OFFICE应用.docx

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1、OFFICE应用之如何让WORD文档更专业目录1 word的各个版本12 word文档的用途13 word样式表14 常用格式35 常用快捷键46 其它小技巧5附表-常用快捷键51 word的各个版本具有跨时代意义的一版office：2007/20102 word文档的用途公文：根据上级相关要求论文：根据期刊投稿要求3 word样式表如果用Word写长文时，可能很多人都习惯直接打开一份空白页面，然后开始敲打键盘，等到写完调整格式时，发现调整的时间比写文章耗时还多？如果要将某级标题统一换成其他字体和字号时，是不是需要通过用手工操作的方式在Word里去调整每一个标题的的格式？如果需要修改论文的末尾

2、时，你是不是在Word里用鼠标左键按住，往下拉了好长一段距离才聚焦到想要的位置吗?在Word里处理长文时，这是一种原始、粗放的做法，所以，那些重复性的工作才特别恼人。而实际上，我们可以让Word跑得再快一点，减少枯燥无谓的重复操作。尤其是需要经常写论文、公文以及各式各样、杂七杂八的长文时。给Word写长文（特别是结构化长文）前“打个底妆”做好段落样式的规划。四大好处：A. 批量式操作可以瞬间改掉同级内容（标题或正文）的段落样式。B. 灵活式跳转配合“文档结构图”，实现轻松跳转。即使结构化的文章再长，也能瞬间跳转，到达某一章节。C. 快捷式移动利用“大纲视图”，实现轻松调整段落次序。不需用鼠标长

3、长按住选中大段文字才能移动，方便快捷。D. 永久式克隆可以转为模板，无限次使用。以同样的格式为基础撰写其它文章，能够形成统一的风格，为将来把一系列长文集结成书做好准备。打底妆总共四步曲：第一步：想好值得否第二步：规划做啥样第三步：变出快捷法第四步：转成模板来A. 对于给WORD打底妆这件事，可以先想好这个模板是有什么应用价值，如果未来有长时间的使用可能，那这个模板非常值得去做。B. 规划做啥样接着，对Word的内容层次和段落样式进行一个整体的设想。C. 设置快捷键。输入三行（其实内容可以随便，这样写是为了方便你理解哪一级内容对应使用什么样的段落样式）：第1级标题第2级标题正文，这三行内容按照第

4、二步预想的字号、字体和颜色，先设置好。现在要将它们分别设为段落样式了。以第一级标题为例，将“第一级标题”选中，右击，在菜单选择最下方的“样式”-“将所选内容保存为新快速样式”。在出现的对话框里，将“名称”改为“第1级标题”。再选中对话框下方的“修改”，进入“根据格式设置创建新样式”对话框。将该界面中的“后续段落样式”选为“正文缩进”。最最有用的一招：设定快捷键！选中上述界面左下角的“格式”-“快捷键”，在“请按新快捷键”输入你要使用的快捷操作，我在这里是设为“同时按下Alt和1”，再点击左下方的“指定”，再点击右下角的关闭。上面是设置“第1级标题”的步骤了，余下的“第2级标题”和“正文”的设置

5、是依样画葫芦。这样以后，当我把光标停在某行内容上，按下设好的快捷时，就会变成我预设好的效果。D. 转成模板。在前三步的基础，我将这个文档另存为Word模板（dotx格式）。以后，这个模板就可以反复使用了。如果我看到文档A的段落样式特别喜欢，可以复制给文档B吗？方法是Word“开始”-选项卡-“样式组”（右下角处）“对话框启动器”，弹出“样式”窗格。在这个空格下方第3个钮为“（样式）管理器”，点击后找到“导入/导出”按钮，按照弹出的对话框进行操作就可以了。4 常用格式公文11) 标题：黑体或宋体加粗，小二号，居中，行距3036磅，段后空半行。2) 正文：宋体，四号，两端对齐，行距2226磅（根据

6、需要确定），首行缩进2个字符。3) 纸张：A44) 页边距：上、下2.22.5厘米，右22.3厘米，左2.53厘米。公文21) A4页面：2) 页边距：上下左右27mm3) 文字大小：标题2号宋体加粗，正文3号仿宋。每行28个字，每页22行。4) 首行缩进2字符。其他缩进左右都为0；间距：段前段后都为0；分散对齐。报告：1) 标题。2) 标题采用的字体为“方正小标宋简体”，大小为“二号”，显示位置为居中显示。3) 开头。4) 标题回车后开始写“开头”，开头采用的字体为“楷体”字，大小为“三号”，位置为“左对齐”。5) 正文。6) 开头回车后开始写正文，正文所采用的字体为“仿宋”，大小为“三号”

7、，位置通过按空格键缩进2个字符。7) 结尾署名。8) 在正文结束处回车两行，开始写结尾署名。9) 结尾署名所用字体为“楷体”，大小为“三号”，位置为“右对齐”，结尾署名与时间之间要空一行，且两者要保持居中对齐关系。10) 若是要盖章，需要记住盖章时要保持“骑年压月”的原则。材料汇总1) 首行为个体信息，如：编号+姓名+阅读书目+书目作者2) 内容分部分：Step1.精彩摘录Step2.我的思考Step3.我的行动3) 将上面第一行（基本信息）作为第1级标题，第二至四行（拆书的三步骤名称）作为第2级标题。4) 3、“第1级标题”的段落样式 三号字 黑体5) 4、“第2级标题”的段落样式 三号字

8、华文中宋 6) 5、“正文”的段落样式 五号字 宋体7) 5 常用字体中文：微软雅、黑体、宋体、方正小标宋西文：Arial、Calibri、Times new roman5 常用快捷键Shift+enter 换行符Ctrl+A 全选Ctrl+S 保存Ctrl+Z 6 其它小技巧1) 大纲视图 生成目录2) 项目编号 表格里序号自动填写3) 分节符 页眉页脚设置4) 孤行问题5) 标题前的黑点6) 英文单词的转行7) 中西文字体的分别设置8) 选择性粘贴附表-常用快捷键CTRL+A全选CTRL+B 给选中的文字加粗（再按一次，取消加粗）Ctrl+C将选中的文字复制到剪贴板中CTRL+D 打开“字

9、体”对话框，快速完成字体的各种设置Ctrl+E使光标所在行的文本居中Ctrl+F打开“查找与替换”对话框，并定位在“查找”标签上CTRL+G/H 打开“查找与替换”对话框，并定位在“替换”标签上Ctrl+I使选中的文字倾斜（再按一次，取消倾斜）CTRL+Q 两边对齐（无首行缩进）（在选中目标情况下）或将光标放置目标文，字的段尾，亦可操作CTRL+J 两端对齐（在选中目标情况下）Ctrl+K打开“插入超链接”对话框Ctrl+L文本左对齐CTRL+N 新建一个空文档CTRL+M 左边距（在选中目标情况下）Ctrl+O（或Ctrl+F12）打开“打开”对话框Ctrl+P（或Ctrl+Shift+F1

10、2）打开“打印”对话框Ctrl+R使光标所在行的文本右对齐Ctrl+S为新文档打开“另保存为”对话框，或对当前文档进行保存Ctrl+T增加首行缩进CTRL+U 给选中的文字加上下划线（再按一次，去掉下划线）Ctrl+V将剪贴板中的文本或图片粘贴到光标处。若剪贴板中有多个内容，则将 最后一条内容粘贴到光标处Ctrl+W关闭当前文档Ctrl+X将选中的文字剪切到剪贴板中Ctrl+Y重复上一操作（部分操作不适用）Ctrl+Z撤销刚才进行的操作（可以多次使用）Ctrl+打开中文输入法的“在线造词”功能CTRL+/ 对文字进行大小设置（在选中目标情况下）Ctrl+1若选中的文本行距不是“单倍行距”，则将

11、其快速设置为“单倍行距”Ctrl+2将选中的文本行距设置为“两倍行距”Ctrl+5将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”Ctrl+0将选中的文本每段前增加12磅的间距Ctrl+F2快速执行“打印预览”功能Ctrl+F4关闭当前文档Ctrl+F5使窗口还原到最大化之前的状态（再按一次，就会使窗口再次最大化）Ctrl+F9在光标处插入一域记号“”（注意：直接输入的一对大括号不能作为域记号）Ctrl+打开中文输入法的“在线造词”功能CTRL+/ 对文字进行大小设置（在选中目标情况下）Ctrl+1若选中的文本行距不是“单倍行距”，则将其快速设置为“单倍行距”Ctrl+2将选中的文本行距设置为“两倍行距

12、”Ctrl+5将选中的文本行距设置为“1.5倍行距”Ctrl+0将选中的文本每段前增加12磅的间距Ctrl+F2快速执行“打印预览”功能Ctrl+F4关闭当前文档Ctrl+F5使窗口还原到最大化之前的状态（再按一次，就会使窗口再次最大化）Ctrl+F9在光标处插入一域记号“”（注意：直接输入的一对大括号不能作为域记号）Ctrl+Shift+L给光标所在行的文本加上“项目符号”Ctrl+Shift+M同时减少首行和悬挂缩进Ctrl+Shift+T减少首行缩进Ctrl+Shift+F5打开“书签”对话框Ctrl+Shift+F8激活列选择功能，即通常所说的选择竖块文本（再按一次或按ESC键，取消该功能）Ctrl+Shift+快速切换到上标输入状态（再按一次恢复到正常状态）