浅谈档案管理基础工作存在的问题及提高措施档案管理制度.doc

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1、 浅谈档案管理基础工作存在的问题及提高措施|档案管理制度 【摘要】计算机作为一种高效处理浩大简单信息与数据的现代先进工具，它的首要特征就是要求输入计算机的各项原始数据信息必需是精确和科学的，否则输入的数据与信息是“垃圾”，输出的只会是更高级的“垃圾”。所以实行计算机治理的前提条件是要做好输入信息与数据的收集、整理、著录等一系列前处理性质的根底工作，使其充分满意计算机工作的技术要求。 【关键词】根底工作；档案治理；现代化1.档案治理根底工作存在的主要问题分析我国档案治理根底工作存在的缺乏。总体来讲目前我国的综合性档案馆大多是馆藏内容庞杂案卷数量繁多时间跨度长且由于多年来始终处于封闭式治理之中档案

2、治理仅以保管为目的以案卷不丧失为原则再加之每个历史时期档案的整理质量要求不同整理的规格不统一等状况形成了档案根底普遍较差的局面。主要问题集中反映在以下几个方面：一是档号不标准没有名目号一卷多册现象较多。二是案卷标题不标准有标题但不能反映主题内容或标题缺少根本要素甚至没有案卷标题等现象较为普遍。三是大局部案卷缺少卷内名目以至于局部未被案卷标题涵盖的内容永久无法检索而难以利用。四是很多案卷未标页码假如使用中掉页很难发觉。五是组卷混乱现象比拟严峻如有按时间组的也有按职能部门管辖权限组的还有按文种组卷的。六是案卷厚薄不一有的一、二页纸一文一卷有的五六百页纸一类一卷。总之综合性档案馆建馆时间越长馆藏量越

3、大的存在的类似问题就越严峻。从以上状况来看我国综合性档案馆目前还未具备实现计算机治理的充分条件需要尽快地、科学地解决这些问题。2.实行标准化、标准化的工作程序和方法，提高档案治理根底工作水平从科学与阅历中都可以获知要想提高档案治理的水平就必需实行标准化、标准化的工作程序与方法即要求档案治理的收集、整理、鉴定、著录、保管等各个环节都要根据统一的程序和科学的方法进展工作。2.1全面普查案卷，去糟取精这是实现档案治理标准化、标准化的第一步工作。由于一般的综合性档案馆由于多年来未做全面的清查加之移交单位划分保管期限不准不行避开地存在很多重份或无查考价值的文件所以首先要剔除这些无用的文件才能避开今后实行

4、计算机治理时消失重复与低效率的状况。2.2重新组合案卷实现案卷标准化将那些组卷过厚内容混杂的案卷进展重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内名目、无案卷标题或标题不清晰的案卷要重新加工填写以保证全部案卷更加标准。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管而且亦可以提高实行计算机治理档案后的利用效率。2.3结合本馆实际标准著录工作著录是实行计算机治理的一项重要根底工作也是直接影响输入计算机数据与信息的精确性的一项重要的前期工作。1986年国家公布的档案著录规章是标准著录工作的最根本依据。但是由于各个档案馆的条件存在差异再加上计算机

5、治理又提出了新的技术性要求所以各个档案馆应当以规章为依据，并从自己的实际状况动身依据计算机治理的技术要求制定出适合本馆著录工作的著录细则。我们依据这一原则制定了北京市档案馆著录细则从目前实施的状况来看已经起到了提高根底工作水平的作用并对我馆实行档案计算机治理工作有很大的促进。2.4统一分类号保证检索查全率计算机检索的显著优势就是能够满意人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性我们在分类过程中，首先依据中国档案分类法进展分类再因事制宜制定出一些详细细则。例如“物价”问题涉及的行业较多我们就统一归入“”类然后再依据每一文件详细特征辅以关键词标识加以区分。另外在分类的过程中还应加强校审力度以便准时校

6、正分类人员的错误。并且还应常常组织大家统一熟悉统一标准尽量做到前后标引全都同一类文件标引全都从而到达标准化和标准化治理。2.5标准题名保证检索查准率档案的分类号保证了检索查全率而题名精确才能保证检索的查准率。但仅保证查全率是不行的，还须同时保证查准因此在著录时要统一标准题名。我们认为标准题名应把握的原则与要点是在填写题名项过程中要标准机构简称尽量避开在检索时消失含混不清、文不对题和计算机识别不清的状况发生。如北京市规划委员会简称为市计委北京市规划生育委员会简称为市计生委而不能都简称为市计委还要统一题名中应具备的要素。我们结合计算机检索需要在著录过程中将题名中责任者、事由、文种，必要时加上人名、

7、地点和时间）等要素都填写完整。假如题名要素不完整。则要补齐假如题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中常常有“请示报告”等含义不清的文种消失很影响检索的精确率。所以我们便规定但凡要求批复的文件写“请示”凡不要求批复的文件则写“报告”等等这样就可在检索中区分出每份文件的实质作用。另外我们还利用计算机一次输入屡次输出的功能将关键词项中的人名、地点、时间与机构分别著录为日后制作人名名目等检索工具打下了根底。3.加快数据预备推动档案现代化治理进程在档案治理根底工作的各个环节中计算机数据的预备工作是一个大工程尤其是对于那些建馆时间较长的综合性档案馆来讲由于馆藏案卷多著录工作不仅量大而且简单假如没有一

8、整套标准化和科学化的工作程序与方法会使计算机因数据预备缺乏而无法使用甚至直接影响档案治理工作现代化的进展速度。在著录工作中只要把握了以下重点便根本可以取得著录工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。3.1分清轻重缓急，循序渐进档案治理的一个重要目的就是要使档案为社会所用而实现计算机治理档案的目的是为了提高档案的利用率。综合性档案馆在推动计算机治理的过程中应先依据各全宗的重要程度、价值大小、利用率凹凸和是否开放的状况对全部全宗进展排队将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案进展优先加工整理。这样就可以加快档案治理计算机化的进程和提高社会利用的效率。3.2分级次著录，省时省力在著录过程中可

9、以将案卷分为三个层次进展著录马上那些反映问题单一或查考价值不高的档案进展案卷级著录对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案进展文件组合级著录而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件则进展文件级著录。这样处理不仅能将提醒档案的主题内容和特征而且也可以削减著录条目和录入条目既节省了时间、人力与财力又提高了效率。3.3分门别类，充分利用档案原根底对于那些案卷根底较好又具备全引名目的案卷在著录时可以直接在全引名目上面分类标引而对那些特别形式的档案如“房档”、“案件”等则可用计算机程序将人名、地址、时间用案卷名目直接录入然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案名目的原有根底可以削减著录环节大大地提高著录速度。【