项目流程及管理培训_【太和】堂活动流程手册.ppt

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1、项目流程及管理培训太和堂品牌策划 活动部2013.5也许你曾经遇到过以下问题客户通知有一个新的项目，我去之前需要准备什么？要开始写方案了，一点头绪没有，我该怎么办？熬了2个通宵了，我的方案能通过吗？怎样才能更直观的表现自己的想法？我的创意能100%的实现效果吗？啊呀！报价还没有做？头痛活动拿下了，接下来该怎么办？究竟要做哪些准备工作？明天看场地，看些什么？时间那么紧张，好多事还没有做呢？接下去没有觉睡了()zZ明天要去现场了，会不会有什么突发情况？还有哪些事没有想到？一宿现场：客户有变化了！供应商出了点问题！酒店不配合了！东西忘记带了！无法分身！做活动=一场噩梦项目操作流程总览项目操作流程总览

2、客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期了解客户和相关产品的具体信息、产品生命周期，竞争对手等；分析企划经理或相关活动负责人的喜好哪个产品的活动了解相关活动的要求，搜集以往此活动的相关素材；以往类似历届活动的规模和预算；确定听Briefing的团队组成活动的类别活动举办时的业务密集度；所在城市的相关特性，场地情况；供应商资源等何时、在哪里举办竞争对手的优劣势分析；竞争对手与客户的关系（决策人/企划部/采购部）有哪几家供应商参与客户活动Briefing听Briefing之前的准备工作项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期

3、1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期仪容仪表根据客户公司的不同以及活动性质的不同，安排不同性质的着装建议着职业装出席有必要的话带好录音笔团队分工谁负责主要记录客户讲的所有细节都要记录关键信息更要着重标注谁负责提问客户讲述时不要打断提问的时候要大胆，提的问题要专业有些问题要适当保留客户信息搜集主要负责人联系方式主动与初次见面的客户交换名片活动及产品相关资料Briefing PPT产品资料项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期客户活动Briefing Briefing时注意事项项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案

4、及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期客户活动Briefing Briefing之后的工作细节1份 Meeting minutes不只是流水账，要能为他人所用发给客户确认，以避免信息有误1次会议消化Briefing内容，整理问题1个电话进一步了解客户需求，掌握客户喜好合理的预算范围1个团队根据客户及活动的需求，安排合理的团队如果没有捷径，那怎样才能少走冤枉路？客户需求分析不要只想着出售自己的喜好资源收集以往同类型活动的资料类似活动的照片同类型的方案供应商资源利用团队的力量客户部、创意部、设计部、制作部搭建供应商、设备供应商、第三方供应商项目操作流程总览客户活动Briefin

5、g活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期活动方案及报价提交写方案有没有捷径？项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期活动方案及报价提交如何合理有效的制定报价根据方案内容列出项目明细各项目分别询价根据询价成本制定报价报价审核公式/单价/数量最后拉一遍公式，检查excel下方自动求和和公式的结果是否一致单价有没有纰漏单价有没有搞错项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期活动备忘What to do在一个活动准备期的最初，建议先做一个备忘按照

6、大的模块来划分分别需要做哪些事？有哪些事需要准备？哪些需要客户确认？简单、实用、易懂不用很复杂、精美的格式，它可以帮助你理清思路。不要还没有做就因为复杂而退却如果这个备忘做完之后再也没有去看过，那就是失败的。它应该在整个准备期中都是很实用的这个备忘不单单是你一个人看的，它应该能帮到更多人项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期制定项目进度安排When to do it在备忘的基础上，安排每一件事情必须完成的时间可以直接在备忘上直接注明完成时间优点：方便，快捷缺点：不能按照时间轴来安排工作/不能让客户共享/很容易遗漏另作一个项目进

7、度安排表（推荐）优点：直观的看出每一阶段应该完成的工作/可以在给客户看的时候体现专业性缺点：制作过程比较麻烦/容易漏掉某些工作安排时间段的几个主要因素制作周期印刷/搭建/礼品需要客户提供信息窜场PPT对其他项目的影响度堪场受其他项目的影响度MC Script项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期有效的团队配合Who can do it 沟通很重要How to do it如何合理安排团队分工能力+经验相互关联性团队配合的几个关键因素Happy Work协调好“官”与“管”信任团队成员充分分享自己获得的信息遇到问题，及时提出，共同

8、解决。沟通很重要学会去听合理有效的书面沟通避免重复信息传达（客户、供应商）项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何堪场我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）会议签到台区域的具体情况酒店前台的位置、会议签到台的位置、接机大巴停靠点三者之间的关系签到背景板的具体尺寸签到台前往住房、会场、自助餐厅的路径酒店门口以及签到台区域有哪些可供利用装饰，推广重要信息的载体电源接口签到区域能容纳的人数？旁边是否有可供休息的地方？大堂及签到区域允许放置宣传品的位置是否有更好的签到区域？自助餐厅的具体情况取餐

9、台的数量大小等容纳人数，桌数与会议室的距离（会议自助午餐）项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何堪场我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）会议室的具体情况电箱的位置与荷电量宴会厅的具体尺寸长宽高，是否异型有没有吊灯，吊灯离地高度，各吊灯之间的距离以及吊灯离墙的距离所有宴会厅的入口大小以及之间的距离有没有吊点？吊点的单位承重宴会厅原先有没有挂投影仪和灯，能否去掉询问宴会厅曾经摆过的最多课桌形式和圆桌形式宴会厅内附件的具体情况讲台的具体尺寸会议桌子的具体尺寸圆桌的具体尺寸，有几种规格会议桌

10、布和晚宴桌布的颜色，椅套的颜色，以及分别的数量舞台的尺寸，可调节的高度，能提供的数量踏步的数量桌签的形状及数量项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何堪场我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）宴会厅原有场灯的控制情况宴会厅原来有没有舞台，能否利用？有没有防火通道或消防门需要避让Foyer的具体情况尺寸高度等电源接口茶歇台的位置，沙发的位置，签到处的位置能做哪些装饰？适合做哪些装饰地毯？大理石地面宴会厅相关VIP休息室化妆间物资间堆放杂物的地方进货通道，电梯上菜门和通道项目操作流程总览客户

11、活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何堪场我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）分会场的具体情况长宽高，是否有异型，吊灯等情况各种会议形式的容量可用酒店（会议中心）原有设备酒店户外活动区域及拍照区域有没有可以拍摄集体照的现有台阶有没有大块平地可供搭架子是否有停车影响有没有高空俯拍的场地及高点下雨的备选方案适合户外拓展的场地，安全性，距离，能否做一些装饰，音响房间情况各类房型的房间面积，床的尺寸标准房的床间距离，大床房能否加床新旧，味道，View，mini bar能否撤项目操作流程总览客户活动Briefin

12、g活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何堪场我们自己关注的环节（橙色）让供应商关注的环节（红色）帮客户关注的环节（绿色）其他各楼层平面图，各地点之间的路径电梯间情况及电梯使用情况，主要人流示意其他可供装饰的位置和尺寸堪场其他注意事项每次活动都不同，一定要为活动服务所有勘查的项目都应该有照片和笔记堪场过程中一定要和供应商和酒店多沟通，听取他们的建议多拿一些场地数据和资料回来笔，笔记本，尺，红外测距，照相机，激光笔项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期公司优选供应商里是否有相关供应商？在优选供应商里

13、进行挑选是另行选择否意识经验价格合作意向合作历史相关项目经验价格档期与人员选定供应商供应商沟通供应商的选择与沟通项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期供应商的选择与沟通沟通之前先要对供应商有个初步的认知责任心出错率专业性根据供应商的特性选择不同的沟通方式关注程度沟通细致程度决策时的依赖程度一些沟通技巧相信供应商的专业尊重并理解暗示你的决策力需要反馈“你有什么好的想法？”一些工具关键日期节点样品供应商评估项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何应对项目准备过程

14、中的变化尽可能满足客户的要求，但是不要草率信息共享第一时间做出调整（内部以及供应商）是否涉及价格的变化学会 Say No源自客户项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期如何应对项目准备过程中的变化分析原因，是否有更好的方法信息共享成本控制是否需要share客户源自供应商项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-Mail设计制作沟通单（内部、客户、供应商）场地配合任务书，供应商配合任务书客户工作人员配合任务书活动Vip沟通信（仪式嘉宾、演讲人）

15、执行流程AV Rundown设计物资清单项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。肯定不要空白标题，这是最失礼的标题要简短，不宜冗长，不要让客户用才能显示完你的标题标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收”一封信尽也许只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但

16、应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RERE一大串。项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail关于称呼与问候恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。假若对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；假若不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的

17、人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail关于正文Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；假若具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍

18、，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。注意Email的论述语气项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训！Email正文多用12

19、34之类的列表，以清晰明确。假若事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。尽也许避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。假若是英文Email，最好把拼写检查功能打开;假若是中文Email，注意拼音输

20、入法带给你的弱智同音别字。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail合理提示重要信息 不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅读。合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。假若配合图表加以阐述，收件人肯定会表扬你的体贴。不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得

21、比较轻佻 Business Email不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出肯定的轻松气氛的场合，比如现在:)项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail附件 假若邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件 假若附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用假若附件过大(不宜超过2MB)，应使用超大附件

22、或中转站形式发送项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail回复技巧及时回复Email 收到他人的重要电子邮件后，即刻回复对方一下，往往还是必不可少的,这是对他人的尊重，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件。假若事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住：及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。假若你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。回复不得少于10个字项目操作流程总览

23、客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail 对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。怎么着也要凑够10个字，显示出你的尊重。不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼要区分Reply和Reply All(区分单独回复和回复全体)假若只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了 假若你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情。假若你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要

24、当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，要三思而行！项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail要区分To和CC还有BCC(区分收件人、抄送人、秘送人)To的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。而CC的人则只是需要知道这回事，CC的人没有义务对邮件予以响应，当然假若CC的人有建议，当然可以回Email。而BCC是秘送，即收信人是不知道你发给了BCC的人了的。这个也许用在非常规场合。To

25、，CC中的各收件人的排列应遵循肯定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象!只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 转发邮件要突出信息 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。假若有需要还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将RE了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板E-mail只发有必要的邮件，认真发

26、邮件！合理运用相关文档模板场地配合任务书，供应商配合任务书，客户工作人员任务书要有一个活动日程的总览，但除了需要对方配合的环节以外，其他环节不用过多涉及，一笔带过即可沟通没有马赛克借助任务书当面沟通，要有反馈项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期什么时间，什么地点，需要几个人，提供什么样的帮助和服务，为什么需要项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板执行流程 执行流程有很多种版本，个人的习惯也不仅相同，但是总体来讲，因具备以下因素1.自出发至

27、回来，各个时间段，在各场地因该发生什么事件，由谁来负责，谁来协助。2.各个环节需要的物资有哪些？3.各个环节需要供应商的配合是什么（场馆、搭建、AV、摄影摄像、礼仪化妆、Part-time）制作执行流程的过程中-不仅仅是一次“纸上谈兵”，而是一次极具价值的活动预演-时刻关注人员的分配是否合理，会否有冲突-时刻关注各个环节是否还有没有确认的因素（客户、供应商、内部团队）-时刻问自己这样几个问题：“这一时间段还有什么事会发生吗？”“这一环节还有什么不确定的吗？”“这一环节的准备工作都做好了吗？”“这一环节落实到人头了吗？会不会有问题？”项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备

28、期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板AV Rundownl最有效的AV Rundown应该是由AV供应商自己写的，这样的AV Rundown最能被他们接受TIHER&Agency流程沟通TIHER&Agency设备确认Agency拟定AV RundownTIHER确认细节及效果TIHER&Agency达成共识项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期合理运用相关文档模板AV Rundown 如果自己撰写AV Rundown，请注意以下问题-视频和音频要突出播放源 不推荐：视频：播放开场影片音频：开场影片

29、自带音乐 推荐：视频：PC2，开场影片音频：PC2出声音，开场影片自带音乐-灯光突出效果，而不是设备 不推荐：劲舞环节：电脑灯快速摇头+频闪，Par灯变换颜色，LED变色，追光%&%&%，ETC灯*#！%&*推荐：劲舞环节：不要省电，让所有灯光效果都动起来，燃爆整个舞台！音乐It is my lifeLinkin park项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期团队协作 互相分担压力，主动提供帮助 互相交流工作进展，分享信息 提供建议，但不要干涉他人的工作（项目负责人除外）不怕狼一样的对手，就怕羊一样的队友永远不要抱怨自己的团队

30、项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期与供应商的合作 讨论：如何激发供应商的最大潜力？-学会肯定，懂得信任，相信专业-事先确认关键环节-鼓励交流和反馈，主动发现问题-经验有时会给你误导 讨论：怎么的客户会让你现场更有干劲？-专业？Nice？严格要求？担心？激昂？项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期活动后期-客户方面 活动相关资料整理（照片、视频等）制作活动总结PPT给到客户 开具发票 催款项目操作流程总览客户活动Briefing活动方案及报价活动准备期1活动准备期2活动准备期3活动现场活动后期 活动相关资料整理存档 成本清算与结算 内部活动总结会 供应商评估活动后期-公司内部Thank youThank youCopyright by:苏州太和堂品牌策划有限公司苏州太和堂品牌策划有限公司SUZHOU TIHER CULTURE&MEDIAC O.,LTD.Tel:0512-6787 7790Fax:0512-6787 7791