公文写作与处理技巧培训.ppt

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1、公文写作与处理技巧培训公文写作与处理技巧培训公文写作与处理技巧培训讲师：谭小琥第一篇 公文的写作n一、公文的概念和作用n二、公文的种类n三、公文的特点n四、公文写作基本规则 n五、公文格式一、公文的概念和作用n（一）概念（一）概念n公文是公务文书的简称，有广义和狭义之分。n1.狭义公文：狭义公文：是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。n2.广义公文：广义公文：是党政机关、人民团体、企事业单位在各自的公务活动中，为处理公务而形成的，具有一定格式的文字材料。一、公文的概念和作用n3.企业公文：企业公文：是企业机关治理企业的重要工具，也是企

2、业中的各部门共同使用、企业处理公共事务的书面文字材料。它担负着传达贯彻党和国家的方针、政策，请示答复问题，指导商洽工作，汇报沟通情况，总结交流经验等重要职能。一、公文的概念和作用n（二）作用和重要性（二）作用和重要性n形象比喻公文就是一个企业的脸面，在公司活动中具有代表公司书面沟通与交流的作用，可以说是公司整体水平的书面代表。此外，公文处理的正确与规范也代表着公司的管理水平，同时也可为公司创造效益并减少不必要的麻烦。二、公文的种类n（一）古代公文文种的种类（一）古代公文文种的种类n1.上奏文种：上奏文种：上书、奏、疏、状、奏本、题本、折、序、启、表等；n2.君命文种：君命文种：策、诏、圣旨、诫

3、、敕等；n3.官署上行文：官署上行文：牒、呈、详等；n4.官署平行文：官署平行文：移、关文、咨、照会（朱笔和墨笔）等；n5.官署下行文：官署下行文：会、符、谕、札等。二、公文的种类（二）现代公文的种类（二）现代公文的种类n1.按公文的来源划分：按公文的来源划分：对外文件、收来文件和内部文件。n2、从公文的行文关系上来划分：、从公文的行文关系上来划分：上行文、平行文和下行文。n3、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：、从公文的秘密程度和阅读范围来划分：秘密文件、普通文件和公布文件。三、公文的特点n（一）政策性（一）政策性n（二）规范性（二）规范性n（三）实用性（三）实用性n（四）时限性（四）时限性

4、四、公文写作基本规则 n（一）公文行文的基本规则（一）公文行文的基本规则n单位关系确定行文关系，行文规则规定了各级单位的行文关系，即各级机关之间公文的授受关系，它是根据单位的组织系统、领导关系和职权范围来确定的。四、公文写作基本规则 n1.上行文的行文规则（请示、报告上行文的行文规则（请示、报告）。）。n总的说来，有这几点需要注意：单头主送，不多头主送，可采取抄送形式；逐级行文，不要越级行文；要向机关行文，不要向领导者个人行文；“请示”应一文一事、只主送一个机关、不抄送下级机关，“报告”中不得夹带请示事项。通常有逐级上行文、多级同时上行文和越级上行文三种方式。四、公文写作基本规则 n2.下行文

5、的行文规则（通知、通报、批复、决下行文的行文规则（通知、通报、批复、决定定）。）。n（1）按照职权范围行文。n（2）部门之间应当经过协商一致，方可就有关问题向下行文。n（3）通知类普发性文件，各主单位排列顺序应为先外后内，级别先高后低。不同系统间单位用逗号“，”隔开，系统内单位用顿号“、”隔开。四、公文写作基本规则 n3.平行文的行文规则。平行文的行文规则。n（1）平级之间不宜使用上行或下行文。n（2）不相隶属机关之间一般用“函”行文。n4.联合行文的规则。联合行文的规则。n（1）可以联合行文的主体。n（2）联合行文的要求。四、公文写作基本规则 n(二二)公文写作基本要则公文写作基本要则n1公

6、文格式要规范。公文格式要规范。n(在下面第五大点专门讨论)n2语言表述要准确。语言表述要准确。n（1）语言模式的选择：用书面语言和程序化语言。四、公文写作基本规则 n（2）词语的选择：词语的涵义：词语的涵义：截至与截止、制定与制订、其他与其它、作与做（作为、做法）。词语的感情色词语的感情色彩：彩：以平实庄重为基本格调，以记叙说明的明确、规范和简洁为特征。领导同志到会一般为“讲话”，不是“发言”。四、公文写作基本规则 n（3）常用的事物和概念的特殊表达要求：时间的表达：时间的表达：精确、完整、恰当。空间空间的表达的表达（国外、国内、这里、那里）：（国外、国内、这里、那里）：准确、具体地说明有关的

7、单位、处所。数量的表达（倍数、分数、到、了、以数量的表达（倍数、分数、到、了、以上、以下）：上、以下）：要反复核实，表述确切无误。要精选数字，切忌过于繁琐。要加强分析，避免零乱堆砌。要规范使用，避免产生歧义。四、公文写作基本规则n职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党职务、姓名的表达（全称、多种职务、党内党外）外）：表明人物职务时一般要使用全称，或使用通用的简称。表明人物姓名时，要写全姓和名。一人担负多种职务时，列出与公文内容有关的职务即可。需要列出一个人物的两个或两个以上职务时，国内的人物按照先党内后党外，由高到低排序；国外的人物，则尊重对方习惯或按照双方的需要标明。公文中需要同时列出若干

8、人物姓名时，要遵循一定标准，如按照职务高低、姓氏笔画、姓氏字母顺序等排序。五、公文格式n（一）公文用纸和印装格式（一）公文用纸和印装格式n1公文用纸采用国际标准A4型纸，其幅面尺寸为210mm297mm。n2公文页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm 1mm；公文用纸订口（左白边）为28mm1mm；版心尺寸为156mm225mm（不含页码）。n3文字符号从左至右横写、横排。一般每面排22行，每行排28个字。n4公文左侧骑马订或平订，不掉页；后背平整、不空。n（见图示）（见图示）210mm297mm371mm281mm225mm156mm公公文文用用纸纸格格式式五、公文格式n（二）结构

9、和要素（二）结构和要素n n 1、文头部分（眉首）。、文头部分（眉首）。公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人、紧急程度、秘密等级和份号等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。n （下面请看图示。）（下面请看图示。）文件文件20051号签发人：特急机密一年000001文文件件名名称称，由由发发文文机机关关全全称称或或规规范范化化简简称称后后加加“文文件件”两两字字组组成成。发发文文字字号号左左空空一一格格，签签发发人人右右空空一一格格。“绝绝密密”、“机机密密”级级公公文文应应当当标标明明份份数数序序号号。只只有有上上行行文文才才需需注注明明签签发发

10、人人。紧紧急急公公文文应应根根据据紧紧急急程程度度分分别别标标明明“特特急急”、“急急件件”上上行行文文的的眉眉首首格格式式 文件文件20051号特急秘密下下行行文文眉眉首首格格式式 文件文件20051号特急秘密党的机关公文眉首五、公文格式n2.主体部分。主体部分。公文的主体，是公文最主要的部分，其格式包括标题、主送机关、正文、发至级限、附件、发文机关、印章和成文日期等内容的规定。n（请看图示）（请看图示）文件文件20051号签发人：特急机密一年00001公公文文标标题题，红红色色反反线线下下空空2 2行行，2 2号号小小标标宋宋体体字字。主主送送机机关关，标标题题下下空空1 1行行，左左侧侧

11、顶顶格格用用3 3号号仿仿宋宋体体字字标标识识，回回行行时时仍仍顶顶格格。请示请示 ：附附件件，在在正正文文下下空空1 1行行左左空空2 2字字标标识识。附附件件应应与与公公文文正正文文一一起起装装订订，并并在在附附件件左左上上角角第第1 1行行顶顶格格标标识识 附附件件 成成文文日日期期右右空空4 4字字，中中文文小小写写。公公文文如如有有附附注注，居居左左空空2 2字字加加圆圆括括号号标标识识在在成成文文日日期期下下1 1行行。附件：1.2.二五年四月二十日（发至 级）单个机关发文的成文日期和印章格式两两个个机机关关联联合合发发文文的的成成文文日日期期和和印印章章格格式式三个机关以上联合发

12、文的成文日期和印章格式二九年二月五日 当印章下弧有文字时，采用中套方当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。式，即印章中心线压在成文日期上。当当公公文文排排版版后后所所剩剩空空白白处处不不能能容容下下印印章章位位置置时时，应应采采取取调调整整行行距距、字字距距的的措措施施加加以以解解决决，务务使使印印章章与与正正文文同同处处一一面面，不不得得采采取取标标识识 此此页页无无正正文文 的的方方法法解解决决。（发至级）二三年二月五日联联合合上上报报的的公公文文，由由主主办办机机关关盖盖印印；联联合合下下发发的的公公文文，发发文文机机关关都都应应盖盖印印。（此页无正文）（发至级）

13、二三年二月五日此页错误，不能使用“此页无正文”字样五、公文格式n3.文尾部分（版记）。文尾部分（版记）。文尾部分包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。n（请看图示）（请看图示）印印发发机机关关左左空空1 1字字，印印发发日日期期右右空空1 1字字。印印发发日日期期以以公公文文付付印印的的日日期期为为准准，用用阿阿拉拉伯伯数数码码标标识识。公公文文应应标标主主题题词词，上上行行文文按按上上级级机机关关要要求求标标注注。（发至 级）二三年二月五日主题词：抄送：，。办公室2005年4月20日印发抄抄送送机机关关左左空空1 1字字，后后标标全全角角冒冒号号；抄抄送送机机关关

14、间间用用逗逗号号隔隔开开，回回行行时时与与冒冒号号后后的的抄抄送送机机关关对对齐齐；在在最最后后一一个个抄抄送送机机关关后后标标句句号号。2发发文文机机关关全全称称下下4 4m mm m处处为为一一条条武武文文线线(上上粗粗下下细细)，距距下下页页边边2 20 0m mm m处处为为一一条条文文武武线线(上上细细下下粗粗)，两两条条线线长长均均为为1 17 7c cm m。每每行行居居中中排排2 28 8个个字字，首首页页不不显显示示页页码码。学院30mm2001号关于 的函秘密秘密特急特急20mm信信函函式式格格式式会会议议纪纪要要格格式式 会议纪要会议纪要会会议议纪纪要要不不加加盖盖印印章

15、章。其其他他要要素素与与公公文文的的一一般般格格式式相相同同。文件文件 20051号签发人：王二小特急机密一年00001 请示请示 ：字字体体字字号号3号仿宋体字文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字3号黑体字小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm（高宽）3号楷体字2号小标宋体字 。附件：1.2.二五年四月二十日（发至 级）3号仿宋体字 。（发至 级）二一年二月五日主题词：抄送：，。办公室2010年2月5日印发23号黑体字3号仿宋体字4号半角白体阿拉伯数码五、公文格式n（三）值得注意的地方（三）值得注意的地方n1.标题。标题。n（1）标题使用中，常见的是文种使用错误。其中量最

16、大的是把“申请”当作“请示”，把”汇报”当作”报告”。“申请”和”汇报”不能作为文种来用;n（2）规章制度类标题，建议关于印发 通知，而不是关于下发 的通知;n（3）标题一般不加标点符号。五、公文格式n2.正文。正文。n n（1 1）正文中提到撰写此文件的依据时，有时需引用文件，正确引用应为“公司市场经营部关于XX的通知（安徽源牌2009X号）”。注意各部分的位置、六角括号的用法，方括号、圆括号均不正确。n n（2 2）若引用文件标题中还含有文件小标题，应为关于转发集团公司的通知，注意使用单书名号。n。五、公文格式n n（3）正文层次序数正确使用：第一层一、；第二层（一）；第三层1.；第四层（

17、1）。公文中最好不要采用 1）1.1 A a等符号n n（4）段落中无论有无层次序数，段落首行须两个汉字符，回行须顶格。若使用自动生成的段落编号，请手动调整排版。五、公文格式n（5）表格图形等尽量不在正文出现，可放入附件中。n（6）正文措词施要得体，条理清楚，感情中立，不宜使用语气词或感情色彩较浓的词，结尾语一般要单另一行，语气要谦虚，结束时使用的标点符号，一般为句号“。”，如“妥否，请批示。”不宜用感叹号“！”“？”等。五、公文格式n（7）数字间的逗号为半角：如“123,000元”，不能写成全角“123，000元”。n n（8）落款时间应为大写汉字，如 二一年七月十八日。六、常见公文写作n（

18、一）请示的撰写（一）请示的撰写n第一层：写明请示的原因、背景。即：说明请示问题的依据、原因、出发点，说明为什么要请示；第二层：写明请示的事项。即：要求上级给予批示、批准的具体事项；结尾：“妥否，请批示。”n需要注意的问题：需要注意的问题：n例文：例文：六、常见公文写作n（二）报告的撰写（二）报告的撰写n1.综合性报告：开头、主体、结尾综合性报告：开头、主体、结尾n开头：概括说明全文主旨，把一定时间内各方面工作总的情况做一个概述。主体：是报告的核心，要就各方面工作的主要情况进行说明。结尾：具体写出工作中存在的主要问题，并提出下一步工作意见。六、常见公文写作n2.专题报告：专题报告：n情况、经验、

19、问题情况：开展和进行某一专项工作的依据，工作的大体进展情况，取得的成效等；经验：完成某一项工作的主要做法或取得的经验；问题：讲请存在的问题，今后的意见和建议要针对存在的问题去写；意见和建议提出的措施要得当，方法要行之有效。n3.注意事项：注意事项：n 4.范文：范文：六、常见公文写作n（三）通知的撰写（三）通知的撰写n1.适用范围适用范围：批转性通知、告知性通知、事项性通知n2.功能：功能：n3.结构：结构：正文：第一部分：发通知的原因、根据和目的。启承语：“现将有关事项通知如下”等。第二部分：所通知的事项。第三部分：对全文加以总结，提出号召、希望、要求等。通常以“特此通知”结尾。六、常见公文

20、写作n4.会议通知：会议通知：一般应包括以下内容：会议名称；召开会议的根据与目的；会议时间；地点（报到的时间、地点）；与会人员；差旅费报销办法；与会者准备工作与注意事项；联系单位、联系人与联系电话号码等。n 5.范文：范文：六、常见公文写作n（四）通报（四）通报n通报是表彰先进、批评错误、传达重要情况时使用的公文。n1.表彰、批评性通报正文的写法：表彰、批评性通报正文的写法：发文的原因、根据；介绍事件过程、人物行为，适当地进行评论分析，指出重要意义或后果；提出其中实质性的问题；发文机关对事件、人物做出的决定，要求和采取的措施、规定。六、常见公文写作n2.事项性通报正文的写法事项性通报正文的写法

21、：就一个事件、一个情况的演变过程进行概括和叙述；存在的主要问题；解决措施或今后工作的要求。n 3.范文。范文。六、常见公文写作n（五）函（五）函n函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。n1.问函。问函。开头：交代去函的缘由、根据、理由。要开门见山，直截了当；主体：写明询问或商洽的内容。要求写得具体、准确、条理清楚，要一事一文；结尾：常用“即请复函”、“盼复”、“以上意见，请予函复”等；也可以写一些表示感谢的词语，如“特表示感谢”、“请函复为感”等。六、常见公文写作n2.复函。复函。开头：“X月X日贵单位关于XXXXX来函已悉，经研究函复如下：”；主体：

22、针对问函所商洽和询问的事项，做明确、具体的答复；结尾：不用寒喧，也可以没有结尾，常用“此复”、“特此函复”等。n 3.范文。范文。六、常见公文写作n（六）会议纪要（六）会议纪要n会议纪要由标题和正文组成。在结构格式上与其他公文不同的是，会议纪要不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。会议纪要不盖公章。n1标题。会议纪要的标题通常由会议名称和文种构成，例如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。六、常见公文写作n2.导言。导言即会议纪要的开头部分，一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写得过长，要简明扼要，让人们

23、读后对会议有个总体的了解。n3.主体。主体的写法一般有三种：一是条项式，二是综合式，三是摘要式4.结尾。n 4.范文。六、常见公文写作nXXX项目组第X次会议纪要（注意标题不用加“关于”）nX年X月X日，XX项目组第X次会议在X处召开，会议由XXX主持，XXX、XX、XX单位相关人员参加了会议。会议对XXXXXXX事项进行了讨论，现将会议议定事项纪要如下：n 一、XXXXXXXXXX。n二、XXXXXXXXXX。n参会人员：XX、XX、XX、XXn会议记录：XX第二篇 公文的办理n一、公文收文办理n二、公文发文程序一、公文收文办理n（一）签收、登记（一）签收、登记n应建立严格的收文签收、登记制

24、度，加强对公文运转的管理，保证收到的公文件件有着落。n（二）分办、拟办（二）分办、拟办n凡需办理的公文，由文书处理部门根据文件内容和紧急程序，及时提出注批、注办意见，呈送领导人批示或交有关职能部门办理。n（三）催办（三）催办n做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。一、公文收文办理n（四）办结（四）办结n公文承办人员对已处理的文件，要定期进行清理检查，根据有关规定和情况，确定是否办毕结案。n（五）立卷、归档（五）立卷、归档n公文办结后，应按中华人民共和国档案法及有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。二、公文发文程序n发文办理一般包括拟稿、核稿、签发、缮印、校对、用

25、印、登记、分发、立卷、归档等程序。（一）文稿的形成（一）文稿的形成n1.拟稿。拟稿。拟稿一般应本着谁主办、谁拟稿的原则进行。n2.审核。审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式等是否符合有关规定等。二、公文发文程序n3.签发。签发。机关发出的公文，重要的或涉及面广的，由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文，可由办公室主任根据授权签发；职权部门发出的公文，由部门负责人签发。会签的文稿，必须由每一会签部门的负责人签署意见并加盖公章。二、公文发文程序n（二）公文的制作（二）公文的制作n1.核发。核发。确定发文字号、分发单位和印制份数。n2.登记。登记。发文字号、文种、标题和发文范围。n3.缮印。缮印。是指对外发出的文件，根据领导签发的定稿，经过缮写、打字或印刷而制成正式文本。n 4.用印或签署。用印或签署。二、公文发文程序n（三）对外传递（三）对外传递n包括分装、发出等环节。n（四）处置（四）处置n处置办华公文。