专门档案管理.ppt

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1、专门档案整理专门档案整理 主讲：刘亚文主讲：刘亚文二二九年十月二十三日九年十月二十三日 一、林改档案整理一、林改档案整理 高度认识林改档案工作的重要意义高度认识林改档案工作的重要意义 林改档案的定义及归档范围林改档案的定义及归档范围 林改档案的定义林改档案的定义 林改档案是指在林改过程中形成的具有保林改档案是指在林改过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等存价值的文字、图表、声像、电子数据等各种形式和载体的原始记录。各种形式和载体的原始记录。林改档案归档范围林改档案归档范围 林改文书类林改文书类 林权类林权类 纠纷调处类纠纷调处类 电子声像类电子声像类 林改档案的归档要求林改档案

2、的归档要求 林改档案的整理林改档案的整理林权文书类按文书档案采用林权文书类按文书档案采用归档文件归档文件整理规则整理规则分年度进行整理。分年度进行整理。林权类按行政村林权类按行政村-组进行分类，按宗地组进行分类，按宗地进行组卷，一宗地一卷，按科技档案整理进行组卷，一宗地一卷，按科技档案整理标准进行整理。标准进行整理。纠纷调处类按按行政村进行分类，按调纠纷调处类按按行政村进行分类，按调解事件进行组卷，一事件为一卷，按文书解事件进行组卷，一事件为一卷，按文书档案传统立卷整理方式进行整理。档案传统立卷整理方式进行整理。电子声像类按相关档案种类整理方法进电子声像类按相关档案种类整理方法进行整理。行整理

3、。二、会计档案管理二、会计档案管理 会计档案的概念会计档案的概念会计档案，指归档保管的会计凭证、会计账会计档案，指归档保管的会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算资料，是记录簿和财务会计报告等会计核算资料，是记录和反映经济业务活动的重要史料和证据。和反映经济业务活动的重要史料和证据。会计档案的分类会计档案的分类 会计档案的基本分类法会计档案的基本分类法 形式（名称）分类法形式（名称）分类法 分为四大类：会计凭证类、会计账簿类、财分为四大类：会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其它类。务报告类、其它类。会计年度分类法会计年度分类法 将各会计年度的会计档案各分为一类。将各会计年度的会计档案各分

4、为一类。保管期限分类法保管期限分类法 将不同保管期限的会计档案分为不同的类。将不同保管期限的会计档案分为不同的类。会计档案的保管期限主要有如下几种：永久、会计档案的保管期限主要有如下几种：永久、25年、年、15年、年、5年、年、3年。年。会计档案的复式分类法会计档案的复式分类法 每年形成会计档案数量较少的，采用每年形成会计档案数量较少的，采用“保管保管期限形式（名称）年度期限形式（名称）年度”分类法；分类法；每年形成会计档案数量较多的，采用每年形成会计档案数量较多的，采用“形式形式（名称）保管期限年度（名称）保管期限年度”分类法；分类法；每年形成会计档案数量很多的，采用每年形成会计档案数量很多

5、的，采用“年度年度形式（名称）保管期限形式（名称）保管期限”分类法。分类法。会计档案的立卷和整理会计档案的立卷和整理 会计档案的立卷、整理部门会计档案的立卷、整理部门 会计档案由会计部门负责立卷整理。会计档案由会计部门负责立卷整理。档案机构不应介入会计核算材料的整理、组档案机构不应介入会计核算材料的整理、组卷工作，但应参与会计档案的分类、整理方卷工作，但应参与会计档案的分类、整理方案的确定并进行档案业务指导。案的确定并进行档案业务指导。会计档案的立卷会计档案的立卷会计凭证的立卷方法会计凭证的立卷方法 会计账簿的立卷方法会计账簿的立卷方法 财务报告的立卷方法财务报告的立卷方法 会计档案的排列和编

6、号会计档案的排列和编号会计档案的排列会计档案的排列 首先，按照会计档案的分类方案（复式分类首先，按照会计档案的分类方案（复式分类法）将会计档案分保管期限、分形式（名称）法）将会计档案分保管期限、分形式（名称）进行排列；其次在每一类内按时间顺序进行进行排列；其次在每一类内按时间顺序进行排列。排列。会计档案的编号会计档案的编号 根据排列，在分类方案的最低一级类目内从根据排列，在分类方案的最低一级类目内从“1”开始编写案卷号。开始编写案卷号。编制会计档案目录编制会计档案目录 会计档案目录应按会计凭证、会计账簿、会计档案目录应按会计凭证、会计账簿、财务报告、其它会计档案四种类型分别编财务报告、其它会计

7、档案四种类型分别编制。制。会计档案的归档时间会计档案的归档时间 会计部门将会计档案保管一年期满后，应移会计部门将会计档案保管一年期满后，应移交本单位档案部门集中统一管理。交本单位档案部门集中统一管理。会计档案的提供利用会计档案的提供利用 会计档案的销毁会计档案的销毁 对涉及未结清债权债务、固定资产、案件的对涉及未结清债权债务、固定资产、案件的原始凭证予以抽出，并单独立卷，其余的可原始凭证予以抽出，并单独立卷，其余的可造册登记并予以销毁。造册登记并予以销毁。二、照片档案管理二、照片档案管理照片档案的概念及构成照片档案的概念及构成 照片档案的概念照片档案的概念 照片档案是国家机构、社会组织及个人在

8、照片档案是国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的具有保存价值的以社会活动中直接形成的具有保存价值的以感光材料为载体、以影像为主要反映方式感光材料为载体、以影像为主要反映方式的历史记录。的历史记录。照片档案的构成照片档案的构成 底片底片 用照相机拍摄过实物的胶片，物象的明暗跟用照相机拍摄过实物的胶片，物象的明暗跟实物相反，是制作照片的依据。实物相反，是制作照片的依据。照片照片将底片的影像印放到相纸上的跟被摄物一致将底片的影像印放到相纸上的跟被摄物一致的黑白或彩色的复制件。的黑白或彩色的复制件。说明说明 对照片所作的文字介绍。对照片所作的文字介绍。照片档案的整理照片档案的整理 底片的整理底

9、片的整理 底片的排列与编号底片的排列与编号 底片按收集的时间顺序进行排列。底片按收集的时间顺序进行排列。编号的格式为：底片册号底片号。编号的格式为：底片册号底片号。底片号使用铁笔横向刻写在底片片边处。底片号使用铁笔横向刻写在底片片边处。底片装袋插册底片装袋插册照片的整理照片的整理 照片的分类、组卷照片的分类、组卷 填写照片说明填写照片说明 照片说明的内容包括照片号、底片号、参见照片说明的内容包括照片号、底片号、参见号、内容、拍摄者、拍摄时间。号、内容、拍摄者、拍摄时间。一组（若干张）联系密切的照片可加总说明。一组（若干张）联系密切的照片可加总说明。总说明应能揭示一组照片的详细内容，分说总说明应

10、能揭示一组照片的详细内容，分说明是对总说明的补充，只对一些照片中的各明是对总说明的补充，只对一些照片中的各个单张照片而言，凡总说明已说明过的内容，个单张照片而言，凡总说明已说明过的内容，分说明不应再重复，一般只需指明照片上的分说明不应再重复，一般只需指明照片上的主要人物和主要内容。分说明前应注号。主要人物和主要内容。分说明前应注号。填写卷内目录填写卷内目录卷内目录的栏目包括：照片号、内容、底片卷内目录的栏目包括：照片号、内容、底片号号参见号、拍摄时间、备注。参见号、拍摄时间、备注。填写卷内备考表填写卷内备考表 填写案卷目录填写案卷目录 案卷目录的栏目包括案卷号、案卷题名、年案卷目录的栏目包括案卷号、案卷题名、年度、保管期限、备注。度、保管期限、备注。