Word的基本操作.pdf

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1、 1 Word 的基本操作 新建 Word 文档 启动 Word 2003 应用程序后，Word 自动创建一个名称为“文档 1”的空白文档。如果要创建新的文档，可以使用下面三种方法：方法一：按 Ctrl+N 快捷键 方法二：单击“常用”工具栏的“新建空白文档”按钮 方法三：执行“文件”“新建”，启动并使用“新建文档”任务窗格 如果使用前两种方法，Word 2003 将基于通用模板创建新的空白文档;使用方法三，有比较多的文档类型可以选择。在任务窗格中，可以新建“空白文档”、“XML 文档”、“网页”和“电子邮件”，也可以根据原有文档或模板创建新文档。1.根据现有文档创建文档 可以创建一个和原始文

2、档内容完全一致的新文档，具体步骤如下：(1)执行“文件”“新建”，打开“新建文档”任务窗格。(2)单击“新建”标题下的“根据现有文档”，打开“根据现有文档新建”对话框。(3)在对话框中定位到所要参照的原始文档所在的文件夹。(4)选择新建文档所基于的文档。(5)单击“创建”按钮。2.使用模板创建新文档 (1)执行“文件”“新建”，打开“新建文档”任务窗格。(2)在“模板”标题下有“本机上的模板”，单击可以打开“模板”对话框，可以根据需要单击打开“常用”、“报告”、“备忘录”等 9 种选项卡选择模板。(3)选择一种具体的模板类型，单击“确定”按钮(或直接双击所需模板的图标)，即可以新建此类文档或有

3、向导指示有关文档的具体设置。如果不能满足要求，还可以选用“Office Online 模板”或“网站上的模板”。在“最近所用模板”列出了最近使用过的模板类型，直接单击就可以根据该模板创建新文档。2 打开文档 Word 可以打开的文档类型比较多，包括 Word 文档、文本文件、Web 页、RTF 格式文档等等。启动 Word 应用程序后，单击“常用”工具栏上的“打开”按钮，或执行“文件”菜单中的“打开”命令，即会出现“打开”对话框。如果知道文档的存储的具体位置和名称(包括主文件名和扩展名)，可以直接在“文件名”文本框中输入文档的完整路径。然后单击“打开”按钮即可打开文档。另外一种方法就是沿目录进

4、行查找。过程如下:1.打开“文件类型”下拉列表，选择要打开的文件类型。2.打开“查找范围”下拉列表框，选择文档所在驱动器和文件夹。在中间的文件及文件夹列表框中显示出当前文件夹下的文件夹名和指定类型的文件名。3.选中要打开的文档，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。提示:选取同一文件夹中的多个文档，可以将它们一次性的同时打开。如果是最近使用过的文档，还可以单击“打开”对话框左侧的“我最近的文档”按钮，在文件夹列表框中选择此文档的快捷方式，单击“打开”按钮，或直接双击即可打开文档。以只读方式打开文档 以只读方式打开文档，可以避免改变当前文档的内容。在处理一些重要文档的时候非常有用。具体步骤如

5、下:1.执行“文件打开”，弹出打开对话框。2.在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。3.单击“打开”按钮右侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以只读方式打开”命令。注意:以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的文档名右侧将添加“只读”字样。此时文档不能以原文件名进行保存，这样可以达到保护原文档的作用。要保存对其的修改，可以换名存盘。3 管理最近使用文档列表 要打开最近使用过的 Word 文档，还可以通过单击“文件”菜单下部的文档列表(或在打开“文件”菜单的情况下直接输入文档前的数字编号)来实现。为防止某些重要文档资料泄露，我们也可以删除这个列表，方法如下:执行“工具选项”，打开“常规”选项卡，

6、在常规选项中将“列出最近所用文件”项前的“”去掉。注意:1.如果想在以后显示打开最近文档的记录，可以勾选此项，还可以设置要显示的文档信息数目，默认为 4 个，最多可以显示最近所使用的 9 个 Word 文档。2.使用此列表打开文档还有另外一种方法:打开“文件”菜单，然后直接输入要打开文档前的编号。制作稿纸 我们已经知道了根据模板可以新建不同类型的文档，在 Word 中有一类叫作“模板向导”，它将一个具体任务分解成一个个步骤，引导使用者操作或进行设置，下面就以 Word 的稿纸向导为例看看它们的使用方法。执行“文件新建报告”，双击“稿纸向导”，在打开的“稿纸向导”对话框单击“下一步”按钮依次进行

7、设置。1.页面设置。有三个选项:B5 纸、A4 纸、B4 纸。2.网格设置。有两种不同类型的稿纸布局:20 x20 和 20 x15。每页总格数将显示在右下角。3.选择网格线的种类。一般都选择第一种“网格”。4.选择页号位置。如果选择“右下角”，每页总格数将不再显示。如果添加附注，将出现在页面左下角。5.单击“完成”按钮即按照设置显示出稿纸。打开文档的副本 打开文档的副本是指在打开某一文档时，原文档保持不变并生成一个副本。用户将对副本进行操作，从而起到保护原文档的作用。4 具体步骤如下:1.执行“文件打开”，弹出“打开”对话框。2.在文件和文件夹列表框中选定要打开的文档。3.单击“打开”按钮右

8、侧的下拉按钮，从下拉菜单中选择“以副本方式打开”命令。以只读方式打开某文档后，该文档窗口标题栏的原文档名左侧将添加“副本(1)属于”字样。提示:如果想对某一文档(以下称之为目标文档)编辑修改并重命名，还可以采用另一种方法“根据现有文档新建”文档。步骤:1.执行“文件新建.”，在“新建文档”任务窗格中，在“新建”下方，单击“根据现有文档.”。2.在打开的“根据现有文档新建”对话框中定位到目标文档所在的文件夹并选择新建文档所基于的文档。3.单击“创建”。Word 将创建新文档，文件名为“文档”，完全采用目标文档的格式，可以把它看作是一个尚未存盘的目标文档的副本。搜索文档之基本搜索 时间一长，用户可

9、能会忘记某个文档的存放位置，这时可以使用 Word 2003 的搜索功能。1.选择“文件”菜单的“搜索.”命令，打开“基本文件搜索”任务窗格。2.在“搜索文本”框中输入字词，只要它们出现在文档的正文或属性中，都将显示出包含这些字词的文件。3.在“搜索范围”下拉框指定一个搜索位置，可以指定一个具体的磁盘或文件夹，也可以在整个硬盘中查找。4.在“搜索文件类型”下拉框中，指定要查找的文件类型。5.单击“搜索”按钮，Word 即开始查找符合条件的文档并显示文档名。注意:5 1.在设定搜索文本时可以使用通配符“*”和“?”，“*”代表一个或多个字符的任意组合;“?”代表任意一个字符。在“搜索文本”框中输

10、入较多的词汇(用空格分隔)，可以更加准确地筛选出要寻找的文档。2.如果将“搜索文本”留空，将在指定位置搜索出所有符合条件的文档并显示出来。3 执行“文件”、“打开.”，在弹出的“打开”对话框中单击“工具”按钮，选择“查找.”命令，可以打开“文件搜索”对话框，其使用方法和“基本文件搜索”任务窗格基本一致。保存文档的版本变化 Word 可以记录文档的各个版本，并且将它们保存在同一个文件中。方法如下：执行“文件”“版本.”，在弹出的对话框单击“现在保存.”按钮(注意：如果要在关闭文档时自动保存版本，勾选“现在保存.”后的复选框即可)，在打开的“保存版本”对话框中添加备注以供识别，最后单击“确定”，如

11、果本文档是首次保存，则出现“另存为”对话框，可以对文档命名并存盘。提示：如果需要打开文档的某一历史版本，可以进行如下操作：执行“文件”“版本.”，在弹出的对话框中选择一个要打开的版本，然后单击“打开”按钮。通过“我的位置”快速管理文档 在“另存为”、“打开”等对话框的左侧，存在一个“我的位置”栏，使用此栏可以节省访问文件夹的时间，更容易地访问一些文件夹中的文件。在一个对话框中更新“我的位置”栏后，这些更改将应用于包含“我的位置”栏的其他对话框。默认情况下，“我的位置”栏包含指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网上邻居”文件夹的快捷方式。用户可以向“我的位置”栏添加文件

12、夹的快捷方式(最多 256个)，但不能向“我的位置”栏添加文件的快捷方式。一、添加“我的位置”1.在“文件”菜单中，单击“另存为.”，打开“另存为”对话框。2.在“保存位置”列表中，单击要在“我的位置”栏中创建快捷方式的文件夹所在的驱动器、文件夹或 Internet 位置。3.如果是更下一级的文件夹，在对话框的中部单击选中要添加到“我的位置”栏的文件夹。6 4.打开“工具”菜单，单击“添加到我的位置”。快捷方式将添加到“我的位置”栏底部。二、从“我的位置”栏中删除快捷方式 1.在“文件”菜单中，单击“另存为”，打开“另存为”对话框。2.在“我的位置”栏中，右键单击要删除的快捷方式，然后单击快捷

13、菜单上的“删除”。提示:只能删除添加到“我的位置”栏的快捷方式，而不能删除默认快捷方式(例如“我的文档”)，除非对 Microsoft Windows 注册表进行编辑。三、重排“我的位置”栏上的快捷方式 1.在“文件”菜单中，单击“另存为”，打开“另存为”对话框。2.在“我的位置”栏上，右键单击要移动的快捷方式，然后选择快捷菜单上的“上移”或“下移”。四、更改“我的位置”栏上的图标大小 1.在“文件”菜单中，单击“另存为.”，打开“另存为”对话框。2.右键单击“我的位置”栏，然后单击快捷菜单上的“小图标”或“大图标”。给文档设置密码 我们可以对 Word 文档设置打开权限密码和修改权限密码，这

14、样，在打开或修改文档时，将分别弹出一个对话框要求提供密码，如果打开密码错误，将无法打开文档；如果修改密码错误，则只能浏览文档而无法修改。一、设置打开权限密码 执行“文件”“另存为”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项”，在“安全性”对话框中，输入打开文档时的密码(还可以单击“高级”按钮，选择一种加密类型)，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。二、设置修改权限密码 执行“文件”“另存为”，打开“另存为”对话框，单击“工具”按钮，在菜单中选择“安全措施选项”，在“安全性”对话框中

15、，输入修改文档时的密码，单击“确定”按钮，在弹出的“确认密码”对话框中再次输入以上密码。单击“确定”按钮返回“另存为”对话框，最后单击“保存”按钮。提示:7 1.除了以上的方法外，在“工具”“选项.”“安全性”选项卡中同样可以设置文档的打开和修改权限密码。2.此外，在 Word 2003 中，还可以设置保护文档密码，可以保护部分文档内容不被修改，以后将给大家详细介绍。预览将要打开的文档 打开文档前，用户可以先预览所选文档的内容。方法如下：1.单击常用工具栏的“打开”按钮，在“打开”对话框中定位到要打开文档所处的具体文件夹。2.选中目标文档。3.单击视图按钮右侧的下拉按钮，在菜单中选择“预览”，在对话框中部右侧将出现此文档的预览图，以此可以查看并判断是否为自己所要打开文档。提示:1.连续单击“打开”对话框中的“视图”按钮，中部的文件及文件夹显示区将按“缩略图”、“平铺”、“图标”、“列表”、“详细信息”、“属性”、“预览”顺序切换视图形式。2.在“打开”对话框中，无法对.txt、.xls 等文件进行预览。