归档文件整理规则概述课件.ppt

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1、归档文件整理规则1什么是档案？档案：是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”简单地说就是各立档单位，在今后工作中需要查找利用的文件，通过档案员的收集、划分保管期限、编目最后成为档案。2 中华人民共和国档案法第六条规定：国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。3 县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。乡

2、、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。4档案法实施办法第九条 规定机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构依照档案法第七条的规定，履行下列职责：1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策，建立、健全本单位的档案工作规章制度；2、指导本单位文件、资料的形成、积累和归档工作；3、统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案；4、检查、指导所属机构的档案工作。567 第二条 有档案管理违法违纪行为的单位，其负有责任的领导人员和直接责任人员，以及有档案管理违法违纪行为的个人，应当承担纪律责任。属于下列人员的（以下统称有关责任人员），由

3、任免机关或者监察机关按照管理权限依法给予处分：（一）行政机关公务员；（二）法律、法规授权的具有公共事务管理职能的组织中从事公务的人员；8（三）行政机关依法委托从事公共事务管理活动的组织中从事公务的人员；（四）企业、社会团体中由行政机关任命的人员。事业单位工作人员有档案管理违法违纪行为的，按照事业单位工作人员处分暂行规定执行。9 法律、行政法规、国务院决定及国务院监察机关、国务院人力资源社会保障部门制定的规章对档案管理违法违纪行为的处分另有规定的，从其规定。第三条 将公务活动中形成的应当归档的文件材料、资料据为己有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，对有关责任人员，给予警告处分；情节较重的，给

4、予记过或者记大过处分；情节严重的，给予降级或者撤职处分。10 第四条 拒不按照国家规定向指定的国家档案馆移交档案的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。第五条 出卖或者违反国家规定转让、交换以及赠送档案的，对有关责任人员，给予撤职或者开除处分。11 第六条 利用职务之便，将所保管的档案据为己有的，对有关责任人员，给予记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度，导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，

5、给予撤职或者开除处分。12 第八条 擅自销毁档案的，对有关责任人员，给予记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职或者开除处分。第九条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）涂改、伪造档案的；（二）擅自从档案中抽取、撤换、添加档案材料的。13 第十条 携运、邮寄禁止出境的档案或者其复制件出境的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十一条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给

6、予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）擅自提供、抄录、复制档案的；（二）擅自公布未开放档案的。14 第十二条 有下列行为之一，导致档案安全事故发生的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）未配备安全保管档案的必要设施、设备的；（二）未建立档案安全管理规章制度的；（三）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的。15 第十三条 有下列行为之一的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分：（一）档案安全事故发生后，不及时组织抢救的；（二）档案安全事故发生后，隐瞒不

7、报、虚假报告或者不及时报告的；（三）档案安全事故发生后，干扰阻挠有关部门调查的。16 第十四条 在档案利用工作中违反国家规定收取费用的，对有关责任人员，给予记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。第十五条 违反国家规定扩大或者缩小档案接收范围的，对有关责任人员，给予警告或者记过处分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重的，给予撤职处分。17 第十六条 拒不按照国家规定开放档案的，对有关责任人员，给予警告、记过或者记大过处分。第十七条 因档案管理违法违纪行为受到处分的人员对处分决定不服的，依照中华人民共和国行政监察法、中华人民共和国公务员法、行政机

8、关公务员处分条例等有关规定，可以申请复核或者申诉。18 第十八条 任免机关、监察机关和档案行政管理部门建立案件移送制度。任免机关、监察机关查处档案管理违法违纪案件，认为应当由档案行政管理部门给予行政处罚的，应当及时将有关案件材料移送档案行政管理部门。档案行政管理部门应当依法及时查处，并将处理结果书面告知任免机关、监察机关。19 档案行政管理部门查处档案管理违法案件，认为应当由任免机关或者监察机关给予处分的，应当及时将有关案件材料移送任免机关或者监察机关。任免机关或者监察机关应当依法及时查处，并将处理结果书面告知档案行政管理部门。20 第十九条 有档案管理违法违纪行为，应当给予党纪处分的，移送党

9、的纪律检查机关处理。涉嫌犯罪的，移送司法机关依法追究刑事责任。第二十条 本规定所称的档案，是指属于国家所有的档案和不属于国家所有但保存在各级国家档案馆的档案。21 第二十一条 本规定由监察部、人力资源社会保障部、国家档案局负责解释。第二十二条 本规定自2013 年3 月1 日起施行。五指山市监察局、五指山市人力资源和社会保障局、五指山市档案局关于转发的通知（五监20133号）22 档案的作用1、凭证作用:如花名册、干部介绍信、考核表、调资表等都可以证明某人的身份、表现、待遇等。2、参考借鉴作用：主要体现在工作上的参考和借鉴。23 档案的种类1、按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档

10、案2、按立档单位性质分：党政机关档案、企业档案、军队档案、农村档案等3、按信息表达方式分：文字档案、音像档案24 档案工作的内容：收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用八个环节，前六个环节称为基础工作，后两个环节称为编研利用工作。25262728291.划分保管期限：永久、30年、10年永久保存的文件：（1）本单位年度和年度以上的计划、总结、统计材料（2）本单位党员花名册、职工花名册（3）本单位年度考核、人事考核、职称评审（4）本单位职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤30（5）人事任免文件。一是上级机关任免本单位的领导；二是本单位任免下属单位或内部

11、机构的领导。（6）本单位党组会议和行政办公会的纪要、会议记录（7）本单位制定的方针政策性、法规性等有关规定、制度的文件材料。（8）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（9）本单位编辑、编写的 大事记、组织沿革等 31（10）本单位固定资产、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料。（11）本单位不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料。（12）本单位20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（13）本单位重要职能活动的总结、重要专题的调研材料。（14）本单位人员受县级（含）以上表彰、奖励的。32（15）本单位机构

12、设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料。（16）本单位有关人员受到警告（不含）以上处分的。（17）本单位党、团、工会工作活动中形成的工作报告、总结、换届选举结果。（18）本单位形成的人大议案答复和政协提案办理结果。（19）对本单位具有历史性意义的文件材料。33定期30年保存的文件：（1）本单位重要业务问题的请示与上级机关的批复、批示。（2）本单位形成的工作方案、工作计划。（3）本单位的重要请示。（4）本单位形成的一般工作情况汇报、报告。（5）上级机关制发的与本单位业务有关的规定、办法。（6）本单位形成年度以下的总结、报告、统计报表。34（7）本单位20年以下有效

13、的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料。（8）对本单位有关人员受到警告处分的材料。（9）本单位财务预算。（10）下级单位报送重大问题的专题报告。（11）本单位形成的一些重要文件材料但又没必要永久保存的。35定期10年保存的文件：（1）本单位制发的一般性通知。（2）本单位转发上级机关的一般性文件。（3）本单位一般活动的总结、一般问题的调研材料。（4）本单位编辑、编写的简报、情况反映、工作信息。（5）本单位的一般业务经费请示。（6）本单位执行上级文件形成的一般性汇报、报告。36（7）上级机关制发的属于本单位主管业务一般性文件材料。（8）上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件

14、材料。（9）同级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料。（10）下级单位报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料。37特别提醒：1、凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。机关文件材料归档应体现“以我为主”的思想，突出立档单位的主体地位。2、所有归档文件中的“请示”不论内容多么重要，都不能放在永久保存。3、所有归档文件必须以文件落款的时间来确定归档所在年度。例如：2015年年度考核表的考核时间为2016年的，那就应该放在2016年度归档。382、装盒排列（1）本单位：工作总结干部花名册年度考核表调资表等（2）与本单位有业务往来的文件（3）上级文件：把同一个单

15、位的文件集中放在一起（例如：五府五府函五府办五府办函政府的其他文件等）（4）其他文件注意：不同归档年度、不同保管期限的文件不能同装在一个档案盒内。39如：永久1-50（第1盒）、51-100（第2盒）30年1-50（第3盒）、51-100（第4盒）10年1-40（第5盒）、41-95（第6盒）、96-130（第7盒）.说明：盒号是一个年度编一个流水号，先编永久，再编30年的，最后才编10年的。编盒号只是为了日后方便查找档案，不做档案统计，档案统计以件单位。每个档案盒的最后都要放一张备考表。403、装订：永久和30年要换不锈钢钉，文件较厚的，使用“三孔一线”装订。装订排序是：正本在前，定稿在后;

16、正文在前，附件在后；原件在前，复印件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。有文件处理单或发文稿子的，文件处理单在前，正文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。41例如：发文装订排序正本发文稿纸 定稿。收文装订排序文件处理单收文。42 说明：来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函）“一般独立成件，也可为一件”，也就是说来文与复文可以合并为一件，也可以各自独立为一件，不再要求必须为一件。434、盖归档章、编页（1）文件页码，文件中有图文的页面为一页，每份归档文件的每一页都要编页码，分别标注在归档文件正面右上角或背面左上角的空白位置。文件材料已印制成册并编有页

17、码的，拟编制页码与文件原有页码相同的，可以不重编页码。编码时使用黑色铅笔（最好是6B）标注，不建议打号机或难以修改的签字笔进行标注。44（2）盖归档章：在归档文件首页上端的空白处盖上归档章，尽量统一在右上角位置，并填写相关内容。全宗号：档案馆给各单位的代码年度：归档文件年度，如2016保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。45件号：文件的排列顺序号。永久、30年、10年保管期限归档件各编一个顺序号，如 永久归档文件：1、2、3 30年归档文件：1、2、3 10年归档文件：1、2、3机构（问题）：不用填写。464748（2）档号：全宗号

18、-档案门类代码年度-保管期限-件号。例如“46-WS2016-D30-0015”，“46”是档案局的全宗号，每个单位都有自己的全宗号是档案馆给的；“WS”是“文书”2位汉语拼音首字母标识；“2016”是归档文件年度；“D30”是保管期限“定期30年”；“0015”是归档章上的件号，也是归档文件目录的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足。49（3）文号：文件的发文字号，如五档字20163号。没有文号的，不用标识。（4）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。50 第一，“责任者”不能简写，如“五指山市档案局”，不能写成“市档案局”。第二，联合发文的“责任者”

19、最多著录2个，立档单位本身是责任者的必须著录，文号所代表的机关必须著录。51（5）题名：文件标题。第一，没有题名或题名不规范的，自拟题名，外加“”号。第二，请示与批复合为一件时，只著录批复文件标题，但可以在标题后面加括号“（）”并注明“含请示”。第三，“任免通知”等公文的标题通常只标注一个人，著录时可在题名之后加括号“（）”并52注明标题没有体现任免人员名字，发文单位必须要全部录入任免人名，收文单位只需录本单位的。（6）日期：文件的形成日期，即文件正文落款的日期，以8位阿拉伯数字标注年月日，如20160209，表示月日的数字可回行填写。（7）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不

20、用标识。53（8）页数：填写每一件归档文件的总页数。与归档章的页数一致。（9）备注：注释文件需说明的情况。如借出、销毁等。5455562、编写全宗说明（1）本单位的职能、机构变化情况、人员编制、内设机构。（2）领导班子情况（本年度领导有变动要注明变动的时间）（3）本年度工作概况。（4）归档文件情况。57如：归档文件情况 2016年文件收集比较齐全，归档是按中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则结合海南省档案局有关规定和机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（国家档案局8号令）进行整理，分类采用年度保管期限分类法，文件按党群、行政、业务结合机构排序。全年共归档文件240件，其中永久39件

21、，30年81件，10年120件，综合目录一式3本。五指山市档案局（馆）2017年4月13日 583、装订目录本，一式3本。目录排列：全宗说明永久目录30年目录10年目录填写目录封面4、填写档案盒、备考表。备考表的“盒内文件情况说明”：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人时间落款要与全宗说明落款时间相同。59606162635、档案排架。以一个独立的档案柜为单位，档案的排列顺序是从上到下，从左到右；先排永久30年10年；年度与年度之间用归档目录隔开。6465谢谢大家！66 11、人生的某些障碍，你是逃不掉的。与其费尽周折绕过去，不如勇敢地攀登，或许这会铸就你人生的高点。12、有

22、些压力总是得自己扛过去，说出来就成了充满负能量的抱怨。寻求安慰也无济于事，还徒增了别人的烦恼。13、认识到我们的所见所闻都是假象，认识到此生都是虚幻，我们才能真正认识到佛法的真相。钱多了会压死你，你承受得了吗?带，带不走，放，放不下。时时刻刻发悲心，饶益众生为他人。14、梦想总是跑在我的前面。努力追寻它们，为了那一瞬间的同步，这就是动人的生命奇迹。15、懒惰不会让你一下子跌倒，但会在不知不觉中减少你的收获;勤奋也不会让你一夜成功，但会在不知不觉中积累你的成果。人生需要挑战，更需要坚持和勤奋!16、人生在世：可以缺钱，但不能缺德;可以失言，但不能失信;可以倒下，但不能跪下;可以求名，但不能盗名;

23、可以低落，但不能堕落;可以放松，但不能放纵;可以虚荣，但不能虚伪;可以平凡，但不能平庸;可以浪漫，但不能浪荡;可以生气，但不能生事。17、人生没有笔直路，当你感到迷茫、失落时，找几部这种充满正能量的电影，坐下来静静欣赏，去发现生命中真正重要的东西。18、在人生的舞台上，当有人愿意在台下陪你度过无数个没有未来的夜时，你就更想展现精彩绝伦的自己。但愿每个被努力支撑的灵魂能吸引更多的人同行。19、积极的人在每一次忧患中都看到一个机会，而消极的人则在每个机会中看到了某种忧患。莫找借口失败，只找理由成功。20、每一个成就和长进，都蕴含着曾经受过的寂寞、洒过的汗水、流过的眼泪。许多时候不是看到希望才去坚持

24、，而是坚持了才能看到希望。1、有时候，我们活得累，并非生活过于刻薄，而是我们太容易被外界的氛围所感染，被他人的情绪所左右。2、身材不好就去锻炼，没钱就努力去赚。别把窘境迁怒于别人，唯一可以抱怨的，只是不够努力的自己。3、大概是没有了当初那种毫无顾虑的勇气，才变成现在所谓成熟稳重的样子。4、世界上只有想不通的人，没有走不通的路。将帅的坚强意志，就像城市主要街道汇集点上的方尖碑一样，在军事艺术中占有十分突出的地位。5、世上最美好的事是：我已经长大，父母还未老;我有能力报答，父母仍然健康。6、没什么可怕的，大家都一样，在试探中不断前行。7、时间就像一张网，你撒在哪里，你的收获就在哪里。纽扣第一颗就扣

25、错了，可你扣到最后一颗才发现。有些事一开始就是错的，可只有到最后才不得不承认。8、世上的事，只要肯用心去学，没有一件是太晚的。要始终保持敬畏之心，对阳光，对美，对痛楚。9、别再去抱怨身边人善变，多懂一些道理，明白一些事理，毕竟每个人都是越活越现实。10、山有封顶，还有彼岸，慢慢长途，终有回转，余味苦涩，终有回甘。11、失败不可怕，可怕的是从来没有努力过，还怡然自得地安慰自己，连一点点的懊悔都被麻木所掩盖下去。不能怕，没什么比自己背叛自己更可怕。12、跌倒了，一定要爬起来。不爬起来，别人会看不起你，你自己也会失去机会。在人前微笑，在人后落泪，可这是每个人都要学会的成长。13、要相信，这个世界上永

26、远能够依靠的只有你自己。所以，管别人怎么看，坚持自己的坚持，直到坚持不下去为止。14、也许你想要的未来在别人眼里不值一提，也许你已经很努力了可还是有人不满意，也许你的理想离你的距离从来没有拉近过.但请你继续向前走，因为别人看不到你的努力，你却始终看得见自己。15、所有的辉煌和伟大，一定伴随着挫折和跌倒；所有的风光背后，一定都是一串串揉和着泪水和汗水的脚印。16、成功的反义词不是失败，而是从未行动。有一天你总会明白，遗憾比失败更让你难以面对。17、没有一件事情可以一下子把你打垮，也不会有一件事情可以让你一步登天，慢慢走，慢慢看，生命是一个慢慢累积的过程。18、努力也许不等于成功，可是那段追逐梦想的努力，会让你找到一个更好的自己，一个沉默努力充实安静的自己。19、你相信梦想，梦想才会相信你。有一种落差是，你配不上自己的野心，也辜负了所受的苦难。20、生活不会按你想要的方式进行，它会给你一段时间，让你孤独、迷茫又沉默忧郁。但如果靠这段时间跟自己独处，多看一本书，去做可以做的事，放下过去的人，等你度过低潮，那些独处的时光必定能照亮你的路，也是这些不堪陪你成熟。所以，现在没那么糟，看似生活对你的亏欠，其实都是祝愿。