Outlook详细使用教程教案.pptx

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1、会计学1Outlook详细使用教程详细使用教程广声塑胶制品有限公司课程内容课程内容n n一、认识一、认识 Outlook2007Outlook2007n n二、二、Outlook2007Outlook2007能做些什么能做些什么n n三、如何使用三、如何使用Outlook2007Outlook2007第1页/共57页 认识认识 Outlook2007Outlook2007微软公司出品的Office系列产品Outlook 2007 是一款优秀的电子邮件客户端。它又不仅仅只是简单的Email客户端，它还可以帮助我们更好地管理时间和信息，跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制，其简单易用的特性

2、与功能，包括行事历，计划调度，安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效率。广声塑胶制品有限公司第2页/共57页OutlookOutlook能做些什么能做些什么1 1、核心功能、核心功能-收发电子邮件收发电子邮件通过链接到公司的邮件服务器，我们可以轻松地使用通过链接到公司的邮件服务器，我们可以轻松地使用Outlook2007Outlook2007来收发来收发OAOA邮件。邮件。如果链接到其他邮箱的邮件服务器，我们同样可以在如果链接到其他邮箱的邮件服务器，我们同样可以在终端上使用终端上使用Outlook2007Outlook2007来收发其他邮箱或是其他互来收发其他邮箱或是其他互联网电子邮件

3、运营商的邮件。联网电子邮件运营商的邮件。广声塑胶制品有限公司第3页/共57页Outlook能做些什么2、数据备份-备份电子邮件、联系人等信息使用Outlook2007我们可以把公司邮箱收件箱中的邮件备份出来，保存到电脑硬盘中。使用Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制的问题，只要硬盘剩余空间足够。广声塑胶制品有限公司第4页/共57页Outlook能做些什么3、日程管理-高效管理你的时间日程管理是Microsoft Outlook 2007中的另一个重要的功能。我们可以使用日程管理来帮助提醒待办的各种会议、约会等工作事项，利用“日历”功能合理高效的管理我们的时间，甚至可以通过Email

4、发送的方式与别人共享自己的日历。广声塑胶制品有限公司第5页/共57页如何使用Outlook2007一、新建邮件账户二、通讯录管理三、管理邮件四、日程、日历五、数据安全广声塑胶制品有限公司第6页/共57页如何使用Outlook2007广声塑胶制品有限公司一、新建邮件账户第7页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户1、启动Outlook2007安装Outlook2007后，我们可以在“开始”-“所有程序”-“Microsoft Office”中点击“Microsoft Office Outlook 2007”图标来启动Outlook。我们还可以在图标上单击鼠标右键点击“发送到”-“

5、桌面快捷方式”来创建桌面快捷方式。广声塑胶制品有限公司第8页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户2、创建邮件账户第一次运行Outlook2007，软件将会弹出启动向导配置界面。点击“下一步”广声塑胶制品有限公司第9页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户进入“账户配置”界面，点击“下一步”。广声塑胶制品有限公司第10页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户进入“添加新电子邮件账户”界面，点击“下一步”。广声塑胶制品有限公司第11页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户进入“自动账户设置”界面，勾选“手动配置服务器设置或其他服务器

6、类型”，点击“下一步”。广声塑胶制品有限公司第12页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户进入“选择电子邮件服务”界面，点击“下一步”。广声塑胶制品有限公司第13页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户进入“Internet电子邮件设置”界面后在“您的姓名”处填入自己的姓名，如“荣再鹏”或“rongzaipeng”；在“电子邮件地址”处填入自己的邮箱地址，如“”；在“接收邮件服务器”、“发送邮件服务器”两栏中输入邮件服务器地址，如“”；然后在“登录信息”处输入自己的邮箱用户名及密码。OA邮箱的用户名及密码与登录OA的用户名及密码相同。该设置界面详见下图：广声塑胶

7、制品有限公司第14页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户在填写完“用户信息”、“服务器信息”及“登录信息”后，点击“其他设置”。广声塑胶制品有限公司第15页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户在“其他设置”页面中，单击“发送服务器”选项卡，勾选“我的发送服务器（SMTP）要求验证”。广声塑胶制品有限公司第16页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户然后单击“高级”选项卡，勾选“在服务器上保留邮件的副本”点击确定。注意：勾选此栏则Outlook导出邮件时不破坏OA邮箱中的邮件。如果不勾选此栏则Outlook会把OA邮箱中的邮件“剪切”出来！广声

8、塑胶制品有限公司第17页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户完成“其他设置”后，将回到前一页面，然后点击“下一步”。广声塑胶制品有限公司第18页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户点击“完成”，则成功新建了邮件账户。广声塑胶制品有限公司第19页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户配置完邮件账户，进入Outlook2007的程序主界面。点击工具栏中“发送/接收”的下拉按钮，依次点击“发送/接收设置”,“定义发送/接收组”，进入发送/接收组设置界面。广声塑胶制品有限公司第20页/共57页如何使用Outlook2007-新建邮件账户在发送/接收组

9、设置界面。将图示的“组“所有账户”的设置”中“安排自动发送/接收的时间间隔”从默认的“30分钟”改为“1分钟”（建议）。然后点击“关闭”即可。广声塑胶制品有限公司第21页/共57页如何使用Outlook2007广声塑胶制品有限公司二、通讯录管理第22页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司1、导入联系人信息Outlook2007可以方便的新建联系人、创建通讯组列表。还可以导入、导出联系人信息，功能完善。为了方便大家的使用，我做了公司拥有OA账户的员工联系人数据文件。我们点击菜单栏“文件”-“导入和导出”如图所示。第23页/共57页如何使用Outlook2007

10、-通讯录管理广声塑胶制品有限公司选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。第24页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司选择“Microsoft Excel 97-2003”，点击“下一步”。第25页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。第26页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司点击“下一步”。第27页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司点击“

11、完成”。第28页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司2、新建联系人列表导入联系人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。第29页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综合部”，点击“确定”。第30页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中。第31页/共57页如何使用Outloo

12、k2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司3、新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”，如图。第32页/共57页如何使用Outlook2007-通讯录管理广声塑胶制品有限公司输入通讯组列表名称，点击“选择成员”，确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。第33页/共57页如何使用Outlook2007广声塑胶制品有限公司三、管理邮件第34页/共57页如何使用Outlook2007-管理邮件广声塑胶制品有限公司1、导入已有邮件Outlook2007支持向下兼容。我们可以将Outlook2003或Outlook Express中的邮件

13、导入到Outlook2007中。点击菜单栏“文件”-“导入和导出”，选择“Outlook Express 4.x”或“个人文件夹文件(.pst)”导入。第35页/共57页如何使用Outlook2007-管理邮件广声塑胶制品有限公司2、接收邮件Outlook2007启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件，而且每隔一分钟就会检查是否有新邮件。（注：这个时间是我们设定的，可以改）。Outlook2007软件界面友好，它与我们OA邮箱界面、格局基本相同。第36页/共57页如何使用Outlook2007-管理邮件广声塑胶制品有限公司3、发送邮件与OA邮件使用基本相同，在“邮件”界面中，点击“新建”，就会

14、出现发送邮件界面。第37页/共57页如何使用Outlook2007-管理邮件广声塑胶制品有限公司点击“收件人”，进入“选择收件人”界面。首先在“通讯簿”下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表，如“综合部”，选择收件人，也可以选择通讯组列表群发邮件，如我们建立的“综合部群发”。第38页/共57页如何使用Outlook2007广声塑胶制品有限公司四、日程、日历第39页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司Outlook2007的一个很实用的功能就是日程、日历的管理。我们可以用Outlook2007的日程管理功能记录下我们待办的工作、会议及约会等。Outlook200

15、7将会在我们设定的时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间，避免遗忘重要的工作内容。Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为“待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。第40页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司第41页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司我们可以在提醒列表窗口中空白处右键，点击“新建任务”。第42页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司在“新建任务”页面中，填入“主题”，设置开始及截止日期，勾选“提醒”以设置提醒时间。最后点击“保存并

16、关闭”。第43页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司建立提醒任务后，在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容。在运行Outlook2007的前提下，软件将会在设定时间弹出提示框。第44页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司我们也可以在“日历”界面中选择相应的时间段新建提醒。第45页/共57页如何使用Outlook2007-日程、日历广声塑胶制品有限公司我们还可以在“日历”界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人。第46页/共57页如何使用Outlook2007广声塑胶制品有限公司五、数据安全第47页/共57页

17、如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司1、为Outlook2007加密为防止他人未经同意浏览我们的邮件，保证我们的邮件及联系人等信息的安全，Outlook2007可以对我们的个人数据加密。点击菜单栏“工具”-“账户设置”。第48页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司在“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“设置”。第49页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司在“个人文件夹”界面，点击“更改密码”。第50页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司在“更改密码”界面，输入

18、新密码，点击“确定”。注：旧密码默认为空。第51页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司设置密码后，以后启动Outlook2007时，会提示输入密码。如下图示：第52页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司2、更改数据文件路径在“工具”-“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“添加”。在弹出的“新建Outlook数据文件”界面中，点击“确定”。第53页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司在出现的“创建或打开Outlook数据文件”界面中，选择新的存储路径点击“确定”。第54页/共57页如何使用Outlook2007-数据安全广声塑胶制品有限公司创建新路径完成后，在“工具”-“账户设置”界面中，点击“数据文件”选项卡。这时会出现两个存储路径，选中新的存储路径点击“设为默认值”，再次启动程序新的存储路径生效。这时可以把原来存储路径中的数据文件复制到新的路径中，邮件等信息就存在了新目录下。第55页/共57页Outlook2007功能很强功能很强大，今天我们只是简大，今天我们只是简单的介绍了它的一些单的介绍了它的一些最常用的功能。希望最常用的功能。希望在日后的工作中能与在日后的工作中能与大家继续交流。谢谢大家继续交流。谢谢大家！大家！感谢！第56页/共57页