钢铁公司ERP系统培训手册-湘钢总账模块用户手册.doc

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1、湘潭钢铁集团有限公司ERP系统培训手册总帐部分文档作者:创建日期:确认日期:控制编码:湘钢/ORACLE/MANUAL/GL当前版本:1.032af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf文件控制SinohelpConfidential-For internal use onlyI文件控制文件控制更改记录更改记录日期日期作者作者版本版本更改参考更改参考审阅审阅姓名姓名职位职位审阅签字审阅签字分发人员分发人员编码编码姓名姓名地点和位置地点和位置1湘钢 2汉普32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf文件控制SinohelpConfidenti

2、al-For internal use onlyII目目 录录文件控制 .I更改记录.I 审阅.I目 录.II编写说明.1相关操作键说明.1职责菜单.2总帐系统基本业务流程.3总帐凭证处理业务.错误！未定义书签。错误！未定义书签。凭证录入.4 凭证修改.6 凭证引入.8 定义经常性分录.9 生成经常性分录.11 凭证审核.错误！未定义书签。错误！未定义书签。 凭证过账.12 凭证打印.13会计科目.15湘钢会计科目结构.15 会计科目值维护.15外币业务.18定义货币类型.18 定义周期汇率.18 汇率重估.19 冲销重估.20汇总模板定义与帐户查询.21定义汇总模板.21 更新汇总模板.22

3、 使用汇总模板进行查询：.22总帐标准报表.24标准报表列表.24FSG报表操作 .26定义行集.26 定义列集.27 定义报表.28 FSG报表运行.29月末结帐与关帐.3032af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only1编写说明编写说明本手册用于对湘潭钢铁集团有限公司（以下简称湘钢）财务核算人员及其他需使用本系统的 相关人员进行培训。最终用户培训手册将从业务类型的角度来描述业务的核算实现方法和操作流程，并对每一章 将按总帐业务中涉及的基本操作类型来展开。相关操作键说明相关操

4、作键说明本文档的操作步骤中使用的菜单路径等按照以下方式标识：N应用产品路径M应用产品菜单B命令按钮R屏幕分区32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only2职责菜单职责菜单本章明确在Oracle总帐管理系统中用户职责对应的菜单。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only3总帐系统总帐系统基本业务流程基本业务流程本部分用于说明根据湘钢的业务及Oracle系统的

5、功能，由湘钢方面提供确定的业务流程。业务流程图业务人员业务部门主管审核财务部各 岗位会计录入凭证总帐科审核 过帐会计系统内对凭证审 核过帐总帐科总 帐会计各财务科科长各财务科 总帐会计打印凭证审核在打印的凭证上签 字打印所有凭证引入其他各模块 会计信息整理会计档案在系统外对原始 凭证与记帐凭证 进行审核经手人填写 报销凭单， 并将原始发 票附在报销 凭单上32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only4凭证录入凭证录入操作说明操作说明本操作适用于所有在总帐中直接处理日记帐输入的

6、业务。日记帐概念等同于凭证概念。操作路径操作路径日记帐输入操作过程操作过程1. 进入日记帐输入定位至輸入日记帐屏幕，若要使用批组控制，选择： 新建批新建批 按钮，新建一日记帐批，否则 选择： 新建日记帐新建日记帐 按钮，新建一日记帐，进入日记帐输入屏幕。说明：在一批下可以输入多笔分录。批组控制有助于查询在同一批下的若干分录。但即使没 有使用批组控制，系统也会为单独的每一笔日记帐自动生成一个批名。系统过帐时可根据批 名选择过帐。建议使用批组控制。2. 输入以下批组信息:批组批组：批名称，按财务部统一制定批名命名规则。周期周期：输入批组内的日记帐所属的会计期。余额类型余额类型：系统设置为实际的,实

7、际是相对与预算而言。说明说明: 批组的摘要,可以缺省。总额控制总额控制：一批中借方或贷方金额总数（不输）状态状态：过帐状态设置为未过帐，资金状态取决与是否在系统中启动了预算，启用则设置为必 需，审批设置为必需。创建日期创建日期：录入批组的创建日期。输完如上内容后选择按钮：日记帐日记帐。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only53.输入以下日记帐信息：日记帐日记帐：分录名称。期间期间：分录所在的会计期，与批组中的周期一致。类别类别：可通过值列表选择记帐凭证的类型，人工日记帐

8、的类别有内部银行凭证、现金凭证、 银行凭证、转帐凭证四种。余额类型余额类型：A，表示实际的。与批组中的余额类型一致。说明说明：分录摘要。总额控制总额控制: 一张日记帐中包括的分录总金额(不输)。有效日期有效日期：日记帐的有效日期，若选择的是上一会计期，则该日期缺省为上一会计期的最后 一天。来源来源:系统设置为手工。折折换换：输入币种及外币的汇率类型。对于外币，需要选择汇率日期及汇率类型,系统设置为用 户汇率,需要手工输入汇率。本位币可以缺省。行行：分录行的编号，如 1，2，3等。帐户帐户：分录行中的借贷帐户。借项借项/贷项贷项：输入分录行的借贷方金额。对于外币则录入原币金额，系统将自动根据汇率

9、值进 行换算。3.保存日记帐信息32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only6日记帐录入完毕后,可单击工具栏上“”按钮，存盘并继续录入下一张凭证。注：注：按钮其他明细其他明细、更改币种更改币种、其他活动其他活动为日记帐修改的选项，在输入日记帐时无须选择。特殊说明特殊说明根据湘钢的整体解决方案，所有涉及应收账款科目的收款业务在应收系统中进行处理，所有 涉及应付账款科目的付款业务在应付系统中进行处理。其他所有的凭证均通过总账系统将录 入，其中包括：其他应收涉及的收款、其他应付涉及

10、的付款、内部往来及一些日常的转账业 务等。凭证修改凭证修改操作说明操作说明本操作用于在总帐中进行日记帐调整的业务。调整分为以下几种情况若分录即未审核也未过帐，可以直接在分录上修改。若分录已审核但未过账，可取消审核状态后直接在分录上修改。若分录已过帐，则可补记一张凭证或将原分录冲回。日记帐概念等同于凭证概念。操作路径操作路径日记帐输入操作过程操作过程一. 对未审核且未过帐分录1. 进入日记帐输入2. 查询在查找日记账查找日记账 屏幕中输入查询条件，在 输入日记账输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。3. 修改特殊说明特殊说明因为凭证在保存时系统自动产生凭证号，为保证各单位的凭证号连续，尽

11、管在审核前系统允 许删除凭证，但根据湘钢的情况规定，所有凭证一旦输入并保存，如果有错只能修改不允许 删除。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only7更改摘要、分类及来源：更改摘要、分类及来源：直接在说明上、分类上或来源上修改更改会计期：选择其他活动按钮，选择更改周期，输入更改的会计期。更改货币：选择更改货币更改货币，输入更改的货币币种。4.保存修改完毕后,可单击工具栏上存盘按钮，保存修改信息。二. 对已审核但未过帐分录进入日记帐输入屏幕查询出待修改凭证取消审核点击其他活动

12、其他活动按钮，选择没有对批进行审批没有对批进行审批按钮，以取消本日记账批的审核状态。修改保存三. 对已过帐分录1. 进入日记帐输入屏幕2. 查询在查找日记账查找日记账屏幕中输入查询条件，在E输入日记账输入日记账屏幕中根据查询条件选择要调整的分录。3. 取消3.1. 选择其他明细其他明细3.2. 选择周期即冲回分录所在的会计期，一般为当期32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only83.3. 选择冲销方式3.4. 点击取消日记帐取消日记帐按钮冲销凭证4.运行系统运行一后台进程，

13、进程名为取消日记帐取消日记帐。进程运行完毕后，系统自动生成一冲回分录。分录批组名规则为：冲销+被取消的日记帐名称+取消时间+进程号。同时原分录的状态变为已冲销。将该批过帐，则原分录得以冲回。注：注：日记帐冲回的方法由日记帐类型中规定的冲回方法确定。日记帐类型的冲回方法可以选 择，有以下两种：更改标志更改标志：冲回的借贷方向不变，借贷金额正负变号。转换借贷转换借贷：冲回的借贷方向改变。在设置日记帐分类中可进行以上选择。凭证引入凭证引入本部分用于介绍在总帐系统中，如何从其他系统的接口表中引入凭证。操作说明操作说明上游模块在向总帐过帐后，当期业务产生的会计信息全部过到与总帐的接口表中，总帐通过 该操

14、作从接口表中抓取会计信息。应收款、应付款、采购模块在向总帐过帐时既可将会计信息提交到接口表，也可直接提交到 总帐，在会计信息直接提交到总帐的情况下，无须对之进行引入；库存模块必须在总帐进行 引入。本操作适用于上游模块仅将会计信息提交到接口表的情况。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only9附：此章操作不属于一般GL业务人员操作范围。操作路径操作路径操作过程操作过程进入日记帐/引入/运行 进入导入日记帐导入日记帐窗口2、选择引入内容来源：来源：选择分录来源的模块：如应收款、

15、应付款、采购、库存等。组标识：组标识：选择引入的标识号。应收款、采购模块在向总帐每过一次帐，会产生一个标识号， 总帐可以根据标识号引入。其他模块向过帐没有标识号时，可以根据日期范围来引入。3、选择引入选项创建汇总日记帐创建汇总日记帐：选择该项，日记帐引入后，相同科目的余额会累计，没有明细。日期范围日期范围：输入需引入会计信息的起始和终止的总帐日期。总帐将根据该总帐日期范围来引 入数据。导入说明弹性域导入说明弹性域：决定上游模块的其他有关信息是否需要引入。4、引入选择引入引入按钮，引入日记账。选择该按钮后，系统将产生一后台进程，进程完毕后，分录在 总帐中自动生成。32af02e5d0930496

16、7b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only10各模块在总帐中的分录都带有具有一定特征的批名，并且一批下的每一笔分录均来自于某一 特定的业务，分录名和批名有一定规则。以下是举例：总帐的 上游模 块批名特征批组下的常见分录名采购发票 + 币种应付 应付款过帐时自定义批名+“应付 款”+ 过帐进程号 + 其他信息 付款 + 币种销售发票 + 币种商业收据 + 币种贷项通知单 + 币种借项通知单 + 币种杂项收款 + 币种应收“AR”+组标识号 + “应收款管理 系统” + 过帐进程号 +其他信息调整+ 币种采购

17、组织代码+ 采购 +过帐进程号接收 + 币种MTL + 币种库存组标识号+组织名+ 庫存 +其他信 息 WIP + 币种定义经常性分录定义经常性分录本部分用于介绍如何在总帐中定义经常性分录的公式。操作说明操作说明该操作主要适用于定期发生的一些重复性分录的处理，如费用的预提、待摊，税金的计提等 分录的定义与生成等。总帐的解决方案是定义重复性分录公式，在定义之后，定期运行这些 公式即可得到所要分录，避免了重复性的的手工录入工作。总帐能提供三种类型的重复性分录：框架分录：仅有分录的借贷方科目，金额需要手工补充。标准分录：有借贷方及金额，但借贷方金额是固定数。公式分录：有借贷方及金额，借贷方金额是变量

18、。其值根据变量的值来定。经常性分录是手工对分录的每一行都指定一公式，一个公式只能得到一个分录行金额。典型 的业务根据收入计提税金等。可用于生成所有的重复性分录。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only11操作路径操作路径日记帐/定义/经常性操作过程操作过程进入日记帐/定义/经常性2、创建经常性日记账分录批批：批组名将作为生成的重复性分录批组名的一部分。上次执行上次执行：标明该批组执行的最后一个会计期和日期，是不可输入的。自动复制自动复制:若需用其他批组的经常性分录公式，则

19、选择该批组名，将该批下的公式拷贝至当 前批。日记帐分录名称日记帐分录名称: 输入日记账分录名称，该名称将作为所生成日记账名的一部分。在一批组 下可以定义若干日记帐分录。日记帐分录分类日记帐分录分类：输入日记账分录类别：内银、现金、银行、转帐，分类将作为重复性分录 的类别。有效日期有效日期：定义公式的有效日期范围。3、定义日记账分录行栏目栏目：进入公式编辑屏幕。每一栏代表一个分录行。账户账户：输入栏目所在的行数及该行使用的账户。输入该分录行的计算公式（或计算步骤）：32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For i

20、nternal use only12公式可以是常数，也可以是带变量的公式。变量为某帐户某期间的余额或本期发生净值，公 式将决定该分录行是如何计算其金额的。如要定义框架分录，则只须输入该行的帐户既可， 无须公式。输入计算公式：A * B，则应输入如下几项：步骤运算符 金额 帐户 1 输入 A2 * B 定义自动抵消行的帐户定义自动抵消行的帐户：当定义的分录借贷不平时，将差额记入自动抵消行帐户，该行不需 要输入公式，行号必须为9999。4、存盘按保存按钮存盘。实例实例定义每月按其他业务收入余额的5%计提营业税，做凭证如下：借：管理费用 税金贷：应交税金 应交营业税定义方法定义方法1、定义第1行在

21、Line行行中输入 “1”，在账户账户中输入借方科目 “管理费用 税金”。2、在公式中输入管理费用生成金额的方法。步骤运算符金额帐户余额类型金额类型 1输入10.0.510301.0.0.0.0实际期初至今2+10.0.510302.0.0.0.0实际期初至今3+10.0.510303.0.0.0.0实际期初至今4+10.0.510304.0.0.0.0实际期初至今5+10.0.510305.0.0.0.0实际期初至今6*.05定义第2行为抵销行 在行行中输入 “9999”，在账户账户中输入贷方科目 “应交税金应交营业税”。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pd

22、f编写说明SinohelpConfidential-For internal use only13生成经常性分录生成经常性分录本部分用于介绍如何在总帐中通过定义的公式生成一些常用的日记帐操作路径操作路径日记帐/生成/经常性操作过程操作过程进入日记帐/生成/经常性2、选择要运行的会计期。会计期决定了系统生成的分录所在的会计期。3、选择要运行的重复公式。4、选择生成生成按钮，系统将产生一后台进程，自动生成经常性分录。特殊说明特殊说明经常性分录一般应在月末过帐后或相关科目的余额已确定后提交运行。凭证过账凭证过账本部分用于介绍如何对凭证进行过账。操作说明操作说明月末结帐时应确保当期发生的所有业务已正确

23、，并将日记帐全部过账。日记账过帐后才影响本期的发生额及余额。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only14日记账可在月末一次性过账，也可在每天审核后进行过账。可通过两种方式将日记账过账：根据选定日记账批过账。批量选择过账。操作路径操作路径日记帐/输入操作过程操作过程根据选定日记账批过账1. 进入日记帐/输入2. 查找并选定待过账日记账批。3. 选择其他活动其他活动按钮，进入其他活动屏幕。4. 选择过账过账按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改s批状态

24、批状态 和其他明细其他明细中的日记账过账状态过账状态域为过帐过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。批量选择过账进入 日记账/过账输入待过帐日记帐分录的选择标准，如周期周期、批组批组等，选择查寻查寻按钮，进入日记账过账记账过账屏幕， 显示所有符合条件的日记账。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only153.选中所有待过帐分录批组左边的小方框。4.选择过帐过帐按钮，系统自动提交一后台过账进程，进程运行完毕后，系统自动更改所选日记 账的批状态批状态和其他明细其他明细中的日记账

25、过账状态过账状态域为过帐过帐的，完成对当前所选择日记账批的过账。特殊说明特殊说明对于不满足过帐条件的日记帐，系统会以灰色标识，并显示不能过帐的原因，不能过账原因 主要有以下几种：控制总额和实际总额不一致过帐期间是未打开的会计期间分录借贷不平衡手工填写的凭证未审核对于这部分不能过帐的日记帐，应查明原因，修改相应错误后才能过账。凭证打印凭证打印本部分用于介绍如何对打印凭证。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only16操作路径操作路径Report/Request/Standar

26、d报表/请求/标准操作过程操作过程1. 进入Report/Request/Standard 报表/请求/标准2. 选择 Single Request 单个请求选项，提交一个请求.在Submit Request 提交请求提交请求窗口选择请求 “GL Journl Voucher”。在Parameter 参数窗口输入凭证号。选择Submit Request提交请求按钮请求运行结束后，查看并打印请求View Output输出结果。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only17会计

27、科目会计科目本部分用于介绍湘钢的会计科目结构及其值的维护方法。湘钢会计科目结构湘钢会计科目结构Oracle系统中会计科目是以分段式的形式来实现的，即将会计科目分为许多段，每段用于反 应不同的核算分类。湘钢目前采用的科目结构共有七个段，其具体内容如下：湘钢的科目结构湘钢的科目结构公司段成本中心段科目段明细科目段项目段参考段277684公司段公司段长2位，用于表示湘钢管辖的所有公司。成本中心段成本中心段长5位，用于确定湘钢的成本中心。科目段科目段长7位，表示湘钢的科目,根据财政部新企业会计制度的规定进行设置。明细科目段明细科目段长6位，表示湘钢的科目，根据会计核算要求设立。项目段项目段长8位，表示

28、湘钢的科目，根据会计核算要求设立参考段参考段长4位。参考字段，目前用以表示施工单位。会计科目值维护会计科目值维护操作说明操作说明适用于会计弹性域各段值的增加、修改、失效和停用等操作。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only18为体现总帐对其他模块核算上的管理，会计弹性域段值的维护工作，例如增加一会计科目， 修改一部门段值等工作，由总帐科的信息维护岗位来完成。其他模块对会计弹性域段值的修 改要求应经由总帐人员审核，最终由总帐人员在系统中实现。附：本章操作不属于GL一般操作人

29、员的操作范围。操作路径操作路径设置/财务/弹性域/键/值操作过程操作过程打开值菜单，进入查找值集屏幕。查找值集：选择值集选项。名称：名称：选择需输入值的值集名称。根据湘钢的科目结构，将来需对公司段、成本中心段、科目段、明细科目段、项目段及 参考段值进行维护，以上几段所应选用的值集名称如下：XGCOM表示公司段XGDEP表示成本中心段XGACC表示科目段XGSUBA 表示明细科目段XGPRO表示项目段XGREF表示参考段中施工单位名称：名称：如输入XG_Acc科目段的值时，在此输入将输入的科目段名称。选择Find 查找按钮，进入段值屏幕。若是增加一段值，则在屏幕相应位置输入如下信息：值值：表示段

30、值编码。说明：表示段值描述。启用：启用：表示该段值是否有效，打勾代表有效。父：父：确定是否为汇总值，若为汇总值，则可输入累计组名及级别层次（也可以不输）。段限定词：该段值的属性，包括以下几项：允许预算允许预算：该段值是否允许预算（对于父值不允许预算）允许过帐允许过帐：该段值是否允许过帐（对于父值不允许过帐）32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only19账户类型账户类型：包括：资产、负债、所有权/股东权益收入或费用。科目的类型将直接影响到系 统的年底结帐。对于收入、费用类科目

31、，打开新年度会计周期时，余额会被结转。所以凡年 底不结转的科目，其类型都不能设为收入或费用类型。注：注：若输入的是父值，则还需指明该父值的范围，即该父值是由哪些子值组成。选择定义子定义子 值范围值范围按钮进行定义。子值范围定义完毕后存盘，系统提交一后台进程，进程完成后，父值 生效。若是修改一段值，则在进入会计弹性域段值屏幕后，查询出要修改的段值予以修改，完毕后 存盘。修改有如下几类：修改段值描述修改使用期限选择失效Enable（失效后，该段值在值列表中看不到，也不能使用）修改父值的范围注：段值不能删除；段值编码不能修改。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编

32、写说明SinohelpConfidential-For internal use only20外币外币业务业务本部分用于介绍如何定义外币、如何启用与维护汇率，如何在月末做汇率重估。定义货币类型定义货币类型操作路径操作路径设置/货币/定义操作过程操作过程进入设置/货币/定义查询出要启用的币种选择允许复选框存盘。定义周期汇率定义周期汇率操作路径操作路径设置/货币/汇率/每日操作过程操作过程进入设置/货币/汇率/每日输入每日各币种对本位币的公司汇率值，存盘。汇率值输入后还可修改，要修改汇率值需先查询出要修改哪一天的汇率，再修改存盘。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.p

33、df编写说明SinohelpConfidential-For internal use only21如采用月汇率，可以一次定义多天（如一月）的汇率值。汇率重估汇率重估操作路径操作路径货币/重估操作过程操作过程进入 货币/重估输 入如下信息：周期：周期：重估价帐户哪一会计期的余额未实现损益帐户：汇率差异部分将计入的帐户。货币选项：货币选项：如对某一货币进行重估价，选择单一货币；如对所有货币进行重估价，选择所有 货币。币种、汇率币种、汇率：需重估价的货币种类及汇率重估价范围：重估价范围：对哪些帐户进行重估价，一般主要是现金类及债权债务类帐户。3、选择重估价重估价按钮，系统提交一后台进程。运行完毕后

34、，系统产生一重估价分录。4、将重估价分录过帐。则各重估价帐户的外币余额与对应本位币余额的换算比率为重估价 的汇率。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明SinohelpConfidential-For internal use only22冲销重估冲销重估操作路径操作路径日记帐/生成/冲销操作过程操作过程进入 日记帐/生成/冲销选出需冲销的日记帐，点击冲销冲销按钮，系统将提交一个后台进程，待进程结束后，自动生成 一冲销凭证，冲销所选日记帐。将生成的冲销凭证过帐。32af02e5d09304967b0aedcaa123abd0.pdf编写说明Sinohe

35、lpConfidential-For internal use only23汇总模板定义与帐户查询汇总模板定义与帐户查询本部分用于介绍如何如何定义模板并方便的用于各种帐户的查询定义汇总模板定义汇总模板操作说明操作说明总帐提供功能强大的查询功能，可以利用会计弹性域各段值的各级汇总值与明细值的灵活组 合来定义出各种用于查询的汇总模板。例如要查询各部门的所有费用，可以如此定义模板： 公司段：明细值；责任中心段：明细值（或汇总值）；其他段：所有明细值的汇总值。汇总模板的定义和使用要求事先定义好各段值的累计组及各级汇总值，即各级父项（组）。本章操作不属于总帐一般操作人员的操作范围。操作路径操作路径设置/帐户/汇总操作过程操作过程进入定义汇总模板屏幕。输入汇总模板信息名称：名称：输入汇总模板的名称模板：模板：输入汇总模板各段值的取值要求：D、