第七章 办公物品管理.ppt

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1、第七章 办公物品管理第一节 传统办公物品管理第二节 办公自动化设备管理l学习目标与要求l 了解：办公用品管理的含义和作用;l 掌握：传统办公物品管理的基本方法；l 了解：办公自动化的优势；l 掌握：现代办公自动化设备管理的有关知识。l 办公物品管理 对各种办公物品的购买、领用（或使用）、保管的全过程作出明确的规定。作用 提高效率；减少开支；增加效益；防止信息泄密。第一节 传统办公物品管理l 一、传统办公物品管理l（一）传统办公物品的种类 l 1、办公耐用品l 2、办公易耗品 桌子、椅子，吸尘器、档案柜、衣帽架和茶具等。信封、信纸、便笺、笔记本、备忘录本以及各类纸张；各种书写工具；各种日常用品；

2、各类小型办公器械。（二）库存控制l 1、库存定义l 最大量库存 以防物品超量存储而保存的该项物品的最大数量 最小量库存 以防物品全部消耗完而保存的该项物品的最小数量（三）办公物品订购的依据 重新订购线=日用量运送时间最小量库存（四）库存控制的优点精确库存数量并防止被盗；确保所需物品的充分供应；将库存物品所占的空间减到最小；避免物品被破坏或者因过期而作废。二、办公物品订购的方法l 直接到商店购买；l 电话、网络或传真等方式订购。四、传统办公物品的发放和管理l（一）办公室物品发放程序和要求l 1、填写需求申请单。l 2、办公物品管理人员凭需求申请单，发放相应的物品。l 3、将需求申请单与备案清单保

3、存好。l 4、发放物品时应该遵循先进先出的原则。l（二）管理与控制l 经常进行节约教育；l 定期检查，控制办公用品的发放数量；l 要监视办公用品的使用情况。第二节 办公自动化设备管理l 一、办公自动化的优势l 1、办公自动化能够提高秘书工作效率和质量l（1）处理情报信息方面的变化 l（2）处理各种统计数据方面的变化l（3）办理会务工作方面的变化l 3、办公自动化促进秘书工作职能的扩展l（1）领导工作中的需要l（2）秘书工作的可能性二、办公自动化常用设备（一）计算机l 1、做好文件的收集和备份 l 2、防治电脑病毒l 3、电脑工作环境l 4、使用可靠的电源l 5、正确安置电脑l 6、电脑工作时的

4、保养和维护7、电脑配件的日常保养l 硬盘的日常维护和使用时的注意事项l（1）硬盘正在进行读、写操作时不可突然断电；l（2）防止震动；l（3）要磕碰，防止静电。l 键盘的日常维护l（1）保持清洁；l（2）不要将液体洒到键盘上；l（3）按键要注意力度；l（4）不要带电插拔。l 鼠标的日常维护l（1）避免摔碰鼠标和强力拉拽导线；l（2）点击鼠标时不要用力过度。（二）打印机 l 针式、喷墨和激光打印机 打印机的安装与使用l（一）安装打印机l（二）打印机的操作打印机常见故障排除 l 1、打印头喷嘴堵塞的处理；l 2、打印机卡纸处理。（三）传真机l 传真通信能够进行传真通信的设备 把记录在纸上的文字、图表

5、、相片等静止的图像变成信号，经线路传输到期遥远的地方，在收信端获得与发送原稿相似的记录图像的通信方式。l传真机l 1、传真机的特点l(1)传递图文真迹方便l(2)传真机易学易用2、传真机的发送和接收l 发送：l(1)装好稿件；l(2)选择扫描线密度；l(3)选择原稿列比度；l(4)给收方打电话。l 接收：l 接到发送方打来的电话，接收方按下“START”键，开始接收。4、安装稿件时的注意事项l 对稿件的要求l(1)稿件不应破损、起皱、卷起和严重折弯。对这类稿件应用复印件发送。l(2)墨水或糨糊未干的稿件，应干后再发送。l(3)太薄或太厚的稿件，应处理后再发送。可复印后用复印纸发送。l(4)稿件

6、上的夹子、钉书针等会造成机器故障，安装稿件前应将它们取下。5、传真机的保养及维修l(1)电网电压波动较大的地区，应加装交流稳压器，以免机内电源受损。l(2)开机不多的单位，半年必须开机4小时以上。l(3)定期观察。l(4)不要频繁地开机。l(5)雷雨天气如不使用传真机。l(6)不要随意更换电源线。l(7)不宜在高温、强磁、强腐蚀性气体的环境中使用。l(8)避免使用劣质的传真纸。l(11)不要把传真机当作复印机来使用。l(12)卡纸的处理l(13)接收传真正常，复印、发传真时有竖直黑条。l(14)发生故障后如无把握，应请专业人员检修或送专业维修部处理。（四）复印机l 1、复印机的操作程序l（1）开机预热l（2）准备工作l（3）选择复印倍率l（4）装入复印纸l（5）预置复印数量l（6）浓度调节常见问题与处理l（1）卡纸故障l（2）复印件全黑与底色发灰l 不能不懂装懂，好心办坏事；l 不能野蛮操作；l 在使用前要认真阅读说明书。l 1、如果你现在是某一企业办公室文秘，你应该依据什么来订购办公用品？l 2、思考一下如何对办公室物品进行合理管理，以减少营运成本。l 3、充分认识办公自动化的优势。l 4、联系一家企业，了解他们的办公常用设备及其保养和使用情况。