个人时间管理PPT讲稿.ppt

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1、个人时间管理第1页，共93页，编辑于2022年，星期三版权所有 北京春风训练第2页，共93页，编辑于2022年，星期三第3页，共93页，编辑于2022年，星期三第4页，共93页，编辑于2022年，星期三第5页，共93页，编辑于2022年，星期三第6页，共93页，编辑于2022年，星期三第7页，共93页，编辑于2022年，星期三第8页，共93页，编辑于2022年，星期三第9页，共93页，编辑于2022年，星期三第10页，共93页，编辑于2022年，星期三第11页，共93页，编辑于2022年，星期三第12页，共93页，编辑于2022年，星期三第13页，共93页，编辑于2022年，星期三第14页，共

2、93页，编辑于2022年，星期三第15页，共93页，编辑于2022年，星期三第16页，共93页，编辑于2022年，星期三第17页，共93页，编辑于2022年，星期三第18页，共93页，编辑于2022年，星期三第19页，共93页，编辑于2022年，星期三第20页，共93页，编辑于2022年，星期三第21页，共93页，编辑于2022年，星期三第22页，共93页，编辑于2022年，星期三第23页，共93页，编辑于2022年，星期三第24页，共93页，编辑于2022年，星期三第25页，共93页，编辑于2022年，星期三第26页，共93页，编辑于2022年，星期三第27页，共93页，编辑于2022年，星

3、期三第28页，共93页，编辑于2022年，星期三第29页，共93页，编辑于2022年，星期三第30页，共93页，编辑于2022年，星期三第31页，共93页，编辑于2022年，星期三我们为什么要进行时间管理？我们如何进行时间管理？第32页，共93页，编辑于2022年，星期三 下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答回答“Yes”Or“No”“Yes”Or“No”。1.1.你通常工作很长时间吗？你通常工作很长时间吗？2.2.你通常把工作带回家吗？你通常把工作带回家吗？3.3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？你感到很少花时间去做你想做的事吗？

4、4.4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？力？6.6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.7.你时常在做重要工作时被打断吗？你时常在做重要工作时被打断吗？第33页，共93页，编辑于2022年，星期三8.8.你在办公室用餐吗？你在办公室用餐吗？9.9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.10.你时常把工作拖到最后一刻，然

5、后很努力地去做完它？你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？事？16.16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？你是

6、否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？第34页，共93页，编辑于2022年，星期三总结你的时间掌控12-1612-16“yesyes”救命！你在时间管理上需改进救命！你在时间管理上需改进8-128-12“yesyes”当心！你需要重新审视你的时间行动当心！你需要重新审视你的时间行动指南指南4-84-8“yesyes”可以！方向正确，但需要提高冲劲可以！方向正确，但需要提高冲劲0-40-4“yesyes”恭喜！坚持并保留你的方法恭喜！坚持并保留你的方法第35页，共93页，编辑于2022年，星期三因为我不知道因为我不知道究竟什么对我最重要，究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。所以

7、每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做，有些人看到我每件事都做，所以，他们期望我什么都做。所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌，每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。究竟什么对我最重要。忙忙 人人 的的 告告 白白第36页，共93页，编辑于2022年，星期三我们为什么要进行时间管理？案例1：第37页，共93页，编辑于2022年，星期三72岁寿命的人一生的时间分配睡觉21年工作14年个人卫生7年吃饭6年在交通旅程中6年排队5年学习4年开会3

8、年打电话2年找东西1年其他3年您达至人生成功的时间仅占人生的五分之一！第38页，共93页，编辑于2022年，星期三我们的时间值多少钱？时间就是金钱！第39页，共93页，编辑于2022年，星期三据新加坡联合早报2001年8月26日报道，有人在网上想出几种方法，形象地计算了全球首富、微软公司创办人比尔盖茨的财富。一、盖茨每秒赚250美元，即每天赚2160万美元，一年赚78亿美元。二、假如盖茨掉了1000美元，他懒得去捡起来，因为他去捡要花4秒，这一弯腰的时间，他已赚回1000美元。第40页，共93页，编辑于2022年，星期三如何管理时间？第41页，共93页，编辑于2022年，星期三第42页，共93

9、页，编辑于2022年，星期三偷走你的时间的主要元凶偷走你的时间的主要元凶:缺乏计划改变心态，刻意安排时间做计划不分重点把握重点、要事第一。选择机会过分承诺学会说不。授权太多干扰有选择性地接电话和来访第43页，共93页，编辑于2022年，星期三偷走你的时间的主要元凶偷走你的时间的主要元凶:会议太多避免闲聊、设定议程、设定时间太多来访主动拜访对方拖延停止拖延、学习果断办公室太混亂马上收拾第44页，共93页，编辑于2022年，星期三偷走你的时间的主要元凶偷走你的时间的主要元凶:电腦文件存档混亂马上收拾、整理总是要处理危机计划太多的阅读与文件资料学习速读。使用坐交通的时间第45页，共93页，编辑于20

10、22年，星期三确立人生的目标没有目标（27%）第47页，共93页，编辑于2022年，星期三确立人生的目标模糊目标（60%）第48页，共93页，编辑于2022年，星期三确立人生的目标清楚目标（10%）第49页，共93页，编辑于2022年，星期三确立人生的目标非常清楚目标（3%）第50页，共93页，编辑于2022年，星期三人生管理人生最重要的是确定最重要的是最重要的！*The most important thing in life is to find out what the most important thing is the most important thing!第51页，共93页，

11、编辑于2022年，星期三确立人生目标#明确自己的人生使命#设计自己的人生目标（人际、情感、心灵、财政、康体、思想等）1、10个长期的目标（5年、10年）2、10个短期的目标（1年、5年）第52页，共93页，编辑于2022年，星期三You have owned.You dont own.(你已拥有）（你未拥有）你想要You want.你不想要You dont Want.Opportunity（机会）Forget It.Not aroblem.(忘掉)Problem（问题）Forget It.Nota roblem.(忘掉)第53页，共93页，编辑于2022年，星期三 Urgent(紧急）Not

12、Urgent(不紧急）Important重要NotImportant不重要）A*危机*紧迫的问题*提高设计质量*有时间期限的计划B*预防*改进产能*建立人际关系*发掘新机会*休闲*与家人一起*适当的运动C*不速之客*某些电话*某些信件与报告*必要而不重要的会议D*繁琐的工作*某些电话*某些信件*浪费时间的事*有趣的活动*看消闲杂志第54页，共93页，编辑于2022年，星期三操之在我受制于人受制于人操之在我操之在我我已无能为力试试看有没有其他可能我就是这样一个人 我可以选择不同的作风他使我怒不可遏我可以控制自己的情绪他们不会接受的我可以想出有效的表达方式我被迫我能选择恰当的回应我不能我选择我必须

13、我情愿如果我打算第55页，共93页，编辑于2022年，星期三1、现在做就是现在做2、现在就系统化3、现在就开始计划4、后续追踪并持续完成5、维修系统第56页，共93页，编辑于2022年，星期三现在做就是现在做现在做就是现在做 决决定定那那些些事事该该做做，决决定定怎怎样样去去完完成成，考考虑授权。虑授权。停止把同样的资料翻来覆去。停止把同样的资料翻来覆去。重新定义重新定义 待办待办 这个词。这个词。停止拖延。停止拖延。让果断成为你的工作习惯让果断成为你的工作习惯。第57页，共93页，编辑于2022年，星期三思想决定行动，行动决定习惯，习惯决定品德，品德决定命运！俗语第58页，共93页，编辑于2

14、022年，星期三 现在就系统化现在就系统化更聪明的工作:既要增加效率也要增加效果（产能）。分析你的时间使用状况。不要让低价值的工作或资讯进入你的系统。花最少的时间在例行工作上，再继续做高价值的工作。第59页，共93页，编辑于2022年，星期三现在就系统化现在就系统化 学习如何最有效地处理例行工作。替工作项目排定时间。若您是主管，安排与您重要的员工每星期一对一的会议。检查你可以使用的消除干扰的步骤，然后付诸实行。第60页，共93页，编辑于2022年，星期三建立以下系统:1.文件存档系统2.电脑文件存档系统(Email,各类文件，网址等3.时间管理系统(Time Management System

15、)4.个人资讯系统(Personal Information Manager)5.个 人 知 识 管 理 系 统 (Personal Knowledge Management System)6.制定个人学习计划(Personal Learning Plan)7.个人创意系统(Personal Innovation System)第61页，共93页，编辑于2022年，星期三个人资讯系统个人资讯系统 电活、传真、Email、地址:私人、公司、顾客名片约会时间交通资料出差资料:世界时间货币转换困難:如何将纸張、电腦、手提电話、PDA（个人移动掌上电脑）的资料同步第62页，共93页，编辑于2022年，

16、星期三个人知识管理系统个人知识管理系统资料收集:决定收集什么资料:学习计划关键词语资料整理、存档:学习隨时隨地记录信息 利用构思记录卡整理信息 学会檢索、使用互联网搜寻器转化成为知识:应用第63页，共93页，编辑于2022年，星期三个人创意系统有效地发展自己的思想:特意为考虑新的设想留出时间再一次深入探讨自己的想法 使用不同思考方法集体思考随时随地发展创造力使用音樂 休息潜意识第64页，共93页，编辑于2022年，星期三制定个人学习计划制定个人学习计划 人生目标 职业生涯规划 个人SWOT分析 培养终生学习态度 学习快速阅读 学习使用电腦及使用高科技产品第65页，共93页，编辑于2022年，星

17、期三现在就开始计划现在就开始计划 计划你的一生计划你的一生:第66页，共93页，编辑于2022年，星期三编制工作进度表编制工作进度表:制订长期计划制订长期计划在你的工作进度表里，许多任务完成之后并不因此消失。这些任务在一个工作年中常常周期性地反覆出现。例如：你也许会把某种产品在每年的相同时间里瞄准特定的消费者。为了把时间有规律性地分配给重复出现的任务，你需要一个长期的规划作为你短期计划的补充。例如：一幅带有彩色标记的挂图。利用明亮的色彩标识出规律性的任务，这样你能够一眼就看出工作是否繁忙，并能提前制订计划。第67页，共93页，编辑于2022年，星期三计划一年的工作：计划一年的工作：(产生宏观时

18、问使产生宏观时问使用感觉用感觉)在一幅带有彩色标记的挂图上列出所有的常规任务。如下图所示。用不同颜色表示不同的任务。这样可以让你看到是否有任务发生冲突，从而可以重新安排。第68页，共93页，编辑于2022年，星期三第69页，共93页，编辑于2022年，星期三关注KRA(Key Result Area)第70页，共93页，编辑于2022年，星期三计划你的每个月:计划你的每个月:把年度目标进行分解转为每个月的工作重点计划你的每个星期:对每周的时间进行整体的规划计划你的每一天:每天早晨第一件事:写出6项今天要完成的工作第71页，共93页，编辑于2022年，星期三建立每天任务清单1、写下当天工作任务清

19、单2、将工作任务分为三类（ABC法则）A）重要或重要及紧迫（必须做MUST）B）紧迫但不重要（应该做SHOULD）C）既不重要也不紧迫，属日常性的工作（可以做CAN）请记住：紧迫请记住：紧迫优先优先第72页，共93页，编辑于2022年，星期三建立每天任务清单3、确定哪些任务优先处理，哪些任务授权别人代办，而后按先后顺序排列。请人代办的事应该尽快交出去。协调你的上级在工作安排的先后顺序上存在的差异要及时发现与同事在工作先后顺序上的矛盾第73页，共93页，编辑于2022年，星期三建立每天任务清单4、选出你确定能在一天之内可以干完的工作。把这三类任务合理安排在一整天。把精神高度集中的时间段（致力于A

20、类任务）穿插在完成要求较低的B、C类任务的时间段之间。根据情况的变化和新信息的出现，要对工作的优先顺序作出变更。第74页，共93页，编辑于2022年，星期三后续追踪并持续完成后续追踪并持续完成n毅力n清除一叠纸的提醒系统，使用一本行事笔记，将文件归档n使用你能计划整个星期的行事笔记系统n分派工作会倍增你的产能n使 后 续 追 踪 和 持 续 完 成 成 为 工 作 过 程 的 一部分第75页，共93页，编辑于2022年，星期三维修系统维修系统 定期维修:文件存档系统,电脑文件存档系统,个人资讯系统定期回顾檢讨:人生短期及长期目标时间管理狀况 个人知识管理 个人学习计划第76页，共93页，编辑于

21、2022年，星期三一些办公室时间管理技巧一些办公室时间管理技巧 第77页，共93页，编辑于2022年，星期三整理办公室留心告示贴式的便条，小心丢失；写字桌上没有用的东西清理走，只把现在的工作留在手边；文件里的特别关键处要做标记以加快重读时的速度；定期整理、存档、维修第78页，共93页，编辑于2022年，星期三建立盒子系统（几天内、位于手臂范围之内）收进:-当你一拿起来，便立即行动-如果有秘书，信伤应该过滤、放入分类的档案夹、依照处理的先後次序排列 发出 阅读:-将短的文章一次读完以免累积-安排固定的阅读时间第79页，共93页，编辑于2022年，星期三建立盒子系统 待办:-24 48 小时的短期

22、问题-你试着处理但无法完成的工作(例如等待资料、等待回电、有更重要的事插进来-不是因为拖延归档第80页，共93页，编辑于2022年，星期三归档文件 建立一个档案系统；将较难归类的文件系统放入一个档案夹中，贴上“其他”标签；只把将来要参考的重要文件存档使用颜色存档系统第81页，共93页，编辑于2022年，星期三避免中断工作阻止别人打断你的工作；重新布置工作空间；第82页，共93页，编辑于2022年，星期三筛选信息 写字桌上只留重要的读物 合理设置IE主页第83页，共93页，编辑于2022年，星期三使用电话 选择打电话时的时间 结束电话的暗示 告诉别人什么时候打电话给你最好第84页，共93页，编辑

23、于2022年，星期三阅读和写作 在你必须阅读的报告上划出关键的句子学会阅读报纸的标题及速读第85页，共93页，编辑于2022年，星期三应用现代科技 每月一次清除电脑里的不需要的文件定期拷贝重要的文件建立一个有效的电子文件档案建立一个有效的收藏夹 行业网址专业团体网址顾问公司 大学 兴趣搜索器 著名出版商:报章、杂誌、书第86页，共93页，编辑于2022年，星期三与同事相处 q不要让同事用不重要的事来分散你的精力；q在同事的办公里召开会议，这样在你需要的时候则可以离开；q要知道上司的工作模式，并学习适应它；q每次进老板的办公室，都准备好笔记本、时间日志及笔第89页，共93页，编辑于2022年，星

24、期三 昨天是一张已被注销的支票；昨天是一张已被注销的支票；明天是一张尚未到期的本票；明天是一张尚未到期的本票；明天是一张尚未到期的本票；明天是一张尚未到期的本票；今天则是随时可运用的现金。今天则是随时可运用的现金。请善用它！请善用它！请善用它！请善用它！第90页，共93页，编辑于2022年，星期三 时间管理顺口溜时间管理顺口溜凡事明确目标，提前做好准备；凡事明确目标，提前做好准备；制定工作计划，分清轻重缓急；制定工作计划，分清轻重缓急；操作统筹兼顾，学会说不借力；操作统筹兼顾，学会说不借力；注意劳逸结合，一切注重效率！注意劳逸结合，一切注重效率！课程总结课程总结第91页，共93页，编辑于2022年，星期三1 1、请按下表类型列出你日常的工作任务：、请按下表类型列出你日常的工作任务：课后作业：课后作业：紧紧急急不紧急不紧急重重要要A A（碎石型的事务）（碎石型的事务）B B（石块型的事务）（石块型的事务）不不重重要要C C（细沙型的事务）（细沙型的事务）D D（水型的事务）（水型的事务）第92页，共93页，编辑于2022年，星期三谢谢！XIASHXIASH第93页，共93页，编辑于2022年，星期三