费用报销审核注意事项.doc

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1、费用报销审核注意事项费用报销审核注意事项各公司账务审核人员应认真严格做好各项收支项目审核把关工作，审核工 作如下： 一、经费审核总体要求 1、费用发票审核。费用报销必须提供正规发票，替票应附上抵票说明， 确保费用发票合法性、有效性。 2、收支项目审核。严格按集团相关规章制度文件规定、及公司经营业务 事项审核把关，确保各项业务入账的真实性、准确性。 3、签批手续审核。严格按规定签批费用报销流程，确保费用报销凭证签 署手续完整性、规范性。 4、费用报销只能由本单位员工办理，外单位人员前来报销一律不予受理。5、当月费用，当月报销。当月 25 日后产生的费用或因特殊原因当月无法 正常报销的，允许于下个

2、月内报销，超期不得报销。12 月份的费用无特殊情况 必须在 12 月 28 号前报销并提交财务入账，12 月 29 到 31 日的发票可以在下年 1 月 5 日前报销，否则跨年度提交的发票只能做退票处理，责任由经办人员承 担。 6、为了分清责任，进行部门核算，除差旅费外不同部门支出的费用不得 混淆在一张报销单上。 7、付款单据如车辆费用报销单、报销凭证、预付款凭证申请单或差旅费 报销单等，内容要填写完整： （1）付款单据的种类及用途 报销单据种类。大车、小车发生的费用填写车辆费用报销单 。 外出差旅费报销时以差旅费报销单填写报销，出差期间发生的招待费 连同外出差旅费一起报销。 除第 1 点、第

3、 2 点以外的其他费用，报销时发票未收到但需要付款的一律 填写预付款凭证申请单 、欠票凭证进行报销。 除第 1 点、第 2 点以外的其他费用，报销时发票已收到且需要付款的、发 票已收到但款项上次已付清的，一律填写报销凭证进行报销。 （2）票据粘贴规定 所有发票及单据均需将边角裁剪整齐，费用报销粘贴应平展、整齐。 将较大的发票及单据左上角涂上胶水后同向粘贴在报销凭证的背面的左 上角；发票及单据按报销凭证上的项目顺序分项归集粘贴，如：本次报销项目有通讯费、快递费、业务招待费，发票按项目顺序归集粘贴。 清单、合同应粘贴于其对应发票之后，如车管部报销新车购置费用和新 车车厢款，附件有新车购置发票、车厢

4、发票、车厢明细清单，那粘贴顺序应为 新车购置发票、车厢发票、车厢明细清单。 增值税专用发票单独报销，不与普通发票混在一起报销。 增值税专用发票抵扣联和附在抵扣联后的销货清单、公路内河货物运输 业统一发票抵扣联不用粘帖，用回形针串别。 属集团内部代付费用即相应公司的发票，不要粘贴，用回形针串别，报 销代付后由财务将发票寄给对应公司会计做账。 车票、快递费发票、餐票以及其他的小型票据，必须粘贴在单据粘贴 单上，不能同向或反向直接粘贴在报销凭证后。 所有小型发票需沿装订线依次粘贴在单据粘贴单上，注意粘贴时保 持左边单据在上，右边单据在下，循序渐进地粘贴在单据粘贴单上，单据 不能超出粘贴单的边缘，然后

5、再在单据粘贴单的左上角涂上胶水，以同向 方式粘贴在报销单据背面的左上角。最后在粘贴单的空白处分别写出每一类原 始凭证的张数、单价与总金额。 二、审核注意事项 （一）费用报销部门审核 对所有报销内容，相关部门经理必须就其合理性及必要性进行审核。 1、购买实物资产，需入库的，如办公用品、低值易耗品、礼品、承运单 等须由集团统一印刷定制的资料、电脑、打印机、空调等，部门经理复核后还 要负责仓库管理的会计助理核对入库情况，并在报销凭证上签字。 2、租金报销，需要行政办公部门审核确认，第一次报销时需要求附上租 赁合同复印件。 3、总部通讯费报销，需要附通讯小组请款申请单会签文件及相关发票文 件方可报销。

6、 4、车辆保险费报销，需要负责车辆保险费登记的会计助理核对，并在报 销凭证上签字。 5、与员工薪资有关的，需要人事部门签字复核。 6、业务招待费报销，超过部门经理审批权限的，要呈报片区分管副总审 批，超过片区分管副总审批权限的，呈报集团分管财务副总审批。 7、差旅费报销,不管金额大小,经办人签字部门经理复核人事部主管 考勤的复核财务主管复核总裁批准（分公司片区总经理审批） （二）财务部门审核 财务人员对所有报销票据，依据相关财经法规及内部财务制度对其合法性进行审核。 1、报销单据审核 A.填写的报销单据类型是否符合集团规定。 B.报销单据书写及签字应用黑色 水笔，字迹清晰、明了、工整。 C.报

7、销部门不使用内部称呼。如青口公司，营业执照实际为闽侯县盛辉物 流有限公司。非独立设置帐套的，报销部门按营业执照上的公司名称简称填写， 若分公司尚未办理营业执照的，报销部门应填写为某分公司某运营部，如上街 分公司报销部门应为闽侯甘庶货运代理分公司上街运营部。 D.原始单据有几张，在“单据及附件”就写几页。增值税专用发票抵扣联 和附在抵扣联后的销货清单、公路内河货物运输业统一发票抵扣联不算张数。 E.报销凭证上项目与发票内容一致。 F.金额大写（人民币）：一律用正楷或行书书写，如壹、贰、叁、肆、伍、 陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整（正）等易于辩 认、不易涂改的字样，不得用

8、0、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、 另、毛等简化字代替，不得任意自造简化字。 G.报销金额不能四舍五入。如通讯费发票 1176.70，不能报销 1177 元，只 能报销 1176.70。 H.检查付款方式，能银行转账支付的费用就转账，不能现金支付。若本次 报销不需付款的，要在备注上写明“款项已支付”等字样。 I.检查经办人是否是业务发生的实际当事人。 J.经办人是指实际经手该事项的当事人，经办报销人应填写好报销凭证事 项，但是财务不能代经办人签字，除非该财务为实际经办人。 K.报销凭证金额及相关内容不能有任何形式的涂改，如有涂改，需重新填 写报销凭证。 L.报销人员不能模仿子分公司的

9、经办、经理笔迹，代签名字。 M.不允许子分公司经理或部门长在报销凭证大小写金额等内容均未填写的 情况下，在空白报销单上签字，方便经办人报销。 N.审批程序和手续是否完备并符合规定，相关人员是否签字。 2、原始单据审核 A.外来支出原始单据： 从单位取得的原始单据应审核是否为合法、合规性，外来原始单据应注意：（1）是否涂改、挖补； （2）是否盖有出票单位印章（注意与税务局印章区分） ，特别注意停车费、 餐费发票；（3）是否有经办人或开票人签名； （4）日期、付款人名称、品名或项目名称、数量、单价是否填写齐全， 开票日期要近 2 个月的，付款人名称要全称； （5）金额大小写是否一致，发票金额是否移

10、位； （6）发票内容跟开发票公司业务是否相符。如：发票章为福州蓝天办公 有限公司，发票内容为广告费，此发票可认定为发票内容与开票公司实际业务 不符。 （7）凡开具概括性内容的购买、消耗性支出如“办公用品” 、 “食品” 、 “日用品” “劳保用品” 、 “材料” 、 “配件” 、 “维修费” 、 “印刷费”等票据，必 须附盖有出票人公章的清单，经办人在清单上签字确认。 （8）发票上有写明附销售清单时应附盖有出票人公章的销售货物清单。 （9）注意区分国税、地税发票的适用范围。如：购买办公用品、食品等 取得的发票应是由国家税务局监制的商品零售业统一发票；打印、刻章、制作 会议条幅、出租车票、宾馆住

11、宿费、招待餐费、会议费发票应是由地方税务局 监制的统一发票。 （10）实报金额小于发票金额时要在发票上注明实报金额。 （11）从外单位取得的支出票据如有遗失，应取得原开票单位盖有公章的 证明，如原发票记账联复印件加盖开票单位公章，由相关领导人批准后，才能 当作原始凭证报销。如果确实无法取得原开票单位证明的，如火车、轮船、飞 机票等凭证，由当事人写出详细情况，由相关领导人批准后，用其他发票代作 原始凭证。 （12）经办人、部门经理在发票背面签字。 （13）定额发票上未盖地方税务局监制章如餐饮公司的发票无发票专用章， 为无效发票。 B.内部支出自制凭证 内部支出自制凭证主要包括工资表、年终奖金发放

12、表、工作接待呈批表、 借款单等。 审核这些单据时应注意： 1）大小写金额是否一致。 2）是否有制表人或经办人签名。 3）审批程序是否符合规定。 4）采用领款人领取款项的，由领款人在签名处签字或盖章并按手印。 5）对应代扣个人所得税税金的，应按规定扣税。 C.日常会计助理填制付款凭证时金额要跟报销凭证、预付款凭证的金额一 致，不能四舍五入。（三）主要报销项目审核事项说明 1）运费：附货物运输业增值税专用发票或公路、内河货物运输业统一发 票，发票抵扣联，包车结算单。 审核时注意： A.运费要转账支付到对方对公账户（对公账户要求与开发票公司名称一致） ； B.货物运输业增值税专用发票抵扣联要盖开票公

13、司公章，公路、内河货物 运输业统一发票抵扣联不盖开票公司公章； C.如果运费发票有注明车号、线路的，则运输结算单上的车号、线路要跟 运费发票一致； D.运输结算单要盖开票公司的公章； E.运输结算单上包车运费与实际金额相符； F.一份报销凭证附一份运输结算单； G.每一份联运发票都需由业务部门填写好开票申请单，详细说明开票原因。2)车辆费用报销:车辆核算部根据当天所有的车辆费用报销单，汇总一份 当天的车辆报销单，将所有的车辆费用报销单和汇总车辆报销单提交给财务记 账。 3)购买车辆：由使用部门提出申请，车管部购买。附件为发票、文件会签、 合同，按照审批程序特殊规定审批付款。 4)车辆购置税：车

14、管部经办人员凭申请单、车辆购置税询价表预付购置税， 按照审批程序一般规定审批付款。 5)新车车厢款、车辆广告：附件为发票、经办人签字的明细清单、对方单 位结算单，按照审批程序一般规定审批付款。 6)车辆保险费：按照集团关于作好购买车辆保险操作流程规定执行。按照 审批程序特殊规定审批付款。发票抬头原则上不能变更，如需变更，要提供新 的行驶证复印件，保险公司在发票上手工备注新的公司名称，并加盖发票专用 章。 7)油费：要求一般纳税人或小规模纳税人，都使用加油卡加油。 8)租金：附发票、租赁合同或会签文件，并以转账方式支付到出租方对公 账户或个人卡上（出租方为个人） ，按照审批程序特殊规定审批付款。

15、 A.签订合同时要索取出租方的产权证复印件。 B.分公司增加、减少经营场所要经过集团分管业务的领导同意。 C.分公司若确实无法与对方签订经营场所合同，要以文件会签的形式书面 告知集团分管业务的领导。D.经营场所租金发票章要跟租赁合同的出租方名称一致，金额要跟合同一 致，合同到期要重新签订。 E.租金发票若到税务局代开发票，发票金额不包含税点，发票税点不能报 销（如：付款单位：房东名称张三的） 。 9)办公用品、低值易耗品、礼品：由行政部统一采购，除鲜花、水果外全 部入库，附增值税专用发票或普通发票、合同复印件、盛辉物流集团物料采购 申请单或相关部门领导已经会签的关于申请复印件、对方单位开具的

16、结算单或送货单、我司的入库单等，按照审批程序特殊规定审批付款。 A.办公用品、低值易耗品，礼品只能由行政部购买，其他部门如办公室、 市场部、仓储部等不能自行购买，自行购买者不予报销。 B.增值税专用发票上货物或应税劳务名称一栏有写“（详见货物清单） ” ， 应提供销售货物或者提供应税劳务清单，详细核对货物清单与入库单、送货单 是否一致。 C.若是开增值税专用发票的，入库单为不含进项税的价格，增值税专用发 票上的数量、单价要跟入库单一致。若是开普通发票的，入库单为含税（开票 税点）的价格。 10)承运单等须由集团统一印刷、定制的资料：由行政部统一采购，全部 入库，附件为增值税专用发票、合同、对方

17、单位开具的结算单或送货单、我司 的入库单等，按照审批程序特殊规定审批付款。 11)电脑、打印机：由信息部向行政部提出申请，行政部统一采购。附件 为信息部提出的盛辉物流集团物料采购申请单、增值税专用发票、合同、对方 单位开具的结算单或送货单、我司的入库单等，按照审批程序特殊规定审批付 款。 12)空调：由使用部门向行政部提出申请，行政部采购。附件为增值税专 用发票、合同、盛辉物流集团物料采购申请单、对方单位开具的结算单或送货 单我司的入库单等，按照审批程序特殊规定审批付款。 13)通讯费：附件有通讯费发票、总部有通讯组会签的请款单、通讯费清 单。按照审批程序特殊规定审批付款。 A.当月电话费报销

18、以实际通话费用报销，并需提供中国电信发票及话费账 单，如话费账单存在 CDMA 漫游通话费的和天翼捆绑手机的话费，原则上不列 入费用报销，如确实工作需要的请自行控制在 100 元以内，超出部分的由使用 人自行承担. B.如上海集时通网络科技有限公司福州分公司的语音通讯费，附通用机打 发票、发票明细单、上海集时通网络科技有限公司福州分公司费用通知单、信 息部提供的关于某月份语音、短信费用申请单、某月份语音、短信费用财务明细表、通讯组签发的请款申请单。 14)水电费：按照审批程序一般规定审批付款。 A.自有场所的水电费要提供增值税专用发票或普通发票。 B.租赁场所的水电费要提供出租方开具的发票，若

19、对方实在无法提供正式 发票，要提供自来水公司、电业局开具的出租方名称的当期发票复印件并加盖 出租方公章、出租方的业户电费、水费分配表（注明水电度数、价格，公摊） ， 由出租方开具原始凭证分割单给承租企业，且附承租企业需缴纳电费、水费收 款收据加盖公章等原始凭证单据，并以转账方式支付给出租方，不能将水电费 存到出租方员工个人账户。 15)公务车队发生的过路过桥费、停车费：用车人、本趟出车的司机应在 发票背面签字确认。 16)快递费：结算方式为现金支付的，附地方税务局通用定额发票；结算 方式为月结的，附增值税专用发票和客户月结清单。报销审核时还要提供快递 运单原件第三联：收件公司存根（红色）或第四

20、联：审查第三联是否是收方付， 第四联是否是寄方付；报销时应在第三联或第四联做个盖章已审核，经办人应 在发票背面注明客户名称、寄件时间，按照审批程序一般规定审批付款；未提 供邮寄第三联或第四联，快递费不予报销。 17)业务招待费： 业务招待费审批流程和接待工作要求应符合集团下发的闽盛物2010 财 3 号关于规范接待工作及经费开支管理的通知 。 A.同时提供盛辉物流集团总部工作接待呈批表/盛辉物流集团分公司工作 接待呈批表、宴请菜单明细审核。若是地方税务局通用机打发票，菜单一般也 是机打的，若是服务业有奖定额发票，菜单一般是手写的。 B.各部门应本着节约的原则使用业务招待费，按照审批程序特殊规定

21、审批 付款。 C.定额发票联上如有兑奖凭证的，费用报销时应将报销金额减去中奖额后 报销，如发现发票联的兑奖凭证部分被撕掉，而费用报销时未将兑奖额扣掉， 审核时以报销金额减去默认的最低中奖额 5 元后报销。 D.工作接待呈批表上主要陪同人员除公司经理外还有其他人员（如张三） 时，报销凭证上经办人应为张三，张三和经理应在发票背面签字。 E.公司内部会议、部门内部活动费等费用开支不属于对外业务招待费开支 范畴。 18)差旅费：差旅费报销根据闽盛物人 2013 18 号 盛辉物流集团职工 差旅管理办法，出差前填写出差人员审批表（反面） 、购买机票审批单，于出 差返回一周内填写差旅费报销单（正面） ，附

22、件为购买机票审批单、机票、车票、住宿费发票、餐票、出差过程中发生的招待费用申请表等，按照审批程序 特殊规定审批付款。 A.行程多时要列个 2012 年月日到月日行程单，详细说 明哪天行程及费用。 B.差旅费报销单后附的路桥费、车票、餐费发票、住宿费发票在报销单填 写的起止日期和起止地点范围内；C.一次出差涉及不同部门的，应由主要部门汇总统一填报（防止发生的共 性费用分摊不均造成个别差旅费超标） 。 D.因公外出、参加会议、培训等活动，应附集团领导同意外出参观访问、 参加会议、培训的通知书。 E.出差过程中发生的招待费用，须事先请示总裁特批，填写招待费用申请 表，要在差旅费中和其他费用一起报销，

23、不能单独报销。 F.凡购买打折机票的（票面有不得签转更改字样的） ，在报销时必须按打 折后的实际价格填写。 G.出差人员因个人原因造成退票的手续费用不予报销。 H.因公出境（包括港澳台）考察及旅游所需办理的申请签证费用，公司予 以报销一次。若签证不成功而需再次补签的，则产生的费用由员工个人承担。 I.考察、旅游时需交纳的小费，由员工个人承担。 J.按报销项目、时间顺序粘贴。 K. 参加培训住宿、车票费用:员工违反公司规定提前或延迟会议的往返 时间范围而产生了超出部分的费用开支（如住宿费、工资等） ，不予报销相应 费用；住宿费报销，严格按照集团行政部住宿费规定报销；车票审核,不 符合规定条件的员

24、工乘坐火车软卧、飞机票的一律以火车票硬卧/硬座给予报 销，除集团领导审批外，符合条件的须按公司规定办理相关审批手续. L.集团春节会议交通费用:春节留守值班人员自分公司直接到集团总部 参加会议的人员，往返交通费用可在所属公司全额报销；家在福州五区八县 的员工春节回家（探亲）过节后，并参加春节会议的，相关交通费由个人自行 承担；除以上情况外的员工春节回家探亲（过节）后，从住宿地（含居住地、 暂住地）到集团总部参加会议的人员，交通费的报销范围限定为：报销人员需 提供本人年前回家车票及年后直接到福州总部参加会议的车票、回司车票，三 条线路车票金额对减的差值作为回司后车票标准报销依据（差值计算：年后到

25、 福州总部车票额+会后回司车票额-年前回家车票额=实际车票报销金额） 19)集团组织年度旅游费用：由行政部填写报销凭证，附件旅行社发票、 合同、相关部门领导已经会签的关于旅游申请 、行政部提供的参加旅 游的员工清单。按照审批程序一般规定审批付款。A.行政部经办人应将参加旅游的员工清单报送人力资源部，以便计算该员 工应负担的个人所得税。 B.旅行社发票可以开的项目：旅游费、考察费、综合服务费、团款、代定 租车费、代订机票款。 C.除驾驶员外其余的工种人员按集团文件标准规定享受相应的旅游费用； D.驾驶员转岗的管理人员按转岗时间开始享受相应的旅游费用； E.个别员工因其他原因没参与公司组织的旅游活

26、动，视为自动放弃不予用 其他方式补贴；属集团旅游标准范围内的费用额，可列入所属公司日常费用开 支（费用列支需提供旅游名单、入司时间、实际费用及正规发票） ，超出部分 由员工个人自行承担。 20)基建办：预付工程款时附施工合同、建筑业统一发票、班组工程款支 付审批表、班组工程计量支付月报表、材料款结算单等。通过集团基建户转账， 按照审批程序特殊规定审批付款。 21)保证金：以集团名义投标中标的，需要总部将款项汇到某一企业的保 证金，虽然实际上为子公司向总部的借款，填写报销凭证时项目应为保证金， 不是往来款，并将款项汇到招投标单位的对公账户，不将款项汇到招投标单位 的私人账户，对方收到款项后要补一

27、张收据给集团。按照审批程序特殊规定审 批付款。 如合肥子公司向集团借款 5 万用于交合肥统一的保证金，这时报销凭证上 的项目应写保证金，而不是往来款。 22)事故支出 A.已取得发票的可以凭当月发票复印件在当月报销，同时财务在发票背面 注明已报销。 B.理赔案件未结案未取得发票报销先借款，借款上写明某部车事故借款， 不要写明某部车某某费用借款。 C.事故赔偿款：附交通事故费用清单、第三者收取赔偿款发票复印件（福 建省地方税务局非经营收入统一票据） 、事故和责任调解书复印件、第三者车 损发票复印件（福建省增值税普通发票） 、医药费发票复印件等。 23)外雇搬运费费用：取得相应的发票，列入公司费用

28、报销 24)晚班夜宵:因业务工作需要，上晚班人员下班时间在 24：00 后的人员 可按实际加班人数报销相应夜宵费用，但每人每晚不超出 5 元，明加班人员及 上下班时段由经理签字的可列入当月工资表中晚班伙食补贴栏，绩效内直接补 贴给员工. 25)员工外出工作餐:公司食堂就餐人员，因工作需要外出办公的可报销相 关误餐费，但每人每餐不超出 15 元，可列入日常营业费用报销。26）员工会餐费用 A.集团规定内的会餐活动时间（端午节、中秋节、春节留守人员除夕年夜 饭）可安排在食堂加餐； B.片区子公司例会会议期间会餐费，每月可安排一次食堂加餐；属范围内 加餐部分费用可列入日常费用开支，但加餐报销每人不超

29、出 35 元，除之外的 会餐费用，不列入公司日常报销范围。 27)公司公务车交通违章 按盛辉物流集团勤务车使用管理规定第二十四条，驾车人员须遵守国 家交通安全相关法律、法规，因超速行驶、超载、闯禁行、随意停车等违反国 家交通安全法律、法规行为被处罚的，由个人自行承担，情节轻微的可适当考 虑减免处罚，具体如下： A.若驾驶员严重违反交通法规，如闯红灯、市区超速。逆行、酒后驾车、 带故障上路等行为的，不在减免范围。 B.一个自然年内，若出现市区以外的国、省道超速 50%（含）以内、高速 公路超速 30%（含）以内的，市区内行驶压线、变道、上下车、停车等类似情 况，情节轻微的，每人可减免 3 次处罚

30、，超出部分由驾驶员自行承担。 C.因特殊情况，在高速公路行驶过程中，超速 30%（含）以内的，事后由 分管副总裁、片区总经理签字证明后予以适当减免。 28) 工资:以集团总部人力资源部审核确认后所提供的各公司工资汇总表 进行核对，确保工资成本费用的准确性，工资成本列支实行计提方式，以计提 上个月工资总额为标准，差值部分多退少补冲减下个月工资费用列支。 29) 私车公用油费审核：以集团行政部审批后的私车公用燃油补贴标准审 核费用，确保费用成本支出的准确性 30) 不可以费用列支报销项目事项： A.押金或保证金一律不得列成本费用报销； B.费用有包含违约金或滞纳金的由责任人承担； C.在公务车上私人需要购买摆设装饰品即费用由个人自行负责承担； D.各公司当地承保社医保个人承担部分应由承保人员自行工资中承担； E.食堂伙食费的食用费用如：食盐、味精、大米等； F.属落实责任人的货损货差理赔案件，由责任人自行承担. 其他非正常经营费用且实属公司支出的，须提供相关列支情况证明属实经 证明人、领导审批后方可报销。