有效管理工具之一计划时间管理bfqa.pptx

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1、时间管理、计划与效率时间管理、计划与效率请思考一下你是否有如下情况：n你是否认为计划赶不上变化？n你是否感觉到你的工作环境太乱了？n你是否想做一件事，比如健身，却总没开始或找不到时间去做?n你是否感觉到每天都有做不完的事？如果有以上情况，那么如果有以上情况，那么你你知道你知道你每天每天都都在做什么在做什么吗吗？打扰打扰 （电话或没有预约的接待）（电话或没有预约的接待）不知道重要性次序不知道重要性次序没有目标、次序和计划没有目标、次序和计划要求职工同一时间完成多项工作要求职工同一时间完成多项工作个人缺乏组织能力个人缺乏组织能力缺乏自律缺乏自律会议会议资料不完整或有所延误资料不完整或有所延误文书工

2、作和繁文缛节文书工作和繁文缛节分不清责任和权力分不清责任和权力面对无穷的杂事，我们怎么办？n第一：要学会区别不同的事务，在有限的时间里做最重要的事。这里我们提供一个简单的事务分类工具。n第二：要学习一些方法，避免不必要的打扰。这里提供一些小窍门。n第三：要学会利用计划工具，统筹你的时间。紧急紧急不紧急不紧急 重要重要 不重要不重要 危机 急迫的问题 有期限压力的计划 防患未然 改进产能 建立人际关系 发掘新机会 规划、休闲、健身 不速之客 某些电话 某些信件与报告 某些会议 必要而不重要的事 受欢迎的活动 繁琐的工作 某些信件 某些电话 浪费时间之事 有趣的活动首先是事务分类工具首先是事务分类

3、工具不不不不紧急紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第一类事务的结果 压力 精疲力竭 危机处理 忙于收拾残局 不紧急不紧急不紧急不紧急 重要重要重要重要 不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急偏重第二类事务的结果偏重第二类事务的结果 有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第三类事务的结果偏重第三类事务的结果 短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系

4、浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂不紧急不紧急重要重要重要重要不重要不重要不重要不重要紧急紧急紧急紧急 偏重第四类事务的结果偏重第四类事务的结果 全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生面对这样的工作状态，你应该怎么办？小窍门之小窍门之一：一：把把等待等待时间转化成资源时间转化成资源n现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？n上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小偷外能做点什么吗？n去银行办事，领号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着那个该死的号码牌外还能做点什么吗？小窍门之小窍门之二：二：停止煲停止煲电话粥电话粥n

5、如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧n如果是为了联络感情，那继续n如果是为了讨论晚上吃什么，在哪里吃，哪个小摊上的烤肉便宜一毛钱，说到自己都想不出说什么了，还恋恋不舍的话，请面壁去吧怎么办怎么办？利用清静时间、过滤电话、安排专门接电话的时间 学习并演练终止谈话的技巧 增加授权，把电话转交给被授权人处理 电话打扰电话打扰关于电话关于电话n你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你当时所做的事来得重要。n良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法：n暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。n提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之前有一分钟的时间，问对方还需要什么帮助吗?n坦率直言：拜托，等一下我

6、得走了，老板要我几分钟之内到达他办公室，明天见。小窍门小窍门之三：之三：清理清理桌桌面面n归类，以自己熟悉的方式归类n定位，以自己熟悉的方式定位n配件放在一个盒子里面，在家里也一样n无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧n定期淘汰怎么办怎么办？清洁的桌面代表你有序的思维，利用工作计划表来提供控制找出比把所有档案堆在桌上更好的控制方法 先处理棘手、最为优先的工作，过滤干扰，适当授权小窍门之四小窍门之四 文件处理文件处理 决定在拟订计划、作决定、给予成果回馈时，何种资料派得上用场，然后作到资料方便取用、具有可靠性与适宜性 进行必要的沟通后，抓住必须资料，避免超过需要量 预期作好评估，将资料

7、分配的优先次序标准化当下就处理，每天送来的文件中，有80%可在一开始处理时丢弃，一般主管平均只丢弃20%别做任何你可以授权给别人做的事 设计简化文件处理的系统，减少复本，用标准格式 资料不全资料不全文件繁杂文件繁杂小窍门小窍门之之五五 学会拒绝学会拒绝n可以有拒绝的理由，但不必每次都要有理由。n拒绝太慢反而会造成抱怨太多。n害怕冒犯某人想好借口，当然越实话越好。同时设立个人与组织的重要工作目标，为例行工作建立完成标准，设定完成期限 学习专注的技巧，避免分心及自我干扰。克服做事拖延的坏习惯。认识真正的朋友，不会因为坦率的解释而被触怒 出示双方同意的优先次序清单来拒绝老板 别人会替那些没有优先次序

8、的人，决定优先次序 小窍门之六：速战速决n这件事令人感到为难，但是它非做不可，因此我将立即做完它，以便尽早忘掉它。n养成速战速决的习惯n将事情切成好几块小块任务，快速地完成每一块的任务n完成最关键的部份，让事情看起来像做完 80%一般 征得上司同意后，准备一份工作责任清单，其中要说明职责和职权 坚持获得与责任对等的职权，你有义务获得执行任务的权力 拟出明确的工作项目说明，内容要详细，涵盖个人所有的职责 小窍门之七：明确责任小窍门之七：明确责任以后，经常反省自己：1、我做了什么根本不需要做的事？2、我做了什么能够由别人，并且应该由别人做的事？3、我做了什么耗时过长的事？4、我做了什么会浪费别人时

9、间的事？面对这样的思考，如何把工作做得更好？工作计划是最重要的效率工具n首先请大家回答一个问题：n什么是工作计划？可能的答案n答案一：工作计划是一个按步就班做事情的时间表。n答案二：工作计划是一个为完成工作必需的预算表。n答案三：工作计划要描述工作任务与任务完成人之间关系。问题在于工作计划的核心是什么？n工作计划绝不仅仅是预算表和工作安排n工作计划为工作相关人准备的一个论点n这里有必要解释一下什么是论点？n一个论点是一系列在逻辑上相关的陈述，每一个陈述都是依照逻辑顺序，根据前一个陈述得来的，一系列关联的陈述组成了整个论点。作为一个论点的工作计划：n（1）有一个问题，或者多个问题（选择逻辑的理由

10、）；n（2）他们需要一个解决方案；n（3）工作计划是一个解决方案。工作计划的结构和内容n摘要；n简介和背景（问题）；n目标和目的（成果）；n资源和限制（投入）；n解决方案和行动（从投入到成果）；n附录（预算，时间表和其它）。摘 要n在最后写这个部分，并确保它是一个总结，而不是一个简介。最佳的长度是一个或两个段落，涵盖半页。简介和背景信息n简介大家都明白，关键在简。n背景信息很重要，它不应该成为一个长期分析或历史描述，它只应该提供在时间段内所选择的目标的理由，告诉大家有那么多的问题需要解决，你为什么选择这个问题。目的和目标n目标和目的是不同的。n目的是广泛和在一般情况下，解决已确定的问题，目的永

11、远无法达到或核实达到，因为它不是具体的，有限的，或可以核查的，目的可以指向目标。n目标是具体的，是有限的，有完成日期，并可以验证的。目标是衍生或从目的中产生的。目标选择注意两点n一、工作计划目标并不需要涵盖所有需要解决问题，而只是计划期内的具体要解决的问题n二、工作计划目标应成为行动及相关费用的理由资源和制约n资源包括工作人员和其他人员（如志愿者），合作伙伴（组织和个人），顾问，土地，资金，物资，设备，其他存货，买卖或交易，任何可以调动和达到既定目标的资源。n制约部分应查明任何限制或达到目标必须克服的障碍，这也包括了你打算如何克服这些困难的简短描述。策略和行动n说明你打算如何转换你的资源，克服

12、制约因素，使用投入的资源，以达到这些目标。n最好的工作计划会列出一些策略，然后选择其中一个，并给出选择理由。n行动将投入转化为成果的活动，指向目的和目标。n让行动从策略中产生，这些策略都识别了投入及转化成的成果，这个部分的每个行动都应该与一个成果有关，你也要将清楚这个行动是如何帮助实现某个具体的目标的。附录，包括预算和时间表n工作计划的预算应该在附录中，而不是在正文中，这很重要，因为这不是工作计划的论点，而是支持工作计划的细节，它可以是附录的第一部分。n预算的每个细节都应该和一个或几个目标（成果）有关，一些预算项目（如交通，邮政，复印，电话，电邮）必须被人为的分为几个不同成果的预算，因为它们支

13、持所有的成果。n工作计划的时间表不是必须的，一些协调人员认为它们必须计划时间段的每一天，这里推荐你按顺序列出每个目标（成果）的预期完成日期，每个目标都应该有合理的时间完成，比如说，两个不同的目标可以相隔一周完成，这样更加灵活机动，所以行动的日期不是必须的。概括一个工作计划的逻辑n背景信息发现问题；n目的定义解决方法；n目标（成果）使目的更明确，可核实；n资源和限制显示什么和不可以使用什么来达到目标；n策略和具体的行动显示投入如何变成成果。从强迫到自然：我知道没有计划不好，但是n没时间做计划n工作差不多都是那一摊子，计划有什么用？n好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断n计划限制了我的自由n所以，还是到时候再说吧