材料采购流程管理制度.docx

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1、 材料采购流程管理制度材料选购流程治理制度（1） 为了提高公司选购效率、明确岗位职责、有效降低选购本钱，满意工公司对优质资源的需求，进一步标准物资选购流程，加强与各部门间的协作，特制订本制度。 一、目的 为保证公司日常办公事务及各现场工作的物资需要，提高选购工作的质量治理，特制定本治理规程。 二、范围 各部门工作所需的生产材料和辅料、小型机械和设备、备品备件、办公设备、办公用品、清洁用品、工服劳保用品、印制表格标牌以及设备修理所需的配件、材料等. 三、职责 1. 喜爱本职工作，勤于学习新技术，了解新产品，留意市场信息的积存。 2. 廉洁奉公，不徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节省，讲究职业道德。 3

2、. 负责公司生产所需材料的选购工作。 4. 负责供给商的开发、治理及维护工作。 5. 坚决执行各项选购工作制度及公司各项规章制度。 6. 大项材料必需做招标工作，其他材料询价必需三家供给商以上参加。 7. 积极了解材料的短缺、发货、验收等实际状况，早知道，早处理。 8. 准时帮助财务部对比欠款数额或者合同要求安排对供给商进展付款。 9. 做到每周一小结，每月一总结，每年一审核。 10. 完成领导交办的其他工作。 四、人员配置及岗位分工 1.人员配置 选购部长一人，选购员二人，内勤一人。 2.分工 规划分为板材材料选购一人，垫片材料选购一人，零星及设备、模具选购一人，内勤一人（根底资料治理、体系

3、、账务处理等） 五、程序 选购部在公司生产经营中担负着不行推卸的重要责任， 选购工作的好坏，直接影响公司产品的质量、交期、本钱等 。建立高效、有用、完善的选购工作流程是提高选购效率，降低本钱最有效的方法。在整个选购过程中， 选购部需要生产、技术、掌握、财务、质检等各个部门的大力支持才能顺当的完成选购工作，每个部门之间的联系需要一个标准来规划，来提升工作效率，削减工作失误，为公司的整体进展做出各自的奉献。 （一）请购及其规定 1请购单要填写完整，详细应包括以下要素： （1）请购的部门； （2）请购物品所属工程； （3）请购的用途； （4）请购的物品名； （5）请购的物品数量； （6）请购的物品规

4、格； （7）请购物品的样品、图片或具体参数资料（技术标准及使用要求）等； （8）请购的物品的需求时间（使用时间）； （9）请购如有特别需要请备注； （10）请购单填写人； （11）请购部门主管； （12）请购单审核人； （13）仓库保管员； （14）公司总经理。 2.规划单及其提报规定 （1）规划单应根据要素填写完整、清楚 ，由公司领导审核批准后报选购部； （2）固定资产申购根据（固定资产购置申请表）的格式进展填写提报； （3）日常零星选购根据公司印制的（月份材料使用规划）的格式填写提报； （4）请购部门在提报规划单时，应要求选购部签字接收人，请购部门备份； （5）涉及的请购数量过多时可以附件

5、清单的形式进展提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交； （6）遇公司生产、生活急需的物资，公司领导不在的状况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报选购部门，并在规划单上写上说明。 （7）假如是单一来源选购或指定选购厂家及品牌的产品，请购部门必需作出书面说明。 （8）规划单的更改和补充应以书面形式由公司领导签字后报选购部。 3.公司物资规划单的提报部门 （1）公司经营生产的物资由生产安全部提报材料需求规划（每月26日），期间如材料需求有变化，需加报材料使用追加规划。 （2）公司生活及办公的物资、固定资产、设备修理等零星材料，需使用部报月材料使用规划； （3）公司各部门专用的物资由各部门自

6、行提报。 （二）请购单的接收及分发规定 1、请购的接收要点 （1）选购部在接收规划单时应检查规划单的填写是否根据规定填写完整、 清楚，检查规划单是否经过公司领导审批； （2）接收规划单时应遵循无规划不选购，名称规格等不完整清楚不选购， 图片或具体参数资料不全不选购，库存已超储积压的物资不选购的原则； （3）无仓库保管员核查、签字的请购物资不选购； （4）对于不符合规定和撤销的请购物资应准时通知请购部门。 2、规划单的分发规定 （1）对于规划单选购部应根据人员分工和岗位职责进展分工处理； （2）对于紧急请购工程应优先处理； （3）无法在请购部门需求日期办妥的应通知请购部门； （4）重要的工程选购

7、前应征求公司相关领导的建议。 3、选购周期的规定 （1）常规商品选购周期在 7 天时间； （2）遇到紧急选购，应汇报公司领导实行快速优先选购的策略，紧急选购商品周期在 3 天时间； （三）询价及其规定 1询价应仔细批阅规划单的品名、规格、数量，了解图纸及其技术要求，遇到问题应准时的与请购部门沟通； 2属于一样类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包选购； 3对于紧急请购工程应优先处理； 4全部选购工程必需向生产厂家或效劳商直接询价，原则不能通过中间商询价； 5对于请购部门需求的物资或设备如有本钱较低的替代品可以推举选购替代品； 6遇到重要的物资、设备或预估单次选购金额大于 10 万的选购状况，

8、询价前应先向公司相关领导汇报，并说明根本状况； 7询价时对于一样规格和技术要求应对不同品牌进展询价； 8除固定资产外单次选购金额在 1 万元以下工程可以自行选购；单次选购金额预算金额在 1 万元以上的全部工程都应要求至少三家上的供给商参加比价或招标选购，比价或招标工程应至少邀请四家以上单位参加；单次选购金额预算价格在 20 万元以上的工程应由选购部组织招标，公司相关领导参加监视；单次选购金额预算价格在 100 万元以上的工程由公司领导打算是否托付第三方机构代理招标； 9比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有供应或完成我公司所需物资和工程的力量； 10.在询价时遇到特别状况应

9、书面报请公司领导批示。 （四）比价、议价 1对供给商的供给力量，交货时间及产品或效劳质量进展确认； 2对于合格供给商的价格水平进展市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出； 3收到供给单位报价后应向公司领导汇报状况，设定目标或抱负价格； 4 重要工程应通过肯定的方法对于目标单位的实力， 资质进展验证和审查， 如通过进展实地考察了解供给商的各方面的实力等； 5参考目标或抱负价格与合作单位进展价格及条件的进一步谈判。 （五）合同的签订及其规定。 1合同是当事人或当事双方之间设立、变更、终止民事关系的协议。依法成立 的合同，受法律爱护。 （1）合同正文应包含的要素 (2） 合同名

10、称、编号、签订时间、签订地点； 选购物品、规格、数量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的局部；包装要求； 合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应注明； 付款方式； 交货日期； 质量保证期； 质量要求及标准； 违约责任和解决纠纷的方法； 双方的公司信息； 其他商定。 （3）合同签订及其规定 1）如涉及到技术问题及公司机密的，留意保密责任； 2）拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低； 3）为防止合同数量追加或追加无依据，选购时要求供货方供应报价清单； 4）质保期肯定要明确从什么时候开头并应尽量要求厂商延长产品质保期； 5）具体商定发票的供应时间及要求； 6）针

11、对不同的合同商定不同的付款方式，如设备类的合同一般应分根据预付款、验收款，调试效劳款、质量保证金的挨次明确付款额度、付款时间和付款条件等 ； 7）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； 8）违约责任肯定要具体、详细； 9）比价完毕前方可进展合同的签订工作； 10）合同签定应根据统一的格式进展巡签审查； 11）合同巡签审查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效； 12）签订的全部合同应准时报送财务部门并归档； （七）付款及合同执行 1付款规定 （1）全部已签订合同付款时应根据合同规定的付款； （2）根据进度付款的选购物资必需确保质检合格方可付款； （3）根据公司规定和合同商定

12、到达付款条件时，该审批单巡签完毕后提交财务部付款； （4）财务部门在接到付款审批单后应在 3 天内付款，以免影响合同的执行和供货周期，遇特别状况限延期付款的应准时的通知选购部并汇报公司领导。 2合同执行 (1) 已签订合同由选购部负责选购人员负责跟进，由选购部负责人进展监视，如消失问题，选购部应准时提出建议或补救措施，并准时通知请购部门及公司领导； （2）已签订的合同在执行期间，应准时把握材料状况，跟踪并催促其保质保量，按时履约； （3）合同在履行期间应根据上方商定严格执行合同，遇未尽事宜应准时协商并签订补充合同； （八）验收与入库 1报验 （1）供给商已经履行完毕的合同，材料进厂时选购部应准

13、时的通知保管员进展验收； （2）对材料验收标准参照公司技术部门的相关要求执行； （3）到达质检和报验条件的材料应在第一时间报请质检部门进展质检、验收； （4）质检部门在接到报验通知后应准时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不准时延误生产部门使用或不能入库的状况质检部门应负主要责任； （5）用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。 2入库 （1）公司全部的生产材料、设备及外协加工件入库前均应通过质检部门的检验或验收； （2）材料在运达公司后选购部应准时通知保管员，由保管员准时安排卸货与搬运； （3）质检部门未准时验收的材料，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资承受； （4）质检部

14、门已阅历收的产品仓库应准时的入库，并准时出具入库清单； （5）外协加工件应根据原材料入库； （6）质检合格后的固定资产根据公司财务规定不入库。 材料选购流程治理制度（2） 第一条 为了满意公司飞速进展的需要，为了加强对本公司物资选购与付款环节的内部掌握，财务部在李总的指示下，在工程部、选购部等部门的协作下，特制定此制度。 其次条 对外选购业务内部掌握制度的根本要求是选购与付款中的不相容职务应当分别，其中包括： (一)付款审批人员和付款执行人员不能同时办理寻求供给商和洽谈价格的业务; (二)选购合同的洽谈人员、订立人员和选购人员不能由一人同时担当; (三)货物的选购人员不能同时担当货物的验收和记

15、账工作。 第三条 选购部门的划分 (一)生产原材料选购：由选购部门负责办理。 (二)日常办公用品选购：由行政治理部或其指定的部门或专人负责办理。 (三)对于重要材料的选购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理选购作业。 第四条 选购方式 一般状况，选择以下一种最有利的方式进展选购： (一)集中规划选购：凡具有共同性的材料，须以集中规划办理选购较为有利，选购前，先通知请购部门依规划提出请购，选购部门集中办理选购。 (二)长期报价选购：凡常常性使用，且使用量较大的材料，选购部门应事先选定供给厂商，议定长期供给价格，批准后通知请购部门依需要提出请购。 (三)未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替

16、换现有原辅材料供给商;如有更适合供给商而需要替换原供给商的，选购部必需提交书面变更供给商陈述材料，获得书面批准前方可变更。 (四)询价、议价完毕后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格(特别状况下，需电话征得总经理同意);由此引起后果由责任人负全责。 (五)选购合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。 第五条 询价、比价、议价 (一)经办人员应对厂商的报价资料进展整理并经过深入调查分析后，以电话或其他联络方式向供给厂协商价。 (二)但凡最低选购量超过请购量的，选购经办人员在议价后，应在请购单中注明，经主管签字确认后上报。 (三)选购经办人员接到“选购申请单”后应依选

17、购材料使用时间的缓急，并参考市场行情及过去选购记录或厂商供应的资料，需精选三家以上的供给商进展产品的书面比价，经分析后进展议价，议价结果书面上报主管领导。 (四)选购部门接到请购部门(工程部、行政治理部)以电话联络的紧急选购状况，主管应马上指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般选购程序优先办理。 第六条请购与选购 (一)使用部门依据本部门实际物资需求状况，填写请购单(即选购单第一联)，明确选购物资的名称、规格、质量执行标准、数量、价格、使用日期等，交给选购部门审核。请购单应有部门经理签字。 (二)选购部门收到使用部门提交的请购单时，审核后如确有必要购置，由选购经理签字，再请总经理予

18、以批示。选购经办人员接到经批准的“选购申请单”(即选购单其次联)后，应根据上述总则操作，货比三家，选择出适宜的供给商后，并以电话或传真确定交货(到货)日期。 (三) 选购单一式四份，第一联即使用部门提交的请购单，其次联即选购部门使用的选购申请单，第三联交给财务(选购员核销时),第四联交给仓管员(以备验收)。 第七条 验收与入库 (一)选购物资到货后，选购员要准时组织质监部门、仓库管-理-员进展入库前的清点验收，验收过程中应首先比拟所收物资与请购单、发票账单上的品名、规格、数量、单价是否相符，然后检查物资有无损坏、使用性能优劣。验收合格后，验收部门的人员应对已收物资编制一式两联、事先编号的验收单

19、进展签字，作为验收和检验物资的依据，第一联本部门留存，其次联交给仓管员。 (二)仓管员依据进货检验报告结果(主要是验收单)对合格货品进展入库，入库单必需通过选购员、仓管员签字。不合格品由相关选购员办理退货事宜。入库单一式三份，第一联本部门留存，其次联交给财务，第三联交给选购员。 第八条 付款与核算 (一)预付款选购 1、按合同商定需要预付购货款的，由选购员供应选购申请单、合同复印件、付款通知书(注明付款事由、付款金额、对方单位名称、开户银行及账号)，办理付款批准手续后(付款通知书须由总经理签字)，交公司财务部门办理预付货款业务。 2、货物及发票已到，验收合格并与购货合同、发票及清单核对无误后，

20、选购员粘贴好报销票据(选购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后，由总经理签字，财务做账。 (二)现款选购 选购员必需凭有总经理签字的借款单向财务部借款，选购回来后，选购员持购货发票到仓库办理入库手续，由质监部门、仓库保管员验收，并开出入库单(入库单必需注名：供货方名称，货物的名称，数量、单价、金额、用途签字)。入库单必需通过选购员、保管员签字。选购员粘贴好报销票据(选购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后，由总经理签字，然后办理报销手续。 (三)后付款选购 选购员粘贴好报销票据(选购申请单、入库单、购货发票、购货合同)，财务部审核后由总经理签字。供给商需要结款时，由财务将款项汇出。 (四)货物已到发票未到，验收合格并与购货合同核对无误后，如供货方要求并经总经理签字批准，可凭付款通知书支付不超过货物总价值80%的货款，待发票到后再付清余款;发票已到货物未到，不准支付购货款。选购业务完毕后，财务部门要督促选购员准时结清购货结余款，不留“尾巴”。 (五)物资选购必需取得发票方可报销，如无特别状况，发票应是增值税专用发票。 【材料选购流程治理制度】