企业总经理办公室规范化管理工具17797.pdf-得力文库

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1、企业总经理办公室规范化管理工具第一节总经理办公室岗位职责一、副总经理岗位职责总经理助理的主要使命是协助总经理制定、贯彻落实各项经营发展战略与计划，实现企业经营管理目标，其具体职责如图 2-1 所示。二、总经理办公室主任岗位职责总经理办公室主任在企业里主要承担着上通下达、内外联系及相关的服务与管理职能，具有参谋、协调、综合、办文、督查、信息等工作职责，其具体职责如图 2-2 所示。职责 1 协助总经理制定战略规划、年度经营计划及各阶段工作目标分解职责 3 协助总经理对企业运作与各职能部门进行管理、协调内部各部门关系职责 4 配合总经理处理外部公共关系（政府、重要客户等）职责 5 参

2、与组织公司重大活动职责 7 在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案职责 8 撰写和跟进落实公司经营办公会议、专题研讨会议等公司会议纪要职责 9 协助总经理进行公司企业文化、发展战略规划，配合开展企业文化工作职责 10 完成总经理临时交办的其他任务职责 2 协助起草企业各阶段工作总结和其他正式文件职责 6 协调业务部门间的日常工作关系以及事务处理，召开业务沟通会议，跟踪公司经营目标达成情况，提供分析与改进意见图 2-2 总经理办公室主任岗位职责三、行政秘书岗位职责总经理办公室行政秘书的主要职责是根据公司各部门的需要，通过行政性支持工作，为公司员工做好

3、行政服务，支持和保障公司战略和发展目标的实现，其具体职责如图 2-3 所示。图 2-3 行政秘书岗位职责职责 1 负责公司基本制度和总经理办公室相关制度的建立和完善职责 3 负责企业重要报告、（半）年度工作总结等综合性材料的组织起草工作职责 4 职责 5 职责 6 负责股东会、董事会、总经理层议定事项的督办工作职责 7 负责企业印章使用管理和档案管理保密工作职责 8 完成总经理临时交办的其他任务职责 2 负责总经理办公室费用预算的制定与执行负责监督文电、信函、请柬等外来文书的收取、送阅和分发，负责审核与印发以企业名义印发的公文负责董事会、总经理办公会议以及年度（半年度、季度）

4、工作会议等会议的组织和会务工作，负责起草会议有关文件职责 1 协助总经理办公室主任做好总经理办公室各项工作的管理工作职责 3 负责总经理办公室的各类文件、报告的收集、分类、打印、复印、装订、建挡职责 4 为总经理参加各种会议准备资料、会议报名、会议通知、会务联络、信息反馈等服务工作职责 5 协助了解市场，进行有关信息的搜集、翻译、反馈和处理职责 6 完成领导临时交办的其他任务职责 2 负责来电来文整理、分类、登记和按领导批示分送有关部门并加以催办四、办事专员岗位职责总经理办公室办事专员的主要职责是，在总经理办公室主任的领导下，负责日常办公事务的具体执行工作，包括办公用品、设

5、备、档案的管理等工作，其具体职责如图 2-4 所示。图 2-4 办事专员岗位职责第二节总经理办公室管理制度一、公文管理制度公文管理制度第 1 章总则第 1 条为规范公司公文管理，提高办事效率，特制定本制度。第 2 条公司各部门公文收发相关事项均按本制度办理。第 2 章公文保密管理第 3 条公文保密等级分为绝密、机密、秘密三种，其他为一般文件。文件机密级数由发文部门负责人根据文件内容确定。第 4 条绝密文件打印用专用磁盘，只能打印一份，由起草人呈送有阅文资格的人员。职责 1 协助总经理办公室主任做好相关管理制度的草拟工作职责 3 统计汇总总经理办公室办公用品和办公设备

6、需求职责 4 负责办公用品、设备的领取、登记、发放职责 5 根据领导安排，列席各种日常会议，起草会议文件，及时完成会议记录、纪要整理及下发等工作职责 6 对企业全体员工日常工作行为进行监督检查，保证日常办公管理规定的实施职责 7 完成领导临时交办的其他工作职责 2 协助总经理办公室主任制订工作计划并贯彻执行第 5 条机密文件打印用专用磁盘，按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。第 6 条秘密文件由阅文人妥善保管。第 3 章公文收发管理第 7 条部门相关人员草拟公文应注意以下事项。（1）内容符合国家政策、法律、法令及地方性行政规章。（2）反映情况客观，实事求是。（3）文

7、字准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。（4）人、地、物名、引文及时间要具体、准确。第 8 条草拟的公文应经部门负责人审核后方可上报总经理办公室。第 9 条总经理办公室及时登记公文，并报公司相关领导审批后打印签发。第 10 条各级领导阅、批公文应仔细认真，阅完后要签名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。第 11 条各级领导对送来的公文要及时阅批，急件应当天给出批复，一般文件应于 3 天内给出批复。第 12 条公司的所有发文、发文部门应有存档，并将文件原稿（经领导签字）审核稿件连同正本二份送总经理办公室存档。有领导指示的，还应附批复件。第 13

8、条收文工作由总经理办公室统一负责。总经理办公室收文后，应先做好归类、登记，然后根据文件的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，由总经理办公室收回归档。第 14 条所有公文发放，一定要有登记、签收手续。第 15 条公司发文，须由总经理办公室统一编号，具体如下所示。（1）以公司名义对外发文，一律以澳联玻璃“公字”（年）号。（2）公司监事会发文，用澳联玻璃“监字”（年）号。（3）董事会发文，用澳联玻璃“董字”（年）号。（4）其他管理部门的发文，用澳联玻璃“管字”（年）号。第 16 条董事会或相关经营管理部门在对外发布公文应按照以下方式办理。（1）董事会对外发文，须经经营办公会同意后，由总经理

9、办公室向外发布。（2）公司相关经营管理部门需对外发文，应经经营办公会讨论通过后，方可由总经理办公室对外发布。相关公司重大经营决策的公文，需经董事会审批后方可办理发文。第 17 条红头文件只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用公司信笺印发。第 4 章附则第 18 条本制度由总经理办公室编制，解释权归总经理办公室所有。第 19 条本制度自颁布之日起开始执行。二、印章管理制度印章管理制度第 1 章总则第 1 条目的。印章是公司经营管理活动中行使职权的重要凭证和工具。为规范公司印章管理工作，维护公司的利益，特制定本制度。第 2 条适用范围。本制度

10、适用于公司印章、公司法人代表和总经理的印章及部门印章的使用、管理等相关事宜。第 3 条相关部门管理责任。1公司总经理办公室负责公司印章统一管理，负责发放、回收印章，监督印章的保管和使用。2公司各类印章由各级和各岗位专人依职权领取、保管。第 2 章印章领取和保管第 4 条总经理办公室专人统一管理印章的使用等，按规定执行印章相关工作。第 5 条各部门印章由部门领导指派专人妥善保管，不得转借他人。第 6 条总经理办公室建立印章管理卡，登记专人领取、印章归还、作废等情况。印章管理卡种类细分名称印章内容管理责任人办理责任人备注公司印章名印公司名印公司全称总经理总经理

11、办公室主任部门印章部门印部门印公司名部门名部门经理部门经理或其受权人职务印章董事、经理公司名职务名职务本人职务本人或其授权人部长印财务部经理印（银行专用）公司名职务名财务部经理财务部经理或其授权人注：“备注”一栏中填写该印章的使用、更新、停用等相关记录。第 7 条将印章持有情况纳入员工离职时移交工作的一部分，员工持有公司印章的，须办理归还印章手续后方可办理离职手续。第 3 章印章的使用与维护第 8 条公司各级人员需使用印章须按要求填写用印申请表，将其与所需印的文件一并逐级上报，报公司有关人员审核。第 9 条最终由具有印章使用决定权的人员批准后，经办人方

12、可交印章保管人盖章。第 10 条印章保管人应对文件内容和用印申请表上载明的签署情况予以核对，经核对无误的方可盖章。第 11 条用印后该用印申请表作为用印凭据由印章保管人留存，定期整理后交总经理办公室归档。第 12 条使用公司印章，一律填写签报。特殊情况下，难以备有审批意见和签字为依据，又必须用印的涉及重大事项的文件，应由经办人在印章使用登记表上登记时间、事由、审批人、经办人，以备监印人查核。第 13 条任何人不得私自动用公章，不得在空白的介绍信、信笺以及白条上盖印，防止发生损害公司利益的行为。第 14 条公司总经理对公司所有印章的使用拥有绝对的决定权。第 15 条涉及法律等重要事项

13、需使用印章的，须依有关规定报公司法律顾问审核签字。第 16 条财务人员依日常的权限及常规工作内容自行使用财务印章。第 17 条公司对外经济活动中，严禁使用下属各部门的印章，应统一使用公司的合同专用章。第 18 条印章原则上不许带出公司，确因工作需要将印章带出使用的，应事先填写用印申请单，载明事项，经公司总经理批准后，由两人以上共同携带使用。第 19 条公司公章的使用决定权归公司总经理，其他各印章的使用决定权由公司总经理根据实际工作需要进行授权。第 20 条公司法人代表和总经理的印章，必须经其本人同意后方可使用。第 4 章印章的停用管理第 21 条遇有下列情况之一时，印章应停用。

14、（1）部门变动或部门名称改变。（2）主管部门通知改变印章图样。（3）印章损坏。（4）印章遗失或被窃，要及时“作废”声明。第 22 条印章停用须填写印章停用申请表交总经理办公室登记，经总经理审批后发布正式的停用通知，经办人及时将停用印章送制发机关封存或销毁。公司保存一份印章停用申请表，并在印章管理卡上进行登记。第 5 章用印要领第 23 条公司印章应盖在文件下面。盖印文件时，一般应盖骑缝印。第 24 条公司名称章一般盖于公司名称、部门名称的右侧，盖公司名称章除特殊规定外，一律用朱红印泥。第 6 章责任追究第 25 条印章保管人必须妥善保管印章，如有遗失，必须及时向总经理办公室报告

15、。第 26 条公司任何人员必须严格依照本制度规定程序使用印章，未经本制度规定的程序，不得擅自使用。第 27 条违反本制度规定，给公司造成损失的，由公司对违纪者予以行政处分，造成严重损失或情节严重的，移送有关机关处理。第 7 章附则第 28 条本制度由公司总经理办公室负责编制，解释权归总经理办公室所有。第 29 条本制度自颁布之日起开始执行。第三节总经理办公室管理表格一、发文登记表编号时间名称发文部门份数发往部门方式备注二、发文处理单标题文号时间份数拟稿人核稿人会签签发人收文单位签收人发文时间发文人备注存档时间存档人三、来文登记表编号时间名称部门份数方式处理备注四、来文处理单来文时间：来文名称来文编号来文部门来文份数处理意见总经理办公室主任签字处理结果（传阅人在此签名）档案编号归档时间归档人

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