《时间管理技巧》PPT课件.pptx

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1、时间管理技巧时间管理技巧北京酷人通讯科技有限公司北京酷人通讯科技有限公司时间管理简介时间管理简介目目 录录时间管理的现状评估时间管理的现状评估提升效率的主要理论提升效率的主要理论时间管理技能提升时间管理技能提升制定时间计划制定时间计划计划执行技巧计划执行技巧小组演练小组演练认识时间时间管理的概念时间管理简介时间管理简介时间管理的理论发展认识时间：认识时间：时间尺游戏你的时间足迹在哪里？时间仅仅是：时间仅仅是：l太阳、月亮的运行规律、日晷、沙漏？l机械表、电子石英表上的指针和数字？认识时间认识时间对于对于个人而言：个人而言：l人生就是时间，时间是不存在的，只有经历（个人的时间足迹）是存在的；l能

2、够把握住时间的价值，就是把握了人生的价值；l时间包含在人与事务中。时间作为一种特殊的资源，具有如下独特性：时间作为一种特殊的资源，具有如下独特性：l供给毫无弹性：时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，无法开源；l无法蓄积：时间不象人力、财力、物力和技术可以被积蓄、储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，无法节流；l无法取代：任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动不可缺少的基本资源。可以说，世上任何一件事情都离不开“时间”；l无法失而复得：时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人

3、都无力挽回，正所谓“一寸光阴一寸金，寸金难买寸光阴”。认识时间认识时间可以改变的才适合可以改变的才适合管理管理，因为时间本身的特点，我们发现：，因为时间本身的特点，我们发现：l时间本身不能改变也不能管理（自然规律）；l可以改变的是自己的思想、行为、习惯最有效的是改变思想。时间时间管理其实是管理其实是：l资源管理：将资源合理配置，让合适的资源在合适的时间点出现在合适的位置；l自我行为的管理：把事情很快地做完，叫做效率；把事情很快又很对地做完，叫做效能；l提高时间资源的使用效率事前规划和长期计划时间管理时间管理 时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续线时间是串起过去、现在及未来的无数事件的连续

4、线构成时间的基本元素是事件构成时间的基本元素是事件 时间管理的关键在于控制事件时间管理的关键在于控制事件 事件经由选择事件经由选择 选择以价值为基础（排列优先顺序）选择以价值为基础（排列优先顺序）适当适当地掌控事件可以提升较高的效率，并获得内心的平地掌控事件可以提升较高的效率，并获得内心的平和。和。时间管理时间管理 过去、现在、未来过去、现在、未来过去、现在、未来过去、现在、未来 昨天是一张已被注销的支票；昨天是一张已被注销的支票；明天则是一张远期的本票；明天则是一张远期的本票；今天则是随时可运用的现金，善用智慧，今天则是随时可运用的现金，善用智慧，善用它吧善用它吧！自然法则自然法则时间管理时

5、间管理学习时间管理的意义学习时间管理的意义l时间管理是职业成功的源泉l适应快鱼吃慢鱼的社会l提升自我面对变化的能力l增加给自己“充电”的时间l增加放松自己的时间时间管理时间管理时间管理的作用时间管理的作用l时间是有效地应用资源，时间管理可以帮助我们减少对时间的浪费，抛弃陋习、引进新的工作方式和生活习惯（如订立目标、妥善计划、分配时间、权衡轻重、权力下放）从而通过自我约束、持之以恒、事半功倍地取得个人重要的目标。l即使是一些简单的时间管理技术都可以增强个人的工作效率，事实上，时间的重要目的并不是将个体束缚于工作，而是帮助个体创造更多的休闲时间，用来表达个性的所有方面，并欣赏他人的创造性和艺术的表

6、达。l时间管理本身只是手段，而绝不应成为目标，学习时间管理只是希望大家使用一个时间工具，在短时间内重新安排各项工作的重要性，改掉无效的工作习惯，它不应该是天天都要使用的管理个体的工具，如果是这样，时间管理就会成为我们提高工作效率的枷锁，必须打破才能重新关注人类的基本价值：健康与幸福。时间管理时间管理时间管理的历程用 完consume用 好utilize用 对right时间管理的理论发展时间管理的理论发展传统的时间管理理论：传统的时间管理理论：第第一代理论：一代理论：着重利用便条和备忘录，在忙碌中调配时间与精力。第二第二代理论：代理论：强调行事历与日程表，反映出时间管理以注意到规划未来的重要。第

7、第三代理论三代理论：强调优先顺序的观念，依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日设定实现目标的计划，将有限的时间，精力加以分配，争取最高的效率。第四代时间管理理论第四代时间管理理论：主张关键不在于时间管理，而在于个人管理，把重心放在维持产出与产能的平衡上。l重要的事先做，兼顾重要性与急迫性l 讲求多方面平衡l 改变思想而非改变行为时间管理的理论发展时间管理的理论发展第一代时间管理理论是备忘录型第一代时间管理理论是备忘录型主要目的在于提醒人们切勿遗忘，管理工具为简要的备忘录及查核表。备忘录型管理一方面主张顺其自然，另一方面也会追踪时间的安排。主要特色就是写纸条并随身携带，忘了就把它拿出来翻一下。

8、一天结束后，完成的事情，就可以在备忘录上划掉，否则就要增列到明天的备忘录上。备忘录型时间管理的优点是：l重要的事情变化时应变力很强，顺应事实，便于追踪那些待办事项；l没有压力，或者压力比较小。备忘录型时间管理的缺点是l没有严整的组织架构，忽略整体性的组织规划；l比较随意，所以往往会漏掉一些事情。时间管理的理论发展时间管理的理论发展第二代时间管理理论是记事簿型第二代时间管理理论是记事簿型第二代时间管理理论强调“规划与准备”，特色是记事簿。这种管理方式的特点是制定时间表，记录应该做的事情，表明应该完成的期限，注明开会的日期等。第二代理论强调效率手册和日程表，其管理工具为工作清单。这种时间管理模式的

9、优点是：（1）追踪约会以及应该做的事情；（2）通过制定的目标和规划完成的事情达成率比较高。这种时间管理模式的缺点是：容易产生凡事都要安排的习惯，找不到思考的空间。时间管理的理论发展时间管理的理论发展第三代时间管理理论是第三代时间管理理论是ABCABC分类时间管理法分类时间管理法著名管理学家科维（Cover，1989）：把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行划分，基本上可以分为四个“象限”：l紧急又重要：如人事危机、客户投诉、即将到期的任务、财务危机等l重要但不紧急：如建立人际关系、新的机会、人员培训、制订防范措施等l紧急但不重要：如电话铃声、不速之客、行政检查、主管部门会议等l既不紧急也不重要

10、：如客套的闲谈、无聊的信件、个人的爱好等时间管理的理论发展时间管理的理论发展紧紧 急急不紧急不紧急重重 要要不不重重要要 干扰、电话干扰、电话 信件、报告信件、报告 会议会议 迫在眉睫的事迫在眉睫的事 符合别人期望的事符合别人期望的事 做规划、计划做规划、计划 人际关系的建立人际关系的建立 准备工作准备工作 预防措施预防措施 提升自己的能力提升自己的能力 抓住新抓住新机会机会 忙碌琐碎的事忙碌琐碎的事 广告函件广告函件 电话电话 逃避性活动逃避性活动 闲聊天闲聊天 紧急状况紧急状况 迫切的问题迫切的问题 限期完成的工作限期完成的工作 计划好的会议计划好的会议第四代时间管理理论罗盘理论第四代时间

11、管理理论罗盘理论第四代时间管理与以往截然不同，它根本否定名词“时间管理”，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。罗盘理论被引入用到时间管理之中形象地说明生活中每一次选择和每一步行动都将导致个体是更加远离或者更加接近于我们的目标。罗盘理论认为：与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。罗盘理论的原则是以人为本，强调目标高于手段，效果高于效率。该理论认为，时间管理应该体现自然法则，即个体或组织的行动是否迅速、是否完美、是否有效率都不重要，重要的是行为本身是否接近未来的目标，个体或组织努力的方向是否正确。这种时间管理法超越了传统上追求更快、更好、更有效率的观念，它不是换一个

12、时钟，而是提供一个罗盘，强调方向对是最重要的。怎么走，不是求快，而是向未来的目标接近。时间管理的理论发展时间管理的理论发展时间管理能力的负面表现时间管理能力的正面表现时间管理的现状评估时间管理的现状评估时间管理能力的高低强弱也许可以从其反面得到更好地反应和印证。理解时间是如何被错误管理的就更容易了解在时间管理中需要改变什么，不需要改变什么。常见的消耗时间的错误表现有：目标不清、患得患失、精力不集中、拖延、躲闪、过早放弃和过度追求完美。时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现一、目标不清一、目标不清孔子说过：吾十有五而志于学，三十而立，四十而不惑，五十而知天命，六十而耳顺，七十从心所欲不逾矩

13、。心理学家埃里克森认为：青春期过后，健康发展的个体就能克服角色混乱，形成良好的自我统一性。由以上，我们认为：健康发展的个体在20或者30岁就能从迷惑走向定向。但以中国的教育现状我们不难发现，学生在入大学之前的自我可控时间微乎其微，他们的目标非常明确：上大学。在这个明确的目标指导下，个体行为目标明显，而上大学甚至持续到上班之后，自我可控时间显著增加的同时却丧失了明确的、可以获取自己及重要他人共同认定的行为目标，个体出现从定向到迷惑的逆向过程。如果个体不知道自己要做什么，时间管理就完全没有意义，不能朝向一个目标发挥自己的潜能和精力也许是时间管理中的最大错误。二、患得患失二、患得患失患得患失往往导致

14、个体在时间管理上犹豫不决。犹豫不决往往意味着无法一鼓作气完成一项任务，忽东忽西的转换制约了个体潜能的释放，并增加了个体的惶惑和紧张，无所适从。患得患失的后果不只局限于个体范围，这种“场”会影响组织和团体的效率。患得患失可能来自于许多心理因素，如职工加班：一方面，员工希望自己的上司认可自己的工作态度，并由此获取提升、加薪的机会；另一方面，处于功利的考虑，因为无法确定自己将来到底能否获取成功，他们又不愿意为工作投入太多时间（家里孩子还需要照顾）、精力（很多私人事件没有精力思考和应对）和金钱（加班而增加的交通、饮食等金钱消费）。也就是说，来自生活其他部分的压力损害了个体做决定的能力、他们或者对工作缺

15、乏兴趣、没有积极工作的内部动机，或者担心错误决定造成的损失，缺乏做出一个正确决定所需的信息。这些都可能促使个体即使加班也不能一心一意，而不加班也不能充分享受自己的业余时间，而对于加班时的工作内容价值不再仔细考虑，而象鸵鸟一般，将头埋到沙子里，对特定事情予以忽视，不再积极应对，成为有效时间管理的隐性杀手。时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现三、精力无法集中三、精力无法集中精力无法集中的个体往往同时想做很多事情，对即将发生的事情殚精竭虑，面对千头万绪不知从何开始，对当前工作的投入浅尝辄止，时刻准备放弃。有研究表明，工作人员常常受到各种事务的干扰，一般的管理者平均每8分钟被打断一次。对复杂的

16、工作效率影响最大的就是无法集中精力，如计算机程序编制、论文写作都需要大块的时间保证思维的流动和连续，工作步入正规前的启动时间需要较长，不断的中断必然导致需要更多的附加时间重新定位和启动。事实上，被干扰导致的精力无法集中并非完全不可避免，有些中断可以由自己的行动防止，这里就以最为典型的“电话干扰”进行分析。时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现四、拖延四、拖延拖延是一种十分常见的心理现象，人们或多或少地存在拖延行为，这种拖延行为导致诸多不良后果。最早研究拖延现象的学者关注拖延带来的消极情绪体验，认为拖延是指不必要地推迟任务以至于体验到主观不适感的行为，现在的研究者更多强调拖延行为的认知因素

17、，认为拖延是把该做的事情推后的非理性倾向；也有人将拖延概念化为一种自我设限行为，它指延期开始或当任务的最后期限即将来临时，个体仍缺乏执行任务的时间投入。2007年，Steel对推延的概念和性质进行了系统的梳理，将拖延定义为：尽管预见到该行动会因推迟而变糟，也自愿地推迟开始或完成某一计划好的行动。该定义强调了拖延的三个特征：（1）拖延是一种自愿的行为，既不是胁迫的不得己行为，也不是因为突发事件而导致的客观延误；（2）拖延是将已经计划好的行动推后，具有回避性，拖延者不愿开始或完成己经打算做的事情；（3）拖延是一种非理性的行为，尽管没有适当的理由且会造成不利的后果，个体还是会选择拖延时间管理能力的负

18、面表现时间管理能力的负面表现四、拖延四、拖延拖延的危害：不急的事情一经拖延之后往往变成紧急的事情拖延的克服办法：l养成速战速决的习惯；l各个击破：将事情分割成若干小块任务，快速的完成每一块任务；l改变思维方式：这件事虽然很困难，但是它非作不可，因此就立即做完它，以便尽早忘掉；l避免过分追求尽善尽美；l进行成本效益分析，快速完成最关键的部分；l制作工作平衡表时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现五、逃避五、逃避还有些人总是以表面的忙碌掩盖自己的拖延，这时我们往往将其称为逃避。例如一个人总是找人聊天哪怕是假装聊与工作有关的事情、总是阅读不需要读的数据和报纸、沉迷于琐碎的事情、不断清理办公桌或

19、文件、一遍一遍的书写信件或者备忘录，逃避其他不愿意做的工作或者某件事情。拖延是浪费时间的重要因素，很多人在有紧迫的时间限制时，总能找出完成工作的办法；而当时间充裕时，却很容易变得拖沓和效率低下。对此，要给自己规定最后时限，并实行自我约束。持之以恒地坚持能克服拖延等弊病。对员工也可以推行该制度，在组织内部推行“限时办事制”，规定相关人员在限定时间内报告处理结果。时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现六、完美主义六、完美主义习惯性拖延、逃避有时也和完美主义有关。在生活、工作中寻求完美并没有错，但理想到过分的程度就是个问题。心理学研究认为，完美主义是一种稳定的内在人格特质，其核心特征是：一方面

20、为自己设定高标准；另一方面是在达不到自己设定的标准时又不断地进行自我挫败和自我批评，总觉得自己做的不够好、对自己的表现不满意。而积极的完美主义者在努力成为第一的过程中，会产生满意感，而神经症性完美主义者则是无论做的多好，都觉得做的不够，因此不会产生满意感。为了避免失败，个体可能会采取包括拖延、躲避等消极行为避免行为的执行，从而避免对自身行为结果的评价。时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现七、事必躬亲七、事必躬亲l韩非子八经：下君，尽已之能中君，尽人之力上君，尽人之智l诸葛亮凡事必亲躬，后来过劳而死；l为何事必躬亲？因为怕部属取代不放心部属，不信任部属要求标准过高时间管理能力的负面表现时

21、间管理能力的负面表现八、有求必应八、有求必应有求必应的表现为面对请托基本不予拒绝，花费太多时间，时间不够会牺牲第二项。不好意思拒绝请托的原因接纳请托比拒绝请托容易担心触怒请托者想要做广受爱戴之好人不知如何拒绝他人之请托每個人都有一個好朋友,，叫“施小惠”，可以适当地拒绝。受人尊敬重要，还是受人欢迎重要？时间管理能力的负面表现时间管理能力的负面表现一、能够通盘考虑一、能够通盘考虑德国时间管理专家罗塔塞维特认为，单一的时间管理方法无效，时间管理不仅仅是日常事务的安排和处理，还应包括更广泛的层面，如积极的人生规划、构思个人的生活愿景、制定具体的生活目标以及成功发展的途径和策略等。真正会利用时间的管理

22、者不是把大量时间用在忙乱的工作上，而是用在构思、拟订计划上。有人提出有效的时间管理系统都包含以下五个步骤：1、明确你的价值观；2、确定你的目标；3、对你的目标按优先级排序；4、明确你的任务；5、对任务按优先级排序。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现一、能够通盘考虑一、能够通盘考虑从另一个层面讲，时间管理不仅仅是个人的事情，更是组织层面的事情。组织内部工作彼此关联，领导者和下属之间以及下属与下属之间的时间管理相互制约。“时间块”原理告诉我们，应把一天的时间尽量合理地分成完整的时间块，在每个时间块中都只专心做一件事情，尽量排除干扰，否则就会出现所谓的“锯齿效应”。而重新开始工作就意味着需

23、要额外的时间再一次准备和熟悉，大大降低工作效率。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现二、要事优先二、要事优先1879年，意大利经济学家和社会学家威夫莱多帕累托（Vifredo Pareto）提出：社会财富的80%掌握在20%的人手中，而余下的80%的人只占有20%的财富。渐渐地，这种理论广泛应用于社会学和经济学中，并被称之为帕累托原则（二八原则）。时间管理也借鉴该原则指出：把80%的时间和精力花在20%真正重要的事情上，不但要努力工作，更要聪明的工作。要事优先首先需要解决一个优先权的问题。解决这个问题的最好方法是设置目标并定期评估目标，对于设置目标有几个基本的指导思想：1、建立清楚的、

24、可以达到的目标；2、确立每个目标的优先权；3、找出与目标有关的、可以在较短时间内进行的工作；4、确定完成较小工作的日期；5、即使是长期目标也要定期对目标进行重新评估。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现二、要事优先二、要事优先需要注意的是，个体应该将短期目标分为更实际的任务：1、每周应梳理可达到的、具体的目标，衡量这些目标为达到主要目标做出了什么贡献？2、每天应列出一个“要做事情”的清单，用以组织个人和职业时间。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现三、合理授权三、合理授权一个人要相信自己的同事，花很多时间处理自己不熟悉的事情非常不明智，对于领导者更是如此。真正有效的领导者都是懂

25、得用人的领导，他们总是明白一个人最能做些什么，善于发挥每个人的长处。授权而非揽权，减少事必躬亲。授权时应把完成一项“完整任务”所要求的责任和权力同时授出，任务明确、责任清晰，这样做既节省自己的时间，也调动下属的积极性，从而有利于提高整个组织的效能。高效的领导者还应遵循“例外管理”原则，即领导者只处理条例、规章中没有的例外事件，或者在执行计划出现大的偏差时才出面，对其他正常程序内的工作一概拒绝插手。这是领导者摆脱琐事缠身的有效办法。而且从公司发展上看，通过授权可以培养他人技术和能力，使他们今后能挑起工作重担，培养对整个公司有帮助的、有能力的员工。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现四、集

26、中注意力四、集中注意力集中注意力表现在两个方面：较长时间地将注意力集中在工作上，并坚持工作直到完成。对于正常成人，集中精力时间至少持续1个小时非常必要，集中时间过短不能提供思维联系性和节奏，对于工作、尤其是复杂工作极其不利；但物极必反，过长时间的专注也会导致疲劳、降低动机、大脑效率降低，长时间、高效工作的员工往往能够自觉调整工作内容，转换内容可以提高个体动机和兴趣。集中注意力并不仅仅是抓住每一分钟、每一秒钟。实际上，关键不在于是不是每分钟都在工作，而在于如何安排时间，时间是零散的还是整块的。在安排工作时，应当把类似的工作集中起来，以便消除重复的活动。所有对目标价值较低的例行公事都应该给予合并、

27、授权或降低到尽可能低的程度。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现五、遵守计划和灵活转化五、遵守计划和灵活转化在时间管理过程中，还需应付意外的不确定性事件。因为计划没有变化快，需为意外事件留时间。有三个预防此类事件发生的方法：1、为每件计划都留有多余的预备时间；2、努力使自己在不留余地，又饱受干扰的情况下，完成预计的工作。这并非不可能，事实上，工作快的人通常比慢吞吞的人做事精确些；3、另准备一套应变计划。帕金森定律告诉我们，工作常常会占据多于人们计划分配的时间，所以在时间管理过程中，还需要应付意外的不确定性事件，要为处理意外事件留出时间。个人的时间安排不要过满，应该有一定的机动性。一般来

28、说，只将时间的50%计划好就可以，其余的50%应当属于灵活时间，用来应对各种打扰和无法预期的事情。时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）案例：某分公司总经理的时间分配状况（作业时间分析）2002年我们对某公司总经理某周一的时间分配进行了实地调查，并作出分析和评估：他自行制定了当天的工作任务：l制定一周工作计划l进行质量控制l工作会议l电话l接待供应商的拜访l检查下属的工作状况l处理员工纠纷时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现 时间分配工作项目预测实际时间比例时间比例1、制定工作计划1801202、进行质量控制48303、工作会议7

29、21204、电话24425、接待供应商拜访24506、检查下属工作24307、处理员工纠纷2408、午餐24209、其它60100总计480512根据计划，他制定了时间分配计划并就实际使用情况进行了统计，如下表所示：时间管理能力的正面表现时间管理能力的正面表现提升效率的主要理论提升效率的主要理论一、一、6 6点优先工作制点优先工作制该方法是效率大师艾维利向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的。这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始，先全力以赴做好标号为“1”的事情，直到完成或完全准备好，然后再全力以赴地做标号为“2”的事，依此类推。该方法突

30、出反映了“要事优先”的时间管理理念。二、麦肯锡二、麦肯锡3030秒电梯理论秒电梯理论据说麦肯锡曾经丢掉过一个客户，原因是这个客户的董事长在电梯里碰到麦肯锡的项目经理，要求他利用电梯运行的短短30秒把项目结果说清楚，可怜的项目经理没有做到，客户因此放弃该项目。后来麦肯锡就要求员工要表达清楚，直奔主题，凡事要归纳在3条以内。这就是30秒电梯理论，或者电梯演讲。该方法突出反应了“简约性”特点，它是时间管理“最后受限原则”的极致表现。三、办公室美学三、办公室美学秩序是一种美，均匀、对称、平衡和整齐的事物给人一种美感，简洁就是速度，条理就是效率。简洁和条理也是一种美，是一种办公室的美学、工作的美学。办公

31、室美学需要体现在以下方面：1、物以类聚，东西用毕物归原处；2、不乱放东西；3、把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记；4、好记性不如烂笔头，要勤于记录；5、处理文件满足以下要求：（1）迅速回复；（2）迅速归档，以免文件弄乱或弄丢；（3）及时销毁。没用的文件要及时处理，以免继续浪费空间和时间。该方法可以帮助个体集中注意力，减少分心因素，从而提高工作效率。四、莫法特休息法四、莫法特休息法圣经新约的翻译者詹姆斯莫法特的书房里有3张桌子：第一张摆着他正在翻译的圣经译稿；第二张摆的是他的一篇论文的原稿；第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌，继续工作。类似于“

32、间作套种”种田方法，莫法特休息法通过改变工作内容，产生新的优势兴奋灶，抑制原来的兴奋灶，从而达到脑力和体力的调剂和放松。五、重要五、重要的事先做的事先做 “二八原则二八原则”20%20%80%80%A A：Activities Activities 活动活动活动活动 R:Results R:Results 结果结果结果结果 80%的价值来自20%的因子;其余20%的价值来自80%的因子。-意大利经济学家兼社会学家维弗列度.柏瑞图l区分事情重要与否的标准能直接为实现目标服务能为实现目标创造条件能为预防危机服务l二八原则举 例 说 明80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目

33、上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工五、重要五、重要的事先做的事先做 “二八原则二八原则”时间管理技能提升时间管理技能提升技能一：学会授权的技巧技能一：学会授权的技巧l授权的主要原则：目的明确因事授权，视能授权不能重复授权权与责相对应逐级授权单一隶属授权适度授权良好的沟通充分的信任和有效的控制技能一：学会授权的技巧技能一：学会授权的技巧l授权的错误理解：授权不是参与授权不是弃权授权不是授责授权不是代理职务授权不是工作分工技能一：学会授权的技巧技能一：学会授权的技巧l授权的七步骤：1、挑选你计划授权的

34、人（对他是不是一个成长的机会？）2、先做好计划3、与被授权者谈话，做授权谈话时，要按照下列原则：A、清楚说明期望达到的结果B、务使对方清楚了解规则与限制C、务使对方清楚了解评估与标准4、请他报告行动计划，注意聆听5、与对方复阅一遍整个计划，并得到你完全的同意6、支持他执行该计划7、保持正向的追踪，以确定达到期望的结果授权时让对方觉得这是一项新挑战！输入输入输出输出事必躬亲者事必躬亲者输入输入输出输出管理者管理者技能一：学会授权的技巧技能一：学会授权的技巧l授权的与个人管理技巧的关系：买回来：买回来：悬在半空中：悬在半空中：唯他是赖：唯他是赖：这样的说法，表示工作尚未授权出去。你这样的说法，表示

35、工作尚未授权出去。你仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个仍然在处理这些工作。如果你不赶紧想个办法，授权根本无法进展。办法，授权根本无法进展。这样的说法，授权的进展十分缓慢，也会这样的说法，授权的进展十分缓慢，也会拖延决策时间。你只做到部分授权而已。拖延决策时间。你只做到部分授权而已。这样的说法，清楚表示职责已完全转移。这样的说法，清楚表示职责已完全转移。你的授权已达成。你的授权已达成。技能一：学会授权的技巧技能一：学会授权的技巧l当你授权他人工作，你是否技能二：怎样拒绝外界的干扰技能二：怎样拒绝外界的干扰l用制度拒绝干扰l拒绝之前要倾听对方l拒绝之前不要使用挡箭牌l拒绝时保持和颜悦色l拒绝的态

36、度要坚决l拒绝中要争取主动l拒绝时要避免争吵l拒绝时对事不对人l拒绝后提出建设性的意见l可以安排专人拒绝外界的干扰技能二：怎样拒绝外界的干扰技能二：怎样拒绝外界的干扰根据一项调查统计，如果你平均每8分钟被打扰一次，你的工作会不断的被启动、冷却、启动、冷却。在这种情况下安排封锁时间，你将可以在开始工作后持续下去而无须重复无数次的开始及停止。l封锁时间的基本规则：1、不接听或打出电话2、不见访客也不拜访他人3、不做不需要的谈话及转移4、同事知道你封锁时间的时段及地点技能三：会议时间的管理技巧技能三：会议时间的管理技巧1、会前准备：l确定会议的必要性l确定会议目标l确定会议议题l确定会议参加者l选择

37、会议地点l准备必要的会议设备技能三：会议时间的管理技巧技能三：会议时间的管理技巧2、进行会议：l宣布会议开始l会议进行中主持l处理会议过程中的问题消极情绪两派意见对立全体保持沉默有人打岔技能四：高效的文件管理技巧技能四：高效的文件管理技巧l敢于扔掉废旧文件l分门别类管理文件l不要积压文件l不放无关物件，物品放在固定位置l让文件在面前只流通一次l下班前收拾办公室技能四：高效的文件管理技巧技能四：高效的文件管理技巧l从办公桌开始1、建立三到五个文件档案2、根据4D原则整理好所有东西3、把“立即做”的工作一件件处理完4、给待处理活动定下时间并相应存放文件资料5、每日清理桌面技能五：电话的时间管理技巧

38、技能五：电话的时间管理技巧l快速拨号，电话录音l派人接电话l只做简短交流（长话以E-mail代替）l考虑在重要时间内停接电话l每一通电话都有明确的目的l聆听仔细l电话旁备存电话纪录l养成集中使用电话的习惯技能六：学习的时间管理技巧技能六：学习的时间管理技巧l学习速度与学习效果同样重要l要学会对自己的学习进行规划l学会选择还要善于放弃l要保持强烈的好奇心和想像力l要善于提问l要独立思考思维理解沟通活知识知识系统树处于分散状态的知识是没有力量的！技能七：生活时间管理技巧点滴技能七：生活时间管理技巧点滴l吃饭的时间管理l身边物品的管理法l家务劳动的时间管理l就寝的时间管理l上下班途中的时间管理技能七

39、：技能七：EmailEmail处理时间管理技巧处理时间管理技巧l个动作就是把所有信件的主题浏览一遍，然后做分类的动作l养成习惯，一天只有三个时段集中处理Emaill除了急件以外，集中时段回信l细分邮件类目，将邮件按时间段、类别进行分类存放，比如公务、私人等时段信箱回信备注08:30公司13:30公司X16:30公司22:00私人制定时间计划制定时间计划一一、任务待办单任务待办单有效的时间计划有效的时间计划方法方法1、任务代办单模板今日待办事项预计耗时预计完成时间完成情况备注12一一、任务待办单任务待办单有效的时间计划有效的时间计划方法方法2、怎样填写任务待办单l首先列出计划中今天要完成的工作；

40、l其次，把这些事情按紧迫程度分成ABC三类；A类：必须要在两个小时内完成B类：必须在当天完成C类：三天之内要完成一一、任务待办单任务待办单有效的时间计划有效的时间计划方法方法3、填写任务待办单的注意事项l明确每天工作任务中的重点任务l在高效率时间段安排高价值的活动百灵鸟型猫头鹰型混合型l注意平衡性和交替性l注意连续出现的工作任务l把任务待办单变成自己的习惯！二、团队时间计划方法简介二、团队时间计划方法简介l工作任务分解结构（WBS）l甘特图l网络图工作任务工作任务分解结构分解结构甘特图甘特图网络图网络图三、三、制定制定时间计划的基本步骤时间计划的基本步骤确定目标确定目标列出途径列出途径选定最佳

41、途径选定最佳途径将途径转化时间安排表将途径转化时间安排表执行时间安排表执行时间安排表调整时间安排表调整时间安排表四、设置时间管理矩阵，正确分配时间使用量四、设置时间管理矩阵，正确分配时间使用量1、根据事情的紧急与重要程度进行分类 重重 要要不不 重重 要要紧紧 急急不不 紧紧 急急I III IIIII IIIIVIV*危机危机*急迫的问题急迫的问题*有期限压力的任务有期限压力的任务*突发事件突发事件*不速之客不速之客*某些电话某些电话*某些信件与报告某些信件与报告*某些会议某些会议*必要而不重要的问题必要而不重要的问题*迎会的活动迎会的活动*防患未然防患未然*改进产能改进产能*建立人际关系建

42、立人际关系*发掘新机会发掘新机会*规划、目标管理规划、目标管理*休闲休闲*烦琐的工作烦琐的工作*某些信件某些信件*某些电话某些电话*浪费时间之事浪费时间之事*有趣的活动有趣的活动 四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间2、请排出正确的优先顺序不不紧急紧急紧急紧急重重 要要不不重重要要?ABCD四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间2、请排出正确的优先顺序不不紧急紧急紧急紧急重重 要要不不重重要要1st急2nd重4th缓3rd轻ABCD四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间3、时间管理矩阵告诉我们正确的做事

43、顺序是：l第一优先：做“重要且紧迫”的事l第二优先：做“重要但不紧迫”的事l第三优先：做“不重要但紧迫”的事l第四优先：做“不重要也不紧迫”的事紧急不紧急重要I.45%处理危机II5%IV15%不重要 III.35%四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（1）不合理的时间分配IIIIIIIV结果：结果：*压力压力*筋疲力尽筋疲力尽*危机处理危机处理*忙于收拾残局忙于收拾残局四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（1）不合理的时间分配偏重于第一类事务：IIIIIIIV结果：*短视近利*

44、危机处理*被视为巧言令色*轻视目标与计划*缺乏自制力，怪罪他人*人际关系浮泛，甚至破裂四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（1）不合理的时间分配偏重于第三类事务：IIIIIIIV结果：*全无责任感*工作不保*依赖他人四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（1）不合理的时间分配偏重于第三、四类事务：III结果：*有远见、有理想*平衡*纪律*自制*少有危机四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（1）不合理的时间分配偏重于二类事务：

45、重重 要要不不 重重 要要紧紧 急急不不 紧紧 急急I III IIIII IIIIVIV20%-3020%-30%快做快做50%-60%50%-60%多做多做15-20%15-20%授权做授权做 1%1%不做不做四、设置时间管理矩阵，正确分配时间四、设置时间管理矩阵，正确分配时间4、合理分配各项工作的时间（2）高效能组织的时间分配比例：五、提高工作效率的方法五、提高工作效率的方法1、了解自己每天工作時段的特性，根据 PDCA 分布规则，善用之：早上中午 13:0015:00下午晚上活力充沛，动力与勇气兼具(Do)思考迟钝，适合开展轻松的工作(Check)冷靜，沟通，行动，计划(Action,

46、Plan)放松，人文，思考1、收发Email2、电话沟通3、做事情4、与领导进行方向性沟通5、执行专项工作1、面对面沟通2、协调3、检查执行情况1、思考问题2、写计划，工作进度跟进3、执行专项工作五、提高工作效率的方法五、提高工作效率的方法2、根据PDCA 分布规则，分配周一到周五的工作：礼拜一二礼拜三四五礼拜六日备注活力充沛，动力与勇气兼具(Do)思考迟钝，放松，沟通(Check)冷靜，思考(Action,Plan)1、专项事件沟通推动2、通过会议，向组员传达做事方向/做事重点3、创造议题1、跟进周一、周二所推动的专项事件2、调整计划3、议题收尾4、倾听沟通1、想想目的是什么？意义何在？2、

47、有沒有办法提升自己的价值？3、计划/规划五、提高工作效率的方法五、提高工作效率的方法3、保持良好的体力，养成运动的习惯4、身心均衡地发展，培养良好的嗜好计划执行技巧计划执行技巧一、执行的原则一、执行的原则lJust Do Itl奉执行计划如圣旨，不折不扣的完成l行动才是企划的开始l把焦点集中在计划中最紧要的20l执行力度有如倚天劍：剑锋到处，刀折剑断二、执行的速度二、执行的速度l养兵千日，用在一时l时机稍纵即逝l将变数降至最低生米煮成熟饭型：老公，我已经买了那件衣服了自废武功型：成绩已经提出来了l客戶的感受l加速度，势如破竹二、执行的速度二、执行的速度l请注意：并不是每一件事情都需要速战速决，

48、如果我们每件事情都要即时地处理掉，相信我们会变得神经兮兮的某些专项要务可能是一群人要等你的决策之后方能动作某些重要事件的关键任务，完成它只需要全部时间的20时机稍纵即逝的机会，有时候机会的有效性仅限于某短时间，甚至短到几分钟而已应该设置一个时间缓冲区，让我們放一些不必马上处理的事情，但又能在预定时间到达的时候及时提醒三、执行回顾三、执行回顾我们每天都应对自己一天的时间使用进行反省，需要自问的10个问题：l今天有哪些事是在不适当的时间内做的？l今天在哪一段时间着手进行最重要的工作？l今天最具工作效率的是哪一段时间？l今天最不具工作效率的是哪一段时间？l今天工作过程中最大的干扰是什么？l今天最严重的三个时间使用误区是什么？l今天做了哪些不必要的事？l今天做了哪些不需要亲自做的事？这些事可以授权给谁去做？l今天花费了多少时间做重要的事？花费了多少时间做不重要的事？l今天有哪些事情本来应该花费更多的时间去做？小组演练小组演练THANK YOU!THANK YOU!