采购部手册.pdf

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1、 采购部手册 集团文件版本号：（M928-T898-M248-WU2669-I2896-DQ586-M1988）北京金创联合燃气表有限公司 部门手册 文件名称：文件编号：版本：生效日期：页码：页之 编制/日期：审核/日期：批准/日期：目录 前言 采购都是公司最重要的部门之一。它的成功运作将直接决定公司的产品结构、价格形象和盈利状况。根据公司运营的投资和公司的阶段性目标，公司制定是否受控 是否 编号 持有者 编号 持有者 北京*有限公司 采购部手册 文件名称：文件编号：版本：生效日期：页码：页之 编制/日期：审核/日期：批准/日期：北京*有限公司发布 了全年采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完

2、成公司的经营指标，包括:询价、核实供应商资质、核对产品各项参数、性能等。围绕着这些经营指标，采购部需要做好与供应商的谈判和管理、合同的管理等，最主要的是，我们是一个团队，采购部之间的紧密合作是成功的基础。采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。希望这本采购规范手册能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。北京沃尔五矿科技有限公司 第一章:采购部组织架构 第一节:采购部组织架构图 1.0 目的 为明确规定公司采购部的组织架构，特制定本组织架构图。2.0 适用范围 本管理手册适用于公司采购部、财务部、市场部、综合管理部。3.0

3、相关文件 31公司组织架构图 32公司职责说明书 4.0 名词解释：(无)5.0 职责：51 建立合理的组织架构，使采购部、财务部、市场部、综合管理部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。6.0 作业程序 61 产品部组织架构图 公司组织架构分解图（采购部部）第二节:采购部工作职责 总经理 总监助理 1 采购部总监 1 1.0 目的：为明确规定公司采购部工作职责。2.0 适用范围：本管理手册适用于公司采购部、财务部、市场部、综合管理部。3.0 相关文件：(无)4.0 名词解释：(无)5.0 职责 51 采购总监工作职责 511 监管所有的采购抉定；512 负责制定销售计划和毛利预算，对公司

4、的毛利、销售额预算全面负责；513 指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标；514 负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实。52 采购部门经理工作职责 521 负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算；522 指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标；523 发展与供应商的业务关系；524 督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格；525 制订新产品引进计划和旧产品汰换计划并监督落实。53 采购主管的工作职责 541 负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理；542 完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实；543 负责本部门产品计划表的落实和调整；544

5、 定期做客户回访，并及时与公司及时沟通，解决销售中出现的问题。55 采购助理的工作职责 551 协助采购主管开展工作；552 负责采购主管的文书工作；553 供应商前期接待、合同和相关资料的整理。第三节:采购部工作人员基本素质要求 1.0 目的：为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。2.0 适用范围：本管理手册适用于公司采购部全体员工。3.0 相关文件：31公司员工奖惩制度 4.0 名词解释：(无)5.0 职责 51 操守廉洁 511 正直高尚的个人品质；512 良好的职业道德；513 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠。52 市场知识 521 对机械行

6、业有深入的了解；522 对市场有深入的了解；523 掌握对所负责部门产品的专业知识；524 对供应商的熟悉。53 精打细算 531 把公司采购看成是自己的生意；532 良好的成本控制意识；533 尽最大努力创造最高的利润；534 时时处处维护公司的整体利益。54 积极认真 541 敬业、爱业；542 良好的心态，工作认真扎实；543 上进心强。55 创新求进 551 不断寻求突破，提升业绩；552 善于学习，提高自我；553 不躺在原来的成就上沾沾自喜。56 适应性强 561 良好的身体素质和心理素质；562 能适应公司快速扩张的需要和重复繁琐的工作；563 合理安排工作。57 团结合作 57

7、1 良好的淡判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作；572 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作；573 尊重供应商、同事及公司员工。第二章:采购部业务管理规范 第一节:采购部考核标准 1.0 目的：为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。2.0 适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。3.0 相关文件：31公司员工奖惩制度 4.0 名词解释：(无)5.0 职责 在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将产品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化。60 作业程序 61 销售计划 为强化各部门目标责任制，应该制订相应的

8、销售计划。根据公司的现状，为便于顺利调整到位，使目标制订更加切合实际，将公司销售指标计划分为两个阶段：第一阶段为计划如下：第二阶段为计划如下：62 毛利计划 为便于公司毛利的调整，根据公司的具体情况，随时根据市价进行调整 第二节:供应商管理规范 1.0 目的：为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定。2.0 适用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。3.0 相关文件：31 4.0 名词解释：(无)5.0 职责 建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对公司的支持，提升销售。6.0 作业程序 61 寻找优秀的供应商 611 供应商的分类：6111 按供应性质

9、分类：制造商、代理商、批发商；6112 按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；6113 按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商；612 供应商选择策略：6121 全国品牌产品争取与制造商、地区总代理直接进货；6122 地方产品应与本地制造商直接进；6123 同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格；6124 不引进只提供一种产品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准 613 供应商应提交的资料：6131 盖公章的企业营业执照复印件(并已办理当年度年检)；6132 盖公章的企业税务登记证复印件(并已办理当年度年检)；6133 企业法人代码证书；

10、6134 商标注册证明；6135 代理、经销商的代理、经销许可(授权书)；6136 企业开户行资料；6137 盖公章的增值税发票复印件；6138 盖公章的产品报价表；6139 其它相关资料；62 供应商的谈判 621 谈判要点 序号 谈判要点 谈判细则 1 销售分析 1最近时期的销售情况(最近一个月或半个月)2供应商产品中销售最好和最差的产品 3每月、每季、每年所采购产品极其相关产品的销售量 4顾客反馈 2 利润回顾 1销售情况很好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销售量 2销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利 3供应商提供给其他公司更低的价格，应对本公司一视同仁 或提供更低价格 4供应商

11、的通道费用 3 供货情况 1严格控制不安规定时间发货现象的发生 2与供应商一起分析断货的原因:A信息沟通中的不顺畅、不及时 B供应商的生产、供应能力跟不上 C其他原因 3在供应商产品畅销的情况下，要求供应商的优先供货 4要求供应商逐步建立与本公司的信息系统相连接的信息系 统，以便及时的信息传递 4 送货 1直接送货 2，送货的预约 5 价格分析 1其他公司同样产品的售价 2其他品牌同类产品的售价 3与供应商共同分析，是否还能在降低成本的基础上降低价格 6 付款方式 1付款方式 7 市场信息 1同类产品的销售情况 2顾客的反馈 3潜在能力的产品 8 竞争情况 分析 1分析供应商的其产品的销售情况

12、，同时分析本公司的优势与不足 2同类产品的其他品牌的市场状况 622 与供商谈判的技巧：6221 谈判前要有充分的准备；6222 谈判时要精神焕发，有朝气；6223 尽量与有权决定的人谈判；6224 尽量在本公司办公室内谈判；6225 我方应掌握主动；6226 必要时转移话题；6227 尽量以肯定的语气与对方谈话；6228 尽量成为一个倾听者；6229 尽量站在对万的角度，为对方着想；62210 必要时以退为进；62211 不要草率做出决定；62212 谈判时要避免谈判破裂。63 供应商档案的建立 631 供应商的档案应包括以下内容：6311 供应商登记表；6312 供应商产品价格登记表；63

13、13 供应商企业资料；6314 供应商采购合同；6315 供应商洽谈登记表；6316 供应商顾客投诉登记表；6317 供应商顾客服务登记表；6318 供应商销售业绩分析表；6319 优秀供应商综合评估加权评分表。632 供应商的档案应该及时登记、整理。633 供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。64 供应商的汰换 641 经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因；642 应先删除市场不需要的产品；643 对总体销售差的供应商在双万协商后仍无改进的要及时删除；第三节:合同管埋规范 1.0 目的：为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。2.0 适

14、用范围：本管理手册适用于公司采购部门全体员工。1.0 相关文件：31 4.0 名词解释：(无)5.0 职责 严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审 批手续，加强供应商合同的管理。6.0 作业程序 61 采购合同签订的原则 611 签订合同的供应商必须具备法人资格。612 采购合同必须合法。613 签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则。614 签订合同必须坚持等价、有偿的原则。615 采购合同应当采用书面形式。616 采购合同应该双方合同公章方才有效。62 采购台同的内容 621 合同的标的：设备、产品的品名。622 产品的品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表

15、上，如此，采购合同上必须注明价格表为合同附件。623 产品的数量必须以客户的要求为准。624 产品的质量和包装：合同上应有具体的质量保证条款。625 产品的价格和结算方式：6291 不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的产品进价。6292 合同上必须规定明确的产品结算方式和程序。626 交货期限、地点和送货方式：62101 合同上必须明确注明交货的时间、地点。62102 送货方式也要体现在合同里面。627 产品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点。628 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：62131 不按合同规定的产品数量、品种、规格供

16、应产品。62132 不按合同中规定的产品质量标准交货。62，133 逾期发送产品。62134 注明违约责任。629 合同的变更和解除的条件 62141 合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同。62142 合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同。63 采购合同的签订程序 64 采购合同的归档管理与跟进 641 采购合同的归档管理：6411 按照产品种类分类归档；6412 采购合同复印件与供应商档案归档；6413 采购合同原件单独归档、统一管理 642 采购合同的跟进：6421 以采购合同的条款检查供应商的表现；6422 采购合同期限的预警；6423 在采购合同期

17、限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约；6424 可在电脑系统中设定合同期限预警程序。第三章:采购合作 第一节:采购合作管理规范 1.0 目的：为明确规定公司的采购与营运合作的程序，特制定本管理规定。2.0 适用范围：本管理手册适用于公司采购部、市场部。3.0 相关文件：4.0 名词解释：(无)5.0 职责：建立采购部与营运、店铺的沟通机制，使双方合作更加顺畅，共同完成公司的经营目标。60 作业程序 61 采购合作 界定采购、销售双万在各自工作岗位中所担当的角色，使采购、销售双方了解各自的权限和责任，了解双万共同的目标与前提，以满足客户要求为目标，以保证公司整体利益为前提。62 采购

18、的基本工作 631 所购产品的选择及计划 632 市场调查分析 633 人员的掌控与管理、培训 634 正确的供应商基本资料讯息：帐期、退换货条件 635 销售业绩的追踪 63 双方沟通事项 641 与供应商沟通 6411 商品包装规格 6412 供应商供货的状况 6413 供应商品送货行程表 6414 商品退换货的约定 6415 商品的价格 6416 退/换、转货的通知 6417 提供专业知识的协助训练 642 与客户沟通 6421 商品的格 6422 市场调查的汇总及反馈 6423 供应商特殊状况的通知 65 沟通的方式 651 通过固定格式，固定时间以沟通文件万式发送 652 通过采购、营运沟通会议传达 653 在以口头万式沟通后，以书面形式补充通知 654 以建设性意见代替负面批评，以及时解决司题为目的 655 以第一时间沟通，内容尽量量化、数据化、表格化 66 双方合作作中的基本要求 661 采购需确定的所需产品的基本参数要求 662 采购应经常与供应商联系关于所需产品的参数要求及变化 663 采购及时将客户的要求传递给供应商 664 双方沟通中存在的问题，由采购部、市场部协调解决