采购部管理制度及操作流程.docx

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1、采购部管理制度及操作流程一、 目的为了进一步加强公司制度管理，健全企业采购管理制度，监督和控制不必要的开支，保证采购工作的正常化、规范化，特制定此制度。二、 工作程序（一） 采购原则1.采购是一项重要、严肃的工作，各级管理人员和采购经办人必须高度重视。2.采购必须坚持“秉公办事、维护公司利益”的原则，并综合考虑质量、价格、供应商的资质条件及客户，择优选取。3.一般日常办公用品及其它消耗用品由行政后勤人员负责采购；4.物料采购应尽量采用月结方式为付款条件与供应商洽谈。5.采购后直接发货的，虽货物不直接入库，但要补出入库单流程，登记进出台账。（二）采购申请1.采购之前，采购经办人依照所购物件的品名

2、、规格、数量，需求日期，供应商联系方式，身份证（如需），汇款账号，供应商为个人或公司及注意事项填写“采购申请单”。2.紧急采购时，由采购部门在“采购申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。3.若撤销采购，应立即通知财务和采购人员，以免造成不必要的损失。（三）采购流程1. 采购经办人在“采购申请单”内需填写所购物品的价格、数量、总金额和提供票据方式（收据、普通发票、增值税发票）。2. 各采购经办人在采购之前必须填写“采购申请单”，由部门主管审核签字，由采购部询价，确定供应商和产品后，交到财务部进行备案，并报总经理和董事长审批后，方能进行采购。 (四)采购经办人职责1. 建立供应商资料与价格

3、记录。2. 做好所购产品市场行情的经常性调查。详细列出15类价目表（注：从最高依次向下）。3. 询价、比价、议价及定购作业。4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制和出现质量问题后的售后服务跟进工作。5. 做好平时的采购记录及对帐工作。6. 建立价格异动表，如所购物品价格出现变动，须登记填写价格异动表并详细注明异动原因，上报总经理和董事长签字。（五）采购方式1. 长期报价采购：凡公司采购的物料须选定供应商议定长期供货价格。3. 每月第一周重新审定上月度供应商，与供应商洽谈需两人以上进行，并对供应商评审，且作出相关评审记录。（六）采购实施1.“采购申请单”批准签字且到财务部备案后，办

4、理借支采购金额或通知财务办理汇款手续。2.采购人员按核准的“采购申请单”向供应商下单并以电话或传真确定交货日期或到市场采购。3.所有采购物品必需由仓库或使用部门验收合格签字后，才能办理入库手续。（七）采购付款方式1.物品采购无论金额多少，一律由经办人签字，部门主管审核，总经理和董事长核准签字后方可报销。2.物料采购付款必须见供应商提供送货单及我司开出的入库单、采购定单、正式发票（非正式票据须经总经理和董事长同意）方可办理结款。（八）采购经办人行为规范1. 采购人员应本着质优价廉的基本原则，经过多方询价、议价、比价后填写定“采购申请单”。2. 采购经办人应尽职尽责，不能接受供应商任何形式的馈赠、

5、回扣或贿赂；若因严重失职或违反XX科技干部员工行为准则，给予辞退，情节严重者提交公安机关处理。三、 附则1.各部门需要采购时，凡是没有按上述审批手续审批和流程采购的，财务部将拒绝付款。四、本制度经部门经理，总经理和董事长核准后实施。五、附生产物料采购流程图：产品采购流程采购申请单审批流程签订供货协议或采购合同财务部备案采购部门询价采购需求部门填写采购申请表并编号，主管批准签字 （一 份） 总经理、董事长批准采购人员分发“采购申请单”给相关部门并自己保留一份。 采购人员根据已批准“采购申请单”实施采购并通知仓库验货事宜 仓库验收入库入库单传送流程图财务审核入库单，票据核对签字付款仓库验收物料并登记存账，根据送货单开具入库单，入库单必须注明采购申请单单号并留存一联 第三联 凭入库单、送货单、注明编号的采购申请单及票据结款 第二联 供 应 商 人力资源部意见：_CEO意见：_董事长意见：_