商街物业公司人事档案保管制度.docx

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1、 商街物业公司人事档案保管制度_物业经理人 商街物业公司人事档案保管制度 目 的 第一，保守档案机密。现代企业竞争中，情报战是竞争的重要内容，而档案机密便是企业机密的一局部。对人事档案进展妥当保管，能有效地保守机密。 其次，维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这是档案保管的主要任务。 第三，便于档案材料的使用。保管与利用是严密相联的，科学有序的保管是高效利用档案材料的前提和保证。 人事档案保管制度的根本内容 建立健全保管制度是对人事档案进展有效保管的关键。其根本内容大致包括五局部：材料归档制度;检查核对制度;转递制度;保卫保密制度;统计制度。 (1)材料归档制度。新形成的档案材料应准时归档，归

2、档的大体程序是：首先对材料进展鉴别，看其是否符合归档的要求;其次，根据材料的属性、内容，确定其归档的详细 位置;再次，在名目上补登材料名称及有关内容;最终，将新材料放入档案。 (2)检查核对制度。检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。 检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进展检查，如查看有无霉烂，虫蛀等，也包括对人事档案保管的环境进展检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误 等。 检查核对一般要定期进展。但在以下状况下，也要进展检查核对： 突发大事之后，如被盗、遗失或水灾火灾之后： 对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丧失。 发觉某些损害之后，如发觉材料变霉，

3、发觉了虫蛀等。 (3)转递制度。转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等缘由引起的，转递的大致程序如下： 取出应转走的档案; 在档案底账上注销; 填写转递人事档案材料的通知单; 按发文要求包装、密封。 在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，准时退回。 ( 4)保卫保密制度。详细要求如下： 对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。 库房备有必要的防火、防潮器材。 库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 无关人员不得进入库房

4、。严禁吸烟。 离开时关灯关窗，锁门。 (5)统计制度。人事档案统计的内容主要有以下几项： 人事档案的数量。 人事档案材料收集补充状况。 档案整理状况。 档案保管状况。 利用状况。 库房设备状况。 人事档案工作人员状况。 二、人事档案利用制度 目 的 第一，建立人事档案利用制度是为了高效、有序地利用档案材料。档案在利用过程中，应遵循肯定的程度和手续，这是保证档案治理秩序的重要手段。 其次，建立人事档案利用制度也是为了给档案治理活动供应规章依据。工作人员必需根据这些制度行事，这是对工作人员的根本要求。 人事档案利用的方式 人事档案的利用有多种方式： (1)设立阅览室以供利用查阅。阅览室一般设在人事

5、档案库房内或靠近库房的地方，以便调卷和治理。这种方式具有很多优点，如便于查阅指导，便于监视，利于防止泄密和丧失等。这是人事档案利用的主要方式。 (2)借出访用。借出库房须满意肯定的条件，比方：本机关领导需要查阅人事档案;公安、保卫部门因特别需要必需借用人事档案等。借出的时间不宜过长，到期未还者应准时催还。 (3)出具证明材料。这也是人事档案部门的功能之一。出具的证明材料可以是人事档 案部门按有关文件规定写出的有关状况的证明材料，也可以是人事档案材料的复制件。要求 出具材料的缘由一般是入党、入团、提升、招工、出国等。 3.人事档案利用的手续 在通过以上方式利用人事档案时，必需符合肯定的手续。这是

6、维护人事档案完整安全的重要保证。 (1)查阅手续。正规的查阅手续包括以下内容：首先，由申请查阅者写出查档报告，在报告中写明查阅的对象，目的，理由，查阅人的概况等状况;其次，查阅单位(部门)盖章。负责人签字;最终，由人事档案部门审核批准。人事档案部门对申请报告进展审核，若理由充分 ，手续齐全，则赐予批准。 (2)外借手续。 首先，借档单位(部门)写出借档报告，内容与查档报告相像。 其次，借档单位(部门)盖章，负责人签字。 再次，人事档案部门对其进展审核、批准。 然后，进展借档登记。把借档的时间，材料名称、份数、理由等填清晰，并由借档人员签字。 最终，归还时，准时在外借登记上注销。 (3)出具证明材料的手续：单位、部门或个人需要由人事档案部门出具证明材料时，需履行以下手续： 首先，由有关单位(部门)开具介绍信，说明要求出具证明。