前台电话与接待礼仪培训.pptx

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1、前台电话与接待礼仪培训前台电话与接待礼仪培训目录接待预约客人礼仪2奉茶（咖啡）礼仪4应对临时访客礼仪3 3日常工作要点3 1电话工作要点5仪表商务礼仪要点6第1页/共31页 3 日常工作要点-工作三要素待客应对最多的地方是前台，前台的接待技巧要纯熟而且要诚意对待客户，待客应对最多的地方是前台，前台的接待技巧要纯熟而且要诚意对待客户，前台的一举一动都影响客人对公司的印象。前台的一举一动都影响客人对公司的印象。接待态度服装、仪容仪表、礼貌说话技巧前台工作三要素第2页/共31页以愉快的心情向来访者打招呼。必须站起来向来访者说：“你好！”早上十点前可以说“早上好！”主动招呼询问对方是否已经事先预约；礼

2、貌地请他们登记，并请他们佩带访客牌；接待多个来访客人时，按访客的先后秩序进行登记；如果让访客等候，要向客人说：“对不起，让你久等了！来访登记当你清楚对方的公司名称及姓名后，便向访客说一声：“请稍等一下，我立刻通知XXX先生（或女士）”，然后立即与有关人员联络。迅速联络日常工作要点-工作三步法第3页/共31页u联络后，引领访客到会客地点并向访客说：“已经联络了XXX，他一会就到，请先坐一下。”u如需等待或会面人员没空时，询问访客可否由其他人作代表来与他会面。会面人员在时u首先你要想客人致歉：“对不起，XXX有事外出了。”u当访客询问会面人员去向时，委婉地告知访客实情，然后询问是否需要留言或找别的

3、人员，或有没有什么物件需要转交等。会面人员不在时u有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没 有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。不速之客的接待日常工作要点-接待三种情况第4页/共31页 送客 视状况可将客人送出会客室、电梯口及办公大门。送往电梯口时，注意帮客户按下梯。送往办公大门口注意电梯共乘的礼仪。Step1引导客户至会客室入座请参考（Step4-A会客室入座的礼仪）奉茶或咖啡 请参考（倒茶的礼仪）。看到客户

4、时 立刻起立，向客户微笑打招呼。接待预约客人的礼仪Step2Step3Step4第5页/共31页 Step1Step2Step3Step4看到访客时立刻起立，向客人微笑打招呼。请教大名及来意 礼貌地确认客人的姓名、拜访对象及拜访事宜。迅速联系受访对象 迅速联系受访对象，告之访客姓名及拜访目的。依指示行事询问受访对象指示。(A)带往会客室(B)带往办公室(C)没时间接见,请留下讯息再联络应对临时访客的礼仪第6页/共31页 Step4-BStep4-CStep4-A带往会客室 位於访客左前方，并以右手或左 手掌并拢，手臂向前，倾斜约45度，引导访客至会客室就座。奉茶或咖啡。告诉访客受访对象立刻或几

5、分钟后来。带往办公室 引导访客至拜访对象办公室后，告知访客到达后，轻敲办公室房门，并说：陈经理，XX公司的王科长来访。将访客引导给受访对象后，后退一步，再转身告退。告诉访客，受访人抽不出时间.告诉访客非常不巧，受访人正有事处理，抽不出时间。请访客留下名片、资料，代为转达。双手接下资料后，礼貌地送客。应对临时访客的礼仪-按受访对象指示办理受访对象指示第7页/共31页 Step1准备好器具准备好器具Step2使用托盘使用托盘Step3放下托盘后端送放下托盘后端送Step5注意奉茶动作注意奉茶动作Step4客人优先客人优先准备好杯子、杯垫、托盘、奶精、糖、抹布等器具。各项器具一定要注意清洗干净。不管

6、份数多少，一律使用托盘端送。右手拿抹布，以便茶或咖啡不小心溅在桌面上时，立即擦拭。若会客室有门，须先敲门再进入。须面带笑容，点头示意。放下托盘后端送 客人优先。若客人及主人不止一人时，依职 位高低顺序。双手捧起茶或咖啡杯，视状况可从客人的正面奉上或走到访客的斜后方，从客人的侧面奉上。若使用糖罐或奶精罐应放在大家方便取用之处。奉茶（咖啡）的礼仪Step6拿起托盘退出拿起托盘退出双手拿起托盘，后退一步，鞠躬至意或轻说一句打扰了，然后退出。第8页/共31页电话应对技巧 10 电话是企业内对外沟通最常使用的工具，从电话的接听、挂断等小小动作上，能评断出这家公司的员工是否经过良好的训练，也同时可看出这家

7、公司的管理是否有效率。您已是企业内的一份子，您每一次电话的对应，都影响着企业的声音，希望您能注意电话的使用技巧。电话接听技巧打电话技巧来电找的人正在接电话注意事项结论第9页/共31页接听电话技巧铃声响起拿起听筒报出名字及问候确认对方名字询问来电事项再汇总确认来电事项礼貌结束电话挂电话 不要让铃声响太久 若周遭吵嚷，请大家安静后再接电话。铃声响12声，左手拿起听筒，右手拿笔准备记录。报出名称并问候。如：OO公司，您好。、企划部，您早。、张大为，您好。声音要热诚 有精神。确认对方名字，并问好。如：方总经理您好，好久没跟您联络，最近好吗？声音要热诚有精神。第10页/共31页接听电话技巧铃声响起拿起听

8、筒报出名字及问候确认对方名字询问来电事项再汇总确认来电事项礼貌结束电话挂电话 询问来电事项，并拿笔准备记录。把握5W2H的原则。再扼要确认来电事项。谢谢您来电。我会依指示尽快处理。确认对方挂下电话后再挂（特别是主管、长辈打来的电话）。第11页/共31页打电话技巧拨电话自我介绍确定对方及问候说明来电事项再汇总确认礼貌结束电话挂电话若是初次往来，拨电话前查明对方姓名、头衔。自我介绍依序为公司名称、部门名称及自己的名字。您是陈总经理吗？您好。视状况增减寒喧。清晰、正确地说明。把握5W2H的原则。第12页/共31页打电话技巧拨电话自我介绍确定对方及问候说明来电事项再汇总确认礼貌结束电话挂电话再扼要地汇

9、总说明,确认对方完全了解。就拜托您了。谢谢。确认对方挂断电话后再挂（特别是晚辈打给长辈）。第13页/共31页来电找的人正在接电话铃声响起拿起听筒报出名字及问候请教对方姓名告诉对方要找的人正在接电话对方要求留言对方要求等一会儿告诉受电者来电者姓名注意等待时间请问对方大名 告诉对方OO先生正在接电话 请问对方要等一会还是要留言。拿起留言条，主动询问对方是否要留言。记下留言及对方姓名、电话。将听筒朝桌面放下 告诉来电者姓名，让接电话的人能迅速地称呼对方并表达歉意。不要让对方等太久，可向对方抱歉，再次询问是否再等或留言。第14页/共31页电话注意事项（一）16 听到电话铃响，若口中正嚼着东西，不要立刻

10、接听电话，应迅速吐出物品，再接听电话。听到电话铃响，若正在嘻笑或争执，一定要控制情绪平稳再接电话，以免让对方感到突兀。接电话时的开头问候语要有精神，不要让人有过於僵硬、公式化的感觉。经由电话也能传达肢体语言，因此虽然对方看不到，但电话交谈时也可以配合肢体动作如微笑，感谢时点头鞠躬。接听电话时，讲电话的声音不要过大，而影响别人的工作。同时不要离话口太近，让对方听起来觉得刺耳。当客户打电话到公司，不管是谁接电话，都是代表公司与客户对应，为了让客户感到我们是一个专业、敬业的公司，下列的事项，务必要留意。第15页/共31页电话注意事项（二）17 若是代听电话，一定要主动地要求客户是否需要留言，千万不要

11、有下列方式处理：lX X X不在。lX X X不在，请您明天再打来试试。lX X X不在，大概下午会回来。接听让人久等的电话，要注意先向来电者致歉。电话来时若正在和来客交谈时，应告诉对方有客人在，待会给他回电。工作时朋友打电话来，应扼要迅速地结束谈话。接到客户抱怨电话，若抱怨 的项目是由别的部门控制，应向客户致歉给他造成困扰，请客户留下电话及大名，告诉他会请负责的部门回电给他，迅速交由负责部门，千万不要与客户争辩或许下承诺。第16页/共31页结论 18 电话应对的得体与亲切，会让来电者感到格外的温馨，对您的公司会产生很好的评价，无形中对贵公司也会产生信任感，这种感觉远远胜过电视、媒体上的形象广

12、告，相信身为公司内的一份子，每个人都人义务做好电话应对的工作。第17页/共31页仪表商务礼仪 19 四个基本要求男士西服三大问题女士裙装四大禁忌仪表各项注意第18页/共31页仪表商务礼仪四个基本要求1.整洁：整洁：干净、整齐，永远是仪表要求之要。2.雅致：雅致：整洁者好看也，雅致者顺眼也。3.文明：文明：你是一个现代人，你的仪表就要体现出现代文明的素养；古调虽自爱，今人多不弹。不能土不洋、不中不西。4.规范：规范：即个人仪表修饰要符合自己行业的具体要求。总结：以上四个基本要求之中，据我个人理解，恐怕整洁最重要。一个人的业务能力和爱岗敬业的精神，并不一定与其相貌成正比。但是一个人干净整洁，肯定会

13、给别人良好的印象。第19页/共31页男士西服的三大问题第一、三色法则第一、三色法则 正式场合穿西装全身不能多于三色，包括上衣、下衣、鞋子、领带、衬衫总体上不多于三种。正式场合穿深色西装、白色衬衫，社交场合则可以穿同色衬衫。第二、三一定律第二、三一定律 男人重要场合外出时，鞋子、腰带、公文包是一个颜色，且首选黑色。第三、三大禁忌第三、三大禁忌 袖子上的商标没有拆，穿夹克打领带，袜子跟皮鞋一个颜色或者跟裤子一个颜色。第20页/共31页裙装四大禁忌不能穿：黑色皮裙别忽略裙子、鞋子和袜子之间的搭配与协调在重要场合穿套装，尤其是穿套裙时不能光腿裙装搭配三截腿女士裙装的四大禁忌第21页/共31页仪表之头发

14、1.注意长度：注意长度：男女有别，区别就在于头发长度；在正规场合，男人讲究前发不覆额，侧发不掩耳，后发不及领。作为公司的白领，男士头发不能太长，除非是广告创意人员、搞艺术的。2.注意干净：注意干净：把头发梳理和整洁，要洗干净；头发一定要常梳，常洗，常理。3.强调修饰：强调修饰：社交场合，头发上你爱插什么就插什么，你哪怕就十几朵花别人也管不着；在工作场合，强调女同志的发饰越少越好，其样式越单调越好。不要搞大红、大绿、大蓝、大紫之类。4.关注式样：关注式样：商务人员基本要求，庄重保守，不能太时尚。第22页/共31页仪表之面部修饰面部强调无异味、无异物发必洁，面必洗发必洁，面必洗头发最好每天洗一次，

15、至少两天洗一次。洗澡的话，能做到一天洗一次，那最好了。从白领角度来讲，洗澡往往不是为自己，而是为了别人。晚上回家洗澡，那样的话自己睡觉舒服。基实你要从“为别人”的角度去考虑，我建议早晨上班之前洗澡。在外人面前，手千万不要乱动在外人面前，手千万不要乱动修饰面部时，一定要确保无异物。人有内分泌，动不动就会分泌东西。比如；鼻涕；说话多了，搞不好嘴上就会有白沫；有时候，眼角也会出东西。第23页/共31页仪表之站姿站如松：站就是要直站如松：站就是要直平视，眼睛要看着正前方；肩平，两个肩不能一高一低，你想想一个人肩一高一低怎么回事儿，不好看；胸挺，腹收，双腿并拢，两手垂放，这是基本要求。站，表面看看是腿在

16、那儿站，但是目光直视很重要。一个男士，腿部岔得再开，也不能宽于肩部。你想想一个男人站在那儿，两个脚的间距比肩还宽，那是什么感觉？练气功呢？对女同志来讲，在可能的情况下，两腿并拢更加好看一些。第24页/共31页仪表之坐姿1.尊卑有序尊卑有序请地位高的人先坐，叫尊卑有序客人应该先坐，主人后坐；长辈应该先坐，晚辈后坐；女士先坐，男人后坐2.坐不宜满坐不宜满跟外人面前一般是不满坐，否有自封老大的感觉。请教别人、拜访别人时，一般坐椅面的三分之二就可以。3.手脚到位手脚到位尽量不要二郎腿，也就是一条腿放到另外一条腿上面。如果真要，一定要注意脚尖要朝下。第25页/共31页仪表之行姿1.尽量直行：尽量直行：朝

17、一个方向前进，你别像喝醉了酒的司机，驾车似的曲里拐弯、前途叵测。2.保持匀速：保持匀速：走的一会快、一会慢，忽悠忽悠的，会把后面和前面的人都吓一跳。大家可能想这个人是中风？还是抽风呢？3.不出声响：不出声响：走动不发出响声，连蹦带跳，不稳重嘛。一个有教养的人，在公众场合是不会制造噪音的。4.步幅得体：步幅得体：男人一步大概有80里米左右，女的一步大概60里米左右。总结：直行，匀速，别出声总结：直行，匀速，别出声第26页/共31页仪表之手势正常情况下，恐怕手的姿势用得越少越好。且要避免对别人指点，我有时候也指点，但我是空指，绝对不能实指。指着人家鼻子，再三再四，则更有教训之嫌，欧美国家对这点很忌

18、讳。到国外去跟外商打交道，别忘记十里不同风，百里不同俗。正式场合之内手的姿势亦有不同的讲究，不要乱用手势，这是很重要的。第27页/共31页仪表之眼神 眼神要正视他人眼神要正视他人 一定要养成习惯，和别人打交道要正眼看着人家，你首先要看着人家，不看不行。那天我跟一个单位提意见，我去他那儿买东西去了，整个交易过程大概十分钟，其中八分钟收费，因为钱比较多嘛，点着呢！服务小姐倒是很忙，很认真，但是从头到尾不看我一眼，我说：你看我一眼吧！我也是个活物，你眼不见心不烦，目中无人，令人感觉不好。固然你没有必要从头到尾看着我，但你总要互动一下，要正视我呀。第28页/共31页仪表之笑容 礼由心生，礼是一种教养，

19、礼就是尊重别人。尊重别人，要来自于内心的真情实感，你不要让别人感到你是在例行公事敷衍了事。如如1：你是一名交警，我这边出车祸了，你纠正我违章，你笑着说：掏钱吧！你这不是招骂吗？对于公司企业来讲，我这个产品有问题，我找你投诉来了，你笑，也不合适。何况你笑总得有个互动呀！如如2：我在柜台那站着，你走近我，问我问题时可以笑：谢谢，欢迎光临。如果你离我老远，周围没有一个人，你在那笑，花痴呀！没有对象我跟谁笑，我有病？我自得其乐？笑要有些讲究，职业化微笑有时候则有更专业的要求，笑时一般露几颗牙齿，看着什么地方，笑多长时间，出不出声音等，都是有讲究及具体规定。第29页/共31页第30页/共31页感谢您的观看！感谢您的观看！第31页/共31页