软件文档写作13管理文档.pptx

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1、11.1.项目状态报告类型项目状态报告类型 项目状态报告可以划分为项目状态报告可以划分为5 5种类型：种类型：当当前前报报告告。只只覆覆盖盖最最近近报报告告期期的的工工作作。如如按按进进度度进进行行的的活活动动进进展展情情况况，已已完完成成的的任任务务，以以及及如如果果实实际际情情况况有有与与计计划划之之间间的的偏偏差差，那那么么分分析析偏偏差差原原因因，将将要采取的措施等。要采取的措施等。累累积积报报告告。累累积积报报告告包包含含从从项项目目开开始始迄迄今今的的项项目目历历史史。与与当当前前报报告告比比，累累积积报报告告更更有有价价值值，因因为为它它显显示示了了项项目目进进行行的的趋趋势势。

2、例例如如，你你可可能能需需要要连连续续跟跟踪踪几几个个期期间间的的进进度度偏偏差差，才才能能看看到到改改进进。累累积积报报告告可可以以是是活活动动层层次次的的，也也可可以以是是项目层次的。项目层次的。例例外外报报告告。主主要要显显示示与与计计划划的的偏偏差差，是是专专门门为为管管理理层层设设计计的的。由由于于高高层层管管理理者者通通常常没没有有太太多多时时间间来来读读详详细细报报告告，所所以以例例外外报报告告篇篇幅幅一一般般很很小小，只只要要概概略略说说明明项项目目是是否否按按照照进进度度进进行行，有有没没有有发发生生什什么么大大的的问问题题即即可可。而而更更详详细细的的报报告告可以作为附件，

3、以方便需要时查阅。可以作为附件，以方便需要时查阅。信信号号灯灯报报告告。即即在在报报告告的的首首页页附附加加上上一一个个醒醒目目的的标标志志项项。如如项项目目进进展展一一切切顺顺利利，就就在在首首页页右右上上角角贴贴上上绿绿色色标标签签，管管理理层层可可以以不不详详细细阅阅读读报报告告；当当项项目目遇遇到到问问题题，就就贴贴上上黄黄色色标标签签，告告诉诉管管理理层层，项项目目曾曾经经偏偏离离了了计计划划进进度度，但但已已采采取取措措施施纠纠正正；如如果果在在首首页页出出现现红红色色标标签签，就就是是提提醒醒管管理理层层出出现现了了你你无无法法解解决决的的严严重问题，管理层自然会重视出现的问题。

4、重问题，管理层自然会重视出现的问题。偏偏差差报报告告。报报告告实实际际情情况况与与计计划划的的偏偏差差。报报告告分分3 3列列：计计划划值值、实实际际值值、两两者间差值。报告有两种可选格式：数字式的和图形式的。者间差值。报告有两种可选格式：数字式的和图形式的。第1页/共17页22.2.报告的主要内容报告的主要内容 项项目目进进展展报报告告应应该该说说明明在在报报告告周周期期内内应应当当完完成成的的工工作作的的进进展展，一一般般每每周周报告一次项目进展比较合适。报告一次项目进展比较合适。由由于于已已经经完完成成了了部部分分工工作作，项项目目组组对对项项目目的的认认识识也也更更为为深深入入，应应该

5、该可可以以更更好好的的估估计计项项目目工工期期和和成成本本，所所以以报报告告可可以以对对完完成成项项目目所所需需的的剩剩余余工工作作进进行行重新评估，同时提供更新的信息。重新评估，同时提供更新的信息。报告行文要简明扼要，便于阅读了解情况。报告内容如下：报告行文要简明扼要，便于阅读了解情况。报告内容如下：每周递交的时间每周递交的时间。项目组应有共识，在每周规定时间前递交所有更新信息。项目组应有共识，在每周规定时间前递交所有更新信息 真实报告在相应周期内实际完成的工作真实报告在相应周期内实际完成的工作。记记录录历历史史，重重新新评评估估项项目目的的剩剩余余工工作作。涉涉及及两两类类信信息息：历历史

6、史信信息息，即即到到报报告日截止的已经完成的工作；重新评估项目剩余工作，是对未来导向的信息告日截止的已经完成的工作；重新评估项目剩余工作，是对未来导向的信息 报告开始和完成日期报告开始和完成日期。即报告周期的实际开始和结束日期。即报告周期的实际开始和结束日期 记记录录完完成成的的和和剩剩余余的的项项目目工工期期。即即报报告告迄迄今今为为止止，项项目目的的实实际际工工作作天天数数，以及重新评估项目剩余的可能工作天数以及重新评估项目剩余的可能工作天数 报报告告实实际际花花费费的的工工时时(小小时时或或日日)和和剩剩余余量量(针针对对进进行行中中的的工工作作)。前前面面报报告告的的工工作作天天数数是

7、是日日历历时时间间，而而这这里里需需要要报报告告的的是是人人工工工工作作量量，前前一一个个数数据据是是已已完成的工期内完成的人工，后一个数据是报告在剩余工期内还需要的人工数完成的工期内完成的人工，后一个数据是报告在剩余工期内还需要的人工数第2页/共17页33.3.开发进度偏差开发进度偏差 偏偏差差就就是是实实际际与与计计划划的的偏偏离离。偏偏差差有有两两种种方方式式：正正向向偏偏差差和和负向偏差。负向偏差。(1)(1)正向偏差正向偏差 即进度较计划超前或实际花费小于预算费用。即进度较计划超前或实际花费小于预算费用。如如果果进进度度超超前前是是因因为为项项目目组组找找到到了了更更好好的的方方法法

8、或或捷捷径径，也也许许是是一一件件好好事事。但但更更多多时时候候，可可能能未未必必是是一一件件好好事事。如如，将将不不得得不不修修改改资资源源进进度度计计划划，对对项项目目进进展展和和管管理理增增添添负负担担。也也可可能能是是进进度度拖拖后后的的结结果果，或或者者很很可可能能是是在在报报告告周周期期计计划完成的工作还没有完全完成，这样就更增加潜在的风险。划完成的工作还没有完全完成，这样就更增加潜在的风险。因此，对正向偏差要客观分析，并允许对进度进行重新安排。因此，对正向偏差要客观分析，并允许对进度进行重新安排。(2)(2)负向偏差负向偏差 即进度较计划延迟或实际花费超出预算费用。即进度较计划延

9、迟或实际花费超出预算费用。正正如如正正向向偏偏差差不不一一定定是是好好消消息息一一样样，负负向向偏偏差差也也未未必必是是坏坏消消息息。例例如如，可可能因为你在报告周期比计划完成了更多的工作，所以造成这个周期的超预算。能因为你在报告周期比计划完成了更多的工作，所以造成这个周期的超预算。在在大大多多数数情情况况下下，负负向向时时间间偏偏差差只只有有在在其其与与关关键键路路径径上上的的活活动动有有关关时时，或或非非关关键键路路径径活活动动的的进进度度拖拖延延超超过过了了活活动动的的总总浮浮动动时时间间时时，才才会会影影响响项项目目完完成成的的日期。日期。负负向向成成本本偏偏差差y y可可能能是是不不

10、可可控控因因素素造造成成的的，如如供供应应商商的的成成本本增增加加，或或者者设设备备的意外故障。负向偏差也可能来自低效率。的意外故障。负向偏差也可能来自低效率。第3页/共17页44.4.图形报告工具图形报告工具 图图和和表表总总是是能能使使表表达达更更加加简简明明扼扼要要和和高高效效。在在开开发发进进度度报报告告中，主要会用到两种图形工具：中，主要会用到两种图形工具：甘特图甘特图和和里程碑趋势图里程碑趋势图。(1)(1)甘特图甘特图 甘甘特特图图是是描描述述项项目目活活动动最最方方便便、最最常常用用，也也是是最最易易使使用用的的工工具之一。具之一。甘甘特特图图既既可可以以用用在在项项目目开开发

11、发计计划划阶阶段段的的资资源源进进度度安安排排和和状状态态报告，也可以用于开发进度报告阶段。报告，也可以用于开发进度报告阶段。甘甘特特图图的的生生成成可可以以采采用用手手工工方方式式，也也可可以以使使用用项项目目管管理理工工具具生成，如生成，如Microsoft ProjectMicrosoft Project。下图是甘特图的一个例子：。下图是甘特图的一个例子：tw12345678ABCD当前进度当前进度第4页/共17页5(2)(2)里程碑趋势图里程碑趋势图 里里程程碑碑是是在在项项目目生生命命周周期期内内需需要要跟跟踪踪的的重重要要事事件件。下下图图是是一一个假设项目的里程碑趋势图。个假设项

12、目的里程碑趋势图。这这个个趋趋势势图图描描绘绘出出在在每每个个报报告告周周期期内内项项目目里里程程碑碑的的计计划划日日期期和和估估算算之之间间的的差异。差异。在在这这个个趋趋势势图图上上，里里程程碑碑事事件件计计划划发发生生在在项项目目的的最最后后一一个个月月。水水平平线线代代表表与预测里程碑日期的正负与预测里程碑日期的正负1 1、2 2、3 3的标准差。的标准差。在在这这个个例例子子中中，除除第第二二次次报报告告预预测测项项目目会会按按时时完完成成，其其余余均均有有不不同同程程度度的的拖拖延延，而而第第六六次次报报告告时时甚甚至至有有6 6周周的的拖拖延延，而而项项目目时时间间还还仅仅剩剩下

13、下2 2个个月月。项项目目显显然有了大麻烦，需要项目经理采取果断的措施。然有了大麻烦，需要项目经理采取果断的措施。提前拖延计划进度3211231 2 3 4 5 6 7 8 项目月项目报告及结果第5页/共17页6 里里程程碑碑趋趋势势图图可可以以有有多多种种不不同同的的项项目目趋趋势势反反映映。下下面面给给出出这这些些图图例例，并并作出解释。作出解释。连连续续趋趋势势。如如上上图图，显显示示项项目目正正在在逐逐渐渐失失去去控控制制。从从第第3 3个个报报告告开开始始，每每个个报报告告周周期期总总比比上上一一个个周周期期发发生生更更多多的的偏偏离离。已已连连续续发发生生了了4 4个个这这样样的的

14、情情况况，应当立刻采取特别的措施予以纠正。应当立刻采取特别的措施予以纠正。剧烈变化剧烈变化。如下图所示。如下图所示。图图中中既既反反映映了了里里程程碑碑确确实实的的超超前前进进度度，但但也也反反映映了了项项目目报报告告期期间间发发生生的的剧剧烈变化。烈变化。这这可可能能是是活活动动工工期期估估计计过过大大，也也可可能能是是发发生生了了数数据据错错误误。但但无无论论何何种种情情况况，都需要进一步调查。都需要进一步调查。提前拖延计划进度3211231 2 3 4 5 6 7 8 项目月项目报告及结果第6页/共17页7 连续变化连续变化。如下图所示。如下图所示。在在这这个个图图中中，显显示示了了项项

15、目目可可能能发发生生了了一一个个永永久久的的进进度度变变动动，里里程程碑碑完完成成日日期平均下来可能会有近一个月的提前。期平均下来可能会有近一个月的提前。但但是是，在在计计划划已已经经为为这这个个项项目目确确定定了了资资源源进进度度的的情情况况下下，需需要要为为适适应应这这种种提前协调各方的工作进度。提前协调各方的工作进度。提前拖延计划进度3211231 2 3 4 5 6 7 8 项目月项目报告及结果第7页/共17页8 进度变化进度变化。如下图所示。如下图所示。提前拖延计划进度3211231 2 3 4 5 6 7 8 项目月项目报告及结果 在在这这个个图图中中，显显示示了了里里程程碑碑进进

16、度度的的一一个个重重大大变变化化，必必须须查查明明其其中中的的原原因因，并采取适当的纠正措施。并采取适当的纠正措施。例例如如，一一种种可可能能的的原原因因就就是是，可可能能直直接接购购买买了了可可交交付付的的成成果果，取取消消了了自自行开发的相关活动。行开发的相关活动。第8页/共17页95.5.成本进度控制描述成本进度控制描述 成成本本进进度度控控制制用用于于测测量量项项目目绩绩效效。传传统统上上采采用用工工作作价价值值量量作作为为计计量量单单位位，也可以采用资源人工时也可以采用资源人工时/日来表示。日来表示。实实际际完完成成的的工工作作可可以以与与计计划划工工作作和和预预算算工工作作作作比比

17、较较，以以反反映映出出在在当当前前阶阶段段和累积的进度、成本的偏差。和累积的进度、成本的偏差。这这些些计计量量指指标标只只是是报报告告历历史史，基基本本上上是是用用来来评评价价项项目目总总体体上上的的健健康康状状况况的的。需要时，可以采取适当的纠正措施，使项目恢复到健康的状况。需要时，可以采取适当的纠正措施，使项目恢复到健康的状况。左左图图显显示示的的是是一一条条S S形形曲曲线线，用用来来表表示示项项目目计计划划的的进进展展基基线线。然然后后，以以它它为为参考点，用实际的进展日期和该线条比较，来判断项目的状况。参考点，用实际的进展日期和该线条比较，来判断项目的状况。右图加入了实际进展线，就可

18、以与计划状态对比了。图中实际低于计划。右图加入了实际进展线，就可以与计划状态对比了。图中实际低于计划。进展时间2/3时间3/4进展1/3时间1/4进展标准S形曲线进展时间反映成本偏差的基线与实际成本曲线基线实际的更新日期成本偏差第9页/共17页10 项项目目很很少少会会符符合合预预算算的的。实实际际曲曲线线低低于于基基线线时时的的一一个个更更普普遍遍的的原原因因是是，按按计计划划应应该该完完成成的的活活动动没没有有完完成成，从从而而导导致致相相关关的的成成本本和和人人工工时时/日日低低于于计计划划预期。在下图中，就试图能够标示出可能的进度偏差。预期。在下图中，就试图能够标示出可能的进度偏差。进

19、展时间反映进度偏差的基线与实际成本曲线基线实际的更新日期成本偏差计划偏差 通过计划工作预算成本、完成工作预算成本和完成工作实际成本通过计划工作预算成本、完成工作预算成本和完成工作实际成本3 3个基本个基本指标，可以计算出进度偏差和成本偏差。下页的图，就是表示一项活动的成指标，可以计算出进度偏差和成本偏差。下页的图，就是表示一项活动的成本本/绩效指标。绩效指标。第10页/共17页11计划工作预算成本完成工作预算成本计划工作实际成本BCWSBCWPACWP5天5天5天5000元3000元2000元4000元1000元计划用5天工作完成5000元的工作。计划工作预算成本5000元进度拖延，只完成3天

20、/3000元的工作完成工作预算成本3000元进度偏差2000元完成工作的实际成本为4000元完成工作实际成本4000元实际成本偏差1000元 下图表示一项工作的成本下图表示一项工作的成本/绩效指标。绩效指标。图中，活动在工作周的第一天开始，周五结束。图中，活动在工作周的第一天开始，周五结束。图左侧图左侧表示预算表示预算50005000元，计划一周内完成，即元，计划一周内完成，即BCWSBCWS是计划预算成本。是计划预算成本。图图中中间间显显示示的的实实际际工工作作情情况况表表示示，由由于于进进度度拖拖后后，工工作作迟迟至至第第三三天天才才开开始始。也即本周只能完成也即本周只能完成3000300

21、0元的进度工作。元的进度工作。图图右右侧侧表表示示与与中中间间相相同同的的实实际际进进度度，但但完完成成的的3 3个个工工作作日日的的工工作作，实实际际却却花花费了费了40004000元。实际成本与预算比较超了元。实际成本与预算比较超了10001000元。元。第11页/共17页12 BCWS BCWS、BCWPBCWP、ACWPACWP可以用来计算和跟踪两个偏差：可以用来计算和跟踪两个偏差：进度偏差进度偏差(SV)(SV)BCWP BCWP BCWS BCWS，本例中，本例中SVSV20002000元元 成本偏差成本偏差(CV)(CV)BCWP BCWP ACWPACWP，本例中，本例中CVC

22、V10001000元元 得到两个偏差后，就可以完整地掌握项目的开发过程。如左图所示。得到两个偏差后，就可以完整地掌握项目的开发过程。如左图所示。通通过过比比较较BCWPBCWP曲曲线线和和BCWSBCWS曲曲线线，会会发发现现没没有有花花完完的的预预算算是是因因为为按按进进度度应应该该完完成成的的工工作作没没有有及及时时完完成成。而而比比较较BCWPBCWP曲曲线线和和ACWPACWP曲曲线线，会会发发现现已已经经完完成成的的工工作超出了预算。但每个偏差只能告诉一半的事实。作超出了预算。但每个偏差只能告诉一半的事实。成本进度控制成本进度控制(CSC)(CSC)也可用来预测项目的状态。如右图。也

23、可用来预测项目的状态。如右图。从从BCWPBCWP已已经经达达到到的的高高度度水水平平切切BCWSBCWS曲曲线线，然然后后水水平平移移动动切切下下的的BCWSBCWS曲曲线线，和和BCWPBCWP曲线的末端粘贴，就可以预测项目完成的日期。曲线的末端粘贴，就可以预测项目完成的日期。进展时间完整的情况基线BCWP成本偏差进度偏差BCWSACWP进展时间BCWS、BCWP、ACWP曲线基线BCWP更新日期完工日期估算BCWSACWP基准完成日期第12页/共17页13 利利用用BCWSBCWS、BCWPBCWP和和ACWPACWP这这3 3个个基基本本指指标标，还还可可以以计计算算出出进进度度执行指

24、数执行指数(SPI)(SPI)和成本执行指数和成本执行指数(CPI)(CPI)。计算公式如下：。计算公式如下：SPISPI=BCWP/BCWS=BCWP/BCWS CPICPI=BCWP/ACWP=BCWP/ACWP(1)(1)进进度度执执行行指指数数(SPI)(SPI)用用来来计计量量完完成成工工作作的的实实际际进进度度与与计计划划进进度的差异。度的差异。若若进进度度超超前前，则则BCWP BCWP BCWSBCWS，所所以以，SPI SPI 1 1；若若完完成成进进度落后计划，则度落后计划，则SPI 1SPI 1。(2)(2)成成本本执执行行指指数数(CPI)(CPI)用用来来计计量量完完

25、成成工工作作的的实实际际支支出出与与计计划划支支出的差异。出的差异。若若在在完完成成的的工工作作上上的的支支出出比比计计划划少少，则则CPI CPI 1CPI 1。第13页/共17页146.6.项目的变更项目的变更 项项目目开开发发过过程程中中，因因客客户户需需求求、技技术术更更新新、开开发发环环境境升升级级、供供需需关关系系变变化化等等各各种种原原因因，都都有有可可能能引引起起项项目目计计划划和和进进展展的的改改变变。因因此此，需需要要进进行行变变更更管管理。理。变更管理应包括两个重要内容：变更管理应包括两个重要内容：项目变更申请项目变更申请和和项目影响说明项目影响说明。项项目目变变更更申申

26、请请。必必须须重重视视变变更更，变变更更必必须须纳纳入入管管理理。在在任任何何情情况况下下，变变更更申申请请都都必必须须进进行行重重新新确确定定客客户户需需求求，评评估估变变更更影影响响，并并最最终终决决定定是是否否接接受受变更申请。下表是一个典型的变更申请格式。变更申请。下表是一个典型的变更申请格式。项项目目影影响响说说明明。描描述述项项目目能能够够确确定定的的各各种种可可行行性性方方案案以以及及每每种种方方案案的的利弊，以及推荐意见，以供项目变更申请审批决策之用。利弊，以及推荐意见，以供项目变更申请审批决策之用。项目名称项目名称变更申请者变更申请者变更申请日期变更申请日期变更描述变更描述变

27、更理由变更理由变更举措变更举措批准者批准者批准日期批准日期项目变更申请表格式：第14页/共17页15 项项目目变变更更是是一一项项必必须须严严格格管管理理的的工工作作。每每项项变变更更在在被被证证明明没没有有危危险险之之前前，都都应应该该将将其其视视为为潜潜在在的的风风险险，应应该该采采用用规规范范严严格格的的程程序序，来来处处理理所所有有的的变变更更申申请请。下下图图是是一一个个典典型型的的变变更更过过程处理的例子。程处理的例子。提交变更申请申请影响分析批准变更审查变更申请审查影响分析拒绝拒绝返工或重新提交返工或重新提交第15页/共17页167.5 7.5 项目开发总结报告项目开发总结报告

28、软软件件项项目目开开发发完完成成后后，应应对对照照项项目目计计划划，总总结结项项目目计计划划实实际际的的执执行行情情况况，如如进进度度。预预算算、成成果果、资资源源利利用用和和投投入入的的实实际际人人力力等等，编编制制项项目目开开发发总总结结报报告。告。一一个个完完整整的的项项目目开开发发总总结结报报告告应应涉涉及及项项目目的的诸诸多多方方面面。除除了了项项目目的的目目标标、进进度度、技技术术、成成本本等等内内容容外外，还还需需要要对对项项目目开开发发过过程程的的项项目目管管理理、质质量量保保证证、风风险险管管理理、客客户户沟沟通通、过过程程改改进进等等进进行行详详细细的的总总结结，以以总总结

29、结经经验验，发发扬扬优优点点，吸吸取取教教训训，推推动动开开发发机机构构的的持持续续进进步步,b,b并并为为日日后后新新的的项项目目开开发发任任务务积积累累历历史史资料。资料。下图是项目开发总结报告的建议内容。下图是项目开发总结报告的建议内容。项目范围完成情况项目时间完成情况项目成本使用情况项目品质达成情况项目风险管理总结项目人员管理总结项目客户沟通总结项目开发过程总结项目过程改进建议项目开发总结报告 最后介绍最后介绍GB8567-88GB8567-88开发进度月报和开发进度月报和GB8567-88GB8567-88项目开发总结报告。项目开发总结报告。第16页/共17页17感谢您的观看！第17页/共17页