5、要细致制定支配，然后依据这个支配去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的支配有所帮助和启示。4、依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)支配书。本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。5、从下列文员工作方法中，随意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的相识。1 .请示方法和报告方法；2 .支配方法和总结方法；3 .受意方法；4 .传达方法；5 .进言方法；6 .变通方法和挡驾方法；7 .分工方法与合作方法。受意就是文员接受和领悟上司的意图。可以分为干脆受意（即领悟上司在会议讲话、文 件批示、工作部

6、署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表的看法和想法等，易 于文员推断和领悟）和间接受意（即上司在平常随意交谈的状况下，或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的看法和看法等）。受意方法要留意：（1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）留意倾听，专心推断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明白意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同看法，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、看法；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。我曾经经验过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录的重要性。才起先工作时，我到一家房地产公司

7、当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介，内容要包括四个部分一一公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、 公司取得的成果。当时，我没有阅历，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有实力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理的授意， 才写出了各方满足的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。留意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要留意按 照以上的思路作答；而且要留意结合教材，联系实际作答。既要简要说明教

8、材中的相关学问 点，又要结合实际谈谈自己的体会。本题失分的缘由大多是不结合实际谈自己的感受，同学 们在回答本题时要加以留意。作业2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热忱的看法；(3)通话结束，应让对方感受到自己开心的心情；(4)都应简明扼要表达自己的意思。异：(1)打电话应首先查清晰对方的电话号码；接电话应等电话铃响24声就接听。(2)打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些？1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，假如是推销的，可干脆拒绝。2、平常做

9、好来电书目，对特殊的人，特殊的号码进行登记。3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。4、假如领导不在，须要传话的话，记录下来，以防遗忘。三、简要回答邮件分拣的一般标准。(1)依据收件人的姓名分拣；(2)依据邮件的重要性分拣；(3)依据收件部门的名称分拣。四、怎样处理上司不在时的邮件？本题的答案请同学们见教材第72页。教材上有明确的答案，在此不再具体说明。五、怎样妥当处理上司拒绝接见的来访者的来访？(1)上司正在开会时；(2)上司繁忙时；(3)上司即将外出时；(4)远道来访或有重要事情的来访时。作业3一、提高会议效率，文秘人员应留意哪些方面，请列出相关要点。1、留意把握时间，敏捷的

10、话，可以以端茶、递交文件等提示会议人员留意节奏；2、主题；这是一个相当重 要的环节，在议题上肯定要扣紧；3、发言依次；这个干脆关系到会议质量，一般的依次是先谈问题，再表扬, 最终总结；4、中场休息，这个时间要选择合适；5、会议人员的座位次序，这个关系到他们是否能刚好的发 表看法。二、日程支配支配表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份义义预定表。日程支配支配表的种类：(1)年预定表。是企业在每年度例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表， 所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个年 度的活动事项整理成表，再通知各部门。（2）月预定表、周预定表、

11、日预定表。月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定支配，以一个月为单位，填写该月要进行的 会议、面谈、出差、访问等预定支配。周预定表是一个月预定支配中的一周支配，此预定支配比月预定表更具体。日预定表则是从周预定表里写出一天的预定支配，进一步以时间为单位，具体地预定从 早到晚的业务活动。各种预定表的编制请同学们参照教材P. 166-P. 170上的例子，编写。三、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些打算工作？请列出工作要点。（1）打算旅行支配和旅馆信息。旅行支配表要说明动身和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，动身和 到达的日期刚好间、座位状况、旅馆状况。旅行支配要打算三份，一份给上司，一份给他（

12、她）的家人，一份给办公室存档。假如办公室其他人想要 并有权利要，应再额外打算一份。（2）制定约会支配。约会支配表应当包括：城市名和省（州）名（假如是国外旅行，写明城市名和国家名）， 日期和时间，与上司约会者的姓名、公司和地址，电话号码及任何备注或特殊要提示的事情。假如上司与某位洽谈业务的人以前见过面，要把当时记录的档案找出，交给上司。（3）为商务洽谈收集资料。把上司旅行中将要处理的每一个问题的文件打算好，如与某项要探讨的问题有 关的信件、备忘录及其他相关资料你可以用橡皮筋或大号回形针把全部相关的文件扎在一起，每一扎都要 标得清清晰楚。（4）确定旅行用品。把上司作商务旅行时须要带的信笺信封和文县

13、用品列出清单。打点行李时依据清单检 查，这样就不会落下任何东西。旅行用品一览表 信纸、信封（一般的、公司的、大号的）、邮票 笔记本 地址书目：电话、传真等号码 日历卡 世界各地时辰表 国际电话号码表 文件夹 商业名片 声像材料 手机、手提电脑、软盘、微型录音机，或者是掌上电脑等 现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡 相关档案 旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍 日程表、约会支配表、时辰表和支配表 护照、签证等 钢笔、钳笺回形针、剪21、橡皮筋、透亮胶带、别针、尺子图章和印泥盒急救药盒四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及

14、工作告一段落，文员可适时端些饮料或打算湿毛 巾使上司消退工作疲惫、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的帮助。帮助的方法应视实际状况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特殊指示事项的时候一一虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所 以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性恳求时一一遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来帮助他解决私人的事务。财物管理。包括：（1）薪金收入管理一一薪金收入达到肯定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪 金以外有超额的收入，都须要按税法申报。特殊是稿费、版税、演讲费等

15、副业收入多的时候, 由文秘人员保管单据，以备申报所得，或干脆替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理一一最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别保藏，以避开被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。5、举办一般规模的宴会，须要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。答：1 .依据参与宴会的人选地点，定档次2 .发请帖3,确定参与人员，订餐4 .到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。5 .到时间正式进行。文秘人员应在宴请起先的前一天通过电话了解状况，一切是否依据支配

16、执行，可以采纳倒计时的方法， 将以上内容再细化成更具体的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必需亲 自检查每一项工作是否妥当支配，有否临时发生的问题，如有应尽快赐予解决，文秘人员在宴会当日应负责 款待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提示客人带回代办保管的物品，会后帮 助整理会场。作业4 一、简要阐述社交话题的选择原则。合适的话题包括：(1)谈话双方都感爱好的、有共同利益的话题，如合作意向等；(2) 一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；(3)显示地方或民族色调的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；(4)比较高

17、雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等；(5)主动、健康的生活体验的话题；(6)风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。不合适的话题包括：(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。(4)自己不甚熟识的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。(5)夸耀自己的话题。(6)庸俗的、色情的话题。(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。二、印章的运用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的运用范围如何？印章的运用的主

18、要形式为：(1)落款章；(2)更正章；(3)证见章；(4)骑缝章；(5)骑边章；(6)密封章；(7) 封存章。落款章、骑缝章、更正章的运用范围：(1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。(2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。(3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序：签收和拆封一一登记一一分送一一拟办一一批办一一承办一一催办一 一注办。分送的基本原则：(1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、

19、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导批阅或处理；(2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；(3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批；(4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，干脆交具体负责人办理；(5)在文件份数少时，阅办阅知部门(或领导)多的状况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别批阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅。4、依据文书立卷特征立卷，主要有几种类型？简要说明依据问题特征立卷的基本含义。本题主要考核本课程的第十四章第6点中的“文书立卷标准”这一学问点。1 .类型：（1）按问题特征立卷；（2）按作者特征立卷；（3）按文种特征立卷；（4）按时间特征立卷；（5）按地区 特征立卷；（6）按通讯者特征立卷。2 .按问题特征立卷的含义：将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理状况， 运用最广泛。同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行肯定的说明和阐述。回答其次个问题时，应举例说明。五、简要说明电子文件归档的基本方法。答案在书上P317页。