岗位说明书编写说明.ppt

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1、岗位说明书编写岗位说明书编写说说 明明目 录细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 2 of 39第一部分：概念、重要性及用途第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第三部分：填写说明第四部分：工作安排第四部分：工作安排1.1 1.1 什么是岗位说明书什么是岗位说明书岗位说明书：是人力资源管理中最为重要的文件之一。是在工作分析基础上，对岗位信息、任职资格、职责、权限等进行描述的成果文件。细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6

2、322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 3 of 391.2 1.2 岗位说明书的重要性岗位说明书的重要性阐明在公司内谁应该负责什么工作有助于在职者了解该岗位的责任帮助管理阶层分析并改进公司的组织结构作为岗位评价、薪资调查以及建立薪资结构的基础细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 4 of 391.3 1.3 岗位说明书的用途岗位说明书的用途为公司人力资源规划、人员招聘及甄选、人员任用及配置提供依据；为企业薪资调查、薪酬结构调整、绩效评估提供依据；为企业做好员工培训与发展、职业

3、规划提供依据；为企业工作评价、职位分类、目标管理计划、工作流程分析、组织研究提供依据。细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 5 of 39目 录第一部分：概念、重要性及用途第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第三部分：填写说明第四部分：工作安排第四部分：工作安排细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 6 of 392.1 2.1 岗位说明书编写流程岗位说

4、明书编写流程编编写写流流程程资料分析汇总编制文档初稿讨论并修改形成文档上报开展工作分析细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 7 of 392.1 2.1 岗位说明书编写技巧岗位说明书编写技巧编编写写技技巧巧先将部门职能按预先设计的岗位进行分解，形成各岗位的职责模块在职责模块下列出所有具体的工作，每一工作可以遵循P、D、C、A的思路来编写。编写时注意动词的使用，如拟订不要写成制定、协助不要写成负责（详见后页）模块及模块包括的职责细则要完全穷尽 所有职责；模块之间、模块的细则之间都要相互独立细节决定成败，知识

5、改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 8 of 39目 录第一部分：概念、重要性及用途第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第三部分：填写说明第四部分：工作安排第四部分：工作安排细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 9 of 393.1 3.1 填写说明基本信息填写说明基本信息1/21/2岗位说明书中一律用仿宋岗位说明书中一律用仿宋5 5号字填写号字填写单位名称：公司全称

6、（与公章相一致）岗位名称：明确、具体，填写公司规范的岗位名称，不能使用含糊、通称之名称。隶属部门：岗位所在部门岗位定员：该岗位定员数细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 10 of 39直接上级：该岗位直接上级的岗位名称直接上级：该岗位直接上级的岗位名称直接下属：该岗位直接下属的定员数直接下属：该岗位直接下属的定员数工资等级：留空白，由人力资源部门填工资等级：留空白，由人力资源部门填岗位代码：岗位代码：按照岗位编码规则（附件）自按照岗位编码规则（附件）自行编制行编制批准人：留空白，由人力资源部门填批准人：

7、留空白，由人力资源部门填批准日期：留空白，由人力资源部门填批准日期：留空白，由人力资源部门填3.1 3.1 填写说明基本信息填写说明基本信息2/22/2细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 11 of 393.2 3.2 填写说明岗位工作概述填写说明岗位工作概述1/31/3 工作概述是说明该岗位在整个组织中的地位和作用，在什么样的范围内行使自己的职责，概括性的表述该职位的工作职责，通常用以下方式撰写：为为了了(目的目的)结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务.在在(范范围围内内)政策、原理、准则

8、、制度、日常监督.做什么做什么(动动作作/行行为为)组织、指导、推荐、计划、操作活动细节决定成败，知识改变命运！人力资源部 tel:0971-6322906 fax：2230 E-mail:qhly_ page 12 of 393.2 3.2 填写说明岗位工作概述填写说明岗位工作概述2/32/3也可以撰写为：在在(范范围围内或内或约约束条件下束条件下)政策、原理、准则、制度、日常监督.做什么做什么(动动作作/行行为为)组织、指导、推荐、计划、操作活动已达到已达到(目的目的)结果、市场占有率、利润、销售额、数量、质量、服务.3.2 3.2 填写说明岗位工作概述填写说明岗位工作概述3/33/3举例

9、：例一：营销总监例一：营销总监 目的：为了完成销售额、实现利润及获得市场占有率，范围：在公司的营业发展方向和产品政策指导下，包含动词的主要工作活动：制定营销策略，建立和维护营销部门的组织结构，提高部门绩效，完善服务质量。例二：分厂厂长例二：分厂厂长 约束条件：根据公司的生产计划安排，包含动词的主要工作活动：管理和调配工厂的全部设施，目的或结果：以按照质量标准的要求，在一个安全的工作环境下生产预定的产量。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责1/141/14编写原则：编写原则：PDCA原则原则P P（PlanPlan）-计划，确定方针和目标，确定活动计划；计划，确定方针和目

10、标，确定活动计划；D D（DoDo）-执行，实地去做，实现计划中的内容；执行，实地去做，实现计划中的内容；C C（CheckCheck）-检查，总结执行计划的结果，注意效果，找检查，总结执行计划的结果，注意效果，找出问题；出问题；A A（ActionAction）-行动，对总结检查的结果进行处理，成功行动，对总结检查的结果进行处理，成功的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总的经验加以肯定并适当推广、标准化；失败的教训加以总结，以免重现，未解决的问题放到下一个结，以免重现，未解决的问题放到下一个PDCAPDCA循环。循环。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责2

11、/14编写原则：编写原则：PDCA原则原则原则原则职责模块职责模块职责细则职责细则备注备注P生产计划编制生产计划编制根据销售计划和生产能力制定根据销售计划和生产能力制定 3 个月滚动生产计划个月滚动生产计划根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协加工计划根据公司外协规定，生产能力及品质要求等制定外协加工计划分析物料需求量，并编制物料需求表分析物料需求量，并编制物料需求表D计划跟进计划跟进跟进采购进度，确认采购的交货期跟进采购进度，确认采购的交货期跟进外协加工进度，确认外协加工交货期跟进外协加工进度，确认外协加工交货期检查生产进度，分析和预测生产计划的完成情况，并及时向部门经理汇检查生产进

12、度，分析和预测生产计划的完成情况，并及时向部门经理汇报报C计划调整计划调整召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案召开生产协调会，检讨生产计划，制订应对方案根据调度指示修订生产排期根据调度指示修订生产排期跟进、检查有关生产排期决议的执行情况跟进、检查有关生产排期决议的执行情况A培训培训协助部门经理制定培训计划协助部门经理制定培训计划组织相关人员编写培训课程、教材组织相关人员编写培训课程、教材组织安排培训并跟进培训的实施组织安排培训并跟进培训的实施评估培训效果评估培训效果3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责3/14编写技巧：编写技巧：描述方式和用语关系到工作说明书的质量

13、描述方式和用语关系到工作说明书的质量 标准的工作职责描述格式应该是：标准的工作职责描述格式应该是：“动词名词结果动词名词结果”。动词：参照工作职责动词使用规范表；动词：参照工作职责动词使用规范表；名词：表示该项任务的对象，即工作任务的内容；名词：表示该项任务的对象，即工作任务的内容；结果：表示完成此项工作所要实现的目标，可用结果：表示完成此项工作所要实现的目标，可用“确保、确保、保证、争取、推动、促进保证、争取、推动、促进”等词连接。等词连接。例：人力资源部经理：例：人力资源部经理：“组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证组织制定人力资源战略和人力资源规划，保证为公司的发展战略提供有效的人力

14、资源支持为公司的发展战略提供有效的人力资源支持”。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责4/14表述要领：表述要领：准确使用描述行为的动词以明确角色；准确使用描述行为的动词以明确角色；揭示工作流程以及信息的流向；揭示工作流程以及信息的流向；指明工作活动的目的或所要产生的结果。指明工作活动的目的或所要产生的结果。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责5/14动词的使用：动词的使用：岗位职责动词使用规范表岗位职责动词使用规范表层级层级管理管理职责职责业务职责业务职责决策层主持、制定、筹划、指导、督管、协调、委派、考核、交办审核、审批、批准、签署、核转管理

15、层组织、拟定、提交、制定、安排、督促、布置、提出编制、开展，考察、分析、综合、研究、处理、解决、推广执行层策划、设计、提出、参与、协助、代理编制、收集、整理、调查、统计、记录、维护、遵守、维修、办理、呈报、接待、保管、核算、登记、送达3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责6/14动词的使用：动词的使用：亦可扩展使用以下动词：负责负责 制定制定 批准批准 审阅审阅 准备准备 提出提出 建议建议 检查检查 开发开发 指导指导 评估评估 编制编制实施实施 审定审定 监督监督 审批审批 指导指导 接待接待 走访走访 收集收集 确保确保 审核审核 制定制定 编写编写承担承担 拟订拟

16、订 办理办理 草拟草拟 计算计算 统计统计 督促督促 起草起草 购买购买 检测检测 决定决定 建议建议分析分析 设计设计 回答回答 汇总汇总 报告报告 安排安排 研究研究 建立建立 参与参与 核对核对 抄写抄写 传送传送确认确认 提供提供 确定确定 考查考查 总结总结 协助协助 布置布置 调查调查 完成完成 巡查巡查 预测预测 修改修改保持保持 汇报汇报 发放发放 验收验收 整理整理 保管保管 登记登记 签订签订3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责7/14动词的使用：动词的使用：从PDCA角度划分P和D角度:指挥 编制 草拟 指导 接待 执行 组织 落实 收集 建立 实

17、施 计算C的角度：检查 监控 监督 督导A的角度：解决 纠正 改进 改良 改善 3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责8/14注意事项：注意事项：使使用用的的词词语语必必须须非非常常清清晰晰，以以保保证证使使用用该该岗岗位位说说明明的的人人能正确理解所说明的内容。能正确理解所说明的内容。模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。模糊不清或有各种理解的词语应避免使用。例例如如“进进行行”、“开开展展”、“做做好好”、“处处理理”等等动动词词没没有有具具体体指指出出工工作作的的具具体体内内容容。对对于于“尽尽可可能能多多的的”、“典典型型的的”、“复复杂杂的的”、“困困难难的的”

18、一一类类的的形形容容词词，不不同同的的人人会会有有不不同同的的理理解解。如如 ：抓抓好好企企业业文文化化建建设设，营营造造积积极极向向上上、团团结结奋奋进进的的氛氛围围，增增强强企企业业的的凝凝聚聚力力和和竞竞争争力力；反反映映青青年年的的要要求求和和呼呼声声，维维护护青青年年的的合合法法权权益益；做做好好安安全全保保卫卫工工作作；尽尽可可能能多多地收集市场信息。地收集市场信息。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责9/14注意事项：注意事项：尽尽量量避避免免使使用用“负负责责+动动词词”的的表表述述方方法法，“负负责责”一一词词要要慎慎用用。例例如如，“负负责责组组织织

19、”，“负负责责组组织织领领导导”、“负负责责提提出出”一一类类的的表表述述就就不不规规范范的的，应应当当直直接接表表述述为为“负负责责”、“组织组织”、“提出提出”。如如：组组织织公公司司年年度度经经营营管管理理会会议议；组组织织质质量量管管理理体体系系 ISO9001 ISO9001 的内部审核工作。的内部审核工作。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责10/14注意事项：注意事项：以下动词可以和其他动词搭配使用：以下动词可以和其他动词搭配使用：组织、协助、配合、参与，组织、协助、配合、参与，例如，例如，“组织制定组织制定”、“配配合制定合制定”、“参与制定参与制定”。

20、如如 ：组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在组织对现场情况的调查，协助解决生产过程存在的问题。的问题。3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责11/14注意事项：注意事项：尽量以动词开头尽量以动词开头原表述原表述修改后的表述修改后的表述对分公司提交的需求计划表进行审核审核分公司提交的需求计划表客户分类标准的制定制定客户分类标准将各制造部退回的余料入库保留原表述（非及物动词一般不以动词开头）3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责12/14注意事项：注意事项：用语要简洁用语要简洁原表述原表述修改后的表述修改后的表述实施积压库存的处理处理积压库存同销售

21、公司财务部指定人员一起定期盘点库存，并出具盘点表配合财务人员盘点库存，并出具盘点表每半年主持一次生产系统管理制度的修订、将新修订的管理制度下发定期组织生产系统管理制度的修订、并下发3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责13/14其他说明：其他说明：每个岗位只需撰写一份岗位说明书每个岗位只需撰写一份岗位说明书 ，如果工作职责，如果工作职责 70%70%以上发生重叠且没有以上发生重叠且没有10%10%以上的显著不同，则可视为同一种以上的显著不同，则可视为同一种岗位；岗位；从事同一种岗位的多个人可共用同一份岗位说明书，从事同一种岗位的多个人可共用同一份岗位说明书，而不用一人一份

22、。而不用一人一份。工作职责最好工作职责最好8-158-15条，占工作内容条，占工作内容 5%5%以下的工作以下的工作职责可不必填写；职责可不必填写；3.3 3.3 填写说明工作内容和职责填写说明工作内容和职责14/14其他说明：其他说明：在岗位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不在岗位说明书中应当使用客观的描述性词汇，最好不要用过多的体现规范性要求的形容词；要用过多的体现规范性要求的形容词；最终的岗位说明书所描述的内容是该岗位应当承担的最终的岗位说明书所描述的内容是该岗位应当承担的责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容；责任，而不是某个人当前实际承担的工作内容；在岗位说明书中不应包括任职

23、者个人的优点或缺点等在岗位说明书中不应包括任职者个人的优点或缺点等诸如此类的信息；诸如此类的信息；在临时性项目小组中工作的人不需撰写岗位说明书。在临时性项目小组中工作的人不需撰写岗位说明书。3.4 3.4 填写说明关键考核指标填写说明关键考核指标1/1 根据工作职责对其工作完成情况的基本评价。根据工作职责对其工作完成情况的基本评价。尽量做到既全面，又要表达简洁。尽量做到既全面，又要表达简洁。基本格式为：在基本格式为：在工作中，达到工作中，达到效果效果 或，或，工作的结果如何（可量化的尽可能量工作的结果如何（可量化的尽可能量化）。化）。3.5 3.5 填写说明岗位任职资格填写说明岗位任职资格1/

24、41/4 任职资格是本岗位对人的最低要求，是对任职者需具备任职资格是本岗位对人的最低要求，是对任职者需具备的最低要求，不是针对现职人员的要求；其作用是为岗位价值的最低要求，不是针对现职人员的要求；其作用是为岗位价值评估、人员招募、培训开发的提供重要依据，岗位说明书中的评估、人员招募、培训开发的提供重要依据，岗位说明书中的任职资格条件具有牵引和导向功能。任职资格条件具有牵引和导向功能。学历：初中、中专、高中、大专、本科、研究生等，对学历：初中、中专、高中、大专、本科、研究生等，对学位有特殊要求的，在学历后面紧跟学位；学位有特殊要求的，在学历后面紧跟学位；专业：岗位对专业有特殊要求，则注明，否则填

25、不限；专业：岗位对专业有特殊要求，则注明，否则填不限；年龄、性别：特殊岗位对年龄或性别的特殊要求，若无，年龄、性别：特殊岗位对年龄或性别的特殊要求，若无，则填写则填写“不限不限”；3.5 3.5 填写说明岗位任职资格填写说明岗位任职资格2/4 业务知识：如业务知识：如“具有经济学基础知识具有经济学基础知识”或或“电路知识电路知识”等；等；技能要求：技能要求：专业技能，如会计证、律师证、特种作业上岗证、计算专业技能，如会计证、律师证、特种作业上岗证、计算机、英语等级证书等；机、英语等级证书等；通用技能，注明本岗位所需的能力素质要求，主要包括通用技能，注明本岗位所需的能力素质要求，主要包括决策能力

26、、计划或策划能力、组织与协调能力、研究和分析能决策能力、计划或策划能力、组织与协调能力、研究和分析能力、创新精神、沟通能力、学习能力、文字和语言表达能力，力、创新精神、沟通能力、学习能力、文字和语言表达能力，结合本岗位实际进行选择。对各种能力的要求程度一般分为结合本岗位实际进行选择。对各种能力的要求程度一般分为5 5个个档次，即较弱、一般、较高（强）、很高（强）、极高（强），档次，即较弱、一般、较高（强）、很高（强）、极高（强），语言组织上可力求精练。如：语言组织上可力求精练。如：“应具备较强的协调能力、处理应具备较强的协调能力、处理人际关系的能力人际关系的能力”、“应具备较强文字表达能力应具

27、备较强文字表达能力”等。等。3.5 3.5 填写说明岗位任职资格填写说明岗位任职资格3/4 工作经验要求：工作经验要求：同行业工作经验，如：电力行业管理行业工作同行业工作经验，如：电力行业管理行业工作2 2年以上；年以上；同岗位工作经验，如：从事财务经理岗位工作同岗位工作经验，如：从事财务经理岗位工作2 2年以上；年以上；其它特定公司的工作经验，如：其它特定公司的工作经验，如：2 2年以上年以上行业工作经行业工作经验等；验等；专业技能所必需的工作磨练，如：专业技能所必需的工作磨练，如：2 2年以上财务或证券或年以上财务或证券或人力资源工作经验等。人力资源工作经验等。大多为以上的结合大多为以上的

28、结合:具有具有2 2年以上电力行业财务经理工作经年以上电力行业财务经理工作经验。验。3.5 3.5 填写说明岗位任职资格填写说明岗位任职资格4/4 培训要求：分两部分，一部分为本岗位上岗前应参加培训要求：分两部分，一部分为本岗位上岗前应参加的培训；另一部分为在本岗位每年需参加培训课时的最低的培训；另一部分为在本岗位每年需参加培训课时的最低要求。要求。职业资格要求：本岗位职称、技能等级最低要求。职业资格要求：本岗位职称、技能等级最低要求。3.6 3.6 填写说明工作关系填写说明工作关系1/11/1 纵向关系内部所受监督、所施监督情况；纵向关系内部所受监督、所施监督情况；横向关系内、外部的合作、联

29、系情况。横向关系内、外部的合作、联系情况。3.6 3.6 填写说明工作时间填写说明工作时间1/1 主主要要注注明明该该岗岗位位上上班班时时间间以以及及是是否否需需要要加加班班加加点点等等。如如：正正常常班班、四四班班三三运运转转，经经常常需需要要加加班班加加点等。点等。3.6 3.6 填写说明工作环境填写说明工作环境1/1 主主要要说说明明本本岗岗位位工工作作地地点点、使使用用工工具具或或设设备备、危危险险性性等等。其其中中危危险险性性中中必必须须注注明明有有无无危危险险、环环境境污污染和职业病危险等。染和职业病危险等。目 录第一部分：概念、重要性及用途第一部分：概念、重要性及用途第二部分：岗位说明书编写流程第二部分：岗位说明书编写流程第三部分：填写说明第三部分：填写说明第四部分：工作安排第四部分：工作安排4 4 工作安排工作安排 工作内容：工作内容：各试点单位编写所有岗位说明书各试点单位编写所有岗位说明书编写责任人：编写责任人：各试点单位人事部负责人各试点单位人事部负责人时间要求：时间要求：联系方式：联系方式：太阳每天都是新的，愿我们拥有一个更美好的开始！谢 谢！