办公自动化实训.ppt

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1、办公自动化实训办公自动化实训l序序l一、课程背景一、课程背景l二、课程目的二、课程目的l三、课程内容三、课程内容l四、教材、自学考试指导教材及参考书目四、教材、自学考试指导教材及参考书目l五、教学方法五、教学方法第一章第一章 办公自动化办公自动化 概述概述l第一节、办公自动化的概念第一节、办公自动化的概念 l一、办公室的概念一、办公室的概念l二、办公自动化的定义二、办公自动化的定义l三、办公自动化系统的模式三、办公自动化系统的模式l四、办公自动化的历史、现状和发展四、办公自动化的历史、现状和发展l五、办公自动化的基础理论五、办公自动化的基础理论l六、办公自动化的要素六、办公自动化的要素l七、办

2、公自动化举例七、办公自动化举例 一、办公室的概念一、办公室的概念l1、办公室的定义办公室的定义l2、办公室的性质办公室的性质l3、办公室的地位办公室的地位l4、办公室的作用办公室的作用l5、办公室的工作特点办公室的工作特点1、办公室的定义办公室的定义l办公室办公室组织人们从事经济和社会活动组织人们从事经济和社会活动 l 的场的场 所。严格讲，是一种环境。所。严格讲，是一种环境。l现代办公室现代办公室是处理与产生信息的场所。是处理与产生信息的场所。l办公室任务办公室任务收集、存储、加工、处理、收集、存储、加工、处理、l 检索、传递和产生信息。检索、传递和产生信息。l办公人员办公人员负责处理、保存

3、、记录人们之间负责处理、保存、记录人们之间l 的交往和活动的人员。的交往和活动的人员。2、办公室的性质办公室的性质l分三类：分三类：l（1）完成确定型的事物处理工作。完成确定型的事物处理工作。l（2）完成非确定型决策处理工作。完成非确定型决策处理工作。l（3）既有确定型的事物处理工作、既有确定型的事物处理工作、l 又有非确定型决策处理工作。又有非确定型决策处理工作。l 3、办公室的地位办公室的地位l领导者的参谋和助手领导者的参谋和助手l沟通上下左右的桥梁和枢纽沟通上下左右的桥梁和枢纽l办公室是部门的门面和窗口办公室是部门的门面和窗口l部门的后勤部部门的后勤部 4、办公室的作用办公室的作用l决策

4、的参谋作用决策的参谋作用l工作的协调机构工作的协调机构l信息的沟通作用信息的沟通作用l检查监督作用检查监督作用 5、办公室的工作特点办公室的工作特点l从属性从属性l政策性政策性l保密性保密性l综合性综合性l事务性事务性l服务性服务性总之，协助领导管好人、财、物和事总之，协助领导管好人、财、物和事二、办公自动化的定义二、办公自动化的定义为什么要进行办公自动化？为什么要进行办公自动化？什么是办公自动化？什么是办公自动化？办公自动化的目的办公自动化的目的l尽可能充分利用信息资源，提高生尽可能充分利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，产率、工作效率和质量，辅助决策，取得更好的经济效果。取

5、得更好的经济效果。办公自动化的定义办公自动化的定义什么是办公自动化？什么是办公自动化？目前较具权威性的定义有两个：目前较具权威性的定义有两个：1、季斯曼定义、季斯曼定义-美国麻省理工学院美国麻省理工学院M.C.季斯季斯曼曼 办公自动化就是将计算机技术、通信技术、办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，系统科学与行为科学应用于传统的数据处理技术，对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些对难以处理、且量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。业务上的一项综合技术。2、我国专家的定义办公自动化（办公自动化（OA-Office Automation）

6、利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。2、我国专家的定义办公自动化（办公自动化（OA-Office Automation）办公自动化就是办公自动化就是利用先进的科学技术，利用先进的科学技术，不断地使手工处理的不断地使手工处理的办公业务借助于各种办公业务借助于各种办公设备完成，并由办公设备完成，并由这些设备与办公人员这些设备与办公人员构成人机信息系统，构成人机信息系统，以提高办公效率和办以提高办公效率和办公质量。公质量。三、办公自动化系统利用的技三、办公自动化系统利用的技术和包括的环节术和包括的环节

7、1、利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术、利用的技术：计算机技术、通信技术、自动化技术2、办公自动化包括的环节：、办公自动化包括的环节：信息采集、信息加工、信息传输、信息保存信息采集、信息加工、信息传输、信息保存 四、办公自动化系统的模式四、办公自动化系统的模式一般有三类模式：一般有三类模式：1、事务型办公自动化系统、事务型办公自动化系统2、管理型办公自动化系统、管理型办公自动化系统3、辅助决策型办公自动化系统、辅助决策型办公自动化系统 OA与MIS、DSS的关系办公自动化办公自动化-OA 管理信息系统管理信息系统-MIS 决策支持系统决策支持系统-DSS OADSSMIS广义广义 O

8、A三者关系三者关系特点：综合性的新学科特点：综合性的新学科 OA _ Office Automation 事事务型务型 办公自动化办公自动化 MIS _ Management Information System 管理信息管理信息系统系统 DSS _ Decision Supporting System 决策决策支持系统支持系统三者关系：三者关系：既独立，又相互渗透，界限模糊。应该说，广义既独立，又相互渗透，界限模糊。应该说，广义 OA 包含包含 MIS 和和 DSS4.OA与MIS、DSS的关系决策支持系统决策支持系统DSS管理信息系统管理信息系统MIS办公自动化系统办公自动化系统OA数据方

9、案信息综合办公自动化与各理论、技综合办公自动化与各理论、技术的关系术的关系l以行为科学为主导，以系统工程学以行为科学为主导，以系统工程学为理论基础，综合应用计算机技术为理论基础，综合应用计算机技术和通信技术来完成各项办公任务。和通信技术来完成各项办公任务。四、四、办公自动化的发展概况办公自动化的发展概况办公自动化起源于办公自动化起源于20世纪世纪50年代年代 -用计算机实现簿记功能。用计算机实现簿记功能。20世纪世纪60年代年代-指的是指的是“管理信息系统管理信息系统”，用计算机管理数据处理。，用计算机管理数据处理。20世纪世纪70年代年代-由于微型机出现，办公自动化能大幅度提高办公由于微型机

10、出现，办公自动化能大幅度提高办公 效率和管理水平。引起了许多国家的重视。效率和管理水平。引起了许多国家的重视。（一）、国外办公自动化的发展（一）、国外办公自动化的发展几种说法：几种说法：“科学科学、技术和管理、技术和管理-现代社会的现代社会的 两个轮子两个轮子 或三大支柱或三大支柱”“19 世纪世纪 是是 经济人才的盛世，经济人才的盛世，20 世纪世纪 是管是管 理理 人才的天下人才的天下”“当今当今 经济和社会的发展经济和社会的发展，三分靠科学，七三分靠科学，七 分靠管理。分靠管理。”办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公办公人员数量超过就业人数的一半以上。如何提高办公效率、改进办

11、公质量、实现科学管理，办公自动化应运而生。效率、改进办公质量、实现科学管理，办公自动化应运而生。美国：经历了三个阶段美国：经历了三个阶段第一阶段（第一阶段（1975年以前）年以前）采用基本的通信设备和办公单机设备，如采用基本的通信设备和办公单机设备，如 文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等。-实现单项业务办公自动化。实现单项业务办公自动化。美国：经历了三个阶段美国：经历了三个阶段第二阶段（第二阶段（1975-1982年）年）出现了大量新型办公设备，个人计算机开始出现了大量新型办公设备，个人计算机开始 进入办公室，实现办公室关键部位业务运行自动化。进

12、入办公室，实现办公室关键部位业务运行自动化。此期间，此期间，1978年，卡特的年，卡特的“白宫办公信息系统白宫办公信息系统”其规模为一千多台终端的局域网。其规模为一千多台终端的局域网。美国：经历了三个阶段美国：经历了三个阶段第三阶段（第三阶段（1983年以后）年以后）随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展，多功能工随着局域网技术和远程通讯网络技术的发展，多功能工作站、电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用，作站、电子邮件、数据通信网络等系统综合设备的采用，办公自动化向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的办公自动化向系统化、标准化、结构化、网络化、综合化的方向发展。方向发展。美国 办公自

13、动化的发展阶段美国美国此期间：此期间：1983年年90%的机构使用文字处理程序，的机构使用文字处理程序，80%的机构使用的机构使用 电子报表程序，每三人一台计算机。电子报表程序，每三人一台计算机。1991年年每一人一台计算机。每一人一台计算机。1993年年克林顿提出克林顿提出15年内建成全国性信息高速公路。把年内建成全国性信息高速公路。把 政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书政府机构、科研单位、企业、医院、大学、图书 馆乃至每馆乃至每 个个 家庭都贯通起来。家庭都贯通起来。日本：比美国起步晚，分四个阶段日本：比美国起步晚，分四个阶段l初期（初期（1979-1982年）年）-特点是：特点是

14、：l 引进、开发和使用办公用的单机设备。引进、开发和使用办公用的单机设备。l 如，文字处理机、电传打印机、和如，文字处理机、电传打印机、和l 文字图象处理设备等。文字图象处理设备等。l发展期（发展期（1983-1984年）年）-实现办公机电化，实现办公机电化，l 增强联机终端、微机软件的应用，增强联机终端、微机软件的应用，l 发展多功能机，推行办公业务管理发展多功能机，推行办公业务管理l 方式的统一化和标准化。方式的统一化和标准化。日本：分四个阶段日本：分四个阶段l改进期（改进期（1985-1987年），年），l 采用图象处理、语音处理、采用图象处理、语音处理、l 电子邮件等多功能综合机，电子

15、邮件等多功能综合机，l 实现各种作业过程的自动化。实现各种作业过程的自动化。l成熟期（成熟期（1988年以后），年以后），l 实现办公系统集成化。实现办公系统集成化。日本：分四个阶段日本：分四个阶段l 1988年年有有700-800台微机多功能工作站。台微机多功能工作站。l 平均每平均每3-3。5人一台。人一台。l1990年年提高到提高到2。5人一台。人一台。l1993年以后年以后l 投资投资9500万美元，实施万美元，实施“省际研省际研l 究信息网络计划究信息网络计划”。电信电话公。电信电话公l 决定到决定到2015年投资年投资45亿日元，把亿日元，把l 光纤铺到家庭。光纤铺到家庭。（二）、

16、我国办公自动化的发展情况（二）、我国办公自动化的发展情况l1985年年5月月国务院批准成立了国务院批准成立了“办公自动办公自动l 化专业领导小组化专业领导小组”。l 8月月在北京召开第一次在北京召开第一次“规划会议规划会议”l1995 年年“全国教育与科研网全国教育与科研网”投资投资l 8000万设点在清华。目前已投入使用。万设点在清华。目前已投入使用。l 国家国家“863”计划列入计划列入“中国高速中国高速l信息网络计划信息网络计划”以以“金桥金桥”（网）（网）“金卡金卡”（信用（信用卡）、卡）、“金关金关”（报海关的（报海关的EDI工程工程electrionic data inter)为代

17、表的金字工程已在全为代表的金字工程已在全国展开。国展开。1、我国办公自动化发展、我国办公自动化发展l三个阶段三个阶段l“六五六五”期间（期间（1985年以前）年以前）-启蒙与准备启蒙与准备时期。时期。l 学习、引进、建立组织机构、制定发展学习、引进、建立组织机构、制定发展l 规划。规划。l“七五七五”期间期间-开创与初见成效期。开创与初见成效期。l 主要目标为：国家计划、经济、科技、主要目标为：国家计划、经济、科技、l 银行、铁路交通、电力、能源、气象、银行、铁路交通、电力、能源、气象、l 军事、公安、国家领导机关等十个方面军事、公安、国家领导机关等十个方面l 建立一批能体现水平和规模的办公自

18、动化建立一批能体现水平和规模的办公自动化系统；系统；l 我国办公自动化的三个阶段我国办公自动化的三个阶段l；l在省军区各军兵种和政府各部委以上单位，建在省军区各军兵种和政府各部委以上单位，建立有一定水平的办公自动化系统；立有一定水平的办公自动化系统；l在基层单位，建立起比较初级的办公自动化系在基层单位，建立起比较初级的办公自动化系统，普及面不少于统，普及面不少于30%；与办公自动化有关的；与办公自动化有关的l标准化规范也逐步成熟起来。标准化规范也逐步成熟起来。l -属初级应用水平。属初级应用水平。我国办公自动化的第三个阶段：我国办公自动化的第三个阶段：l “八五八五”、“九五九五”期间期间-为

19、发展并走向成熟为发展并走向成熟期。期。1992年年5月，国务院办公厅下发的关于建设月，国务院办公厅下发的关于建设全国全国l行政首脑机关办公决策服务系统的通知中明确指行政首脑机关办公决策服务系统的通知中明确指出：出：“经过三五年努力，基本建成以现代计算机技经过三五年努力，基本建成以现代计算机技术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办公术、通信技术为主要手段的全国行政首脑机关办公决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部决策服务系统，实现国务院办公厅与各地区、各部门办公厅（室）之间的计算机联网，对电子信息资门办公厅（室）之间的计算机联网，对电子信息资源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地区

20、、源进行管理，高效率、高质量地为国务院和各地区、各部门进行宏观管理和科学决策服务。各部门进行宏观管理和科学决策服务。全国办公自动化的首要任务：全国办公自动化的首要任务：l 实现全国行政首脑机关的实现全国行政首脑机关的l 办公自动化办公自动化l 信息资源化信息资源化l 传输传输 网络化和网络化和l 管理科学化管理科学化l是全国办公自动化近期的首要任务。是全国办公自动化近期的首要任务。目前目前l 目前，一些国家机关、部委、省市、重点目前，一些国家机关、部委、省市、重点企业与高校相继采用办公自动化手段，并取得企业与高校相继采用办公自动化手段，并取得较好的效益。到较好的效益。到l2010年年中国十大城

21、市将逐步建成有限规模中国十大城市将逐步建成有限规模l 的信息高速公路。的信息高速公路。l 这是一场国际竞赛，也是我国摆脱贫困这是一场国际竞赛，也是我国摆脱贫困落后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青落后的希望所在。希望寄托在你们这一代年青人身上。人身上。2、加速我国办公自动化发展的对策、加速我国办公自动化发展的对策l（1）、适应政治体制改革的形势，实现）、适应政治体制改革的形势，实现l 办公机构、办公制度的科学化。办公机构、办公制度的科学化。l（2）、适应办公自动化的需要，努力）、适应办公自动化的需要，努力l 提高办公人员的素质。提高办公人员的素质。l（3）、广泛开展技术研究，加速）、广泛开展

22、技术研究，加速l 办公自动化技术的推广应用。办公自动化技术的推广应用。五、五、办公自动化的支持理论办公自动化的支持理论 行为科学 管理科学 社会学 系统工程学 人机工程学人机工程学行为科学行为科学行为科学重点研究讨论在社会环境中，行为产生的根本原因 及其发展规律，以便进行科学的预测和有效的控制。行为科学在办公自动化技术中起主导作用。管理科学管理科学管理包括计划、组织、领导和控制等几个方面，是为达到特定目标而联合并指导使用资源的工作。管理科学指导各类办公人员进行人、财、物的管理，信息流程的管理，分析与决策等。管理科学不断提出新的原则与目标，是办公自动化由简单的事务处理，发展到更高层次的管理信息系

23、统、决策支持系统。社会学社会学l社会中，各社会细胞之间、人与人之间关系的社会中，各社会细胞之间、人与人之间关系的学说学说系统工程学系统工程学l系统工程学主要是为办公自动化提供各种与决策有关的理论支持，并为建立各种决策模型提供方法与手段。办公自动化系统建设要用系统科学来研究，用系统工程的方法来组织。l。l 人机工程学人机工程学 以人为本，利用先进的科学技术，不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。信息科学信息科学信息科学是研究信息采集、加工传输、存贮和处理的科学。办公自动化的主要任务之一是处理信息，因此，必须用信息理论来

24、指导办公自动化系统建设。六、六、办公自动化要素办公自动化要素办公人员办公人员办公机构办公机构办公制度办公制度办公设备办公设备办公信息办公信息办公环境办公环境办公系统基本要素办公系统基本要素：办公人员l决策人员决策人员l中层管理人员中层管理人员l专专业业人人员员及及辅辅助助人员人员校长校长部部、处长处长科室人员科室人员决策层控制层操作层办公机构办公机构的划分与设置是否科学合理，办公机构的划分与设置是否科学合理，直接影响办公系统的效率与效益直接影响办公系统的效率与效益一般高校按管理职能划分为教务处、科一般高校按管理职能划分为教务处、科研处、学生部等办公机构研处、学生部等办公机构办公设备纸、笔、算盘

25、纸、笔、算盘 打字打字机、文字处理机机、文字处理机 电话、电话、传真机传真机 复印机、音复印机、音像设备像设备 计算机及其通信计算机及其通信网络网络办公信息从信息处理的角度来看：从信息处理的角度来看：办公活动是对各类信息进行采集、加工、办公活动是对各类信息进行采集、加工、传输和存储的过程。传输和存储的过程。信息分类：信息分类：数值信息数值信息-数据数据 非数值信息非数值信息-文字、图形、图象、声音文字、图形、图象、声音办公环境l物质环境：物质环境：如如办公楼的建筑情况和办公楼的建筑情况和地域分布地域分布l抽象环境：抽象环境：办办公系统之间的相互关公系统之间的相互关系，约束与控制，领系，约束与控制，领导与被领导等导与被领导等无纸办公环境三要素l计算机l应用软件l通信网络七、办公自动化系统举例清华：TU-OA:软件平台选型Lotus Notes 被称为群组工作软件被称为群组工作软件(简称群件简称群件-Groupware)，。TU-OATU-OA：网络环境示意图网络环境示意图 福炼CIMS综合办公管理系统 lFR-OA 习题：习题：1、办公自动化有哪几中种模式？、办公自动化有哪几中种模式？2、办公自动化的六大要素是什么？、办公自动化的六大要素是什么？