供销大集合规调查管理办法.docx

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1、3供销大集 卜 ccoop供销大集集团股份有限公司CCOOP Group Co., Ltd.文件编号DOCUMENT NO.CCOOP-RM-Notice-2018-X级 CONFIDENTIALITY公开签发人SIGNED BY何家福关于下发供销大集合规调查管理办法的通知供销大集各单位：为进一步完善供销大集风控体系调查管理制度，确保各项调查工 作合法合规，特制定供销大集合规调查管理办法，请各相关单位 遵照执行。特此通知供销大集集团股份有限公司2018年X月X日4.3.23 附件根据报告需要，由调查负责人自行确定是否报告；4.3.24 对投诉属实的调查，需要对相关责任人进行具体责任界定的,可在

2、正文中增加责任界定 一项；4.3.25 调查完成后，调查主导部门应及时完成报告报批工作，公文审批路径参考海航实业（大集无此制度）风险控制类公文审 批规程执行。5 调查结果运用5.1 调查结果明确后可进行如下一项或多项处理：5.1.1 由上级或所在单位对被调查对象进行诫勉谈话，做好谈话记录并提交调查主导部门备案；5.1.2 根据需要，采取适当方式在一定范围内对问题进行通报；5.1.3 由调查人员依据调查结论及成因分析出具整改意见和工作提升建议，并发被调查对象的上级或所在单位，由其监督实施;5.1.4 对蓄意诬告、陷害被调查对象的，应对投诉举报人进行调查处理并建议有关单位严肃追究；5.1.5 调查

3、主导部门根据海航集团员工违纪违规处分规定（海航集团人2015 530号）及被调查对象所在单位相关人力资 源管理等文件规定及责任界定情况，与所在单位人力部门商 议人事处理意见后按相关人力资源政策执行，处理结果记入 员工个人档案；5.1.6 责成被调查对象配合公司挽回损失。5.2 对调查中有责任界定但已离职的人员，应记录在案，建立黑名单，全集团范围内禁止再次录用，其新任职单位做背景调查时应如实反映。5.3 针对已停职接受调查的人员，经调查核实不存在违纪违规行为的，由调查主导部门通知所在单位人力部门安排恢复原职 务或参照原职务重新安排同职级工作岗位，按停职前薪资标 准补发停职期间薪资。5.4 针对投

4、诉举报类事项的调查结果应参照海航集团投诉举报管理办法（海航集团监察2017 421号）相关规定执行。 如调查主导部门及人力部门下达整改及处理建议，各单位须 依时限要求向相关单位反馈落实情况。5.5 调查事件结束后，相关调查报告、处理意见及向投诉举报人反馈的情况应录入集团投诉举报管理系统。5.6 被调查单位应根据供销大集合规调查整改意见表（附件1 ；的要求进行整改，并在规定时限内向实业风险控制部书面反 馈整改情况。整改情况应当明确需要整改的问题、原因分析、 整改措施、预防措施、采取措施后的成效、其他改进建议等 内容，并由实业风险控制部对整改情况进行验收。5.7 调查主导部门须对调查结果进行评估,

5、决定是否形成案例分析，用于合规宣贯和教育。6 存档管理及查阅调查部门应在调查审批结束后10个工作日内按照机密文件 等级完成建卷存档工作。任何人不得私自留存、复制任何调 查事件相关材料。涉及相关人员信息应录入干部员工合规档 案，并逐步纳入员工诚信档案系统。6.1 存档内容6.1.1 调查信息来源，如举报信、工作指令等。6.1.2 调查过程，包括调查计划、报告、支持性物证、书证、视听材料、电子数据、笔录等。6.1.3 合规调查报告以及被调查单位的书面说明。6.1.4 处分情况。6.2 存档方式6.2.1 书证、笔录须同时扫描留存电子版。6.2.2 视听材料、电子数据应当刻录光盘保存。6.2.3 所

6、有材料建立卷宗一年后如无特殊事项应交由海航实业档案馆根据密级分类保存。6.3 档案查阅档案查阅根据密级在体系内逐级审批，具体参照海航集团 档案管理规定（海航集团办2016 791号）执行。7 附则7.1 本办法由供销大集风险控制部负责解释、修订。7.2 本办法自下发之日起施行。附件1供销大集合规调查整改意见表附件1供销大集合规调查整改意见表序号调查发现问题存在问题合规管理建议整改措施整改负责人整改时限印发单位ISSUED BY供销大集集团股份有限公司风险控制部 Risk Management Department of CCOOP Group Co., Ltd.印发日期DATE OF ISSU

7、ANCE2018年X月X日印发Issued on X X , 2018联系人 CONTACT王海涛Wang Haitao供销大集合规调查管理办法1 总则1.1 目的1.1.1 为明确调查权限，规范企业内部调查行为，维护合规调查工作的独立性、客观性、公允性。1.1.2 提升内部调查工作水平，实现管控风险，维护海航集团、海航实业、供销大集公司利益，提升企业治理水平。1.2 适用范围1.2.1 供销大集下属所有单位，包括供销大集总部各职能部门、下属企业及其所属各业务单元、职能支持单元。1.2.2 供销大集所有干部员工，包括与供销大集各单位建立劳动关系的员工（含试用期员工）以及在供销大集各单位实习的员

8、 工、劳务派遣员工、特聘员工及教职学生等。1.2.3 供销大集各单位的所有经营行为，业务流程，及全体干部员工的职务行为。1.2.4 涉及供销大集专项调查事件的产业集团外相关人员。1.3 编制依据参考海航集团诚信与合规行为准则（海航集团风控2017 440号）、海航集团合规监察调查管理办法 （HNA-SO-Notice-2017-1159 海航集团投诉举报管理 办法（海航集团监察2017 421号1海航实业合规调查 管理力法（HNAHO-RM-Notice-2018-45 ）编制。1.4 工作原则1.4.1 调查工作坚持合法合规开展的原则，遵守国家法律法规，依照海航集团规章制度开展工作。1.4.

9、2 调查工作坚持独立性原则，风控体系依照本制度独立开展事件调查工作，供销大集各单位或个人不得干涉。1.4.3 调查工作坚持实事求是的原则，以客观事实为依据，做到事实清楚，证据充分，定性定量准确，处理意见恰当。1.4.4 调查工作坚持人人平等的原则，对所有干部员工一视同仁，对于违反法律法规、公司规章制度或损害公司利益的行为， 当事人员需要承担相应责任。2 调查职责分工2.1 供销大集风控体系事件调查范围：2.1.1 海航集团董事长、董事局其他领导、集团首席执行官、集团首席执行官（D ）和集团风控总监、集团风险控制部交办的调 查事项；2.1.2 海航实业董事会领导、首席执行官团队及各总监和实业风控

10、总监、实业风险控制部交办的调查事项；2.1.3 供销大集董事长、首席执行官团队及各总监交办的事项。2.1.4 涉及中基层管理干部、员工投诉举报的调查工作和涉及监察体系人员的调查事项；2.1.5 监察体系移交其他符合条件的调查事项。2.2 涉及职务侵占、挪用资金、商业贿赂等严重损害供销大集利益的事项、对海航事业忠诚问题以及董事和高级管理干部的事项须上报海航实业风险控制部，由其视情上报至海航集团 风险控制部，并由后者报告海航集团董事长后，做出调查工 作后续安排。2.3 调查主导部门负责人应当指定调查负责人和调查专员进行调查处理。视调查事件复杂程度，可组成专项调查小组。2.4 供销大集风控体系负责供

11、销大集范围内各项调查工作，其他组织和个人不得越权开展调查工作（各业务体系内部自查及 业务检查不在此列,但若需对上述自查发现的一般违规行为问 责，须报各业务体系内部风险控制部备案后，由相应人力部门 予以处理）o2.5 其他部门、企业、个人无权对3调查事项列明情况开展 调查。3 调查事项3.1 违反国家法律法规、行业规章、监管政策、行政命令，严重影响公司声誉，遭受行政处罚或被提起公诉的行为。3.2 违背职业道德、职业操守、损害公司利益的行为，如公器私用、公款私用、任人唯亲、利益输送及需要管理层悉知的不 当行为等。3.3 违背海航集团诚信与合规行为准则（海航集团风控2017440号）的行为，发生关于

12、下发海航集团违规行为清单（试行）的通知（海航集团监察2017 341号）中所列举的违规行为。如收受回扣和商业贿赂、关联经商、谋取私利、内 幕交易或泄露内幕信息、未对重大利益冲突进行披露等。3.4 违反供销大集各单位规章制度的行为，如越权行事、越级管理和交办工作、未经授权而做出重大决议等。3.5 其他违背海航集团企业文化及价值观的行为。3.6 本办法所涉及调查事项不涉及业务协调、管理意见分歧、考核结果申诉、劳动关系仲裁、消费者投诉问题与一般违规违 纪问题（如违反办公秩序等X4 调查管理4.1 调查启动4.1.1 海航集团、海航实业、供销大集交办的调查事项4.1.1.1 海航集团董事长、董事局其他

13、领导、首席执行官、首席执行官（D）和风控总监、风险控制部交办的调查事项，自交办之 日起，即启动调查。4.1.1.2 海航实业董事会领导、首席执行官团队及各总监交办的调查事项，交办之日当天应向海航集风险控制部备案，并启动调查。4.1.1.3 供销大集董事长、首席执行官团队及各总监交办的调查事项,交办之日当天应向海航实业风险控制部备案，并启动调查。4.1.2 投诉举报反映的调查事项集团内外部单位或个人直接向供销大集风控体系进行投诉、 举报的事项，具体参照海航集团投诉举报管理办法（海航 集团监察2017 421号）执行;4.1.2.1 受理单位在接收到投诉举报事项后应对事项的可调查性等作出初步审核评

14、估：如投诉内容为投诉人主观感受、口头议论、道听途说，缺少直接证据，则列为关注事项，应要求投诉人 进一步提供明确清晰的证据后再由供销大集风控总监决定是 否立项调查；4.1.2.2 如为重复性投诉，应予以备注，以避免重复调查；4.1.2.3 投诉举报内容有明确指向，并附有相关证据，具备较明确的核实线索及价值的，应及时组织开展调查，并向海航实业风 险控制部备案。4.1.3 根据日常工作反映自行启动调查工作供销大集各级风控体系在开展案件调处、审计工作、企业巡 视/调研等工作过程中，认为有必要另行开展的合规调查，须 报供销大集风控总监审核后，即启动调查，并向海航实业风 险控制部备案。4.1.4 各级调查

15、机构在获得初始事件信息后，必须录入集团投诉举报管理系统，进行统一闭环管理。调查工作启动后，指定的 调查负责人或调查人员必须在集团投诉举报管理系统中反馈 工作进展直至事件调查结束。4.1.5 由供销大集风控体系主导调查，供销大集风险控制部指定专人将调查启动信息录入海航实业风控BIMR系统。调查实施 后，由调查负责人或调查专员负责后续更新上传系统数据， 确保系统数据能够反映调查实时进展情况。4.2 调查实施4.2.1 调查人员应当根据材料提前分析，制定调查工作方案、访谈提纲及计划，针对重大、复杂问题还需同时制定工作预案，报所属体系负责人批准后实施。4.2.2 调查工作进场前,调查部门可根据需要向被

16、调查对象所在的企业负责人或上一级主管单位发出调查通知，重点强调相关 人员应积极配合调查工作，客观真实的对问题进行描述并积 极提供相关佐证材料等总体工作要求，配合调查人员开展具 体工作。4.2.3 在调查期间，调查小组可根据工作需要向被调查对象所在单位第一负责人及人力部门第一负责人发出通知，同时抄送供 销大集风控总监，停止一切有关被调查对象的晋职晋级、涨 薪、奖励、休假、调动等事项，将该情况上报海航实业风险 控制部备案。调查权力独立调查权独立开展专项调查工作，任何单位或个人均不得擅自干预及限制。必要时可聘请外部专业机构或人员协助其工作。4.2A2资料调取权调查人员有权调取专项调查涉及的相关资料、

17、文档、数据。4.2A3人员询问权调查人员有权对专项调查涉及的相关人员进行询问，相关人员及其所在单位应予以积极配合。信息知情权在进行专项调查过程中，调查人员享有与履行工作职责相关 的信息知情权，有权要求相关单位人员提供真实、准确、整的信息。4.2A5 人员问责权调查人员有权根据调查结果对相关责任人进行责任界定，并转责任人所在的人力部门按规定做出具体的人事处理。4.2.5 调查方式4.2.5.1 现场调查调查人员到达调查现场，通过听取汇报、查验有关资料等方 式进行实地检查。调查人员可以采取现场观察、现场走访、 列席会议、回访调查等方式对被调查单位及个人实施调查。425.2 非现场调查调查人员不到调

18、查现场，通过邮件沟通、远程操作等方式进 行非实地检查。调查人员可以采用电话访谈、远程会议、数 据分析、线上复核等方式对被调查单位及个人实施调查。4.2.6调查取证及证据要求1.1.1.1 调查取证工作应当至少由两名调查人员共同开展，根据工作需要，可联合其他相关部门开展调查工作。1.1.1.2 物证、书证等可拍照、复制，注明保存单位和出处。1.1.1.3 视听资料、电子数据等可提取、复制，注明保存单位和出处。1.1.1.4 访谈取证时，应当制作谈话笔录并全程录音。谈话内容要整 理成谈话记录，经核对无误后，由被谈话人在每一页笔录上 签字、按指印确认，同时谈话人和记录人在此基础上予以签 字确认。1.

19、1.1.5 被谈话人要求对原笔录做出部分或全部更改时，应重新出具谈话笔录并注明更改原因，同原笔录一并留存。1.1.1.6 所有调查材料须严格审核、保存，经调查人员认定后方可使用。4.2.7 调查过程中，发现证据不足的，应予以补证；认为事件主要事实不清的，应补充调查。4.2.8 调查人员应就调查进展与调查主导部门保持实时沟通，就重大违规违纪问题定性，需要对相关人员采F停职、免职等人事管理措施等事项及时形成报告。4.2.9 调查过程中如发现涉及违法犯罪、重大损失等严重事项，调查人员应立即形成调查进展报告上报所在体系负责人，并及 时通知所在风险控制部法律中心介入处理。43 调查报告调查完成后，调查人员应及时编制调查报告。调查报告应满 足以下要求：4.3.1 调查报告应满足海航集团全球通用公文格式细则 (HNA-Admin-2017-615 )的相关格式要求;4.3.2 调查报告应包括概述、正文、附件三项基本内容；4.3.2.1 概述部分主要内容应包括：调查背景、信息来源、调查组组成、调查手段、调查期间等基本情况；4.322正文部分主要内容应包括：被调查人员事项或相关企业基本情况、投诉举报反映线索情况、问题核实与调查情况、调查 发现其他问题、调查反映风险事项提示(风控体系主导调查 必报内容)、责任界定或后续管理改进建议等内容；