QPUSST-74.1 1.0 采购控制程序.doc

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1、上 海 理 工 大 学采购控制程序编 号：QP/TJU-74.1版本/版次：V1.0制订部门：各学院审 核：批 准：发布日期：2011 年 05 月 18 日 实施日期：2011 年 05 月 18 日文件修订一览表修订日期修订 标记章 节页 次修订内容概要版 本修订者批准者文件编号QP/USST-74.1版本/版次V1.0 受控章页 码1/ 5受控文件，不得复制l l 目的目的对采购过程进行控制，保证所采购的物资符合规定要求。2 2 范围范围适用于本学校生产所需各种原辅材料（含元器件，下同） 、生产设备、备品备件、检测设备 仪器等的采购。3 3 职责职责3.1 资产后勤处/科技处军工办负责组

2、织对供方评价和选择，合格供方档案有各各学院保存。3.2 各学院根据申购计划单 ，执行采购作业。3.3 有关部门参与供方的评价和选择。3.4 各学院负责提出生产设备/检测设备仪器的采购申请，经资产后勤处/科技处军工办主管审 核后报主管副校长批准。3.5 各学院负责采购物资分类和编制各种原材料的检验技术标准。3.6 各学院负责进货检验和检测设备仪器进货检验。3.7 保管人员负责 C 类材料的进货验证。3.8 管理者代表批准合格供方名单。4 4 程序程序4.14.1 采购物资的分类采购物资的分类各学院根据采购物资对产品最终影响程度，将采购物资分为三类： A 类（重要物资）主要原材料; B 类（一般物

3、资）次要原材料; C 类（辅助物资）辅助原材料： 采购的物资分类原材料的名称A 主要原材料B 次要原材料C 辅助原材料4.24.2 合格供方的评价和选择合格供方的评价和选择4.2.14.2.1 合格供方条件合格供方条件a、供方提供的产品质量应符合国家卫生环保标准要求和产品标准要求，质量稳定，有足够 的质量保证能力。必须提供相关产品证书或许可证书（属 3C 范围的需提供复印件、国家授权机 构的检测报告、生产许可证）文件编号QP/USST-74.1版本/版次V1.0 受控章页 码2/ 5受控文件，不得复制b、供方应坚守信用，供货及时，价格合理，服务周到。 c、供方提供的产品应能满足双方签订的物资采

4、购订货合同中规定的质量保证要求。 d、供方的生产设备、检测仪器必须满足生产的需要和产品检验的要求。4.2.24.2.2 供方调查供方调查在对供方进行评价之前，由各各学院向提供主要原辅材料的供方发出供方质量保证能力 调查表和本学校拟采购物资的质量要求，必要时可派有关人员对其质量管理体系进行审核， 评审其质量保证能力，确保供方提供的产品满足本学校规定要求。并要求供方提供相关质量证 明文件（证书） 、产品检验报告单、产品说明书等资料，并备案。4.2.34.2.3 供方评价供方评价4.2.3.1 由各学院对供方进行初选，列出供方名单，资产后勤处/科技处军工办召集有关部门进 行评审，并填写供方评价报告

5、。4.2.3.2 各部门按以下分工提出评价意见：a、各学院：供方的质量保证能力、产品质量评定；供方所提供的产品的适用性，可通过批 量试用确定。 b、资产后勤处/科技处军工办：供方的供货价格、供货能力、供货周期和服务评定。4.2.3.3 对提供 A 类或 B 类原材料的供方采取供方质量保证能力调查表(新供方)、试用样 品(新供方)、 供方业绩评定表(供方)、进货验证等方法进行评价。4.2.3.4 对 C 类物资的供方采取进货验证方法进行评价。4.2.3.5 服务供方的控制a、对提供备品备件、运输服务的供方，由各各学院进行资质、运输能力，防护能力等的调 查后，填制供方评价报告直接评价和选择。 b、

6、对国家授权的检测机构，可不做评价和选择。4.2.3.6 对提供生产设备、监视和测量设备的供方，由资产后勤处进行价格、质量等的调查后， 填制供方评价报告直接评价和选择。4.2.44.2.4 供方选择供方选择资产后勤处/科技处军工办根据合格供方条件以及各各学院的评价意见，对供方进行综合评 价，并确定对合格供方所提供产品的控制方式。 合格的供方经管理者代表批准后，列入合格供方名录 。 对顾客要求控制的采购产品，组织应邀请顾客参加对供方的评价和选择。 选择、评价供方时，应确保有效地识别并控制风险(见7.1)。4.2.54.2.5 控制方式控制方式4.2.5.1 对供方提供产品的控制：根据供方所提供的产

7、品对本学校产品质量的影响程度，质量 稳定情况及供方的质量保证能力，采取验证和重要项目抽样检验两种控制方式进行控制。a、验证：检查合格证或质保单（即供方出厂检验报告、产品证书、许可证等） 。 b、重要项目抽样检验：按进货检验规范进行检验和试验。4.2.5.2 对供方的控制文件编号QP/USST-74.1版本/版次V1.0 受控章页 码3/ 5受控文件，不得复制a、资产后勤处/科技处军工办应每年末组织有关部门重新对合格供方进行一次评价，填写 供方业绩评定表重新列出合格供方名录 。 b、资产后勤处/科技处军工办应会同各学院等部门对合格供方的产品质量进行跟踪，发现 质量下降时，以书面形式填写来料质量问

8、题改善要求书通知供方，并要求其改进。 c、对不重视质量，督促后无明显改进的供方，取消其合格供方资格。4.2.64.2.6 各学院应建立和保存合格供方档案，包括：合同、 供方质量保证能力调查表 、供方营 业执照复印件、产品近期检验报告、产品证书、许可证、 合格供方名录 、 供方评价报告 、 小批试用报告等。4.34.3 采购采购4.3.14.3.1 原则上采购向合格供方采购，如因合格供方无法供应等特殊情况，需经管理者代表批准， 方可向未经评定的供方采购。4.3.24.3.2 采购文件的制定要求采购文件的制定要求a、对产品质量要求（可直接引用各类标准或提供规范、图样等技术文件） b、对产品验收要求

9、。4.3.34.3.3 采购计划提出采购计划提出4.3.3.1 各学院填写申购计划单 ，由各学院领导批准，交采购人员实施采购。4.3.3.2 生产设备、检测设备采购根据学校军工科研生产需求，由相关部门提出申请，经资产 后勤处审核，报主管校长批准后实施。4.3.3.3 其它物资(不包括生产设备、检测设备、备品备件、原辅材料)的采购由需要部门填写 申购计划单 ，经各学院领导批准后，执行采购作业。4.3.3.4申购计划单内容包括：物资名称、型号、规格、数量、用途、要求购入日期等。4.3.44.3.4 采购文件制定及实施采购文件制定及实施4.3.4.1 各学院根据申购计划单制定采购文件，向合格供方进行

10、采购作业，与合格供方签 订采购协议。4.3.4.2 采购人员应及时记录采购物资的到货情况，以及跟踪采购进度，并反馈给相关部门。4.3.4.3 采购文件必须清楚说明对采购产品的要求,包括：a、类别、型号、等级或其它准确标识方法，有关资料（包括产品、程序、过程设备和人员 的认可或鉴定要求） 。 b、适用的质量标准的名称、编号和版本。4.3.44.3.4 采购物资的验证采购物资的验证4.3.4.1 对采购的产品可以有如下几种验证方式：a、由各学院进行进货验证； b、由顾客在本学校现场实施验证； c、由本学校在供方现场实施验证； d、由顾客在供方现场实施验证。 对后两种情况，各学院应在采购文件中规定验

11、证的安排和产品放行的方法。文件编号QP/USST-74.1版本/版次V1.0 受控章页 码4/ 5受控文件，不得复制4.3.4.2 验证活动可包括：检验、测量、观察、工艺验证、提供合格证明文件等内容。根据采 购物资分类，在相应的检验作业指导书中规定不同的验证方式。必要是由保管人员填写进料 报检&检验单通知检验人员检验。4.3.4.3 经验证合格的采购物资予以入库，验证不合格的按不合格品控制程序处理。4.3.4.4 当进货检验或验证表明供方的产品质量不合格时，各学院应填写来料质量问题改善 要求书及时通知供方，要求其分析原因，采取措施改善质量，同一供方同一产品，连续三次 发生进货物资检验不合格，经

12、管理者代表批准后取消其合格供方资格。4.3.4.5 当合同有规定时，顾客或其代表在合格供方货源现场实施验证时，科技处军工办应给 顾客或其代表提供必要的配合。本学校不能把顾客的验证结果当成本学校对供货质量进行有效 控制的依据，也不能排除客户拒收的可能。4.3.4.5各学院应保持采购产品的验证记录（见4.2.4） 。当学校委托供方进行验证时，应规定委 托的要求并保持委托和验证的记录（见4.2.4） 。4.4 入库物资均应按生产和服务运作控制程序中的标识要求进行标识。4.54.5 外包过程的控制外包过程的控制学校应对外包过程进行评审，批准后予以实施，并监督外包过程的执行。顾客要求时，外 包过程须经顾

13、客同意。4.5.14.5.1 外包方的选择和评定外包方的选择和评定外包方的选择主要考虑以下四个方面： a、向外包方以前提供过类似产品的客户了解产品质量、价格、交货情况、后续服务、供货 能力和历史业绩； b、外包方质量管理体系的质量保证能力，遵守法律法规的情况； c、外包方提供该类产品方面的顾客满意程度； d、与履约能力有关的财务状况等。 资产后勤处/科技处军工办、各学院应从上述的四个方面所调查的情况作出评价，评价结果 由科技处军工办审核后报管理者代表批准。4.5.24.5.2 外包控制方式外包控制方式从技术标准、验收条件、违约责任等相关内容进行充分沟通和约定，并由各学院负责对外 包方的产品质量

14、进行跟踪，发现质量下降时，发出纠正措施。4.5.34.5.3 外包产品质量的验证外包产品质量的验证a、拟到外包方实施验证时，应在签定协议中明确规定验证的程序和产品的放行方法. b、产品验证按过程和产品的监视和测量控制程序中规定的进货检验程序进行. 4.64.6 采购新设计和开发的产品采购新设计和开发的产品 科技处军工办和各学院负责对采购新设计和开发的产品实施控制： a、采购项目和供方的确定应充分论证，并按规定审批； b、在设计和开发策划时，对采购新设计和开发的产品项目提出论证要求，进行项目和供方 的论证，并履行审批手续； c、在签订技术协议书或合同时，应明确新设计和开发产品的技术要求和质量保证

15、要求，以文件编号QP/USST-74.1版本/版次V1.0 受控章页 码5/ 5受控文件，不得复制及在设计和开发过程中有关技术的协调和质量问题处理方面的要求，并明确供需双方各自的职责， 尤其是对供方的要求； d、新设计和开发产品经验证确认，满足规定的产品要求后，方可使用。4.74.7 本程序有关记录按本程序有关记录按质量记录控制程序质量记录控制程序进行控制。进行控制。5 5 相关文件相关文件生产和服务过程控制程序不合格品控制程序记录控制程序进货检验规范6 6 记录记录6.1供方评价报告6.2合格供方名录6.3申购计划单6.4供方质量保证能力调查表6.5供方业绩评定表6.6进料报检&检验单6.7入库验收单6.8供方历次供货质量记录6.9来料质量问题改善要求书6.10采购单6.11采购变更单6.12托外加工单6.13购销合同