办公自动化系统培训教材12223.pptx

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1、Intelligent Office办公自动化系统解决方案Intelligent OfficeIntelligent Office办公自动化系统1.系统结构2.功能详细介绍3.系统安全措施4.项目实施过程5.售后服务6.在企业管理中的作用20022002年年1212月月北京吉高电子技术开发有限公司Intelligent Office办公自动化系统解决方案系统结构Intelligent Office办公自动化系统解决方案功能详细介绍l普通办公管理l组织机构管理l电子邮件系统l个人通讯簿l个人任务l协作日历l项目计划l在线文档l讨论组l新闻通告l公共网址l综合信息资源l桌面l专业应用服务l工作流程

2、管理l人力资源管理l资源设备管理l决策支持服务l生成各类统计报表l实时了解工作状态l提供最及时的动态信息l连接到业务/财务系统Intelligent Office办公自动化系统解决方案组织机构管理人员列表自动按职位排序多层组织架构在线考勤在目录上放置您所需要的快捷方式Intelligent Office办公自动化系统解决方案组织机构管理的功能特性部门多级部门的建立、修改、删除人员的添加、修改、删除（离职）通过设定条件检索人员人员职位的添加、修改、删除，可设置职位的级别支持一人多职设置自动按人员职位排序建立和删除用户，并建立用户与人员之间的联系在线进行考勤记录考勤报表查询上下班时间设置人员角色的

3、设置、修改角色的定义、角色功能的指派可建立部门的快捷视图快速查看“我的部门”的信息密码修改查看系统具有的功能清单。Intelligent Office办公自动化系统解决方案收、发电子邮件接收和发送内部电子邮件接收和发送Internet电子邮件支持丰富的文本格式可设置多个POP3邮件账户自动检查新邮件邮件送达提醒过滤垃圾邮件多种方式排序自动从组织机构和个人通讯簿中获得邮件地址。通过SMTP网关自动接收来自Internet的邮件可连接多个外部邮箱按各种方式排序Intelligent Office办公自动化系统解决方案建立个人通讯簿联系人资料录入、修改、删除按指定条件检索联系人联系人类别的增加、修改

4、、删除与Outlook联系人进行数据交换可建立多个通讯簿Intelligent Office办公自动化系统解决方案记录个人任务添加、修改、删除个人任务可指定任务的起止时间、优先级、状态、完成情况当日任务自动提醒未完成任务自动提醒Intelligent Office办公自动化系统解决方案协同安排日程在首页上显示今日日程和未确认的邀请；以日、周、月的方式显示日历；支持日、周、月格式的日历打印；可设置日历类型为私人事务、会议、出差、临时外出、假期、电话呼叫、工作事项、特殊、其它等；可设置日程的提醒时间；可设置时间的忙、闲、暂定、外出状态；邀请多人加入日程；显示每个被邀请人的可用时间状态；被邀请人可以

5、同意、拒绝他人的邀请；查找日程安排；自动发送电子邮件和手机短信提醒；快速转到今日或某年、某月、某日。不同颜色显示不同类别的日程以图标表示多人日程按日、周、月查看日程Intelligent Office办公自动化系统解决方案管理项目计划在首页上显示“我的任务”；在快捷任务板上，显示所选日期的任务、以及任务截止期限情况；新建、删除、修改、移动项目；以甘特图的方式查看项目的任务时间表；通过资源分配图查看项目的资源分配状况；新闻、删除、修改、移动任务；查看任务的详细信息和资源安排；设置任务的完成情况，并以图形化方式显示；项目和任务管理的权限控制；项目库的建立、修改、删除、权限配置；项目任务完成状态统计

6、；项目任务综合查询；与Microsoft Project转入或转出数据。实时显示任务进度查看不同人员的任务分配情况Intelligent Office办公自动化系统解决方案在线文档共享提供个人文件夹和共享的公共文件夹，支持多级文件夹结构；在文件夹中对文件进行上传、下载、删除、移动、更名等操作；根据多项条件进行文件搜索；支持文件更新和版本管理，可追溯下载文件的历史记录；对公共文件夹中的文件进行综合的权限管理，管理查看、上载、下载、删除、更新等权限；可设置文件夹的快捷视图。个人文件夹和公共文件夹强大的权限管理可以查看文件的历史版本Intelligent Office办公自动化系统解决方案信息发布和

7、在线讨论 建立分类和论坛的快捷方式格式化文本编辑对每个论坛可单独进行权限管理自由上载附件Intelligent Office办公自动化系统解决方案信息发布和在线讨论l在首页上显示最近访问的论坛，和最近发表的文章；l新建、修改、删除讨论组；l在讨论组中新建、修改、删除论坛；l对论坛的综合权限配置，管理查看、发表、删除、设置精华文章等权限；l可建立讨论组的快捷视图；l在论坛中发表文章，支持格式化文本的在线编辑，支持上传附件；l支持两种论坛视图：顺序式、层次式；l支持文章预览；l自动标记已读文章；l记录文章的点击次数；l支持对精华区的管理、查阅；l对文章进行全文搜索。Intelligent Offi

8、ce办公自动化系统解决方案发布和查阅新闻、通告在首页上显示最近新闻；建立、修改、删除新闻库（如公司新闻、每周快迅、分类新闻等）；设置和查看本部门新闻；新闻搜索；对发布新闻的权限管理；新闻格式：支持图片及图片位置设置；新闻搜索引擎：自动从互联网上搜索相关新闻。Intelligent Office办公自动化系统解决方案建立个性化的“桌面”显示每个用户不同的个性化的桌面；在桌面上可显示快捷信息窗口，包括：新闻、日程、项目任务、个人备忘录、工作流收文、论坛（可选择多项）、文档（可选择多项）、电子邮件、头条新闻、个人工具箱等；桌面内容可由用户自行定制。Intelligent Office办公自动化系统解

9、决方案工作流程管理通过“工作流程管理”系统，能够建立各种类型的企业内部管理流程，并实现这些流程的运转、数据的存储和查询、处理过程的监控。用户可建立各种模板库快速启动各种流程直观地看到每天的待办文件Intelligent Office办公自动化系统解决方案建立和处理各种工作流程流程管理人员可以通过图形化的流程设计界面，方便地设计某项事项的处理流程，并通过电子表格式的数据设计界面，设计在该处理过程中要处理的数据的样式。快速、方便地建立各种流程可以指定自动或手动处理分支处理人可以预先设定，也可以临时指定直观地设置文档的处理方式通过指定的数据来源，获取特定信息Intelligent Office办公自

10、动化系统解决方案流程监控和处理过程查询快速列出所有要处理的文件、处理中的文件随时了解文件的处理过程、历史记录、下一步操作Intelligent Office办公自动化系统解决方案设定委托办理和短信提醒当人员外出时，可委托其他人代办所有收件当用户收到要处理的文件时，系统能够自动发送手机短信提醒Intelligent Office办公自动化系统解决方案与业务数据库连接通过“通用数据连接器”，工作流系统可以实时地与用户的业务系统进行数据交互，使业务数据进入Intelligent Office工作流系统进行处理，或者使工作流处理的结果转入业务数据库。“通用数据连接器”使办公自动化系统与业务系统紧密集成

11、，为对数据进一步分析、挖掘并实现决策支持提供了条件。设置数据源设置数据的映射关系Intelligent Office办公自动化系统解决方案工作流程模板示例l财务报销流程l客户服务流程l项目管理流程l公文处理流程l人事管理流程l采购管理流程l业务审批流程l出差值班管理lIntelligent Office办公自动化系统解决方案工作流程系统特性总结l模板库管理：新建、删除、修改、加入视图，模板库如：财务报销、人事管理、行政事务、业务处理、收发文等；l可对模板库进行综合的权限设置；l新建、删除、复制、移动模板；l配置模板的基本信息，如：名称、类型、状态、显示方式、文档显示、封面样式；l封面样式可自行

12、定义和扩展，如：普通封面、公司文件、红头文件、签报、批件等；l以图形化的方式显示、修改工作流程；l新建、删除、修改文档，支持多种文档类型：联机电子表格、上传文件、填报模板、自定义格式等；l支持多种流程目标：发出人、特定用户、职位/角色/部门组合、文档中的指定用户、子流程；l通过子流程，可实现多个流程的嵌套；l在图形化的流程图上，设置自动流转条件；l配置在流程各个节点的文档使用方式；l为子流程分配文档；l通过联机电子表格快速定义文档及文档处理的动作设置；l对文档内容可设置多种数据源，包括：下拉列表、外部数据库、其他文档、登录相关信息、附件、流水号、用户选择等；l通过自定义格式，可实现完全灵活的文

13、档设计，并自动对HTML格式的文档进行数据访问配置和流程动作设置；l在多个文件夹中查看流转的文件：草稿、收件、发件、已处理文件；l通过电子邮件自动提醒新到收件；l通过手机短信自动提醒新到收件；l处理期限的设置和提醒；l流程自动流转，可实现单向流程、多向流程、并行流程、循环流程等；l流程手动流转，可由前置节点处理人手工指定下级分支；l可设置处理人委托，在处理人无法办公时自动转向预设置的委托人；l可针对不同的模板库、模板设置流程管理员，以便于对流程进行监控和人工干预；l综合查询各类流转文件；l电子表格数据可自动保存到用户业务数据库。Intelligent Office办公自动化系统解决方案资源设备

14、管理“资源设备管理”系统帮助企业管理三种类型的公共资源：1、预约资源：在时间上排他的永久资源，如会议室、车辆等；2、借用分配资源：在占有上排他的永久资源，如各类设备、图书、非消耗办公用品等；3、消耗品：一次性使用的资源，如纸张笔墨、礼品等。通过“资源设备管理”系统，能够将资源的购买、分配、使用、消耗过程记录下来，并实现资源的申请、审批处理过程，加强公司内部管理，帮助管理层了解资源存量和分布状况，降低资源的浪费并节省费用。提出资源申请管理资源分类和属性Intelligent Office办公自动化系统解决方案资源设备管理的主要特性l可灵活定制的多层资源类别；l可继承的资源类别动态属性；l资源申请

15、过程管理；l根据条件进行资源综合查询；l资源占用情况的查询；l人员对资源的使用情况的查询；l快速查看用户自己的占用资源；l自动统计资源分布状况；l快速查看未归还资源的清单；l动态生成库存资源报表、资源购买报表和资源清理报表；l快到期资源的自动提醒。Intelligent Office办公自动化系统解决方案人力资源管理l人事信息的增加、修改；l按各种条件组合进行信息检索；l各类信息可动态增加用户定义的字段，适应不同企业的需要；l严密的权限管理，保证人力资源数据的安全性。Intelligent Office办公自动化系统解决方案人力资源管理的内容基本信息：记录更详尽的员工资源，在“组织机构”中已有

16、资料的基础上，增加了照片、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况、文化程度、工资类别、银行账号、保险账户等信息。家庭成员：记录员工的主要家庭成员的姓名、性别、关系、工作单位、职务、联系方式等信息。学历信息：记录员工的学历过程，包括时间、学校、专业、证明人等。工作记录：记录员工的工作过程，包括时间、工作单位、部门、职务等。调动情况：记录员工的工作岗位调动情况。职称评定：记录员工所拥有的职称、资质、资格，以及获得的时间、方式等。培训记录：记录员工所参加过的培训，包括时间、培训单位、培训内容、方法、专业等。奖惩记录：记录员工所获得的奖励和惩罚。薪资变动记录：记录员工的历次薪资调整情况。合同管理：保存员工与公

17、司签订的历次劳动合同的电子文本。Intelligent Office办公自动化系统解决方案决策支持服务l生成各类统计报表l实时监控工作状态l提供最及时的动态信息l连接到业务/财务系统Intelligent Office办公自动化系统解决方案生成各种统计报表l项目计划l项目总览报表l任务分配报表l“谁在做什么”报表l项目费用报表l工作流程l处理情况统计报表l人员工作效率报表l资源设备l资源分布报表l未归还资源报表l库存资源报表l资源购买报表l资源使用报表l人力资源l基本情况(年龄/学历)统计l机构人员分布统计Intelligent Office办公自动化系统解决方案实时监控工作状态l实时监控l项

18、目和任务的完成情况l文件和业务的处理情况l人员的工作时间安排l自动警告l拖延项目和任务警告l拖延文件和业务警告l工作时间冲突警告Intelligent Office办公自动化系统解决方案提供最及时的动态信息l快速显示公司内部的最新消息l公司内部新闻l公司内部通告l公司内部讨论组的最新文章l自动搜索行业的最近新闻动态l通过新闻搜索引擎自动检索新闻l可设置各种关键字和搜索条件组合Intelligent Office办公自动化系统解决方案连接到业务财务系统l通过工作流系统的通用数据接口，将数据转出到业务财务系统，或从业务财务系统中读取数据l从OA系统中建立对业务/财务系统的观察平台,使管理层方便地了

19、解各类综合信息Intelligent Office办公自动化系统解决方案系统安全措施l身份验证l用户名密码验证l客户数据签名验证l数据安全l密码加密存储l用户数据加密存储l通讯安全lSSL加密通讯l安全日志l关键事件审计Intelligent Office办公自动化系统解决方案项目实施过程系统规划系统环境检查系统安装配置系统定制用户培训服务器数量及分布方案存储空间和数据存储位置服务器安全性设置名称和标识确定密码设置硬件环境检查操作系统、浏览器版本、数据库服务器检查安全性检查建立组织机构建立各种分类和基本信息建立工作流程系统界面定制普通用户培训系统管理员培训二次开发培训Intelligent O

20、ffice办公自动化系统解决方案项目实施时间表任务时间备注系统规划3工作日系统环境检查系统安装系统定制5-15工作日取决于用户需求用户培训3工作日合计11-21工作日Intelligent Office办公自动化系统解决方案售后服务l系统试运行期间，提供为期驻场服务，随时解决用户提出的问题l系统正式上线后，提供以下系统维护服务：l现场技术服务l电话响应请求l远程支持请求l故障预防和软件修补l为用户提供三年免费升级服务l维护工作由专人负责Intelligent Office办公自动化系统解决方案在企业管理中的作用l通过各种实用的OA软件工具，为企业办公提供方便，加强企业内部的信息沟通l通过强大的流程管理，实现公司内部管理流程的规范化，有助于公司实施先进的管理方法l通过与业务/财务系统交换数据，实现各种数据的整合和集成，为管理层提供有价值的决策依据l强势管理流程和决策支持信息，将帮助公司降低运营成本、发挥潜在价值