(新版)采备料业购物流--原材料采购流程1608.pdf

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1、采购物流-原材料采购流程 原材料采购流程是指有制造需求的企业选择与购买生产所需的各种原材料的全过程。原材料采购流程一般分为原材料供求调查、制定原材料采购计划、实施原材料采购计划和评估原材料采购计划等四个方面。其中，原材料供求调查包括原材料需求分析和原材料资源市场分析；制定原材料采购计划包括确定采购时间、确定采购量、确定采购方法；实施采购计划主要包括原材料商务谈判和签订原材料采购合同和原材料进货实施；评估采购计划主要是评估原材料采购绩效。如图 6-3所示。一个完善的采购流程应满足所需原料在价格与质量、数量、区域之间的综合平衡，也就是说，原料价格合理，原料质量在允许的范围内，原料数量能保证生产的连

2、续性，原料采购区域选择具有经济性等。图 6-3 原材料采购流程图 21 原材料调查 随着经济全球化进程的加快，国内外企业竞争越来越激烈，产品越来越同质化，可替代产品越来越多，企业要想在竞争中立于不败之地，降低成本，提高资源的利用率至关重要。因此，科学的采购尤其是原材料采购，就显得日益重要。采购工作是供应物流生产物流和销售正常运行的根本保证，因此，企业原材料采购决策者应对所需原材料的资源分布、数量、质量和市场供需状况等情况进行调查，作为制定较长远的采购规划的依据;同时，要及时掌握市场变化的信息，进行采购计划的调整、补充。211 原材料需求分析 企业在正式采购原材料之前，必然会对所采购的原材料的规

3、格、型号、数量、特性、采购时间等进行分类统计，以防止在采购时出现错误采购或采购误时的现象。一般来说，在采购之前，生产部门将详细统计所需要原材料的相关因素，然后才向采购部门汇报并提交采购清单。不过采购部门在接收清单和拟定采购请购单时，一方面要核对采购原材料的相关要素是否相符，另一方面，还需要与生产部门共同商定是否还有补充采购等。212 原材料资源市场分析 原材料资源市场分析是分析原材料供给市场状况及其价格变化趋势，为确定原材料供货商做准备工作。通过原材料资源市场状况分析，可以有效地了解原材料供给规模、价格状况、竞争态势等因素，从总体上把握各种供给信息，从中选择目标原材料供应商。在选择目标原材料供

4、应商时，应考虑原材料供应的数量、质量、价格（包括运费）、供货时间保证、供货方式和运输方式等，根据本企业的生产需求和供货商以前的供货历史情况进行比较。在选择最佳原材料供应商时要通过查询供货商档案，了解原材料供应商概况（地点、规模、营业范围等）、供应原材料种类、运输条件及成本、包装材料及成本、保管费和管理费、包装箱和包装材料的回收率、交易执行状况等，从而为最终确定供应商提供重要依据。也就是说，通常我们在决定向哪些供应商发出购货订单之前，首先，采购部门在正式填置购货订单前，必须向不同的供应商（通常要求两家以上）索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最

5、有利于企业生产和成本最低原则的供应商。这里所指的成本并非是由供应商的价格唯一决定的，而是考虑其他各种得失、机会成本等以后来确定的。从长远角度看，为了规范资源市场管理工作，加强对资源市场有关资料的管理和控制，及时获得供应商信息，避免资料遗失和混淆，企业应对资源市场供应商基本情况等资料进行收集、保管，建立原材料供应商档案。采购部门负责分门别类的对资源市场进行归档化的管理，以利于查找，达到便于保存的目的。22 制定原材料采购计划 221 确定采购时间 从请购单到采购材料入库期间叫购备时间。购备时间包括：请购单的核准、呈请时间；处理订购单的时间；供应商制造备货的时间；运输交货的时间；验货的时间；入库时

6、间。何时发出购货订单的控制，主要防止正常的生产线待料停工，严重影响生产销售的进行；或者防止过早的使现金闲置在生产资金上。因而，采购要适时。采购适当时间并不是固定的，要根据不同的采购方式来决定。在准时制采购中，须从原材料需用之日起，倒算出合理的购备时间，以决定适当的采购时间；在以最佳成本为原则的前提下，采购时间的长短，须用公式计算出来。在原材料存货控制的情况下，则按照存量控制的情况下，当某项原材料到达订购点时，即为适当采购时间；在定期订购制下，每隔一定时期即进行采购。222 确定采购量与采购方法 采购要适量。原材料采购数量在采购决策中是一个重要问题。采购计划的数量应保证供应生产的连续性，配合公司

7、生产计划与资金调度。一般情况下，每次采购数量越大，原材料的价格就越低。同时因购买次数少，采购费用如运输等也会相对减少。而且一些供货商因采购数量大，会采取让利方式，如商业折扣和现金折扣，可以合理的避税，减少生产成本。但也不能是采购批量越大越好，采购批量大，原材料积压严重，从而占压资金，会增加存货费用，如仓库管理费，原材料的损耗。因而，确定一个合理的原材料采购数量和进货时间，使企业采购成本最少，对一个企业来说就变得相当的重要。决定采购计划数量的因素很多，有政治因素、经济因素、环境因素等。但最基本的因素是生产计划、用料清单、存量管理等信息。生产计划 主要根据企业的目标计划和市场行情确定销售预测，制定

8、销售计划表。销售计划表表明各种产品在不同时期的预测销售量，生产计划在量上总的来说等于预期的销售数量，加上预期的期末原材料存货减去期初存货。用料清单 生产计划只是拟定产品的数量，而无法直接知道某一产品具体需要哪些原料、数量多少，这样，就必须借助于用料清单。根据此表可以精确计算出制造某一产品的用料需求数量、质量和价格等基本原料信息。用料清单所列的耗用量，即通常说的标准用量，与实际用量相互比较，作为用料单制作的依据。存量管制信息 前面根据生产计划和用料清单确定的采购数量是企业对原料需求的总的数量，还没有剔除企业库存存货。因而，估算出具体原材料采购量，还应检查某一原料的库存情况；再依据用料需求数量，考

9、虑购备时间和安全存量水平。最后发出请求购货单，进行采购。生产计划、用料清单和存量管制信息作为决定采购数量的主要依据，因而，本期应购数量为本期生产需用材料数加上末期预定库存量减去前期预估库存量再减去前期已购未入数量。进货的方法主要有：定期采购法。它是在对未来的原材料需求数量做到正确的评估后，每季、每月或每周订购一次。如对少数价值很高的国内采购原料和进口的原料，我们通常采用定期采购法。定量采购法。对于价格低廉，临时性需求及非直接生产用途的原料，常用定量进货法，即按照订购点来决定采购时点。23 实施原材料采购计划 231 原材料采购商务谈判 原材料采购商务谈判并不是对每个企业的原材料采购流程都必须经

10、历的一个步骤。如果企业跟供应商已经建立了良好的合作关系，它们可以根据历史交易情况来确定，或者尽管交易事项具体方面有了变化，也不必花很长时间。如果企业跟供应商是第一次合作，谈判所花的议程就复杂一些。一般说来，原材料采购商务谈判的谈判主要的程序如下：谈判前准备。企业在做好了原材料采购流程的前几个步骤后，整理和总结谈判过程中所需材料，为谈判做准备。提出谈判的要求。企业从企业利益出发，应当根据自身需要，合理的提出谈判要求。讨论协商，最后双方取得一致意见。232 签订原材料采购合同 合同是确立当事人权利和义务关系的协议，具有法律效力。也就是说购买方和供给方就有关原材料价格、原材料供应数量等方面已协商一致

11、。在具体采购合同中，程序如下：确定采购合同格式 采购合同一般都有固定标准的合同格式，是双方都认可的。购买方只需在标准合同中填写相关系数（原料名称代码、单位、数量、单价、总价、货期等）及一些特殊说明后即完成合同操作。拥有采购信息系统的企业，订单人员直接在信息系统中生产订单，在其他情况下，需要手工打印。合同提交审批 合同审批一般由专职人员负责，主要审查事项为合同与采购环境原料的合理性、合同预订单计划的符合性。审核主要的目的为限制订单人员必须依照订单计划在采购环境操作，不可选择采购环境以外的社会供应商，价格是制定的价格，货期在一定范围内，并符合订单计划的原料数量、到货日期等要求。与供应商签订合同 经

12、过审批的订单合同，即可送给供应商确定并盖章签字。签订合同的方式由四种：与供应商面对面签订合同，买卖双方现场盖章签字；订单人员使用传真将打印好的合同送至供应商，并且供应商以同样方式送回；使用电子商务进行合同的签订，买方向供应商发出电子采购订单，供应商发出回执则表示接受合同并完成签字；建立专用的合同信息管理系统，完成合同信息在买卖双方之间的传递。合同的执行 完成合同签订后，双方就开始按合同的规定执行。另外，合同双方当事人还要根据需要对对方的合同执行情况进行跟踪。233 实施原材料进货 企业在实施了上述采购流程后，原材料采购的大部分工作已经完成。企业根据合同规定的内容来检查在进货过程中是否出现问题。

13、比如，由于供应商或者订单人员方面的原因，原料接收环节可能出现以下问题：原料型号与合同中不一样、未按照合同中指定的原料数量送货、交货日期不对、原料的包装质量不符合要求等。企业应当对出现问题进行适当处理。24 评估原材料采购计划 对采购的整体工作过程进行评价是全面检查采购的工作水平高低的手段，是对工作进行反馈，从而总结成功与不足，从而为下次采购积累经验。评估可以由本企业组织人员进行，也可以由企业外评估机构或者其它人员进行。原材料评估按照一定评价细则对采购各方面工作进行检查打分的过程。采购自我评估模型，与采购的总体工作范围相对应，包括采购准备、采购管理、采购程序和采购结果。采购自我模型可以采取打分的方法，由采购经理及相关同是自我检查，一般每年进行一次，根据自评结果找出薄弱环节制订计划予以改进。原材料采购评估通常还可以由采购绩效来衡量。采购绩效由采购效果和采购效率来衡量。采购效果是在原材料采购当中完成具体指标的绝对值。采购效果由三部分组成，以价格计算出来采购原料的成本，产品质量和采购物流。而采购效率是原材料采购当中采购组织单位时间内完成具体指标的效率，它是一个相对数。采购组织是否高效率，可以通过对采购人员、采购活动的管理、采购程序与政策、和信息系统的四项具体指标来评估。