WORD排版技巧.doc

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1、WORD实用奇招妙技大荟萃1. 在表格中巧输文字12. 把页码插入到Word文档页面外侧13. 为Word文档添加行号14. “逆打”有妙用15. 更快捷的全部保存16. 扩展单元格17. Word中特殊字符的快速输入18. 快速进行线条修改29. F8：谁说选中要按左键拖动？210. Word2000下的数*算功能211. F4、F5和F7也有妙用212. 快速改变Word文档的行距213. 巧使表格旋转314. 在Word中速查上次修改的位置315. Word下的运算符号316. 解决图形对象随段落移动的问题317. 缩放显示比例的快捷键318. 用鼠标在Word中精确移动表格线419.

2、输入循环小数的技巧420. 文档页面自行滚动421. Word中快速查找内容422. 罗马数字转换为大写汉字423. 精确移动Word中的对象524. Word小技巧：快速找到上次修改的位置525 自定义中文Word的快捷键526 中英文引号替换技巧627. 智能五笔中英文快捷输入628 在Word中输入数学公式729 在Word中建立常用文件索引830 在Word中调用外部程序两法831. 在Office组件中快速切换932. 用一个文档保存多个版本1033.用好Word的状态栏1134. 用好Word的目录提取功能1235. 用好Word XP中的样式和文本框1236. 用好Word XP

3、中的模板1537. 用好Office的协作功能1638. 用Word制作复杂的表格1839. 驯服“捣乱”的输入法1940.修复Word文档一法1941. 文稿自动签名五法2042. 文稿校对轻轻松松2143.为你的文稿“化妆”页眉、页脚及图表的典型应用2244让文档图片编号自动化2345让Word自动去掉文档最后一页2446让Word正确显示英文音标2547巧用Word修改图片2648巧用Word文档打印Excel数据2849巧用Word输入生僻字2950巧调Word字符间距2951奇妙的自动图文集3052妙用Word的“插入文件”功能3153冷僻字输入不用愁3254快速返回上一个编辑位置3

4、355解决Word文档显示混乱三部曲3456给Word也建个收藏夹3557给Word加上两把“锁”3658单文档和多文档界面的自由切换3759. Word中巧输符号三例3860. Word中的“简单”加密方法3861. Word排序的规矩3962. Word加智能五笔巧识繁体字4163. Word打印不求人4164. Word表格操作小技巧4365.Word 2000中绘图的精确定位4366. Office XP中嵌入工具条的秘密4467. Word2000中奇数行单元格合并后再“一分为二”4468. 任务栏上不见“输入法指示器”或“输入法缺省En”4469. Word中图形框(或文本框)内的

5、文本居中难45461. 在表格中巧输文字要想在表格中随心所欲地输入文字，而不影响表格大小，其实这操作起来很简单。只需要在绘图工具栏上选择文本框(竖排或横排均可)，然后在表格上拖出一个文本框，在其中输入文字，再在表格上单击鼠标右键，在弹出菜单中选择“设置文本框格式”，再单击“颜色与线条”标签，把“填充”颜色及“线条”颜色均设为无颜色线条，最后确定即可。 2. 把页码插入到Word文档页面外侧你用Word编辑了一篇文档，将它按双面打印出来后，你有没有想过将页码放置在页面的外侧，这样你的文档看起来就有些与众不同了。要将页码插入到页面的外侧，方法如下：在“插入”菜单中，单击“页码”；再在“位置”框中，

6、选择“页面纵向中心”；然后在“对齐方式”框中，选择“外侧”；最后单击“确定”按钮。实际上，在“位置”和“对齐方式”框中，你还可以选择其他的组合方式，把页码放置在页面的其他位置呢。就试试吧！3. 为Word文档添加行号首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，在打开的“页面设置”窗口中单击“版式”标签项，然后在“应用于”框中选择是整篇文章还是文章的某一部分，接下来单击“行号”按钮，选择“添加行号”复选框，然后设置好“起始编号”、“行号间隔”和“编号方式”等选项，最后单击“确定”按钮即可。须要注意的是，只有在“视图”菜单中将文档设置为“页面”模式才可以看到我们刚才插入的行号。4. “逆打”有妙用点

7、击“文件 打印”，在弹出的“打印”窗口左下方点击“选项”按钮，在上面选中“逆页序打印”，这样Word在打印文件时就会先打印最后一页，直至第一页，免去了我们动手分页重新排序的麻烦。5. 更快捷的全部保存在Word 2000、Excel 2000中要想保存多篇打开的文档，可以按住Shift键，选择“文件”菜单中的“全部保存”即可。其实有更快捷的方法：可以先按住Shift键，然后用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮，观察按钮的图形是否改变？对了，这时“保存”按钮的图标就变成“全部保存”的图标，松开鼠标，即全部保存完毕。是不是更快捷？6. 扩展单元格如果用Word设置好的表格，有时在单元格中多输入了一

8、两个字符就不能容纳进去，可又不想改变原有的字体、字号或列宽等风格。这里有个简便的方法来解决这个问题：选中该单元格，在格式菜单中选“段落”“缩进与间距”选项卡，将左、右缩进栏内的“0字符”改为“-1字符”，加以确认，这时，未显露的字符就纳入格内了。7. Word中特殊字符的快速输入办公录入时，特殊字符输入通常由“插入”菜单，选择“符号”，再在弹出的对话框内选择字体类型，再找到所需的字符后插入。这种方法并不理想，频繁使用鼠标降低了录入速度，查找符号也浪费了不少时间。最简便的方法是将自己常用到的字符定义成快捷键。例如经常输入字符、，通过“插入”菜单中“符号”找到相应的字符，点“快捷键”按钮，将自定义

9、的快捷键输入相应的栏内(通常为“Alt+某字符”组成组合键)，再点“指定”按钮即可。8. 快速进行线条修改在Excel中一张表格画好后，如果想对其中几根线条进行修改，怎样快速做到呢。单击“视图”菜单，选择“工具栏”下的“自定义”，在“自定义”窗中单击“命令”标签，在“类别”中选择“格式”，然后在右窗格中拖动垂直滚动条，找到“绘图边框”，最后把它拖至格式工具栏上。在要修改表格时，单击该“绘图边框”按钮，对弹出的小窗感到熟悉吧，在Word中画表格时常用到的，在其中可选择线条样式及颜色，然后在想修改的表格线上再画一次即可。9. F8：谁说选中要按左键拖动？在Word中，如果要快速选中好几段文字，可以

10、用扩展功能。先将光标定位在需要选中的开始处，按下F8键(或双击底部状态栏中“扩展”字样)进入扩展状态，此时移动鼠标至结束处单击，即可快速选中。省去了拖动鼠标到处跑而且不太容易准确选中的麻烦，快来试一下吧：)如要重新选择，可再次双击“扩展”退出扩展状态。10. Word2000下的数*算功能要在Word中进行数*算，首先要进行简单的设置。在Word界面下，点击“工具”，选择“自定义”，在打开的“自定义”窗口中点击“命令项”，在“类别”窗口选择“工具”，在“命令”窗口找到“工具计算”选项，按下鼠标左键，将“工具计算”拖到Word界面上方的工具栏中，接下来就可以进行计算了。例如，用公式计算的方法如下

11、：列公式，如1+2+3*4-10/5(即1加2加3乘4减10除以5)；选中整个公式，点击工具栏上的“工具计算”；同时按下“Ctrl+V”键或用鼠标点击工具栏上的“粘贴”图标，根据运算法则计算的结果就会出现在光标所在位置。11. F4、F5和F7也有妙用在Word中执行过某一命令后，按F4键可再次重复这一操作。如果按下“Shift+F5”后，光标在最后三个编辑处循环，可帮你快速修改前三个编辑，让你知道自己最后做了什么改动。F7键最省事了，按一下全文拼写查个遍。12. 快速改变Word文档的行距在编辑Word文档时，要想快速改变文本段落的行距，可以选中你需要设置的文本段落，按“Ctrl+1”组合键

12、，即可将段落设置成单倍行距；按“Ctrl+2”组合键，即可将段落设置成双倍行距；按“Ctrl+5”组合键，即可将段落设置成1.5倍行距。13. 巧使表格旋转首先选中整个表格，然后单击“绘图”工具栏上的“阴影效果”(如窗下绘图工具栏没有，可从“视图/工具栏”下选取)，并任选一种阴影效果。然后在表格阴影效果上单击鼠标右键，从弹出菜单中选择“设置自选图形格式”，再在自选图形格式窗中单击“大小”标签，然后在“旋转”栏输入旋转的角度数，重复这些操作便可。14. 在Word中速查上次修改的位置经常处理长Word文档的朋友都会有这种经历：对一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或校对时总要经过很多次修改，可是每

13、次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要查找很久。其实有一个简单快捷的方法，那就是使用“Shift+F5”快捷键，即在打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你马上又可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。15. Word下的运算符号Word下的键盘输入“加”、“减”、“乘”、“除”，分别显示为“+”、“-”、“*”、“/”。其中“-”、“*”、“/”并不为大家所熟知。这些符号在有些具体使用场合会让人费解。如笔者所教授的小学算术。可用以下方法更改设置，得到大家都习惯的相应计算符号。先在Word界面下点击

14、“插入”选择“符号”，再在字体(标准字体)栏内选择大家习惯和熟悉的运算符号，做以下变更：以减号为例，键盘“-” 号比常用“”号略短。首先选取栏内“”号，然后点击左下角“自动更正”，进入选项设置后在左边替换栏填上键盘符号“-”，替换为现在已经自动设置为你所选择的常见运算符号，单击“添加”然后“确认”。你就完成了替换符号“-”的设置。现在你在键盘上输入的减号就是“”了。符号的设置和减号基本相同。而除号键盘键“/”是常用字符之一，可在替换栏内填入“。”“/”两键，同时敲击所设置的两键就可出现大家习惯的“”号。16. 解决图形对象随段落移动的问题一般在默认情况下，插入到Word中的图片的位置不是相对固

15、定的。它会随着段落的移动而移动。若我们要让图片不动，那就要用图片格式来实现了。在图片上双击，屏幕上出现格式设置窗口，打开其中的“版式”，选择“衬于文字下方”然后再点击“高级”，打开“图片位置”，将其中的“对象随文字移动”的选择项取消掉并单击“确定”。这样问题就解决了。 #1 在Excel中快速输入分数通常在Excel单元格中直接输入分数如“6/7”，会显示为6月7日。如何快速输入分数“6/7”，其实只需在输入分数“6/7”时在它前面添加一个“0”和一个空格即可，但是用此法输入的分母不能超过99(分母超过99就会变成另一个分数)。17. 缩放显示比例的快捷键我们大家在用Word进行文档编辑时，经

16、常会调整显示比例来观察文档整体的布局，但如果每次都要去点击工具栏中缩放按钮的话，实在是有点麻烦，其实只要你有个滑轮鼠标，按住Ctrl键并且使滑轮向上或向下滚动，这样就可以放大或缩小显示的比例。18. 用鼠标在Word中精确移动表格线在Word中编辑表格很方便，但用鼠标左键移动表格线时往往由于移动量大，而不能随意移动表格的列宽和行宽。其实这可以用2个简单的方法实现。方法一：选中要改变宽度的行或列，单击菜单栏中的“表格”项，在下拉菜单中选中“表格属性”，在出现的对话框中选定行或列选项，可以精确设定行或列宽。方法二：将鼠标放在要改变宽度的表格线上，当箭头变成移动形状时同时，按下鼠标的左右任意键，即可

17、精确移动表格的列或行宽。19. 输入循环小数的技巧要输入形如0.1()2()的循环小数，在WPS 2000中，将数字上面的小圆点称作顶标记，采用插入数学公式的方法输入。将光标定位在要插入对象的位置，点击“插入数学公式顶标记式-单点”，然后在对象框内输入数字“1”，重复操作插入方法，输入数字“2”。在Word 2000中，我们先输入数字“12”并选取它，用鼠标点击“格式中文版式拼音指南”，弹出“拼音指南”编辑框，可见“基准文字”为1和2，我们在“拼音文字”框内输入小圆点，点击“确定”，大功告成。这里输入小圆点有点麻烦，使用键盘上是小句点不行，要使用中文标点的间隔符，方法有两个：1.打开输入法的软

18、键盘，选择“标点符号”，按数字键“9”；2.工作前先在文档空白位置上插入一个“”，将它剪切到剪贴板，在输入“拼音文字”时按快捷键“Ctrl+V”粘贴它。20. 文档页面自行滚动在电脑上阅读较长的文档，如果鼠标没有滚动功能，看起来非常不方便。实际上这个功能，在Word2000中，通过简单的设置，完全可以实现。具体步骤是：1)打开“工具自定义”菜单，在弹出的对话框中，选择“命令”选项卡，点击“类别”中“所有命令”，在“命令”对话框找到“Autoscroll”命令。然后把“Autoscroll”拖动到工具栏的合适位置放下，放手后会出现“自动滚动”按钮。以后在阅读文档的时候，只要单击这个按钮，上下移动

19、鼠标，页面就会自行滚动。鼠标上下移动的幅度可以调节页面滚动的速度。再次单击左键，鼠标回到正常状态。21. Word中快速查找内容单击“编辑”菜单中的“查找”命令或者按“Ctrl+F”快捷键，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”输入要查找的内容，即可。当单击 “取消”按钮回编辑窗口之后，还可以通过按“Shift+F4”键来完成重复查找的工作。利用此快捷键继续查找时，Word不再显示“查找与替换对话框，而是按照上次查找的内容来搜索，并反白显示搜到的文本。用查找中的“高级”查找选项设置，还可以查找特殊殊字符，特定格式，特定格式的文本等内容。22. 罗马数字转换为大写汉字在Word中，有时作合同或

20、协议文件时，金额需要汉字大写，这时从千元或万元依次录入就比较麻烦，并且容易出错。这里一个简单的办法，先按罗马数字输入后，选中要转换的数字，单击菜单“插入数字选中选择框中的大写的壹、贰、叁”最后按“确定”即可。23. 精确移动Word中的对象使用Word时一定会遇到插入“图形符号、表格、公式”等对象的各种操作。如果按住Alt键，再移动对象，会更加地精确。例如要完成将四个点用一条线串起来，当然这在绘图软件中不难实现，但在Word中如不使用Alt键，恐怕就很难完成。在Word中，精确地使某对象进行移动，在其他方面也可实现，如表格的行列大小的调整，按住Alt键后再进行标尺或表格的行列大小操作(如：拖动

21、、移动时)会显示出表格行、列的实际尺寸和标尺的实际尺寸，并且调整的大小是可随便选择的。24. Word小技巧：快速找到上次修改的位置相信与我一样曾经处理过长文档的人都会有这种经历：一篇十几页或者上百页的文章进行编辑或较对时总要经过很多次修改，可是每次打开Word文档，想要从上次修改结束的位置接着修改时，总要找很久。终天有一天我找到一个快捷的方式，那就是“Shift+F5”快捷键，即在刚打开上次修改过的文档时，按下“Shift键”的同时，按下“F5”键，输入光标会迅速跳到上次结束修改工作的位置，你很快就可以开始继续你的修改工作，实在是方便极了。25 自定义中文Word的快捷键告别DOS时代，尽管

22、有使用十分方便的“小老鼠”为我们在Word中提供各种菜单、窗口间的操作，但对于熟练的用户来说，键盘快捷键显然速度会更快，操作更方便。比如我们处理好一篇文档并要将其存盘，我们只要按“Ctrl+S”，这比用鼠标单击文件栏中的保存要快得多。所以我们就要善于使用Word的键盘快捷键，这对于我们日常操作的速度有十分重大的影响。默认情况下，Word向用户提供的一套快捷键操作方案，这一点我们可以从它的菜单上查得。不过，有时这些默认的快捷键不一定符合用户的操作习惯，有些用户可能会因自己的特殊情况，希望对它加以适当的调整，如添加新的快捷键、删除原有快捷键等。其实这是十分容易的一件事。一、指定新的快捷键1.打开“

23、工具”菜单中的“自定义”命令。在命令选项中选取“键盘”(如图)。2.定位好将这个快捷键修改后的模板；在“将修改保存在”下拉菜单框中选择一个用于保存对快捷键所作修改的文档或模板(自定义的快捷键只对那些模板生效)。3.选取所要命令的类型，和要自定义的命令。原命令的快捷键将出现在“当前快捷键中”。将光标移到请按新快捷键一栏，并指定好你的快捷键。完成后按“指定”，关闭自定义快捷后，这些命令的新快捷键方式即可发挥作用。二、修改、删除和恢复快捷键的设置如果你会自定义快捷键了，那这一步是非常的简单。同样当你打开自定义快捷键的窗口。选择要更改的命令，这时，它的快捷键就会出现，我们只要按“删除”即可。或者亦可用

24、类似的方法修改它的设置。当然你感觉自己的设置不好，又想更改成默认的状态时，只要按“全部重设”即可。26 中英文引号替换技巧我们在编辑文章时，可能会遇到使用英文标点符号的文章。为了规范文件编排，常常需要将此类文章放在Word中进行编辑处理，并把所有的英文标点符号转化为中文标点符号。利用Word的替换功能，可以轻松转换大多数标点符号，但要将英文引号()替换为中文引号(“”)，由于Word分不清英文引号()哪个是上引号，哪个是下引号，因此替换起来非常麻烦。笔者经过多次实践分析之后，终于找到了分步替换的简单办法。1.将指定的文章复制到Word中，将文中的任意一个英文引号复制到剪贴板中(编者注：用鼠标选

25、中任意一个英文引号，然后按“Ctrl+C”组合键即可，此步一定不要省略)。2.打开Word替换对话框，在查找框内输入(*)(英文引号和*号。注意只输入括号内的符号，括号本身不要输入，下同)，选中“使用通配符”，然后在替换框内输入(&c)，C要小写。把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”，经过替换之后，我们看到文中所有的英文下引号都由单个()变为双个()了，这是为后面Word区分英文上引号和下引号打基础。3.再次打开Word替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入中文下引号(”)，把光标放在文档的开始处，单击“全部替换”。4.在文档中输入一个中文上引号(“)，并将其剪切到剪贴板中。打开W

26、ord替换对话框，在查找框内输入()，在替换框内输入(c)，单击“全部替换”。至此， 完成了英文引号()替换为中文引号(“”)的工作。英文单引号替换的原理与双引号替换一样。友情提示：如果你经常需要做这项工作，可以用Word的“宏”把整个过程记录下来。具体步骤为：点击菜单栏“工具宏录制宏”，在宏名中输入“引号替换”，单击“确定”，然后开始上述替换操作，完成操作后单击“停止”。以后每次要进行引号替换时，只要运行一下“引号替换”宏就可以了。27. 智能五笔中英文快捷输入笔者平常都是用智能五笔输入法5.0的，经常要按“Shift”键切换输入英文总觉得很麻烦。想到我们在中文输入时会用到的英文单词其实并不

27、多，而且重复几率很大，像笔者写稿件时常用的也就是Microsoft、WPS Office、Excel、Windows、Photoshop等有限的几个词。如果能给这些词指定编码的话，就不必再来回切换了，只要键入14个编码就可直接输入单词，还可以大大减少击键次数。事实证明这是可行的。启动智能五笔输入法后，右击智能五笔输入法状态栏，在弹出快捷菜单中依次选择“辅助功能自定义字词符号自定义字词”。将光标移到编码管理窗口编辑区内第一行的末尾，回车插入一行，然后依次输入“编码+半角空格+英文单词”，回车进行下一个词输入，完成后确定退出。例如：我输入“wps WPS Office”确定，以后只要输入wps就可

28、以像输入中文一样直接调用WPS Office了。建议取单词前4个字母或常用缩写为编码会比较好记。注意：对于由空格分隔的一串单词短语，单词间的空格必须使用全角空格(从右键菜单中的“参数设置主参数设置”选中最后一行的“汉字空格”按“确定”，然后在中文输入状态下键入的空格)，否则只会输入第一个单词。如果一定要用半角空格，可考虑使用“辅助功能自定义字词符号定义编辑短文”功能，规则是以“$”作为不同段短文的分隔行，每段的第一行为编码。不过调用时要先按“分号”再按“引号”然后才输入编码，那要麻烦多了。经试验，这个方法在智能ABC中同样可行，而且智能ABC的定义新词功能可以支持由半角空格分隔的一串单词(30

29、字以内)，只是输入时要以u开头，比如设定的编码是wps，调用时则要输入uwps才行。28 在Word中输入数学公式很多老师学生经常需要在计算机中输入各种数学公式，然而很多专业的符号在大家常用的Word文档里却没有办法输入，有时候还必须借助一些第三方软件来完成。其实Word 2000已经为我们提供的公式编辑器可以方便地生成各种公式，下面便将介绍如何利用公式编辑器建立和编辑公式。1.公式的建立选择菜单栏的“插入对象”，弹出“对象”对话框，选择“新建”标签，在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”关闭对话框。窗口中弹出“公式编辑器”工具栏。例如：在文档中插入公式S(t)=

30、，步骤如下：(1)输入“S(t)=”，将光标移到“=”后。(2)选择菜单栏的“插入对象”，弹出“对象”对话框。在“对象类型”框中选择“Microsoft公式3.0”，点击“确定”，弹出“公式编辑器”工具栏。(3)在“公式”工具栏单击，在下拉符号栏中选择，则在插入点后出现求和符号。(4)插入点放入求和符号后的虚线公式框中，单击“公式”工具栏中的，在下拉符号栏中选择。在分母位置输入“x”，单击“公式”栏中的图，在下拉符号栏中选择图，在下标位置输入“i”，光标定位在xi后，输入“+2)”，平方的设置如上，不再赘述；在分子的位置输入2。(5)在“图”后输入“(t)”。(6)单击求和符号下边的虚线框，输

31、入“x=0”。(7)单击求和符号上边的虚线框，在“公式”工具栏上单击图中的图。(8)公式输入完毕，单击文档任意位置，退出公式编辑器，返回文档窗口。2.公式的编辑如果对已建立的公式不满意，可重新编辑公式。用鼠标双击要修改的公式，则又进入了公式编辑状态，利用“公式”工具栏对公式进行进一步编辑工作。我们还可以利用公式编辑状态中提供的菜单栏对公式的“格式”和“样式”进行设置。在建立公式的过程中，我们可以对公式进行嵌套，完成一个复杂公式的建立。提示：如果你的机器中没有“Microsoft公式3.0”，则需要用到Office安装盘。在安装过程中选择“添加或删除功能”，单击下一步，在“Office工具”中的

32、“公式编辑器”上击左键，在弹出的菜单中选择“从本机运行”，即可安装“Microsoft公式3.0”。29 在Word中建立常用文件索引如果你和别人共用一台电脑，而且习惯用Word“文件”菜单的“最近常用文件”来快速打开自己要编辑的文章，就会出现这样的情况：由于各人处理的文章不同，“最近常用文件”经常变换。一位用过后，往往另一位就找不到自己要的文件了。增加“最近常用文件”的数目，菜单又太长，不大方便，而且也不能确保自己常用文件每次都在菜单上。此时我们可以利用索引文件来解决这个问题。一、建立索引文件在Word中新建立一个文件，例如index.doc(也可用其他名)，然后在“插入”菜单中选“超级链接

33、”，弹出如(图1)所示的对话框。你可以在“当前文件夹”、“浏览过的页”、“近期文件”等项目中选定自己要建链接的常用文件。选中其中的一个文件后，在“要显示的文字”中修改显示的文字，如去掉路径和扩展名；“屏幕提示”项相当于网页中的“title=”，即鼠标经过链接时就会显出提示语句，默认的语句就是文件名，你可以将它改成你需要的说明；当然也可以不管屏幕提示，直接在新建立的index.doc文件上，插入表格，设立“文件名”、“备注”等提示项目，便于经常修改和添加。用上面的方法为常用的其他文件添加链接，完成后保存该索引文件。打开索引文件，点击上面的某一个链接，相应的文章就会被打开。二、让Word自动打开索

34、引文件先为Word的执行文件Winword.exe建立一个快捷方式，然后用鼠标右键点击该快捷方式，选择“属性”，在属性页面中选择“快捷方式”选项卡，出现如(图2)所示的对话框。在“目标”框中，移动光标到Winword.exe后，先加入一个空格，然后输入/mFile d:docindex.doc(注意：/mFile后还有一个空格，另外引号请使用英文状态的双撇号。此处假设index.doc的保存路径为d:doc，你可根据具体的保存路径修改)。以后点击该快捷方式时，会自动打开所建立的索引文件。30 在Word中调用外部程序两法你有没有想过，在编辑Word文档的时候，直接从Word中调用外部程序呢？其

35、实这并不难，下面笔者就以在Word中调用计算器程序为例，简述具体的操作方法。一、利用宏命令1.点击“工具宏”命令，在出现的“宏”对话框中输入宏名“计算器”，在“宏的位置”框中选择“所有活动模板和文档”选项，以便在任何时候都可以使用这个宏。2.单击“创建”按钮进入宏编辑状态，输入以下代码：Shell C:WindowsCALC.EXE(假设计算器的路径为C:Windows)，然后点击“文件保存”命令，退出宏编辑状态，回到Word中。3.点击“工具自定义”命令，选择“命令宏”类别，找到刚才编辑的“计算器”宏，把它拖到工具栏上，以后我们要调用计算器的时候，只须单击该按钮即可。二、利用分配超链接1.点

36、击“工具自定义”命令，打开“自定义”对话框，在“自定义”对话框打开的情况下，用鼠标右键单击工具栏上的“插入超链接”按钮或者其他按钮，在弹出的快捷菜单中选择“分配超链接”中的“打开”命令。2.在打开的“分配超链接”对话框中，按下“查找范围”右侧的下拉按钮，找到C:WindowsCALC.EXE，按“确定”按钮退出。以后要调用计算器的时候，只要单击“插入超链接”按钮，就会弹出一个安全警示对话框，单击“确定”按钮即可启动计算器程序。注意：在第一步选择工具栏按钮的时候，尽量选择那些平常用不到的按钮，因为“分配超链接”会替换当前分派给该按钮的命令。比如我们上面的例子使用了“插入超链接”按钮来调用计算器，

37、那么以后单击“插入超链接”按钮时，就会打开计算器，而不是原来的插入超链接了。如果想要撤消分配超链接的话，只需选择“重新设置”命令，或者选择“编辑超链接”中的“删除超链接”命令即可恢复该按钮原有的功能。分配超链接的对象不一定是应用程序，也可以是文件夹和具体文件，如果是文件夹，单击该按钮会打开该文件夹；如果是文件的话，系统就会调用相关的程序来打开该文件。以上两种方法不但适合Word，而且也适合Excel、PowerPoint等其他Office组件。31. 在Office组件中快速切换 一、从Word切换到其他Office程序1.点击菜单“工具自定义”命令，弹出自定义对话框，在“工具栏”选项卡中单击

38、“新建”命令，在弹出的“新建工具栏”对话框中，为工具栏取一个名字，如“Office程序栏”，单击确定。2.在上一步的“自定义”对话框中，单击“命令”选项卡，在左边的“类别”列表中选择“所有命令”，在右边的“命令”列表中找到“Microsoft Access”、“Microsoft Excel”、“Microsoft FrontPage、”等Office程序命令，将它们一一拖到我们新建的工具栏上，单击确定即可。二、其他Office组件之间的切换由于在Word以外的其他Office组件中的“自定义对话框”中，没有提供“Microsoft Access”、“Microsoft Excel”等命令，所

39、以无法像Word一样直接完成，但我们可以通过以下办法来实现。1.先新建一个工具栏，并给它命名。打开“自定义”对话框，单击“命令”选项卡中的“类别窗体”，从右边的“命令”列表框中拖动若干个“按钮”命令到新建工具栏中。2.不要关闭“自定义”对话框，用右键单击我们刚刚插入的按钮，在弹出的快捷菜单中执行“分配超级链接打开”命令。在“分配超级链接”对话框的“地址”一栏输入Office其他组件执行程序的路径，单击确定。3.用同样办法为每个按钮分配超级链接。4.最后给按钮指定一个漂亮的图标。由于“更改按钮图像”中没有我们熟悉的Office程序图像，所以我们先切换到Word中，打开“自定义”对话框，右键单击我

40、们插入的Office程序按钮，在弹出的快捷菜单中执行“复制按钮图像”，然后再返回到Office其他程序，进行同样操作，最后执行“粘贴按钮图像”命令就可以了。32. 用一个文档保存多个版本因工作的关系，我经常要为单位起草一些规范性的文件，这些文件在正式出台前都要经过多次修改，在最后定稿时，领导常常需要查看每一次的修改稿。以前我都是先将文档另存一份后，再进行修改。这样做既占用了大量的硬盘空间，以后查找起来也不方便。其实，我们可以利用Word的“版本”功能，将多次的修改稿(多种版本)用一个文档保存起来，这样既节省了存储空间，又方便了查找和打印。1.启动Word XP(Word 2000也可以)，新建

41、一个文件，并取名(如A.DOC)保存，输入起草文件的第一稿内容。2.执行“文件版本”命令，打开“版本”对话框(如图)。选中其中的“关闭时自动保存版本”选项后，按“关闭”按钮退出。3.以后每进行一次修改并保存，退出Word时，系统会自动将本次修改前的版本内容全部保存一份下来。4.如果对编辑过程中的某个版本想作即时保存的话，可以先打开“版本”对话框，然后按“现在保存”按钮，打开“保存版本”对话框。在“版本备注”中输入一些关键词(这只是为了今后查找的方便，也可以不输入)后，按“确定”按钮即可。5.以后需要查阅、打印某个版本的文稿时，启动Word XP，打开A.DOC文档，执行“版本”对话框，选中需要

42、查阅或打印的版本后，按“确定”按钮，系统会在一个新窗口中(通常位于原窗口的下方)打开该版本的文稿内容，即可进行正常的查阅和打印。特别提醒：如果你一时记不清所要查阅或打印的版本是其中的哪一个，按下“查看备注”按钮，通过版本备注内容(如果备注内容不多时，其内容在版本对话框窗口中就直接显示出来了；如果太多，就不能全部显示)的提示来帮助你选定。如果你确定某个版本的内容不再需要时，打开“版本”对话框，选中不需要的版本后，按下“删除”按钮，再确认一下就可以了。如果你需要将某个版本的文稿另行保存为一个独立的文档，先按上述的操作，打开相应的版本，然后在窗口中，按工具栏上的保存按钮(或执行“文件保存”命令)，像

43、保存正常文档一样操作就行了。如果按上述第2步的操作启用了“关闭时自动保存版本”功能，这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次系统会保存一个版本，使文档的容量增大。建议不启用“关闭时自动保存版本”功能，而采用上述第4步的操作，需要时即时“保存版本”。经笔者测试发现，尽管Word 2000与Word XP文档之间可以相互兼容，但用Word XP保存的版本内容，Word 2000不支持，请大家小心使用。33.用好Word的状态栏在Word中使用一些常用命令的时候，我们习惯于通过选择菜单下的命令来打开并执行这些功能，不过你知道吗？利用Word的状态栏，我们也可以快速完成多个常用命令的执行。(

44、图)1.打开“查找和替换”对话框在状态栏上“录制”按钮前面的任何位置双击鼠标，可以打开“查找和替换”对话框，而且Word会自动为我们选择“定位”选项卡，方便了我们操作。2.快速打开“宏录制”对话框双击状态栏上的“录制”按钮，可以打开“宏录制”对话框，这比依次执行“工具宏录制新宏”命令来打开“宏录制”对话框要方便多了。3.快速执行修订功能对于文档的初稿，我们往往要进行多次修改。对此，我们可以利用Word的修订功能来帮助我们进行修改。双击状态上的“修订”按钮即可快速打开或关闭修订功能。在未处于修订状态时，“修订”按钮显示为浅灰色。而且当我们在状态栏上的“修订”按钮上右击鼠标时，会出现快捷菜单，方便

45、我们操作。4.选取连续的文本大家都知道，当我们按F8键后，可以使文本的选取模式处于扩展状态(状态栏上的“扩展”按钮会变得有效)，我们可以在要选取的文本的结束位置单击鼠标或者按键盘上的方向键增加或减少文本的选取范围。而要取消扩展模式，则只要按下Esc键。其实，我们双击状态栏上的“扩展”按钮时可打开或关闭该模式，显然来得更加方便。5.切换“插入/改写”状态一般情况下，我们可以按键盘上的Insert键来切换“插入/改写”状态。但如果我们已经将Insert键的默认功能修改为粘贴功能(执行“工具”菜单中的“选项”命令，选择“编辑”选项卡，选中“用INS键粘贴”复选项可将Insert键作为粘贴键来使用)时

46、，我们就只有在状态栏上双击“改写”按钮来切换“插入/改写”状态了。6.快速修改拼写和语法错误在编辑文档时，如果Word正在检查拼写和语法的错误，状态栏上的“拼写和语法状态”指示器图标将在书上出现一支动画笔。如果没有找到任何错误，就显示一个对号。如果找到了错误，就显示“”，这时你可以根据需要修改错误或忽略错误。7.取消后台打印任务当我们给打印机发出打印任务后(一般我们都将打印任务设置为后台打印)，会在状态栏上出现打印机图标，说明Word正在后台打印你的文档。打印机图标旁边的数字显示的是正在打印页的页码。双击打印机图标可取消打印任务。以上在Word 2000/XP中测试通过。34. 用好Word的

47、目录提取功能在使用Word 2000自动提取目录功能时，随着目录的生成，文章原来的版式和页码均发生了变化，而且目录的页码和原文档的页码是连续的，这与我们的日常排版有所不同。那么，如何正确使用Word 2000 的目录提取功能呢？下面分为四个步骤谈一下目录的提取方法。1.作为插入目录的前提，就是将文档中的相关标题信息按照级别用相应的标题或目录样式进行格式化。2.在文件首字符前插入分节符，使用“插入分隔符.”命令，弹出窗口(图1)，点选“分节符”中的“下一页”。3.将插入点移至分节符的后面(即文档部分的第一页)，执行“插入页码.”命令，在图2中点选格式按钮，在新弹出的窗口中选取“页码编排”中的“起始页码”选项。4.将插入点移至分节符前面，执行“插入索引和目录”命令，完成目录的插入。至此，完成了目录的自动提取，将目录页码进行单独编排，符合我们的日常习惯。35. 用好Word XP中的样式和文本框一、用好样式所谓样式，就是字体、段落、标题、正文等文档格式的集合。合理地使用样式，可以一次性对部分或整篇文档的格式进行快速设置。1.使用样式(1)选中需要使用某个样式的文本(或者将光标定在该文本所在行)。(2)用“格式样式和格式”命令，打开“样式和格式”的任务窗格。(3)在“请选择