PMP考前培训材料.PPT

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1、PMPPMP考前培训考前培训10/18/2002什么是项目？什么是项目？PMBOK1.2 具体目标：明确定义、现实可行的目标(clearly defined realistic objectives)。临时性或一次性（Temporary）：明确的开始与结束。独特性（Unique）：创造独特的产品、服务或结果。相关的活动并消耗资源(Interrelated activities and consume resources)。问题：项目的4个特征中最重要的2个是什么？项目与日常运营的共性与区别？项目有始有终(Temporary)开始和结束独特的(Unique)产品或服务由人来实施受制于有限的资源需

2、要计划、实施和控制运营重复的(repetive)进行的(ongoing)项目与运营（项目与运营（Operation）的关系）的关系渐进细化（渐进细化（Progressive Elaboration）PMBOK1.2.3 是临时性与 独特性的综合。渐进：按步骤进行，稳步增加细化：仔细地将内容的细节全面展开。问题：以下哪一个不能被渐进细化？A：范围 B：风险 C：项目产品 D：项目服务质量质量(Quality,Objective,requirements)成本成本(Cost,Budget)时间(Time,Schedule)牵一发而牵一发而动全身动全身范围范围风险风险项目的三个约束条件项目的三个约束

3、条件项目管理的定义项目管理的定义q什么是项目管理什么是项目管理通过使用知识、技能、工通过使用知识、技能、工具和方法来组织、计划、具和方法来组织、计划、实施并监控项目活动，使实施并监控项目活动，使之满足项目需要。之满足项目需要。源：PMBOK2000项目管理的特点v过程、管理系统、方法的集合；v有效的计划和控制；v是对项目、项目群、项目组合的管理；v项目管理既是管理科学，也是管理艺术。子项目（子项目（Subproject）PMBOK1.5 项目中某一部分，在一定水平上是独立运作的时候，就称之为“子项目”。可内：Project team.可外：Subcontractor.以一个单独阶段或项目过程为

4、基础。例如：根据过程分：实施人员技能分：工种技术内容分：程序自动测试。大型项目大型项目/项目群（项目群（program）PMBOK1.5一组相关项目。有Ongoing operations运维例如：飞机生产出版报刊杂志单一项目就是项目群的子项目。在很多情况下可以互用。项目组合管理（项目组合管理（Portfolio Management）公司战略与可用资源有机结合的一种投资管理战略。(Investment Management Strategy coordinating organizations strategic and available resources)选择和支持某些产品生产线项目或

5、大型项目，通过这些项目把公司战略与资源联系在一起。(Selection and support of specific product line projects and programs that link the organizations strategic plan,investments)项目管理办公室（项目管理办公室（PMO）负责协调许多项目及不同产品交织一起的大型项目。可作为组织的一个部门。设立标准并主要负责以下事物：采购、风险、WBS Dictionary绩效评估资源管理题外话：CAPMPMPAutoCAQSoftware DevelopmentPMP+3500Hr+75Que

6、stionsPMO项目生命周期项目生命周期 概念（Concept）开发（Development）实施（Implementation）结束（Termination）问题：冲突在项目生命周期中最多的阶段是？冲突在项目生命周期中次多的阶段是？必须是4个阶段吗？时间人员风险&机会开始结束项目干系人对项目的影响随着时间的推移变得越来越微弱。成功的概率随着时间的推移越来越大每个 阶段的结束以预先定义的可交付成果为标志风险最大影响时段项目生命周期的特性项目生命周期的特性(I)成本项目生命周期的需要注意其他的方面项目生命周期的需要注意其他的方面qPhaseendReview:又叫Phaseexits,Stag

7、egates,Killpoints1.继续吗？Go/nogo.2.CorrectiveAction3.Lessonslearned.q区别projectlifecycle和productlifecycle:项目经理沟通方向及关系项目经理沟通方向及关系项目经理赞助人老板项目团队同事其他PM顾客供应商职能部门经理媒体政府大众强矩阵型平衡矩阵弱矩阵型全时全时部分时间部分时间部分时间项目管理行政人员项目经理/计划经理项目经理/计划经理项目经理/项目主任PM协调员/项目主管PM协调员/项目主管项目经理的头衔全时全时全时部分时间部分时间项目经理85-100%50-95%15-60%0-25%几乎没有项目全

8、时人员%大到几乎全权中等到大小到中等有限很少或没有项目经理的权威项目型组织矩阵型组织职能型组织组织类型项目特点项目组织结构对项目的影响项目组织结构对项目的影响项目管理项目管理5个过程个过程决定立项依照计划执行执行情况与计划比较调整执行情况计划提供控制基线根据变更调整计划基本思路贯穿在基本思路贯穿在项目的每一个环节项目的每一个环节制约因素制约因素Constrains PMBOK4.1.1.4 Applicable restriction affect the performance of the project.limit teams option on scope,staffing,sched

9、ule.问题:我们能改变制约因素吗?我们能回避制约因素吗?制约因素的几个可能的来源是什么?假设假设(Assumptions)PMBOK4.1.1.5 for planning purpose considered to be True,Real or Certain Project team frequently Identify,Document,and Validate assumptions as part of Planning Process.项目计划与项目绩效基线项目计划与项目绩效基线 PMBOK4.1.3.1 项目计划：Formal,approved document used

10、to manage project execution.Change over time.Includes a lot:项目绩效基线：Scope Time Cost Changed upon the approved changes on scope of work/deliverable.计划实施的工具和技术计划实施的工具和技术 PMBOK4.2.2 一般管理技术。产品技能和知识。（resource planning and staff acquisition）工作授权体系（Work authorization system）批准项目工作的一个正式程序，用来确保：按照恰当的时间、顺序完成工作

11、。状态评审会 PMIS 组织程序计划实施计划实施-工作结果工作结果 Work Result PMBOK4.2.3.1 定义：为完成项目所执行活动的各种结果。（Outcomes of activities performed to accomplish the project.）提供如下信息：Deliverables 哪个完成，哪个没有 Quality standard 满足程度如何 Cost incurred/Committed(源自绩效报告)Can be Tangible or Intangible,But always Measurable.计划实施计划实施变变更请求更请求 Change

12、Request PMBOK4.2.3.2 通常在项目工作完成时被识别。例如:对范围、成本、进度的变更申请。多种形式：oral/written,direct/indirect,externally/internally initiated,legal/optional 但是，必须是正式的（Formal）集成变更控制集成变更控制 PMBOK4.3(Integrated Change Controls)关心的是：对引起变更的因素施加影响，以保证这些变更是征得同意的。确定变更已经发生。当变更实际发生时进行管理。注意：以上3条适用于具体变更控制过程，如：Scope,cost,time 要做的是：维护pe

13、rformance measurement baseline完整性 确保product scope的变更在Project scope中反映 协调各知识领域的变更。通过：拒绝新的变更。批准变更并修订项目基线。变更控制系统变更控制系统 PMBOK4.3.2.1(Change Control System)由以下内容组成：正式、文档化的程序。包括正式项目文件变更的步骤。规定如何对项目绩效进行监督和评估。包括：1.文书工作（Paperwork）2.跟踪制度和流程（Tracking systems and processes）3.授权变更所需的批准级别（Approval level necessary

14、for authorizing changes）控制小组（CCB,ERB,TRB,TAB）“自动”批准变更配置管理配置管理 PMBOK4.3.2.1（Configuration Management）任何文档化的程序，用于对以下方面进行技术和行政的指挥与监督：识别工作项或系统的物理特性物理特性和功能特征功能特征，并形成文档。控制这些特征的任何变更。记录并报告这些变更及实施状态。审计这些工作项和系统以证实其与需求一致。很多领域是变更控制系统的子集。也可能指对变更进行的任何系统的管理。不能“自动”批准变更产品描述产品描述 Product Description PMBOK5.1.1.1 把项目将要

15、创造的产品或服务的特征编制成文档。应将产品或服务与商业需求或其他导致项目产生原因之间的关系编制成文档。可以随项目的进行渐进细化。在项目初期,be less detail/high level,然后但是,又要 detailed enough for project planning当Seller按照与Buyer订立的Contract执行时，最初的产品描述一般由Buyer提供。项目选择方法项目选择方法 PMBOK5.1.2.1 Project Selection Method 方法：1.效益测量法（Benefit measurement methods）Economic Model,scoring

16、 model,2.约束优化法（Constrained optimization methods)Mathematical Model,决策模型 Decision Model:General Techniques(decision trees,forced choice)Specific Techniques(Analytic Hierarchy Process,Logical Framework Analysis,)Apply complex project selection criteria in a Sophisticated modeseparate project phase(Fea

17、sibility Study phase)Decision Model赢利能力的计算（赢利能力的计算（Profitability Calculation）q投资报酬率投资报酬率(ROI)=Operating income/Investmentq现值现值(PV)=FV/(1+r)nq净现值净现值(NPV)q内部收益率内部收益率(IRR)使投资现值之和等于收入现值之和的折现率。q回收期（回收期（Payback period）项目章程项目章程 Project Charter PMBOK5.1.3.1 定义：A document that formally authorizes a project.内

18、容：1.Officially establishes the project.2.Assign the project manager and authorizes the use of organizations resources to accomplish project activities.3.Provides a general description of project objective and business reason for project.问题：以下哪个是销售方（seller）的项目章程？1.Contract3.Statement of requirement2.

19、Scope statement 4.Statement of Objective项目经理的指派项目经理的指派 PMBOK5.1.3.2 Project Managers Assignment 项目可行，越早越好。最迟不得晚于Execution.Preferable早于项目计划编制完成前。问题：以上哪个最好？One answering principle,only choose the best fit answer.范围说明范围说明 Scope Statement PMBOK5.1.3.1 Provides a documented basis for1.Making future proje

20、ct decision2.Confirming or developing common understanding of project scope among the stakeholders.Will be revised or refined to reflect approved scope changes.Includes or reference to:项目论证（Project justification）Business needs;a basis for tradeoffs.Projects product product description(5.1.1.1)Projec

21、t deliverables a list of summary level Sub-products.Project objectives quantifiable criteria to measure successat least:Cost Schedule QualitySMART ObjectiveInvolves subdividing the major project deliverables or sub-deliverables smallermore manageable unitsUntil sufficient detailed defined deliverabl

22、es toSupport developing Activity.分解分解 Decomposition PMBOK5.2.2.2 Step 1:识别主要可交付成果 Identify major deliverablesStep 2:Decide if adequate cost and duration estimate can be developedStep 3:Identify constituent components(组成元素)Step 4:Verify the correctness 工作分解结构工作分解结构 WBS PMBOK5.3.3.1 面向可交付成果而对项目元素的分组，它

23、组织并定义了整个项目范围。Deliverable-oriented,Not activity oriented.Work not in WBS is outside scope of project.Unique identifier Code of accountWork package Lowest level item of WBS Can be decomposed in a Subproject WBS.some books:80 hours.WBS dictionary:work component descriptions.typically include:work packa

24、ge,schedule dates,Cost budget,staff assignment工作分解结构与其他结构的区别工作分解结构与其他结构的区别 PMBOK5.3.3.1 CWBS(Contractual WBS)：合同工作分解结构定义卖方提供给买方报告的层次，不如WBS详细。OBS(Organization breakdown structure)：组织分解结构显示工作被分配到组织单元。RBS(Resource breakdown structure)：资源分解结构OBS的一种变异，将工作元素分配到个人。BOM(Bill of Material)：材料清单制造产品所需零部件等的分级层次。

25、PBS(Project breakdown Structure)：项目分解结构即WBS，用于某些将BOM称为WBS的领域。范围核实范围核实 Scope Verification PMBOK5.4 是项目干系人正式接受（Formal Acceptance）项目的过程。需要审查Deliverables和Work results，以确保正确圆满完成。项目提前终止，则应对项目完成程度建立文档。注意区别：范围核实与质量控制。范围核实：关心工作结果的“接受Acceptance”质量控制：关心工作结果的“正确性Correctness”Inspection=Review,product reviews,aud

26、its,walkthrough变更申请变更申请 Change Request PMBOK5.5.1.3 多种形式：oral/written,direct/indirect,externally/internally initiated,legal/optional但是，必须是正式的（Formal）引起变更申请的原因：1.外部事件2.定义Product scope 时的错误或遗漏（error/omission）3.定义Project scope 时的错误或遗漏（error/omission）4.Value-adding change(尤其在Optional时)5.Riskcontingency

27、plan or workaround plan.(11.6.3.3)Activity Definition 活动定义活动定义 PMBOK6.1分解(Decomposition 6.1.2.1)：将工作包细分为：更小、更易于管理的活动（Activity）。与范围定义中分解的区别:Output 不同：deliverable/activity.活动清单（6.1.3.1）项目执行的所有活动。WBS的延伸。每个活动要有描述。WBS更新（6.1.3.3）。又叫精细化 Refinement.Dependencies 依赖关系依赖关系 PMBOK6.2q Mandatory 强制强制 qOften invol

28、ve physical or technological limitations(based on the nature of work being done)q也叫硬逻辑，硬依赖关系。q Discretionary 任意任意q Best practiceq 软逻辑 Soft Logic:desirable and customary(based on experience)q 优先 Preferential:preferred or mandated by a customer(also,need of the project sponsor)q Externalq Project acti

29、vity with nonproject activity.前导图法前导图法 PMBOK6.2.2.1 Precedence Diagramming MethodAON(Activity on Node):Node=activity,Arrow=dependencies One time estimateLead and LagFour relationships:Finish to StartFinish to FinishStart to StartStart to FinishTASK1TASK2TASK1TASK2TASK1TASK2TASK1TASK2ESEFLSLFESEFLSLF

30、箭线图法箭线图法 PMBOK6.2.2.2 Arrow Diagramming MethodAOA(Activity on Arrow)：双代号网络图，活动在箭线上。有虚拟活动Dummy Activity:一般用虚线表示,0 duration.No LagOne relationship:Finish to startS1234EABCDEFG计划评审技术计划评审技术 PERT PMBOK6.4.2.1Three time estimate悲观值 Pessimistic最可能值 Most Likely乐观值 OptimisticWeighted Average=(Optimistic+4*Mo

31、st likely+Pessimistic)/6Standard deviation(标准差)=(Pessimistic-Optimistic)/6Beta DistributionMost LikelyPERT Weighted Average关键路径法关键路径法 CPM PMBOK6.4.2.1One time estimate Most likelyCalculate forward pass&backward passFloat/Slack 时差Free float=Early Finish-Early start of successor activity(不影响任何紧随活动的ES。

32、)Total Float=Early finish Late finish(不影响项目完工日期。)Critical PathLongestShortestZero条件图法条件图法 PMBOK6.2.2.3 Conditional Diagramming Method GERT：图形评审技术允许回路（LOOP，如：重复多次进行一项测试）或条件分枝（Conditional branches，如：只有当检测出错误时才进行设计更新）的存在，这是PDM和ADM所不允许的。Conditional and probabilistic treatmentSystem Dynamics Models：系统动态模

33、型工期=7TaskAESEFLSLF工期=6TaskCESEFLSLF工期=3TaskGESEFLSLF工期=3TaskBESEFLSLF工期=3TaskDESEFLSLF工期=2TaskFESEFLSLF工期=3TaskEESEFLSLF工期=2TaskHESEFLSLF开始结束计算计算子网络子网络 Sub Nets Fragnets PMBOK6.2.2.4网络模板（Network templates）使制图过程更便捷。可包括整个项目，也可是其中一部分。网络的一部分称为：子网络。特别用于网络中有重叠或相似内容时。例如：盖楼的每一层、医药临床等。赶工 Crashing:成本与进度的平衡/折衷

34、。（cost and schedule tradeoff）。确定如何用最小的成本获得最大的工期压缩。通常成本增加。快速跟进 Fast tracking:将前后顺序变为平行（change sequence to parallel）。通常风险增加。工期压缩工期压缩 Duration Compression PMBOK6.4.2.2 Resource Leveling/Smoothing/Allocation:用在 resources constraint circumstances.将稀缺资源先分配到关键路径上。Allocate scare resources to the Critical Pa

35、th Activities first.通常导致比最初进度更长的工期。Often result the longer duration than preliminary schedule.资源重新分配（Resource Reallocation）:用在 time constraint circumstances将资源从非关键路径上重新分配到关键路径上，以弥补已经落今后的进度，或尽可能接近原定工期。（Resources reallocated from non-critical to critical activities to bring the schedule back，or as clo

36、se as possible to its originally intended overall duration.）Extend hours,weekends,multiple shifts.Increase productivity by using different technologies and machinery.启发式资源平衡法启发式资源平衡法 PMBOK6.4.2.4 Resource Leveling Heuristics启发式资源平衡法启发式资源平衡法 PMBOK6.4.2.4 Resource Leveling Heuristics资源逆向分配（Reverse res

37、ource allocation scheduling）:有限或关键资源（Finite and critical resource).从项目结束时间逆推进度（Scheduled backwards from ending date）关键路径资源计划 Critical Chain resource Planning:A technique modifies the schedule to account for limited resources.Question:Add more people on a task can increase or decrease the productivit

38、y?进度更新进度更新 Schedule Updates PMBOK6.5.3.1更新 Update:Modification to scheduleMay or May Not require to adjustments to other aspects of project Plan.修订 Revision:Special category of Update.Change to the start and finish dates in approved project schedule.Generally in response to the scope changes or chan

39、ges to estimate.重新确定基线 Rebaselining:While schedule severe delay,the original performance measurement baseline not applicableBe careful,since the historical data will be lost.成本管理成本管理（Cost Management）Whats cost management?Including:Initiate the projectEstimatingOrganizingControllingAnalyzingReporting

40、ForecastingTaking necessary corrective action when required.关于成本管理的问题关于成本管理的问题成本管理的目的？确保在批准的预算内完成项目的各个过程。成本管理的方法？资源计划、成本的估算、预算、控制谁对成本在不同时间有不同的需求？管理层（实施结果，奖励与识别），买方（不同的合同类型下）针对不同的管理需要，成本有哪些类型？可控、不可控；固定、变动；直接、间接如何控制与管理变更？纠正措施？S曲线？挣值？成本估算技术成本估算技术（Cost Estimating Techniques）q模拟模拟(类比类比)估算估算 Analogous Est

41、imating “topdown”;usingactualcostsfrompreviousprojectasbasisforestimateReliable when previous projects are similar and individuals have expertise form of expert judgmentq参数模型参数模型 Parametric Modeling usesprojectcharacteristicsinmathematicalmodelstopredictcosts(e.g.buildinghouses)Reliable when histori

42、cal information is accurate,parameters are quantifiable,and model is scalable2types:Regressionanalysis,LearningCurveq从下至上的估算从下至上的估算 Bottom Up Estimating rollingupindividualactivitiesintoprojecttotalsmallerworkactivitieshavemoreaccuracy q计算机工具计算机工具 Computerized tools spreadsheets,software估算的准确性估算的准确性

43、(Accuracy of Estimates）q量级估算OrderofMagnitudeEstimate:-25%to75%;Withoutdetaileddata,Bestguess,usuallymadeduringInitiationPhaseOtherNames:guesstimates,Conceptual,Preliminaryq预算估算BudgetEstimate:-10%to25%;Morebetterdata,usuallymadeduringthePlanningphaseOtherNames:Appropriation,Control,andDesignq确定估算Defi

44、nitiveEstimate:-5%to10%;Welldefineddata,usuallybottomup.OtherNames:Check,Lumpsum,Tender,Postcontractchanges.估算的准确性估算的准确性qCost Estimates:量级估算Order of Magnitude(ballpark estimate)：During initial evaluation预算估算Budget:Used to obtain funds and project approval.确定估算Definitive:Proposals,bid evaluation,cont

45、ract change etc.Order of MagnitudeDefinitiveEstimateBudget Estimate75%-25%25%-10%10%-5%生命周期成本（生命周期成本（Life cycle costing）q开发成本开发成本 Development costq生产成本生产成本 Production costq运维成本运维成本 Operating/Maintenance costq处置成本处置成本 Discard costDisposalcostwhileproductpasseditspointofusefulness.(e.g.电池，化学品etc.)Time

46、 Value of MoneyqPV=amount of payment in N years divided by(1+interest)n qNPV=Sum of PV of inflow and outflowNPV0,goNPV=0,considerNPVAC，节约；EVBV，超前；EVBV，滞后。ETC指从今以后一段时间;EAC指工作结束那个点。Quality 质量质量 Quality:实体中与它满足明确需要和隐含需要的能力相关的所有特性的总和。Totality of characteristics of an entity that bear on its ability to s

47、atisfy stated or implied needs.Five misunderstandings about quality:1.Quality means goodness or luxury.2.Quality is intangible and not measurable.3.Quality is Expensive.4.Quality problem is originated by workers.5.Quality originate in quality department.区别质量与等级：如酒店星级区别质量与镀金（Gold plating）质量目标质量目标 Qua

48、lity Goals质量的目标是：适合于使用Fitness for use.(产品或服务能否使用？Is the product or service capable of being used?)适合于目的Fitness for purpose.(产品或服务达到了设计目标？Does the product or service meet its intended purpose?)顾客满意 Customer satisfaction.(产品或服务满足了顾客的期望？Does the product or service meet the customers expectations?)符合需求

49、Conformance to the requirements.(产品或服务是否符合要求？Does the product or service conform to the requirements?)质量责任质量责任 Responsibility for Quality q高层管理高层管理 Top management负责组织的质量。负责组织的质量。Responsible for Quality of the Organizationq项目经理项目经理Project manager负责项目的质量。负责项目的质量。Responsible for Quality of the project

50、qIndividual employee负责其所做工作的质量。负责其所做工作的质量。Responsible for the tasks they performedQuality Planning 质量计划质量计划 PMBOK8.1.1 q确定与项目有关的质量标准并确定达到标准的方法。q质量政策（Quality policy）q有组织的最高层正式发布的关于质量的总宗旨和总方向。q如果组织没有正式质量政策，项目团队应该为项目指定质量政策。q项目团队有责任确保干系人全面获知质量政策。q范围说明（Scope statement）q产品描述（Product description）q标准和规范（Sta