公司企业行政管理档案管理实施细则.doc

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1、档案管理实施细则第一章 总 则第一条 为了加强公司(以下简称“公司”)档案工作，有效地维护档案的完整与安全，根据中华人民共和国档案法、企业档案管理规定及上级公司的有关规定，结合公司的实际情况，特制定本实施细则。第二条 企业档案是维护本企业经济利益、合法权益的重要法律凭证，是企业发展的真实历史记录，是企业在各项活动中形成的全部档案的总和，是公司在生产建设、经营管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种形式的历史记录。第三条 公司的科技、文书、会计和声像等档案是公司发展中各项工作的真实记录，是开展各项工作的信息依据和必要条件，是国家的宝贵财富。全省各分公司要按照统领导、分级管理

2、的原则，确保本单位档案完整、安全、便于利用。任何部门和个人不得将档案据为己有或者拒绝归档。第四条 档案工作是公司管理的基础工作之一，必须加强领导，把档案工作纳入企业发展计划和管理制度，纳入领导的议事日程，把档案的形成、积累、整理、归档纳入相关工作人员的岗位责任制。第二章 管理机构及其职责第五条 公司档案工作实行统一领导、分级管理、各负其责的原则，并接受上级和当地档案行政管理部门的业务指导、监督和检查。第六条 本部各部门、各分公司配专兼职档案员，档案工作由综合部统一领导。公司综合部负责集中统一管理公司本部的档案，负责对全省的档案工作进行业务指导、监督和检查。 各分公司应自行管理本单位档案，并配备

3、责任心强、忠于职守、遵守纪律，具有一定管理能力，具有档案专业和业务知识，掌握计算机操作技能的人员从事专（兼）职的档案管理工作，并保持档案工作队伍的相对稳定。 第七条 档案机构的基本任务（一）贯彻执行国家和上级机关有关的档案管理法规和方针政策，建立健全档案管理的各项规章制度。（二）负责管理本单位各种门类、各种载体档案的立卷、整理和归档，并为企业利用档案提供服务。（三）参加企业的基建工程竣工验收、科研成果鉴定、设备开箱验收工作，指导和协助相关部门做好相应文件材料的形成、积累、整理、归档并负责验收。（四）对所属各单位文件资料的立卷归档工作进行指导和监督。 （五）在统一领导、分级管理的原则下，对所属各

4、单位的档案工作进行业务监督、检查和指导。不定期地组织档案员进行学习和培训。 （六） 根据需要编制检索工具，对档案信息进行深层次开发，编写有实用价值的编研材料。 （七） 定期不定期对所藏档案进行鉴定，并承办销毁事宜。（八） 办理领导交办的其它工作。第三章 文件材料的归档第八条 文件资料（含电子文件）应能反应公司建设发展，生产经营和管理等各项活动的历史过程，并保证文件资料的完整、准确、系统。第九条 归档文件材料来源（一） 上级单位或其他部门制发需要公司贯彻执行的文件材料;（二） 公司内部形成的文件材料;（三） 公司下属单位按规定报送的文件材料;（四） 公司参与的合作单位（或项目）按要求应提交的文件

5、材料;（五） 对公司有保存价值的其它文件材料。第十条 归档文件材料载体形式包括：纸质文件，电子文件（磁带、磁盘、光盘），录音、录像、影片、照片（底片），实物或其它形式。第十一条 文件资料的整理原则上要遵循文件形成的规律，基本保持文件间的有机联系，分类准确、排列系统、区分不同保管价值，便于企业各项工作的利用。 第十二条 档案管理机构应积极应用现代化手段和先进技术管理档案，充分发挥办公自动化系统的作用，努力实现文档一体化管理，做到利用计算机存储、检索、开发和利用档案信息。第十三条 档案管理的时限要求(一) 公司的文件材料都必须由文书部门或各部门（各分公司）的专兼职档案人员进行收集、整理，于次年6月

6、30日前完成前一年度文件材料的归档工作;(二) 与建设项目配套购置的设备仪器文件材料要与建设项目工程全套文件材料同时归档，单独购置的设备仪器文件资料开箱使用后归档;(三) 产品定型、科研成果鉴定、建设工程项目竣工验收后3个月内，将项目的全套档案进行归档;(四) 企业负责人和员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时归档;(五) 会计档案在年度终了后，由会计部门每年整理归档，在会计部门保管一年后，于第二年6月30日前向档案部门移交;(六) 电子文件逻辑归档应实时进行，物理归档应与纸质文件材料的归档时间一致;(七) 磁带、磁盘、光盘、影片、照片（底片）、实物等形式的文件

7、材料，应在工作结束后及时归档;(八) 以下文件应随时归档：企业产权变动过程中形成的文件材料;合同、协议;变更、修改、补充的文件材料;建设项目、设备仪器的维修、文件材料;产品、设备更换零部件的文件材料;企业机构变动或职工调动、离职、离岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料;其它临时活动中形成的文件材料。第十四条 归档要求(一) 归档的文件材料完整、准确、系统。整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团公司的有关档案管理标准、规范要求;(二) 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求;(三) 归档的文件材料应是原件或具有作证作用的文件材料;(四) 非纸质文件材料应与其

8、文字说明一并归档;外文材料应与译文一并归档;无译文的文件要译出标题后归档;(五) 两个或两个以上企业（或单位）联合发文，原件应由主办企业（或单位）存档，其它企业（或单位）保存签发副本;两个或两个以上企业（或单位）合作完成的项目，由主办企业（或单位）保存一套完整的正本文件材料，协办企业（或单位）保存一套与承担任务相关的正本。有合同、协议规定的，按其要求执行;(六) 具有长期保存价值的电子文件，必须制成纸质文件与原电子文件一并归档，相互间建立准确、可靠的标识关系，归档的电子文件应按档案管理要求的格式存储在符合安全和保管期限要求的脱机载体上;凡在网络中予以逻辑归档的电子文件，均应在1年内完成物理归档

9、;归档电子文件的收发登记表、机读目录、相关软件和说明等应与相对应的电子文件一并归档;加密的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档;（六） 电子公文归档时应对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及有关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质文件内容及其表现形式一致，处理过程无差错;(八)电子公文处理系统中应设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文的实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性;(九) 会计、审计、纪检监察等文件材料归档，按国家有关档案管理办法的整

10、理要求执行;(十) 归档的文件材料应符合档案保管要求，不符合档案保管要求的，应经修复或做其它技术处理后归档;(十一) 归档的文件材料应根据国家有关规定和企业查考利用价值的需要，划定保管期限。保管期限划定为永久、长期、短期三种，永久为30年以上，长期为10-30年，短期为10年以下（含10年）。划定保管期限原则：凡是反映本企业职能活动的文件材料，在长时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，划定为永久或长期保管;在短时间内对本企业工作有查考利用价值的文件材料，划定为短期保管。会计档案应按财政部、国家档案局印发的会计档案管理办法（财会字199832号）规定执行;员工档案保管期限的划定，应分别按中

11、央组织部、国家档案局印发的干部档案工作条例（组通字199113号）规定执行。第十五条 各部门的专（兼）职档案人员应检查本部门归档文件材料的安全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由部门主管领导或项目负责人签字核准后，将归档文件材料随同移交清册向档案部门移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。第十六条 文件材料归档时，档案接收部门应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字。移交清册各留一份以备查考。第四章 档案管理第十七条 档案部门在接收档案时，要办好接收手续，检查所归档的文件是否齐全、完整，案卷整理是否符合

12、要求，如发现问题，应通知立卷部门及时补正。第十八条 档案部门接收档案后，要按其自然形成规律和专业特点，作进一步的整理，进行分类、编目、排列，以便于保管和利用。第十九条 公司应根据档案资料的数量，配置必需的档案专用库房和柜架；新建单位或新建办公用房，应把档案用房列入基建计划，档案库房设计要符合档案馆建筑设计规范。第二十条 档案员要熟悉所藏档案，编制必要的检索工具；主动了解企业各方面利用档案的需求，开发档案信息资源，积极做好信息服务工作。第二十一条 档案部门要制定可行的借阅制度和保密制度，处理好保密和利用的关系。借阅人员要遵守相关规定，严禁涂画、损毁档案，未经批准，不得摘抄、复制、外借档案。第二十

13、二条 档案部门应按规定做好档案接收、移交登记；在向利用者提供档案的同时，应根据需要填写档案借用登记表，利用者应于利用工作结束后及时交档案部门存查并进行归还登记。第二十三条 档案部门应按保管期限的规定，定期对所存档案进行鉴定，准确判定档案的存毁。第二十四条 档案鉴定工作，应在企业分管负责人领导下，由档案部门及相关职能部门人员共同组成鉴定小组，按规定进行。第二十五条 对要销毁的档案，应造具清册，经企业分管负责人批准后，由专人监销，并报上级主管部门备案。第二十六条 凡单位撤销或变动，以及房屋设备、仪器使用关系变更时，其相应档案也应妥善处理，经企业领导和上级主管部门批准后，向接收单位办理移交手续。第二十七条 档案人员调动工作时，必须办理交接手续后方能离开岗位。第五章 附 则第二十八条 本管理细则解释权归公司综合部。第二十九条 本管理细则自发布之日起实行。 -9-