时间效率与优先管理(实用)dpsa.pptx

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1、时间效率与优先管理讲师：一.时间管理1.时间管理的重要性：不懂管理时间的人，不可能是有效的管理者；不懂管理时间的人，不可能是有效的管理者；一个人连时间都管不了，则什么也管不了；一个人连时间都管不了，则什么也管不了；有效的时间管理，是一切工作管理的基础；有效的时间管理，是一切工作管理的基础；你要么是时间的主人，要么是时间的奴隶；你要么是时间的主人，要么是时间的奴隶；时间管理的难点：改变自己的观念和心态，正确的意识比正确改变自己的观念和心态，正确的意识比正确的方法更重要；的方法更重要；2.在什么情况下是浪费时间：.拖延拖延 .电话电话 .电视电视 .交通交通 .突然来访突然来访 .会议会议 .缺乏

2、计划缺乏计划 .缺乏先后顺序缺乏先后顺序 .想到什么做什么想到什么做什么 .不懂拒绝不懂拒绝 .不良的习惯不良的习惯改变习惯的方法：将决心写下来，告诉周围朋友，不断按决心将决心写下来，告诉周围朋友，不断按决心去做去做.3.有效利用时间有效利用时间全神贯注的一小时大于断断续续的二小全神贯注的一小时大于断断续续的二小时；时；全力做某事时，可不必接电话；全力做某事时，可不必接电话；早到或晚走，利用不被打扰的整块时间；早到或晚走，利用不被打扰的整块时间；尽量培育部属，授权利用别人做事；尽量培育部属，授权利用别人做事；减少会议，缩短会议时间；减少会议，缩短会议时间；时间要用在刀口上；时间要用在刀口上；做

3、好、做快，第一次做好。做好、做快，第一次做好。1)、不做无益，无趣，无用之事，不利别人、不做无益，无趣，无用之事，不利别人 和自已之事。和自已之事。2)、每件事开始做时，先决定终了时间。、每件事开始做时，先决定终了时间。3)、有效利用零碎时间：、有效利用零碎时间：成功的人活用零成功的人活用零 碎（化零为整）；碎（化零为整）；不成功的人把时间粉碎（化整为零）不成功的人把时间粉碎（化整为零）4)、早到、早到10分钟，让你很轻松。分钟，让你很轻松。5)、晚到、晚到10分钟，让你快发疯。分钟，让你快发疯。4.时间控制方法时间控制方法 1)、具有弹性（轻重缓急）。2)、今天不能做的事，明天再做。3)、利

4、用例行时间表。4)、需要思考的事，一心不二用。5)、明天做的事，今天准备好！6)、选定各类工作的最佳时间。（饭前教 子，床前教妻。剔除剔除重叠、无效、反效果的工作；重叠、无效、反效果的工作；合并合并与某工作有相关或相同的工作；与某工作有相关或相同的工作；重排重排过份细分及高度重复性的工作并过份细分及高度重复性的工作并予予 以机能系统化；以机能系统化；简化简化复杂性且重复性高之工作，找出复杂性且重复性高之工作，找出其通性简化之。其通性简化之。企业的时间管理要点企业的时间管理要点：标准化、制度化、组织健全、职能明标准化、制度化、组织健全、职能明确、自主参与管理、确、自主参与管理、5S、授权。、授权

5、。5.时间规划时间规划 1)、写下任务；、写下任务；2)、估计行事作为的时间长短；、估计行事作为的时间长短；3)、留些缓冲时间给未预见的事、留些缓冲时间给未预见的事(60-80原则原则)4)、确定优先顺序，简化与授权、确定优先顺序，简化与授权(80-20原则原则)。5)、追踪检讨、追踪检讨转载未完成的事。转载未完成的事。规划的事规划的事60%未预期的未预期的20%实发的实发的20%6.备忘录时间管理法备忘录时间管理法随身一个笔记本，将所有的工作，特别随身一个笔记本，将所有的工作，特别是上司临时交办的工作记下来；是上司临时交办的工作记下来；记下工作表示你许下承诺，如果一件事记下工作表示你许下承诺

6、，如果一件事不值得记下来，大概也不值得你做；不值得记下来，大概也不值得你做；计划应简单明了，计划应定期检查，计计划应简单明了，计划应定期检查，计划上项目不宜过多，计划表上应有完成划上项目不宜过多，计划表上应有完成时间；时间；帮助部属作计划可写在办公室的白板上。帮助部属作计划可写在办公室的白板上。时断时续是造成公司职员浪费时间最多的方时断时续是造成公司职员浪费时间最多的方式，停顿下来后重新启动需花大量时间调整式，停顿下来后重新启动需花大量时间调整大脑活动及注意力；大脑活动及注意力；不要一个人包打天下不要一个人包打天下 学会让别人替自己做事的人才是最大的赢家；学会让别人替自己做事的人才是最大的赢家

7、；善用会议善用会议 会前应有准备，议题应有时间限制，会议应会前应有准备，议题应有时间限制，会议应有决议，决议应有执行人、跟催人。有决议，决议应有执行人、跟催人。让团队伙伴分享信息让团队伙伴分享信息3.不要时断时续不要时断时续7.问题:你或你的上司是怎样授权的？100%0监 督100%0授 权8.高 绩 效 的 会 议会议应有议程，每项议程有主持人和限定时间会议应有议程，每项议程有主持人和限定时间会议应将议程分发给与会者，让他们事先阅读、会议应将议程分发给与会者，让他们事先阅读、思考思考对离题的话题、会议主席应技巧性的制止，但对离题的话题、会议主席应技巧性的制止，但不可封杀不同意见不可封杀不同意

8、见寻求共识，若有强烈反对意见，可将意见列入寻求共识，若有强烈反对意见，可将意见列入待议事项，稍后讨论待议事项，稍后讨论会议必须每项议题有决议，决议应有执行人和会议必须每项议题有决议，决议应有执行人和督导人，并在会后执行督导人，并在会后执行EX1.某台资企业无效的会议某台资企业无效的会议 某美资企业有效的会议某美资企业有效的会议 三.高效能人士 的七个习惯高效能人士的七个习惯操之在我操之在我你将接受新的挑战，承担更多的责任你将接受新的挑战，承担更多的责任确立目标确立目标在开始一项工作之前，先预想最终结果在开始一项工作之前，先预想最终结果掌握重点掌握重点对工作进行优化排序，分清主次，拒绝琐事对工作

9、进行优化排序，分清主次，拒绝琐事利人利已利人利已寻求对双方都有利的方案，改善人际关系寻求对双方都有利的方案，改善人际关系设身处地设身处地先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解先要学会理解他人，而后再寻找被他人理解集思广益集思广益不拘泥于不拘泥于“你的你的”或或“我的我的”，善于利用他人，善于利用他人智慧智慧均衡发展均衡发展在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己在情感、心智、生理和心灵四方面提高自己 1.习习 惯惯 1 操之在我操之在我 设身处地 集思广益 5 人际 6 关系的成功 利人利已 4 3 掌握重点 个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均衡发展 受

10、受 制制 于于 人人 操操 之之 在在 我我 刺激刺激 反应反应 选择的自由选择的自由自我意识自我意识 独立意志独立意志 想象力想象力 良知良知 刺激刺激反应反应 受制于人受制于人 与与 操之在我操之在我我已无能为力我已无能为力 试试看有没有其他可能性试试看有没有其他可能性我就是这样一个人我就是这样一个人 我可以选择不同的作风我可以选择不同的作风他使我努不可遏他使我努不可遏 我可以控制自已的情绪我可以控制自已的情绪他们不会接受的他们不会接受的 我可以想出有效的表达方式我可以想出有效的表达方式我被迫我被迫 我能选择恰当的回应我能选择恰当的回应我不能我不能 我选择我选择我必须我必须 我情愿我情愿如

11、果如果 我打算我打算 能改变就改变，不能改变就改善；能改变就改变，不能改变就改善；不能改善就承担，不能承担就放弃。不能改善就承担，不能承担就放弃。可直接控制的问题：可直接控制的问题：解决之道在于改变解决之道在于改变 习惯，习惯，可间接控制的问题：有赖改进发挥影响可间接控制的问题：有赖改进发挥影响 力的方法加以解决。力的方法加以解决。无能为力的问题：无能为力的问题：我们的责任就是改变我们的责任就是改变 嘴角的线条嘴角的线条-以微笑、真诚平和的态以微笑、真诚平和的态 度，接纳这些问题。度，接纳这些问题。2.习习 惯惯 2:锁定生命的坐标锁定生命的坐标 -确立目标、全力以赴。确立目标、全力以赴。设身

12、处地设身处地 集思广益集思广益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均均衡衡发发展展为自已立宪法为自已立宪法-确定人生信条。确定人生信条。发发掘掘人人生生终终极极目目标标-盖盖握握论论定定时时，别人对你的评价。别人对你的评价。先构思再行动先构思再行动-认定目标很重要。认定目标很重要。掌掌稳稳心心中中的的罗罗盘盘-能能使使你你判判断断正正确确。3.习习 惯惯 3:忙要忙得有意义忙要忙得有意义 -掌握重点的个人管理。掌握重点的个人管理。设身处地设身处地 集思广益集思广

13、益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均衡发展 2)事务分类表事务分类表 紧紧 急急 不不 紧紧 急急 重重 危机危机 防患难与共未然防患难与共未然 急迫的问题急迫的问题 改进产能改进产能 有期限压力的计划有期限压力的计划 建立人际关系建立人际关系要要 发掘新机会发掘新机会 规划、休闲规划、休闲 不不 不速之客不速之客 繁琐的工作繁琐的工作 某些电话某些电话 某些信件某些信件重重 某些信件与报告某些信件与报告 某些电话某些电话 某些会议某些会议 浪费时间之事浪费

14、时间之事要要 必要而不重要的问题必要而不重要的问题 有趣的活动有趣的活动 受欢迎的活动受欢迎的活动 偏重第一类事务偏重第一类事务偏重第三类事务偏重第三类事务 结果：结果：压力压力 盘疲力竭盘疲力竭 危机处理危机处理 忙于收拾残局忙于收拾残局 结果：结果：短视近利短视近利 危机处理危机处理 被视为巧言令色被视为巧言令色 轻视目标与计划轻视目标与计划 缺乏自制力，怪罪他人缺乏自制力，怪罪他人 人际关系浮泛，甚至破裂人际关系浮泛，甚至破裂 偏重第三、四类事务偏重第三、四类事务着重第二类事务着重第二类事务 结果：结果：全无责任感全无责任感 工作不保工作不保 依赖他人或社会机构维生依赖他人或社会机构维生

15、 结果：结果：有远见，有理想有远见，有理想 平衡平衡 纪律纪律 自制自制 少有危机少有危机 3)管理方法标准：管理方法标准：一、一、一致：一致：个人的理想与使命、角色与目标、个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。应和谐一致。二、二、平衡：平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健 康、家庭、个人发展等重要的人生层面。康、家庭、个人发展等重要的人生层面。三、三、有重心：有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，理想的管理方法会鼓励并协助你

16、，着重虽不紧迫却极重要的事。着重虽不紧迫却极重要的事。四、四、重人性：重人性：个人管理的重点在人，不在事。个人管理的重点在人，不在事。五、五、能变通：能变通：管理方法应为人所用，不可一管理方法应为人所用，不可一成不变。成不变。4.习习 惯惯 4:大家都可以是赢家大家都可以是赢家 -利人利已的人际观。利人利已的人际观。设身处地设身处地 集思广益集思广益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均衡发展 存入六种感情存款存入六种感情存款了解别人：了解别人：认同旁人的观念与

17、价值，以对方认同旁人的观念与价值，以对方的需要为优先考虑而加以配合。的需要为优先考虑而加以配合。注意小节：注意小节：如疏忽礼貌，不经意的失言如疏忽礼貌，不经意的失言。信守承诺：信守承诺：守信守信/背信是一大笔收入背信是一大笔收入/支出。支出。阐明期望阐明期望；新兄弟明算帐新兄弟明算帐“企业家经理人悲剧企业家经理人悲剧”。诚恳正直诚恳正直:是一笔重大存款是一笔重大存款“背后不道人短背后不道人短”。勇于道歉勇于道歉:“老师在黑板上写错字的处理老师在黑板上写错字的处理”不同人际观的成熟度不同人际观的成熟度 高高 关关 怀怀 低低 勇勇 气气 低低 高高 问题：不论你从那些角度处理人际关系，最终问题：

18、不论你从那些角度处理人际关系，最终全归结到全归结到“利人利已利人利已”或或“两败俱伤两败俱伤”上来。上来。这种观点正确吗？为什么？这种观点正确吗？为什么？损已利人损已利人 利人利已利人利已 两败俱伤两败俱伤 损人利已损人利已 5.习习 惯惯 5:做个做个“双向传播双向传播”的聆听者的聆听者 -设身处地的沟通原则。设身处地的沟通原则。设身处地设身处地 集思广益集思广益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均均衡衡发发展展 6.习 惯 6:脑力激荡、威力无比脑力激荡、

19、威力无比 -集思广益的合作原则集思广益的合作原则 设身处地设身处地 集思广益集思广益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖 沟通三层次沟通三层次 高高 集思广益集思广益(利人利已利人利已)信信 赖赖 彼此尊重彼此尊重(妥协妥协)自我防卫自我防卫(损人利已或损已利人损人利已或损已利人)低低 低低 高高 合合 作作 7.习习 惯惯 7:均衡发展均衡发展 设身处地设身处地 集思广益集思广益 5 人际人际 6 关系的成功关系的成功 利人利已利人利已 4 3 掌握重点掌握重点

20、 个人的成功个人的成功 1 2 操之在我操之在我 确立目标确立目标互 赖独 立依 赖7均均衡衡发发展展 1)从四层面磨练自已从四层面磨练自已 身身 体体 运动运动 营养营养 压力管理压力管理 心心 智智 精精 神神 阅读阅读 想像想像 服务服务 设身处地设身处地 计划计划 写作写作 集思广益集思广益 内在安全感内在安全感 待人处事待人处事 学习与思考学习与思考 确立与坚持价值观确立与坚持价值观 维持身体健康维持身体健康：注意饮食、劳逸结合注意饮食、劳逸结合 定期运动，身体是一切的本钱。定期运动，身体是一切的本钱。涤除心灵的尘埃：涤除心灵的尘埃：祈祷治思、音乐、祈祷治思、音乐、文字作品、大自然。文字作品、大自然。不要停止自我教育：不要停止自我教育：学习型个人学习型个人/企业企业历练待人处事之道：历练待人处事之道：积善、爱人、积善、爱人、理解、宽容、豁达。理解、宽容、豁达。帮助他人成长：帮助他人成长：助人为乐，在帮助助人为乐，在帮助 别人的同时，自已也一起进步。别人的同时，自已也一起进步。坚持坚持 实践实践 学习学习 实践实践 坚持坚持 学习学习 实践实践 坚持坚持 实践实践 学习学习 学习学习 坚持坚持