OA与流程管理.pptx

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1、安徽省现代企业发展中心OA与流程管理主讲人：黄叙新2009年9月29日安徽省现代企业发展中心=第一章第一章 OA概要及实施概要及实施安徽省现代企业发展中心n什么是什么是OAOA协同管理平台？协同管理平台？n使用OA的10大理由n上OA的必要前提是什么？nOA选型与使用的8大误区 n如何成功实施OA管理平台？安徽省现代企业发展中心协协 同同是是什什么么字面意思字面意思引申意思引申意思 管理思想核心管理思想核心互相配合互相配合相互配合相互配合的软件的软件互相配合互相配合和协作和协作安徽省现代企业发展中心OA是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公

2、自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件；OA不是孤立存在的，而是与企事业单位其它各类管理系统（如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统）密切相关、有机整合；OA涵盖了包括信息管理平台、工作流管理、文档档案管理、门户网站管理、即时通讯、邮件、短消息、协作办公、整合平台、自定义平台等载体的一个大型的综合信息应用平台。什么是什么是OAOA安徽省现代企业发展中心协作与知识管理相结合，借助B/S结构，可以在浏览器下实现知识发布、查询、利用、手写文档、电子认证等功能。OA OA 的的特特点点安徽省现代企业发展中心n内部通讯平台内部通讯平台n信息发布平台信息发布平台n自动化工作

3、流自动化工作流n海量文档库海量文档库n分布式办公分布式办公n辅助办公辅助办公n系统集成系统集成OAOA的效用的效用安徽省现代企业发展中心n什么是什么是OA协同管理平台？协同管理平台？n使用使用OA的的10大理由大理由n上OA的前提是什么？nOA选型与使用的8大误区n如何成功实施OA管理平台？安徽省现代企业发展中心一、您的信息可以迅速传达到所有目标人员一、您的信息可以迅速传达到所有目标人员n通过在协同管理软件中发布您的通知、制度、新闻、办事指南等并且设立查看权限，您所要传达的任何信息都能迅速传达到您的全球各地的移动办公的同事、分支机构、代理商、下上游垂直管理单位等等。不再为不再为 以下事以下事

4、情发愁情发愁安徽省现代企业发展中心在协同管理软件中建立制度专栏，只要修改这里面原有的制度并且发布制度更新的通知，任何员工随时可以查到。n发纸质制度？分发成本太高！n每个部门组织学习？沟通成本太高！n发邮件？新员工无法看到单位之前发的任何文件、员工查询不方便，不方便跟踪大量员工对该制度的查看情况！怎么办？怎么办？新的财务报销制度出来了，员工常常搞不清新制度老制度，常常在报销抱怨企业管理。安徽省现代企业发展中心 怎么解决？怎么解决？会议真多，又要开会了，这次开会有50多人参加，要打电话通知所有的人员还要一一确认参会人员是否能到，真是一件繁锁的工作。在协同管理软件中建立会议通知，只要把会议通知往系统

5、中一贴同时选择短信通知所有的参会人，参会人可以用手机回复，也可以上系统查看详细通知并回复，您可以在很快的时间内完成通知，并且查阅所有的短信回复或系统中的回复，未有任何回复的人员再配合电话通知,轻松完成！安徽省现代企业发展中心 您单位制度、流程、专家技能、经验知识、工作成果、好的工作方法、工作技巧全部有效的管理起来，随时随地全球员工都可以共享，它是您单位最宝贵的资产。协同管理软件提供的是一种工具，企业可以利用这个工具积累与沉淀企业的无形资产。二、二、为公司积累了大量无形资产为公司积累了大量无形资产安徽省现代企业发展中心n通过在协同管理软件中管理各部门的工作结果，资料，使得部门内部、部门之间能够方

6、便地共享信息，员工快速得到组织给予员工的帮助，得到自己需要的资料，不再需要打电话、找文件、寻找他人帮助、查找电子邮件等等，依靠个人的协调能力获得资料。n在协同管理软件中按部门、按单位管理各部门的工作成果，并且按内容进行权限控制，任何需要的人通过搜索很快得到自己需要的资料，实现携同组织力量，高效工作。三、员工可以迅速找到所需的文档、资料三、员工可以迅速找到所需的文档、资料安徽省现代企业发展中心n使用协同办公管理软件您可以梳理你单位的流程，把流程的各种规则固化下来，让每个人按规定的流程规则运转，每个参与流转的人无需要记忆各种复杂的流转规则，减少用人脑去判断流程的流向而在复杂的流程中不可避免的错误。

7、n如果您的单位管理比较规范，各种事务都用流程管理，首先每个员工都要牢牢记住跟自己相关的流程的流转规则，需要设立各个监督环节，监督流程的规范运转，管理成本较高，而且在流程复杂时非常容易出现错误.同时员工深陷在大量的纸张中深感繁琐 四、公司的流程得以规范、避免随意性四、公司的流程得以规范、避免随意性安徽省现代企业发展中心n使用协同办公管理软件您可以轻松实现远程和移动办公，解决时间和空间的问题，实现事务处理“零响应”，每一个参与流转的人无需要考虑时间与空间的问题，办理完毕即刻进入下一办理人，实现流程在各个环节之间的零传递时间。五、提高流程运行速度与效率，减少协作工作成本五、提高流程运行速度与效率，减

8、少协作工作成本安徽省现代企业发展中心纸质模式下的流程运转纸质模式下的流程运转安徽省现代企业发展中心协同软件里的流程运转协同软件里的流程运转安徽省现代企业发展中心通过协同办公管理系统您可以快速分析您单位哪个环节办事效率高，哪个环节办事效率低，便于您快速把脉哪个部位流通不畅，作出治疗方案。六、可以分析流程各环节的办理效率六、可以分析流程各环节的办理效率安徽省现代企业发展中心在办公系统中各种情况您可以随时随地查阅各种资料，查阅各种流程审批情况，查看下达的工作任务时展情况，办事人员也可以通过流程实时监控各环节办理情况和目前进展到什么情况，办理完毕业务人员可以对相关数据进行分析。七、七、随时掌握业务办理

9、情况随时掌握业务办理情况,实现实时管理监控实现实时管理监控安徽省现代企业发展中心您可以按自己的时间计划审批流程，查看下属工作情况，约见客户，避免大量无计划的请示、汇报、电话询问等等。八、有计划地安排时间，排除打扰，不再被各八、有计划地安排时间，排除打扰，不再被各种请示、报告、请款单打断您的作思路种请示、报告、请款单打断您的作思路安徽省现代企业发展中心通过协同办公系统您可以打破组织边界与地理位置边界，员工可以通过邮件、即时通迅、论坛、短信多种方式进行沟通，并且以这些沟通方式为手段把信息推送给用户，沟通形式更加丰富，效率更高。九、沟通成本更低、方式更丰富，效率大大提高九、沟通成本更低、方式更丰富，

10、效率大大提高安徽省现代企业发展中心 管客户有CRM软件，管财务有财务软件，管生产、物流、供应有ERP，管人力资源有人力资源软件，市场上有很多专业的管理软件管理专业的领域，可是有时候您并不需要专业的管理，基础的管理就够了，使用OA您可以随心所欲建立多个基础的管理系统，您可以建立客户管理、资产管理、接待管理等等任意您需要的管理系统并且可以随时调整这些应用。十、整合多个系统接口，实现公司全面的十、整合多个系统接口，实现公司全面的ITIT管理管理安徽省现代企业发展中心n什么是什么是OA协同管理平台？协同管理平台？n使用OA的10大理由n上上OA的必要前提是什么的必要前提是什么？nOA选型与使用的8大误

11、区n如何成功实施OA管理平台？安徽省现代企业发展中心上上OA软件的必要前提软件的必要前提了解自己的需求，知道自己要什么了解自己的需求，知道自己要什么有规范的内控流程，便于系统的搭建有规范的内控流程，便于系统的搭建坚强的组织保障，破除实施障碍坚强的组织保障，破除实施障碍 前提一前提一前提二前提二前提三前提三安徽省现代企业发展中心n什么是什么是OA协同管理平台？协同管理平台？n使用OA的10大理由n上上OA的必要前提是什么的必要前提是什么？nOA选型与使用的选型与使用的8大误区大误区n如何成功实施OA管理平台？安徽省现代企业发展中心 误误 区区大企业的就好大企业的就好彻底改善管理彻底改善管理一步到

12、位一步到位不需要服务不需要服务自己开发自己开发功能越全越好功能越全越好价格越低越好价格越低越好符合现有模式符合现有模式安徽省现代企业发展中心n什么是什么是OA协同管理平台？协同管理平台？n使用OA的10大理由n上上OA的必要前提是什么的必要前提是什么？nOA选型与使用的8大误区n如何成功实施如何成功实施OA管理平台？管理平台？安徽省现代企业发展中心好用才是硬道理好用才是硬道理 整体规划整体规划分布实施分布实施 领导重视领导重视全员参与全员参与 重视流程重视流程 依靠技术依靠技术策略策略领导领导技术技术安徽省现代企业发展中心第二章第二章 企业流程管理企业流程管理安徽省现代企业发展中心n流程及流程

13、管理流程及流程管理n流程管理的形式流程管理的形式n企业流程图的设计企业流程图的设计n流程优化管理流程优化管理安徽省现代企业发展中心为达到期望的管理或业务目标，在一定输入资源约束条件下，通过明确的组织、人员执行的一系列的管理/业务活动，产生特定的输出结果。流程的定义流程的定义流程就是不能靠一个岗位、一个人的技能和能力完成的工作和活动的集合。安徽省现代企业发展中心流程与组织的关系流程与组织的关系安徽省现代企业发展中心流程管理流程管理(BPM)的作用的作用明确、高效的管理或业务流程可以给企业带来巨大收益。n提高质量n改善客户服务n缩减时滞n减少成本n减少纸面作业n空间需求最小化n压缩管理层n提高应变

14、能力n提高员工士气n安徽省现代企业发展中心n流程及流程管理流程及流程管理n流程管理的形式流程管理的形式n企业流程图的设计企业流程图的设计n企业流程优化管理企业流程优化管理安徽省现代企业发展中心 流程图流程图为了清晰的描述出企业的流程组成，往往利用流程图的方式将各种流程固化下来，从而成为企业管理活动中的行为准则。示示例例图图流流程程责任人责任人时时间间成成果果ABC内内容容任任务务13天天文文件件1任任务务22天天文文件件2任任务务33天天文文件件3安徽省现代企业发展中心流程图的作用流程图的作用n明确完成流程所需的步骤明确完成流程所需的步骤n找出流程中的关键决策点找出流程中的关键决策点n明确与流

15、程相关的文档记录明确与流程相关的文档记录n明确相关任务的责任人明确相关任务的责任人n实现现有制度的可视化实现现有制度的可视化n将复杂问题分解为简单步骤将复杂问题分解为简单步骤安徽省现代企业发展中心n流程及流程管理流程及流程管理n流程管理的形式流程管理的形式n企业流程图的设计企业流程图的设计n企业流程优化管理企业流程优化管理安徽省现代企业发展中心流程的层次流程的层次企业的各种流程的集合是一个多层级的流程体系。企业的各种流程的集合是一个多层级的流程体系。行动1第三第三/四级流四级流程程一级流程一级流程行动1行动1行动1行动1行动1行动2行动2行动2行动2行动2行动2行动3行动3行动3行动3行动3行

16、动3行动4行动4行动5行动6二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程二级流程安徽省现代企业发展中心 举例：一级流程图举例：一级流程图流程责任人/部门成果总经理人资部财务部采购部市场部销售部内容战略规划战略规划书年度计划年度计划资金预算财务报表材料采购采购报告审批成本管理财务报表市场调研调研报告审批成本管理财务报表产品销售销售额资金管理财务报表年度总结年终报告安徽省现代企业发展中心举例：二级流程图（以财务部为例）举例：二级流程图（以财务部为例）流程责任人/部门时间成果总经理财务部经理会计出纳采购部市场部销售部内容资金预算7天预算申请单审批材料采购采

17、购报告成本核算2天报账签审单审批付款1天财务报表出单市场调研调研报告审批产品销售销售额资金管理7天年终财务报表审核安徽省现代企业发展中心流程设计目的流程设计目的业务流程设计的目的是：风险、成本、速度和质量的优化和控制。业务流程设计的目的是：风险、成本、速度和质量的优化和控制。缩短业务处理时间，增加业务机会，超越客户需求，降低成本，提高缩短业务处理时间，增加业务机会，超越客户需求，降低成本，提高质量（如质量（如,缩短付款单据处理时间及服务和交付时间）。缩短付款单据处理时间及服务和交付时间）。降低资源消耗，争取竞争机遇。降低资源消耗，争取竞争机遇。使成本大幅度下降，其幅度会远远超使成本大幅度下降，

18、其幅度会远远超出传统削减成本的做法。出传统削减成本的做法。质量质量成本成本时间时间风险风险用适当的业务控制，提高质量，满足并超越客户的服务期望用适当的业务控制，提高质量，满足并超越客户的服务期望通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险。通过适当的关键控制点的设立来降低营运风险。安徽省现代企业发展中心n流程及流程管理流程及流程管理n流程管理的形式流程管理的形式n企业流程图的设计企业流程图的设计n企业流程优化管理企业流程优化管理安徽省现代企业发展中心速度效益成本质量满足客户满足客户企业运作中流程的缺陷使企业认识到流程改善的重要性，企业运作中流程的缺陷使企业认识到流程改善的重要性，流程再造以追求效益

19、、质量、速度和成本为目的。流程再造以追求效益、质量、速度和成本为目的。业务流程再造（业务流程再造（BPR)的目的的目的安徽省现代企业发展中心n使决策点尽可能在靠近需进行决策的地点做出使决策点尽可能在靠近需进行决策的地点做出n部门之间的沟通应在直接参与作业的层面进行部门之间的沟通应在直接参与作业的层面进行n尽可能使同一个人完成一项完整的工作尽可能使同一个人完成一项完整的工作n剔除不增值的活动剔除不增值的活动n在工作的过程当中设置质量检查机制在工作的过程当中设置质量检查机制n在工作过程中建立绩效考核机制在工作过程中建立绩效考核机制n尽可能将组织的目标分解到基层尽可能将组织的目标分解到基层n减少工作

20、过程中的非工作时间减少工作过程中的非工作时间n明确职责、相互关系和工作的协作关系明确职责、相互关系和工作的协作关系流程优化的原则流程优化的原则安徽省现代企业发展中心五脏俱全、各自为政、等级森严、逐级上报五脏俱全、各自为政、等级森严、逐级上报1.审核2.取货3.发货企业营销总部省级营销中心市级营销中心销售的传统模式用户急需市级营销中心省级营销中心（1天）申请1.收货2.上架3.取货4.包装（5天）（5天）用户急需市级营销中心省级营销中心（1天）1.包装2.发运3.结算（1天）邻市营销中心急调（1天）共需11天共需2天时间虽短，但运费骤增等级森严、逐级上报，同一地区人为划为两个部门，导致不能为顾客

21、创造满意的价值！久而久之，在市级站中会自发产生一个为其他市级站处理紧急业务的流程，实属无奈，但总比通过省中心好！在某些省会里，省级中心往往与市级中心在同一个办公区域，然而当出现情况时，会出现以下两种应付方式：典型案例典型案例常见的流程缺陷一常见的流程缺陷一安徽省现代企业发展中心以短期利益为中心、牺牲长远利益以短期利益为中心、牺牲长远利益两个平行业务部门互不干涉、各自为各自的经济着想，导致全局受损！A机场B机场AB出现故障，请求增援工程师，争取当晚修好时候已晚，不如明早再去，可省住宿费几百美圆推迟一天派出工程师飞机停运一天，损失数十万美元！同属一个管理机关的：典型案例典型案例常见的流程缺陷二常见

22、的流程缺陷二安徽省现代企业发展中心条框太多，流程部分串行处理条框太多，流程部分串行处理：新药推出计划仅实验一项就用了近两年时间，加上生产与推广，共用了三年时间，公司少获利百万美圆以上。制药公司药品管理局获准上市新药开发流程某制药公司药品管理局研究成功一种新药要求提供30名病人服药一周的实际结果研究药品设计方案专家逐个审阅逐个面谈，招聘愿做实验的医生和病人征得各医院的同意医生填写表格，考察，预付定金病人实验对药品缺陷返回修改2周14周8周4周8周1周反反复复，共花费两年时间获准上市典型案例典型案例常见的流程缺陷三常见的流程缺陷三安徽省现代企业发展中心福特汽车公司应付帐款部采购业务流程再造福特汽车

23、公司应付帐款部采购业务流程再造重重 组组 的的 类类 型型 范范 例例重组前采购部门供应商应付帐款部指定地点收货应付帐款部 500 名员工围绕“定货单副本、发票、收货清单”三证合一的原则进行审核与付款。然而，他们却因此将 80%的工作量耗在 20%“三证合一”的理清头绪上。500500人人应付收款不是一个流程，而采购却是一个流程，思绪集中到流程上，重组的火花因此产生。将核对工作重组至仓库，仓库并不需增加更多的工作量而可达到流程迅速优化的目的。定货单 寄发票定货单副本发货将所收货物填清表格采购部门供应商应付帐款部仓 库中心数据库定单输入应付帐款部现在工作简单了，查到中心数据库中的已收应付令后，只需按收货单付款。定货单通知付款5 5人人重组 后依据定单进行查收仅发出已收信息，如不符，则拒收。可以看出，流程重组对信息技术在企业中的应用多么重要。安徽省现代企业发展中心您知道OA的作用了吗？您知道如何选型OA了吗？您知道OA与流程的关系了吗？您知道怎样对公司流程进行优化了吗？安徽省现代企业发展中心Thank You!