航次租船流程(新).doc

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1、航次租船流程航次租船流程一、航次租船应注意并围绕以下几点来进行：1 效率 “时间就是效益”.所以一切工作要以此为核心.2 提前量 安排每项工作前必须留出充足的时间,因为越到最后作为船东压力越大.所以 必须预留出充足的时间. 3 细心 因为我们的工作环环相扣,如果一个环节疏忽,严重影响最终结果.所以每个环 节务必严谨仔细.每一项工作一定要牢记以下流程:CHECK-DO- RECHECK-OK.4 积累 我们的工作就是一个”厚积薄发”的过程.所以每完成一个航次一定要总结积累.二、谈货订货阶段1发布船舶动态：将船舶规范、所空港口与日期以电子邮件的形式向市场报出， 对重点客户再通过 MSN、电话等方式

2、联系沟通。2航次预算：对接到的货盘进行筛选，对于可以考虑的通过航次预算表或 航运软件进行初步核算日租金，保留每票货的预算记录，以便总结参考。3港口情况查询：向装卸两港代理仔细咨询港口情况，包括： 1）港口基本情况（地理位置，港口简介，几个泊位可供本类货物靠泊等） 2）是否压港 3）是否有吃水限制 4）装卸效率 5）近期节假日安排 6）天气情况，如是否为雨季等。 注意在日租金等其他条件基本相同的情况下，作业泊位多、作业能力强的大 型港口为定货首选。4还盘：针对不同的市场环境，对条款进行适当把握，原则性条款要坚持，对 于比较容易引起争议的条款应给予足够重视，如：滞期费/延滞损失的支付时 间等，尽量

3、不签支付时间，以便我司把握主动。5查询租家背景及定船记录。对不熟悉的租家尽量要求其提供营业执照，完税 证明等，如果是某些知名大公司的下属公司，务必找到证据，如其公司网站上可以查到的公司间的关联。跟以前定过其货的船东查此租家的信誉度、运 费滞期费的支付情况等。再通过关系网，多跟其他人询问此租家的各种信息。 对于信誉好的租家，有时哪怕日租金比其他货稍微低一些，也要争取与其合 作，防范滞期费纠纷带来更大的损失。同时，平时要对租家信息整理归类， 做出评价，以供日后参考。6. 签定租船合同。签合同之前主管互看过条款之后，在对方的合同上签字，再 转财务盖章。一般应盖注册船东公司的章。如果注册船东不是我司的

4、，对境 外租家用“泛洋国际海运”章， 对境内租家用“立信通商”章。主管将定 货详情通报总经理。7. 操作阶段（一）加油 1）随时关注船上的存油（IFO，MGO）是否足够到达下一可加油港口，每次安 排加油的数量原则上以加完油后足够 30 天使用即可，根据每条船的不同情况 灵活安排。 2）把握原油价格的波动趋势，把握加油时机与加油量。 3）向至少 3 家以上加油商咨询价格。 4）争取尽量长时间的付款期限，保持与加油商的良好关系。 5）向加油港口代理询港口使费及港口情况，并指定代理。可以在外锚地加油的 尽量在外锚地加，以免产生不必要的港口使费 6）给加油港口代理传所需文件及信息。 7）将加油港口代理

5、联系方式及港口指南通过北京 C 站发给船长指示。 8）给加油港口代理发 5/4/3/2/1ETA NOTICE。 9）对于在国内加 IFO/120CST, 船到可加中燃油的港口尽量加满，若不得已要加 内贸油时，提醒加油商注意油的质量，控制加油量不要太多，付款方式一定要 后付。 10）定油前向加油商索要油的质量检测报告，给机务部预先评价油的质量。（二）装港 1. 航次指示： 将合同主要条款、装卸港代理联系方式及装卸港港口指南通过北京 C 站发给船 长或在前一个卸港以传真的形式发给代理，让代理转交给船长，无论何种货物， 航次指示上都要提醒船长在大副收据上务必添加批注，以保护我司利益。如为 包装货物

6、，要求船长充分注意货物质量，拒绝包装不好的、货物潮湿结块等有 明显质量问题的货物，如为散货，要求船长必须监督水尺检验的准确性。2. 指定装港代理： 将船舶规范与合同主要条款发给几家代理公司，咨询预计港口使费与港口一般情 况（港口概况、是否压港、是否有吃水限制、近期节假日安排、装货效率、天气 情况等） 。在得到港使费报价后，参考报价、公司实力、可信任度等因素指定一 家作为装港代理。如果是租家指定的代理，则也要同时另询几家代理的报价，并 参考几家报价将租家指定代理的报价谈到合理的水平。定代理前，港口使费要通过主管同意。 同时，对代理公司进行整理归纳，并做出评价，争取每个港口有至少 2 家稳定可 靠

7、的代理为我们服务。3. 查备货情况： 合同定好后，第一时间向租家索要发货人的联络方式，让装港代理直接联络发货 人，查询货物备妥时间及地点，以及货物是否还存在信用证或出口许可等其他方 面的麻烦，拿到盖有海关放行章的 SHIPPING ORDER 后基本可以确定该货为实 货。对于货物未备妥或货物手续未办好而产生延滞损失的，应在发生半天后就制 作发票给租家，并每天做一份当天延滞损失的发票，若 96 小时内未支付，我司 有权取消该货并索赔损失。 (注意:此过程也许可以得知真正租家)4. 查港口情况： 每天跟代理要 LINE-UP, 即使港口没有提供，也要逼代理自己做一份，船到装 港前几天尤其要关注港口

8、作业船舶和靠离船舶的准确情况，到港前几天向代理 催要靠泊计划。对于港口压港严重，明显会产生高额滞期费的情况，要及时跟 租家沟通，让其做港口工作。滞期费已经产生半天后立即制作发票给租家，其 他操作同上。5. 证书的提供： 指定代理后，及时咨询代理所需的船舶证书，并尽早将证书传给代理以供其在 船舶到达装港前及时报关。6. 通报船舶动态： 将装港代理联络方式及时告知租家，并每天向租家和代理通报船舶动态。7. 监督和督促督促工作： 船舶到达装港锚地后，关注靠泊、开始装货、结束装货、开航情况。如果装率 定的是 CQD 的合同，要格外督促代理和发货人尽快装货。并在装货过程中跟船 长保持密切畅通的联络，随时

9、了解具体情况。8. 审核装船单据： 船从装港开出后，向代理要相关装货单据（提单、大副收据、舱单、积载图、 NOR、事实记录、理货报告等），并仔细地审核这些单据。如果与实际有出入或 不符时尽快通知代理进行更正。9. 运费回收： 根据大副收据上的货物数量与航次租船合同制作 INVOICE，并传给租家索要运 费。INVOICE 由主管签字后到财务处盖章。10. 签放提单： 根据租约（很讲信用的租家）或收到租家运费汇款或真实银行的水单之后，才 可考虑让代理签放提单。如果提单与大副收据不符或者大副收据上有批注，或者需要换单等情况，都需要租家或发货人的保函才可签发清洁提单或换单（根 据实际情况考虑是要发货

10、人的保函还是租家保函） 。无极特殊情况不可签发倒 签提单，预借提单更要完全杜绝。 正本保函要求代理及时寄回我司。课题：对于明显会因清洁提单产生纠纷或者收货人信誉很差（如越南收货人）的货物，在 不影响船舶在卸港靠泊的情况下，是否可以考虑将清洁提单的签发拖延，最好在船到卸港 前不签出清洁提单，而在卸港直接无单放货。同时，将合作过的有劣迹的收货人名单整理 归纳。11. 按排港使费： 尽量争取见实际单据再付款，除非代理坚持预付并会因此影响船舶离港的情况。 仔细审核港使费单据上的每一项，包括费率及计算是否有错。包干港使费跟实 际港使费单据一样，也必须要求代理出具正本港使费发票寄到我司。注意，每 一项费用

11、，必须有代理当时的书面报价为依据，口头报价不被认可。（三）卸港 1指定卸港代理： 将船舶规范与合同主要条款发给几家代理公司，咨询预计港口使费与港口一般情 况（港口位置、是否压港、是否有吃水限制、近期节假日安排、装货效率、天气 情况等） 。在得到港使费报价后，参考报价、公司实力、可信任度等因素指定一 家作为装港代理。如果是租家指定的代理，则也要同时另询几家代理的报价，并 参考几家报价将租家指定代理的报价谈到合理的水平。定代理前，港口使费要通 过主管同意。2航次指示： 有特殊原因卸港及卸港代理没有能在上一航次卸港给船长的情况下，通过北京 C 站发给船长或在装港以传真的形式发给装港代理，让代理转交给

12、船长。3单据的提供： 指定代理后，及时咨询代理所需的文件，并尽早将其传给代理以供其在船舶到 达卸港前及时办理船舶通关手续。4通报船舶动态： 将卸港代理联络方式及承运船舶动态及时告知租家，并每天向租家和代理通报 船舶动态。5查收货人： 将卸港代理的联系方式给租家，让收货人联系卸港代理或直接向租家索要收货 人的联络方式，通知给卸港代理让其联络收货人，查收货人的货物进口通关手 续是否及时办好。6细查港口情况： 每天跟代理要 LINE-UP, 即使港口没有提供，也要逼代理自己做一份，船到卸港前几天尤其要关注港口作业船舶和靠离船舶的准确情况，到港前几天向代理 催要靠泊计划。对于港口压港严重，明显会产生高

13、额滞期费的情况，要及时跟 租家沟通，让其做港口工作。滞期费已经产生半天后立即制作发票给租家，其 他操作同装港。7监督和督促卸货工作： 船舶到达卸港锚地后，关注靠泊、开始卸货、结束卸货、开航情况。如果卸率 定的是 CQD 的合同，要格外督促代理和收货人尽快卸货。并在卸货过程中跟船 长保持密切畅通的联络，随时了解具体情况。8. 卸货单据： 船从卸港开出后，向代理要相关卸货单据（NOR, 事实记录） 。 正本提单要求代理及时寄回我司。9. 放货安排： 我司收到全款运费后，若收货人持有正本提单，且我司与租家无滞期费等纠纷， 可以确认代理放提货单（D/O）给收货人。若收货人没有正本提单，需收货人提 供银

14、行保函，特殊情况如贸易为现金交易的，最好要到收发货人和租家的三方保 函。若与租家有滞期费纠纷且数额较大的,可以暂时扣货不放,作为我司的保障。 如果无法保证能扣住货物，则可以考虑不开舱卸货，通过法律途径解决：对于货 物手续未办好而产生延滞损失的，应在发生半天后就制作发票给租家，并每天做 一份当天延滞损失的发票，若 96 小时内未支付，我司有权滞留货物，对于卸完 货之前已产生了较大数额滞期费的，也应及时制作发票，必要时停卸，留置船上 剩余货物。10. 滞期费计算：除了之前提到的在装卸港的特殊解决方法之外，对于信誉好的租 家，可以根据合同中规定的时间将滞期费/速谴费/延滞损失在合同规定的时间 内计算

15、完毕，并将计算文件与装卸事实记录和 NOR 提供给租家，以供租家计 算，达成共识，并及时催要租家对滞期费的支付。11. 按排港使费：尽量争取见实际单据再付款，除非代理坚持预付并会因此影响船 舶离港的情况。仔细审核港使费单据上的每一项，包括费率及计算是否有错。 包干港使费跟实际港使费单据一样，也必须要求代理出具正本港使费发票寄到 我司。注意，每一项费用，必须有代理当时的书面报价为依据，口头报价不被 认可。12. 租家及相关客户回访.对合作过的租家、发货人、收货人保持密切联系，以维持长久合作关系。四、航次总结：1航次结束后，将本航次相关的所有往来文件打印留底，将所有应收回的正本 单据收回后，装订成

16、册。重要文件在服务器备份。操作在航次文件流程表 上填写并签字，并交主管签字，一并留存。2航次结束后一周内，操作将航次结算表或航运软件结算交给主管，主管审核后交给财务部，并应尽量在上交结算表后一个月内收集齐全相关正本单据，将 本航次封闭。3. 本航次结束后，尽快将关于船员工资的航次信息表提供给船员部，每月 16 日 前将上月开关舱、扫洗舱费信息表提供给船员部。4. 每月 5 日前注意财务部发来的上个月固定费用表格及船长收条，及时审核做账。5. 航次结算表中所做的本航次总结：1）实际日租金跟预计不同的原因.2）港口情况.3）代理工作及配合情况.4）租家或 BROKER 信誉及控制货源的详细情况.5

17、）本航次发生关于货物的纠纷等意外情况6）本航次非计划停泊情况及原因7）自己的想法及感受.五、下一航次的货： 在做本航次的同时,算出预计空出的时间,寻找下一航次的货物。市场好的时候， 不急于定货，可以在手中多谈一些货，在最后时刻选择最理想的货物，市场差 的时候，以早定货为原则，遇到日租金跟标准差距不大的货物应尽早定下来。六、每周例会制度：每周一召开本部门工作会议，流程为： 1. 各人上周工作完成情况。 2. 各人本周工作计划，主管可补充。 3. 在工作中遇到的问题，共同讨论。 4. 每周一个人提出一个学习方向。 5. 将本周工作计划、工作中的问题及探讨的结论做好会议记录并放到服务器留 存。七、学习制度：1. 目的：提升自身业务水平，提高工作效率。 2. 内容：航运基本业务，航运法规、惯例，案例等。 3. 方式：每人轮流在每周例会中提出一个学习方向，各人在一周时间内自行查 找相关资料学习。 4. 考核：每月末由主管出一套本月学习相关内容的试题，考核全部门职员。 5. 奖惩：月考核成绩与绩效考核挂钩。