2022年联想秘书手册.doc

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1、 秘书手册（试讲稿） 联想电脑公司企划部秘书处 目 录前言 3第一章 秘书必备的素养 4第二章 秘书的重要职业技能 5 第一部分 日常事务处理 5 、邮件、文件治理、名片 第二部分 日程安排 7 总体日程安排 7 出差日程安排 8 会议安排 13 媒体采访 18 大型活动 21 突发来访接待 24 第三部分 沟通与协调 25 内部沟通 25 外部沟通 25 秘书应具备的礼仪 26 秘书礼仪素养的培养 27 第四部分 文字支持 27 第五部分 会议支持 30前言 -在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人理解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与

2、公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全意并精确无误地提供支持与效劳，从而表达出其本身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸中有数的模样不管如何，秘书这个词会让许多正预备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被特别多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色，以习

3、惯工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所效劳的对象不同,各部门性质不同,其所进展的工作任务也必定存在着特别大差异，但由于秘书工作是以效劳为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依照。事实上有特别多类似的工作不同之处只是由于事件轮廓上的差异，本质上都是能够归于一类的。不管什么时候，慎重认确实工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的根底上更要加强这一才能的综合运用和发挥。因而，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素养，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们不断以来需要探究的咨询题，也确实是这此些思想火

4、花碰撞出我们最初编写本手册的办法。 我们-作为企划部秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的协助中以及本身在各项工作中的锻练使得我们为本身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经历和技巧，在处理许多类似情况时构成了一些惯用做法和商定俗成的规定，我们将这些点滴一一搜集，在通过了反复总结和提练、否认和借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。我们相信，在我们本人的不懈努力和对秘书工作的热爱之下;为联想,为我们的事业将来的开展进展一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我

5、们特别愿意将这些经历和技巧共享出来和大家一起讨论，也希望能利用如此一个时机使我们的工作得到领导和专家的指点，以发觉咨询题，补已之短。秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所搜集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱希望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您效劳，为你所用。 第一章 秘书必备的素养一、职业化秘书的标准:G 敬业精神G 正直-公平，

6、坚持既定政策和原则G 表率作用G 老实-实事求是G 领导风范G 敬业-以工作为荣，设定高的工作水准G 业务才能G 守信-不失约、不违约、不食言、不泄密G 指挥与操纵才能G 勤奋-努力工作，不断学习G 合作精神G 有序-利落，有条不斋G 学习与创新才能G 高效-追求效率和效益G 知人善任的才能G 可靠-按商定完成工作，保质、保量、及时G 对待意见与批判G 大局观二、秘书的职业态度G 主动性（Initiative)G 习惯性(Flexibility)G 团队精神(Team work)G 尊重别人(Respect for People) G 创新精神(Creativity)G 坚持原则(Uncomp

7、romising Integrity)G 效劳与奉献(Service Contribution)G 认同与分享 (Sharing)G 双赢与互相依存(Win-win Interdependence)G 温顺的心和自省第二章 秘书的重要职业技能第一部分：日常事务处理一、拨打/接听的程序和技巧1、 打前的预备l 预备好记录本和笔l 把要与对方说明的事情、内容的顺序简单列在记事本上，并逐一核对无遗漏。l 预备好通话时需要的文件材料。l 查阅对方号码，确认无误，开场拨打。2、 正式拨打： l 拨通后，确认对方公司及姓名，然后热情而有礼貌的说：“你好！我是联想电脑公司*部*。”l 如需与有关人员通话，应

8、有礼貌地请对方传呼或转达。l 如告知对方的内容较复杂，应主动提示对方做好记录l 逐一将事情说明，留意语言简明、精确；l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放。3、接听l 3声铃响内将接起，平和有礼貌的：“你好！我是*部*。”l 推断WHO，分以下几种情况：来电人员总经理可接时总经理不在时内部直截了当上级及平级直截了当转入记录留言如事务紧急，记录上级，速联络总经理回电。直截了当下属咨询清事情梗概，转接时向总经理说明梗概后转入咨询清梗概，如不紧急，记录下来转告总经理如事情紧急，告知总经理联络方法。一般员工咨询清事由，如需要，转告总经理；其他可视情况处理外部重要且严密咨询清概要，向总经理说明后，然

9、后转入记录留言如事务紧急，记录上级，速联络总经理回电。重要但不严密咨询清概要，向总经理说明后，依总经理指示转入或不转入记录留言，向总经理汇报。不重要且不严密咨询清概要，酌情处理l 假设通话内容较复杂，或有不清晰的地点，最后应当将要点重复一便，以免遗漏或有偏向。l 通话完毕后，确认对方已放下话筒，然后放。4、 通话技巧：l 日常礼貌用语：询咨询对方时，可用：“请咨询您哪里？”、“请咨询您如何称呼？”“请咨询有什么事？”等l 对总经理直截了当领导、保持经常联络的外部、内部人员应在日常工作中尽量熟悉，到达闻其声知其人，并及时予以转接。l 如对方有事需要你传达，必要时需将对方姓名、单位、号码以及需要传

10、达的事再重复一遍，以便必要时再与对方联络。l 如不能把握总经理是否要和对方通话的情况下，不能随意答复总经理“在”或“不在”，可说“请您稍等一下，我去看看*总经理是否在？”，然后请示总经理是否转接。l 如遇总经理不愿接听对方，则可用委婉的语气：“实在抱歉，*总经理这是不知上哪去了，我见到他时再给您回个；假如您方便的话，能否让我转达您的事情？”做到有礼有节、滴水不漏。l 在明白身份但不告知事由的情况下，如方便可询咨询总经理后决定是否转接；也可询咨询对方是公事依然私事，如是公事可让对方知晓，将事由告知本人也可到达目的。l 在对方不肯告知身份及事由的情况下，经反复询咨询后未果，可委婉完毕通话。l 假如

11、对方喋喋不休，废话连篇，能够说“请咨询您还有别的事吗？”或“对不起，我还有急事要办”等完毕通话。l 如一个未完又来一个，应视内容和对方身份，让紧急的、重要的人员先讲，同时礼貌的告诉另一方稍候片刻，或记录对方，稍侯打过去。l 整理留言，在总经理回来后汇报相关信息。二、1、 将分类：1） 需要总经理本人批阅的，依照总经理授意处理2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人B、 由秘书本人回复l 使用电脑公司标准CI格式l 恪守公文写作标准l 保密文件需要时，应先与对方联络，发送到指定机上，发送后再与对方确认。l 需请对方协助抄送时，务必在文件正文前加以说明，列明抄送范围l 务必在件首页上标明

12、总页码，并在每一页文件上标注页码。2、 必要的分类存档三、邮件1、 依照邮件类型（如急阅件、待处理件、须知通知、一般通知、报表、报告/总结、新闻/通报、私人邮件等等）或按详细工程设置子文件夹。2、 将收件箱中的邮件过滤，删除不必要的邮件，然后分如下：1） 需要总经理本人批阅的，存入相应文件夹，部分依照总经理授意回复邮件，或催促、协助总经理在规定时间内处理相关事宜。l 以总经理名义回复时，要在语气上予以留意，并从总经理信箱发出；l 以秘书名义发送时，要说明邮件内容为总经理授意。2） 由秘书来待为处理的： A、转给其他相关负责人; B、由秘书本人回复3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到

13、，需要设置回执，如对方未能及时查看，需说明。4、 需要总经理批阅、修正的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、 重要邮件及时进展存档四、文件治理（参看集团秘书手册第33-36页）（附文件处理流程）1、 阅读文件，推断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否明晰、完好。2、 对文件进展分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景材料、审批原由），便于总经理3、 按总经理修正意见复印后转发、呈送（可参照文件治理规定），必要的事情进展追踪，反应结果。4、 必要文件进展存档。注：、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、 分类：可依照总经理业务情况分类，如公司类

14、型、客户类型、地域等；2、 存放：l 名片盒l 录入到NOTES通讯录中（更易查找，但需要录入时间）3、 应预备一名片夹，存放与总经理联络严密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二部分 日程安排 操纵日程，意味着你与总经理一起有序工作。“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间治理艺术的集中表达。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的预备，并提示领导施行。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作

15、成果的一种表达，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项根本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的根底，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进展有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整本人的工作方法，主动习惯领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深化沟通，精确理解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于考虑，多做总结关于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经历、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了本人的工作水准，

16、同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。一、 总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵敏地安排好突发随机事件。（一）总体原则：理解总经理的日常工作、近期业务重点、作息习惯、身体情况， -优化工作方法，细心观察总经理的工作习惯与做事风格，主动习惯其工作节拍； -理解公司业务开展情况，特别是所效劳总经理的业务进展情况，留意近期的工作兴奋点；对计划内事情预先写入日程；及时整理日程表，以免安排冲突；明确事情的优先级，在处理事务时留意理顺和排序，

17、分清轻重缓急，酌情安排处理；定期与总经理沟通，将双方的要求、需求和可能会遇到情况的处理原则达成共识，以利工作开展；留意日程安排的时间松紧，适当安排；（二）经历与技巧周一日程、出差前后一个工作日不要安排过多的事务；在两个约会间留出机动时间，防止会议延长引起时间冲突，并给总经理留出整理思路的时间；同时预留时间处理日常事务；依照总经理习惯留出适当固定时间阅读报刊材料及其他信息；关于总经理的各项安排熟记于心，及时提示已定下来的安排，防止冲突；每日安排相对固定时间与总经理核对日程，保证秘书与总经理日程表内容一致；不要代替领导做决定，在总经理的同意下针对其工作习惯和时间对各种预定酌情处理；操纵约会时间，适

18、时打断，防止拖延，以免妨碍下面的日程；掌握近期要回避的人物；月/周计划安排模版可使用NOTES日历功能，填入相关安排，打印即可；也可按照总经理习惯，自行制造日程表；二、出差日程安排 做为秘书，安排总经理出差是经常的一项工作，同时也是需要更加细致的一项工作。通过秘书的计划，把总经理出差在外的工作安排得紧张而有序，愉快而圆满，这是秘书工作的目的，也是工作价值的一个表达。（一）国内出差J 出差前： 确定出差目的和日期；确认总经理出差陪同人与出差地相关人员沟通，确定周到的日程安排（明确如早午晚餐安排、所到地地址、需要的路程时间、接待人员等信息。）确定行程，预定机票（留意选择好航空公司、机型及班次）、酒

19、店（选择总经理习惯的酒 店、熟悉酒店的、等）、接/送机人员（明确接送机人的联络方式）；完善细致周到的日程表（时间、地点、对方参会人、议程等）（见范例）。依照总经理的习惯，预备出差用物品（见物品携带表）。拟写受权书并于总经理出差前一天向各相关部门及相关人员发出邮件和复印件（财务部等）。（见范例）J 出差中 在第一时间掌握总经理到达后的联络方式，必要时通知受权人及其它相关人员。依照总经理日程安排，随时通报公司及GM关怀的业务进展情况；配合总经理受权人的工作，及时掌握公司及业务相关信息。依照情况及时与相关人员及总经理沟通，及时调整日程安排；J 出差后 及时向总经理汇报出差期间公司内部事务及业务进展；

20、出差材料整理（包括材料、名片、会谈备忘），依照需要转发相关人员或存档；向总经理认为有必要的合作方致感激函。各种差旅费用报销；跟进业务后续事宜；（二） 国外出差出差国外与国内出差安排顺序及内容大致一样，但在此要特别提示您留意以下几点：依照公司最新业务情况预备PRESETATION （中/英文），与对方确认演示设备，必要时预备彩色打印胶片和打印稿。机票购置时留意防止经停中转，选择好的航空公司和效劳，长途飞行选择好的机型；留意预备好各种证件及邀请函，并提示总经理携带；依照客人的级别和国家风俗习惯预备礼物；预备当地的地图及国家风情材料；确认对方依然我方提供翻译效劳；回国后向邀请方致谢。（三）陪同出差

21、陪同总经理出差无疑对秘书的工作提出了更高的要求，在出差前除了前面介绍的考前须知外，在出差过程中，要求秘书留意以下事项：登机前，为总经理办理机场建立费购置、机票换票及各种登机手续；并再次确认接车人；到达后，办理宾馆入住手续，理解总经理房间号码及，并将秘书房号及时告知总经理；每日及时核对本日及第二天的日程安排；提早设置清晨叫醒，并安排早餐；依照当天的日程安排落实车辆；及时提示并事先落实各项安排；携带总经理名片、必要的会议材料（报告稿件、会面备忘、采访提纲）；留意建立各种客户关系（包括政府领导、合作伙伴、媒体记者）着装要求：大方职业装、着淡装；留意言谈举止；出差返回后将总经理与客户沟通的事项逐条落实

22、、跟踪，并及时办理费用报销、材料整理。 附件一：出差物品携带表名片假设干日程表证件（身份证、护照、港澳通行证、边防证等）笔记本电脑和ppt（保存在桌面）、ppt备份软盘2张往返机票（将保险费保存在秘书手中）书面讲话稿及素材2份活动或会议等背景材料出访地联络人通讯录预备现金或信誉卡注款备用笔等文具*预备一支彩色笔礼品*包装应急药及常用药品附件二：受权书模版文件编号OUR REF.：LCS-DTB60023-99发文日期DATE：2000.6.14文件类别CATEGORY:通知拟文人FROM:-审核VERIFIED:/批准APPROVED:-收文人TO：全体人员收文部门TO(DEPT.):台式电脑

23、事业部、笔记本领业部、软件事业部、效劳器事业部、外设事业部抄送 CC:总裁室、企划部秘书处、财务-附件ATTACHMENT:/ 传阅 阅后存档 保密 保密期限 CIRCULAR FILING CONFIDENTIAL TERM其他 OTHERS/页 数NO.OF PAGES1授 权 通 知 电脑公司副总裁-在2000年6月15日-16日期间因公外出，此期间将台式电脑事业部资材、质控、运营治理等相关签字权授予副总经理-，台式电脑事业部其他相关财务及文件审批受权予常务副总经理-，除台式电脑事业部外其他事业部系统相关财务签字及文件审批委托副总裁-处理。 特此通知 - 2000.6.14 附件三：国内

24、出差日程范例刘军总经理出差深圳日程安排（4月25-27日）时间日程地点备注 4月25日17：25北京深圳CA1305机场接机人：- 1360 入住新世纪酒店该车在深圳期间随行21：30夜宵自行安排4月26日11：30嘉利会面及午餐新世纪酒店上海餐厅宁波厅嘉利参加人：何焯辉、谭永雄、 邓秉觉联想：-、-议题：嘉利最新情况通报对方联络人：邓秉觉 1390299751413：20出发前往EMC office、-陪同前往 14：00EMC会面深圳沙头角保税区21-23栋北座联想参加人：-、-、-、 -、-EMC参加人： 总经理 余昭信 副总经理 陆杨 业管处经理 张界杨 技术处协理 郭宗钦 研发部经理

25、 张滨 会面安排：14:00 15:00双方公司介绍交流15:0016:00参观工厂16:0017:00 产品研讨（显示器/电脑相关产品）及将来业务合作磋商 17：20返回新世纪，梁青陪同18：00晚餐新世纪酒店餐厅美国国家半导体：李彬及随行人员联想：-、-4月27日14：00东莞金和涂料会面深圳长安镇沙头南区（地图附后）金和参加人：总经理 董合枝 消费经理 董博霖嘉利厂参加人：采购部主管 黄宝球 工程总监 邓秉觉 联想参加人：-、-、-议程安排：14：00-14：05双方介绍14：05-14：25金和介绍（工厂历史、油漆品种、消费工艺及相关喷漆关键技术、开展趋势等）14：25-14：55双方

26、讨论14：55-15：25参观金和新厂15：35瑞和塑胶五金电子厂深圳长安镇沙头南区15：35-15：40联想与瑞和人员互相介绍15：40-16：10参观瑞和工厂16：10-16：25机动16：25前往机场，车程约30分钟17：40 CA1303 深圳北京-安排接机随行及重要联络：- - - - 附件四：国外出差日程安排表-执行副总经理访咨询汉城行程表（99年7月14日至17日）访咨询时间主要活动地点备注 7月14日 17：5020：40 21：0021：30北京汉城到达酒店办理入住（因通讯不便，LG商事提供一部在汉城期间使用，号码为：0192335098KIMPO AirportHolida

27、y inn SeoulLG商事Mr.J.S.PARK等在机场左边出口举牌接 (Tel: 0193367896)下榻处: Holiday in Seoul(佳乐) Tel: 82027179441 Fax:82027159441 7月15日 8：009：00 9：0012：30 12：3013：20 13：2014：40 14：4016：40 16：4018：00与LG LCD部B.Kwon/V.President 及LG商事K.M.Ahn / Sr.MGR 、J.S.Park 共进早餐及会谈前往LG 位于龟尾的LCD厂 与LG LCD负责人午餐参观及会谈（陪同及参加者:LG LCD 厂总经理M

28、r.K.S.Park/Exe.Director、LG 商事K.M.Ann/Sr.MGR 、J.S.Park）前往LG电子位于平泽的CD ROM 厂参观及会谈（陪同及参加者：LG电子Mr.M.H.Park/Sr.Director Mr.J.H.Cheng/G.MGRLG商事:K.M.Ahn/ Sr.MGR、J.S.Park）Holiday inn SeoulorLG Twin Towers龟尾 路程：3小时中餐 主持人: Mr.K.S.Park 路程：3小时 主持人: Mr.M.H.Park访咨询时间主要活动地点备注 7月15日18：0019：3019：3021：00与LG电子人员共进晚餐回酒店

29、平泽7月16日 8：009：20 9：3010：00 10：3010：50 10：5011：20 11：2011：50 11：5013：00 13：0014：00自酒店前往三星电子LCD工厂所在地高层领导见面（LCD Marketing W.H.Hong/Sr.MGR、崔敏洙先生等）-作联想电脑公司及产品的介绍针对相关咨询题进展会谈参观与会者共进午餐乘车前往LG总部七星（Kiheung）联络人： Mr.J.Y.ParkTel:82027507313 14：3017：00 17：0017：30 19：0021：00会谈（参加者：LG商事D.H.Kang/V.President LG电子 M.H.

30、Park/Exe.Director等)回酒店休息与LG商事人员共进晚餐（D.H.Kang/V.President 、K.M.Ahn/Sr.MGRY.H.Kim/Sr.MGR)LG总部Holiday inn Seoul联络人:LG商事Mr.J.S.Park主持人:Mr. D.H.Kang访咨询时间主要活动地点备注7月17日10：0018：0018：0019：0021：4022：40参观韩国电子市场/汉城市区及近郊观光巡游酒店结帐、乘车前往金浦机场汉城北京汉城市区及近郊陪同人：导游、 LG商事Mr.J.S.Park （17日为韩国国庆日）自酒店到机场约40分钟路程三、会议安排 召开和参加会议是总经

31、理的主要工作方式之一。组织会议和处理与会议有关的事务几乎成为秘书的经常工作，其重要性不言而喻。会务工作是秘书组织工作才能的综合表达，它将多种繁杂事务聚集一身。保证会议顺利的举行，需要多方面的预备工作。这就需要秘书是八面玲珑的天才，同时善用平时培养出的细心与责任心，沉着应对，以不变应万变！以下分内部会议与外部会议分别介绍。（一） 内部会议安排l 总经理主持的会议完毕修正下发整理睬议记录/纪要会中效劳会前预备（仪器调试）反应接收下发修正安排会议室、落实参会人员拟订会议通知（留意文件格式）确定会议目的、参会人员、时间、议程开场 审批 审批 N NY Y考前须知：会前与GM及相关部门负责人明确会议内容

32、、议程和参加人；综合考虑各种要素（如GM全天日程安排），安排会议地点及时间；下发会议通知后，确认参会人是否已收到通知，对特别重要的参会人，可通过确认；会中协助放映PPT，并时刻关注会场内情况，随机应变；对会中达成的决议及时跟踪，并反应给GM；l 总经理参加的会议开场接收通知回复或改请完毕会后材料整理工作跟进反应总经理参会会前提示会前协助预备回复邀请部门并预备材料确认时间 推断与总经理业务是否有关 N Y与对方确认后 另行安排 时间冲突 请示总经理 是否参加 N Y 留意：把握前往会议地点出发时间的安排。（二）外部会面安排l 总经理主持的外部会面接受会面恳求 NO 婉拒或该请别人 留意：讲明缘故

33、，以 免对方误解 留意：在收到会面恳求时，经与部门相关负责人及GM商讨决定， 同时提供背景材料以供GM做出推断Y与对方确认时间、 地点、人员、议程，并落实我方人员、地点拟定meeting agenda, ppt 修正（中英文标准版、及业务回忆） 发会议通知，并落实参会人员会前预备工作 会中效劳 会中达成共识的跟踪反应 完毕 考前须知：l 综合考虑各种要素，选择适宜的会面地点、预定会议室；l 留意预备电子或纸制的欢迎牌、激光笔；l 会前与对方沟通是否需预备翻译，如需要，提早确认；l 依照来访公司的习惯及来访者的级别预备礼物；l 在与来访公司沟通中确认是否需安排车辆接送，如需要留意把握接送时间，并

34、通知对方确切的会面时间及地点；l 考虑是否需要在会面时录音或拍照，并提早预备；l 如需安排参观，提早与行政后勤部联络，填写参观申请，安排参观陪同人；l 会前给总经理提供相关背景材料，如需要请相关部门负责人与总经理沟通洽谈事宜；l 在会前拟制meeting agenda（见模版）l 在制造PPT时依照各部门情况、来访者的需求酌情修正添加内容，留意内容的及时更新，并依照来访者需求制造中/英文；-初次会面PPT应包括：联想总体情况及业务情况介绍；-再次会面应留意：有针对性的业务回忆（可请相关业务部门提供材料）。l 帮总经理预备名片，并提示会面时携带；l 提早30分钟进展，调试设备，摆放材料，迎接客人

35、，留意对待客人谦和有礼的态度；l 提示总经理参会，在GM同意后陪同参会，参会中协助放映ppt，并关注会场内情况，随机应变，灵敏处理各种情况； l 会面完毕后，代总经理或陪同送客人离去；之后整理笔记本电脑等仪器设备；l 总经理参加的外部会面总经理参加其他部门组织、主持的会面，秘书的工作可能就不像前面介绍的那样繁多。但应从较专业的角度协助安排。并关注以下几点：开场征询GM是否参会婉拒并请对方改请接到参会邀请 N Y回复对方参会，并写入日程表关注对方会议组织情况，并适时提出建议在会面前给GM提供背景材料提示GM参会总经理参会完毕考前须知：l 会前为总经理预备详细的背景材料；l 会前理解会议的详细地点

36、，如在不同办公区，请留意把握出发参会时间；l 对会中决议，总经理希望详细理解的，及时跟进并反应；外部会面会议备忘模版 Guest Meeting TableGuests Company: AMDGuests Name and PositionLegends Participant and PositionMr. Hector de J. Ruiz COOMr. Raymond LeeV.P of Asia Sales MarketingMr. Kelvin KwokSales Director of AsiaMr. Thomson ChanMarketing Director of AsiaMr. Perry ChanCountry Manager of ChinaMr. Jack LeeAssistant Sales ManagerMr. Vice President of Legend Computer system General Manager of Desktop business DivisionMr. Vice President