办 公 室 工 作 标 准.doc

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1、湖南省火电建设公司标准Q1501-301.009-20021 适用范围 本标准规定了公司办公室的主管领导、所辖岗位、工作依据、工作内容与要求、工作程序、职权、检查与考核。 本标准适用于公司办公室工作。2 主管领导 公司经营副经理3 所辖岗位3.1 办公室主任、副主任3.2 主任调度工程师3.3 办公室秘书3.4 法律专干3.5 计划生育专干3.6 人事、文书档案助理馆员3.7 小车班班长、副班长3.8 小车班驾驶员3.9 打字文印员4 工作依据4.1 关于加强工业企业管理若干问题的决定国务院(1986)71号。4.2 国家行政机关公文格式GB/T9704-1999。 4.3 公司管理标准、项目

2、管理手册、技术标准、质量、安全健康、环境管理手册及程序文件。4.4 公司发展战略及发展战略规划。Q1501-301.009-20025 工作内容及要求5.1 办公室是负责日常行政工作的综合办事机构和参谋部门。5.2 负责文字综合处理工作5.2.1 负责公文运转、处理、把关、缮印、催办工作，保证公文安全及时运转和公文质量。5.2.2 负责公司档案工作的归口管理，并负责做好公文资料的立卷、归档、保管、提供利用和人事档案管理工作。5.2.3 承担全公司性综合文字材料的起草工作,如领导讲话、工作报告、经验材料等。5.2.4 负责公司印信管理工作,做到责任明确,管理严格,不发生重大差错。5.2.5 负责

3、维持公司OA系统的正常运行，保证公文收发全部进OA系统。5.2.6 负责公司文印室的管理,搞好公司文件、材料的缮印工作。5.3 负责公司的政务信息工作5.3.1 经常收集公司工作中的各方面信息,进行整理后,及时向公司领导反馈,重大信息还应向省公司和地方政府信息主管部门报送。5.3.2 随时了解、掌握公司施工生产的情况，并做好记录，向主管领导报送。5.4 负责公司综合事务管理工作5.4.1 负责公司经理办公会及较大行政会议的组织和记录工作。5.4.2 负责上级领导、兄弟单位领导及其他业务、事务工作联系人员的接待,根据具体情况,请示主管领导后,按领导意见安排公司内具体接待部门及人员,妥善安排好客人

4、的食宿、迎送等事宜。5.4.3 负责管理和调度公司办公用车和职工通勤用车，做到车辆完好，安全行驶，优质服务。5.4.4 负责公司会议室管理、负责公司荣誉室管理。5.4.5 归口负责公司办公楼文明办公管理与督查。5.5 负责公司工程调度工作，及时解决工程中的劳动力、施工机械等资源的平衡问题。5.6 负责公司法律事务工作5.6.1 依据国家法律、法令和有关政策，向员工进行普法宣传和法制教育，提高全企业法律意识。Q1501-301.009-20025.6.2 负责公司的法律服务工作，为企业经济活动提供法律服务。5.6.3 负责公司的经济合同的管理及营业执照、资质证书等证照归口管理工作。5.7 负责公

5、司计划生育工作5.7.1 贯彻执行国家计划生育的法律、法规和政策，对员工进行计划生育的宣传教育。5.7.2 根据国家有关政策，负责公司员工的结婚介绍信的开具，员工独生子女证的办理、发放，负责独生子女保健费的发放，并建立相应的台帐。5.7.3 负责计划生育药具管理工作5.8 负责做好公司群众来信来访工作5.8.1 对来访人员要坚持文明接待，耐心、热情、及时给予正确答复，涉及各有关职能部门的及时转到各相关部门处理，不能及时答复的，要向来访者说明情况，请示领导后，按领导意见处理。5.8.2 接到群众来信，应根据党和国家的政策和公司规定及时答复并转有关部门处理。5.9 负责公司管理标准的归口管理工作。

6、5.10 维持公司质量、安全健康、环境管理体系的正常运行。5.11 负责对项目部专业工作的指导，监督。6 工作程序6.1 文秘工作程序6.1.1 发文处理工作应通过公司办公自动化系统（OA）进行，主要程序包括：拟稿、会签、核稿、签发、登记编号、缮印、校对、封发等，收文处理亦应通过OA系统进行，主要程序为：签收、拆封、登记、分办、拟办、分送、批办、承办、催办等。6.1.2 起草工作总结、大型综合材料，深刻领会上级精神，摸清基层情况，根据报告的主题收集材料，然后由秘书拟定提纲，交办公室主任审核后拟写正文，将完成的草稿交办公室主任修改打印后，送主管经理审阅，并在适当范围内征求意见，形成第二稿，由办公

7、室主任审核修改后交主管经理审定。6.1.3 文件归档：每年的文件由负责文书工作的秘书在次年四月份前全部归档，交档案室立卷保存。6.1.4 开具介绍信时，应审查是否有部门负责人的签字，凡协议书、合同书、经济担保文书等需用公司印鉴的，须经公司领导签字同意。Q1501-301.009-20026.2 政务信息的收集及反馈工作程序6.2.1 办公室人员要全面了解公司生产经营情况，进行综合整理，向公司领导汇报，重要信息还必须向上级政务信息主管部门报送。6.3 接待工作程序6.3.1 办公室接到客人来公司的信息后，应首先安排接站人及车辆，落实食宿，客人到公司后，征求客人意见再安排日程，并安排具体接待部门或

8、人员，在公司期间要与客人保持联系，及时提供服务，客人离开公司时，要提前安排车辆。6.4 会议服务程序6.4.1 公司拟定的以公司名义召开的会议，办公室首先通知领导拟定的与会部门与个人,会议召开前,办公室人员应先行到会,考核与会人员到会情况,并做好会议记录。6.4.2 会议结束后，根据领导安排，撰写会议纪要。6.5 小车调度程序6.5.1 每天上班后,小车班长根据公司领导和各部门用车申请统一安排,开出派车单,驾驶员接到派车单后,按派车单注明的出车地点、时间、行车路线出车。紧急情况可先出车，后办派车单。7 主要权限7.1 对公司布置的行政任务，有权进行检查和督促。7.2 有权向各部门和单位了解行政工作情况并索取有关资料。7.3 有权安排有关部门或单位参与公司接待工作，有权对来宾、来信、来访的问题转有关部门或单位处理。7.4 有权拒绝不合理的印信使用要求。7.5 有权检查、监督公司管理标准的实施情况。8 检查与考核 按本标准的内容和公司内部经济责任制考核办法进行检查与考核。Q1501-301.009-2002(此页无正文)附加说明：本标准由公司标准化委员会提出本标准由公司人力资源部归口管理本标准主要起草人：张淑君本标准由凤志贤审核本标准由皮新民审定本标准由谭茂春批准