采购管理制度与流程.pdf

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1、采购管理制度采购管理制度一、目的一、目的为了加强对采购业务工作的管理,让采购工作有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购工作效率和业务水平，特制订本制度二、制度适用范围二、制度适用范围本制度适用于除办公用品采购外的所有外购产品的采购工作，具体包括公司的针对销售产品类外购，公司自用类采购及售后维保材料类采购。三、采购流程管理三、采购流程管理（一）采购需求及审批（一）采购需求及审批为了更合理的配置资源，公司秉承采购对应需求的原则，所有采购须由相关部门或人员提出采购需求才能进行,各类型采购需求及审批程序如下：（1 1）销售类采购需求）销售类采购需求a.产品销售类采购需求：在销售合同

2、签订后，并完成合同约定付款后，销售助理填写采购申请单,财务梁成菊审核采购范围与销售合同一致性,销售合同是否签订以及付款条款；技术条款审核，如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核;IC 等项目类采购，则项目经理审核技术条款；最后运营副总裁徐芳审批b.备货申请单上应明确最终用户名称，产品名称，数量，规格及参数,外观及产品特殊要求等，详见本制度附件一:采购申请单模板c。无销售合同的销售产品采购，须由相关销售发邮件向公司总裁任雪松审批，公司领导审批后,由项目负责人填写备货申请单，要求同上（2 2）公司自用类采购）公司自用类采购a。申请人是业务部门需求人，申请部门经理审批(产品部柯晗、IC 事业郑

3、晓丹;市场部胡欣；运维部尹刚；财务人力徐芳;销售任雪松）；新员工入职采购，申请人人力部夏恩代替新人填写单据，申请部门经理审批；采购部审核确认库存货物是否已有，填写采购金额；自用采购金额超过5000 的任总必须审批;b.公司领导直接提出的用于公司空间改造及其他需要采购的采购需求，由商务部在OA 上填写采购需求,填写纸质采购审批单，并邮件发送至财务部进行备案。第 1 页 共 12 页（3 3）售后维保类采购售后维保类采购a 售后部协调人提交采购申请单；财务梁成菊审核维保合同是否有效；单个维保合同采购金额 500 元以下尹刚审批即可，不需要徐芳审批;价值高于 500 元的，须在售后部经理审批后由公司

4、领导最终审批。b。维保期外的客户由具体的售后人员情将况邮件通知相关销售，销售执行完相关费用程序后,按照产品类销售采购需求处理.（4 4）备货类采购备货类采购备货采购：由项目负责人提交采购申请单,根据库存需要或者其他工作需要提前备货，运营部经理尹刚审核必要性；运营副总裁徐芳审批；如下情况备货采购需要公司总裁审批：a)非常规机型备货b)单品备货数量超过 10 台c)备货金额超过 5 万（5 5）售前采购）售前采购售前采购项目,由项目负责人提交采购申请单,必须交由任总最终审批.（二）采购询价及供应商选择（二）采购询价及供应商选择1.商务部接到采购需求后,除零星采购及京东采购外，须积极及时的向至少三家

5、供应商发出书面的询价单，询价单模板见本制度附件二询价单2.收到供应商书面的询价单回复后，须做对比分析,针对供应商资质，产品价格，生产能力，账期，售后服务条款，交货期，地理位置，合作经历等做综合对比，选择性价比高的供应商合作，切忌以唯一因素作为考核标准选择供应商（三）采购合同签订（三）采购合同签订1.京东平台采购，订单即交易合同，交易成功后须打印订单,与付款申请单一起交予财务存档，并在OA 平台上录入明细。2。在供应商选择后，应在 2 日内与供应商签订采购合同，采购合同模板以公司模板为准，在拟定完采购合同后，需要填写合同审批表（附件三），合同审批必须附上对应的采购审批单,合同条款审核;（1）技术

6、条款审核：采购合同技术条款如是产品类销售合同则产品专家（售前）负责审核;如 IC 等项目类采购,则项目经理审核技术条款；最后运营副总裁徐芳审批;（2）商务条款审核：采购合同，财务部梁成菊负责审核包括付款条件、发票要求、公司账号，是否符合销售合同范围，是否符合采购需求审批单（3）服务条款审核：针对售后服务条款由运维部尹刚统一审核第 2 页 共 12 页（4）特殊情况采购必须徐总审批，原则上销售合同不到不可以启动采购；2.采购合同签订后交予财务部门存档,并在 OA 系统上录入详细信息。3.采购合同执行过程中如有，须签订补充协议,补充协议签订审批程序同主合同。（四）采购合同执行跟踪（四）采购合同执行

7、跟踪符合生产条件的，商务部要及时跟踪供应商的生产制作进程，按照项目要求交期跟踪进度，让供应商拍摄生产进程的照片或视频,确保产品能按时保质保量的生产完毕（五）发票及付款：（五）发票及付款：（1 1）发票）发票采购合同签订后，要根据合同约定与供应商索取合法发票，原则上须要供应商提供增值税专用发票,不能提供的须在采购合同签订时向财务反馈。（2 2）付款）付款如有首付款,须按照采购合同约定向财务部提交付款申请（附件四），首付款申请需由财务部审核签字，运营副总裁签字,必要时要由公司总裁签字，尾款遵循以下原则1)按照合同约定的付款条件,由采购部申请，财务梁成菊进行复核是否符合付款条件；1、如果是项目销售的

8、采购付款审核，尾款的付款需要项目经理确认2、如果是产品销售、维保采购的付款审核,尾款付款需要运维部经理尹刚确认；3、如果是售前采购的付款审核，尾款需要项目负责人确认4、如果是自用采购的付款审核，尾款需要申请人确认货物没有问题；5、如果是京东采购，则付款是前付款后收货,采购付款以采购审批单为依据可付款;（六）货物验收及运输（六）货物验收及运输1.货物生产完毕后，如货物在北京，则由商务部人员发出发货检测单（附件五)，提前通知售后部安排现场验货事宜；如货物在外地,有办事处的地方，由商务部人员向办事处同事发出发货检测单，由办事处同事协助完成验货；如货物生产地没有公司人员，视产品的重要程度可发照片或视频

9、给项目人员确认或者安排售后部同事出差现场验货.2。货物验收合格后，须有验货同事的书面签字确认或项目相关人员邮件确认，确认后方可进行后续发货事宜.3.。发货前如有尾款事宜，由商务部向财务提交付款申请单,尾款的付款申请单需有验货人员和项目经理的签字，财务部的审核确认，公司领导的签字确认方可支付。4.联系物流公司，凡是涉及到玻璃，液晶屏,亚克力面板类产品，内包装须由厂家提供照片，外包装均是木架或木箱包装.5.货到现场后，通知现场实施人员第一时间打开包装验货，如货物有损坏，及时拍照留证，并现场告知物第 3 页 共 12 页流,包装如不拆，拒签字确认收货。6。物流运输尽量由厂家负责，减少运输风险。（七）

10、售后（七）售后1.产品到现场后，商务部须请现场同事第一时间确认产品状况，符合需求且产品无破损须及时告知；产品有瑕疵或错误也请实施人员第一时间反馈,并拍照发邮件告知2。产品有瑕疵或有误差或破损，商务部得到反馈后须第一时间与供应商联系，发送邮件说明情况,附上图片或视频，请对方在反馈后的一个工作日内给出回复，确定处理的办法。3.供应商有了处理办法后第一时间告知现场实施人员，请其配合。4.供应商对到货产品的瑕疵、误差及破损处理完毕后，再次请现场实施人员确认验货。5.产品在保期间出现故障，应在售后部反馈后1 个工作日联系供应商处理，售后问题处理失效保证在1 周内解决,除重新生产或疑难问题外.6.采购合同

11、内约定售后问题的处理时效及费用承担,明确违约责任。四、供应商管理制度四、供应商管理制度1。对于供应商，采取互利,平等，双赢的态度，与其合作。2.供应商的选择要考虑供应商资质，产品价格，生产能力，账期,售后服务条款，交货期，地理位置，合作经历等因素综合考核.3.建立供应商信息库，对于供应商的信息，要尽可能详细的填写，具体见供应商信息表,该信息表每半年一更新，必要时要去供应商公司实际核对信息，确保信息的真实性.4.供应商评级一年一审,综多种因素对供应商进行评级，我公司的供应商级别分为ABCD 四级.I其中 A 级代表可经常合作，优质供应商；B 级代表有需要改进的地方，可酌情合作;C 级为备选供应商

12、，改进余地很大，如在一年内还未改进，第二年可直接从供应商库中删除，D 级为不合格供应商,可直接淘汰见附件供应商评分表5.重大项目的不合格供货经历或对售后服务承诺严重不遵守,均可直接及时降低供应商评级6.对于优质供应商可签订年度战略采购协议，降低采购成本，并上升与供应商的合作档次7.一类产品至少有 23 家供应商,不过度依赖某一供应商8.与供应商采取丰富的合作形式，比如独家供货，战略合作，及互相产品推销合作等。五、出入库管理五、出入库管理1.销售类采购及维保类采购货物到货后需先在OA 系统上做入库，然后再发货给对应的销售合同。2.员工办公电脑需要在OA平台上录入个人名下,作为固定资产,员工入离职

13、在OA平台上做相应的出库入库手续，并让员工签字确认3.对于库存货物，要在每个季度的最后一个月盘点一次，准确掌握公司的物料储备情况，对于常用的库存紧缺物料做到及时备货，备货邮件发送公司领导审批.第 4 页 共 12 页六、突发事件处理六、突发事件处理1.项目突发的采购需求，如果涉及到项目验收等情况，相关的采购程序可简化，向项目经理及公司领导确认后即可进行采购.2.棘手售后事件的处理，可向公司领导申请特殊处理,具体情况具体处理。七、采购奖惩制度七、采购奖惩制度为了规范采购人员的日常行为，激励和提高采购人员的工作积极性和责任心，特制订以下奖惩制度，本制度适用于商务部全体人员,采购部及职能部门负责执行

14、此文件，财务部及人事部等相关部门负责监督本文件执行（一）奖励条例（一）奖励条例1.在同等或更低价格中找到更好质量的供应商,根据产品使用量与金额酌情奖励100 元-200 元/次2.在原供应商的基础上主动将价格商谈到更低，并保证商品质量的情况下,根据差价及使用情况，酌情奖励100 元200 元/次3.对供应商的付款方式可货到付款、首付款比例更低,尾款周期更长等付款方式改进的,根据该供应商的合同金额酌情奖励 100 元200 元/次（二）惩罚条例（二）惩罚条例1.采购人员不能及时完成采购任务或者处理事情不及时且没有向上级汇报的酌情处罚100 元200 元2.采购单不全不对,价格错误,交期错误，付款

15、方式错误，税率错误，数量错误等，根据损失情况酌情处罚100 元不等/次3.当供应商供货质量异常，不能及时督促及调整而导致对生产质量或生产周期造成影响的视影响程度的大小和事后的处理态度综合考虑，酌情处罚100200 元/次。4.在审批过程中或核查中发现采购价格高于市场价格20，一次性罚款 200 元。（三）免责事项（三）免责事项1。若因其他部门的原因导致采购计划落后而延误交期的，采购部门不应受到处罚.2。若因其他部门申报清单出错，并没有及时变更导致采购错误、延期的,采购部不应受到 处罚。3.若因生产中，清单发生临时变更未及时给予通知导致采购错误的，采购部不应受到处罚.4.采购部应履行授权签字确认

16、单进行采购，若其他部门进行的临时性采买，如出现采买错误的，采购部不应承担任何责任及处罚。5.若因生产进行中出现的突发采购计划，采购部应尽力保证以为公司节约成本的理念进行采购，若在急需的采购中价格略高于市场价的，公司应以实际情况考虑，不应对采购部进行惩罚。6.若因供应商未能按时供货或其它不可控原因造成供货滞后或耽误交期的，且未提前预警的，采购部并应配合其他部门以合理的方式协调处罚供应商，尽力为公司减少损失。7.对于公司其他部门或客户指定了品牌或供应商的，如价格已超出市场价的，采购部不应承担任何责任,但必须在采购信息审批表备注。第 5 页 共 12 页八、采购人员行为规范八、采购人员行为规范1.采

17、购人员应本着质优价廉的原则多方比价及询价后选定合适供应商，以为公司降低成本，提高采购质量为准则.2.采购人员应尽职尽责,恪守职业道德，不应接受供应商任何形式的馈赠、回扣及贿赂；若因严重失职或违反原则作出不当行为者,给予警告处理，更严重者，做辞退处理。九、本制度经公司董事长批准后正式实施九、本制度经公司董事长批准后正式实施十、本制度附件如下：十、本制度附件如下：1。附件一：采购审批单2。附件二备货申请单3。附件三:询价单4.附件四:合同审批表5.附件五：付款申请单5。附件六:发货检测单6。附件七：供应商评分表7.附件八：供应商年度考核评分表1 1附件一：采购审批单附件一：采购审批单采购审批单采购

18、审批单编号：编号：20150507012015050701采购类型申请人采购原因最终用户/客户产品名称需求部门需求部门销售采购 维保采购 自用采购 备货采购 售前采购 规格参数技术审核技术审核商务审核商务审核数量申请日期：期望到货日期销售合同编号金额备注公司领导公司领导财务审核财务审核第 6 页 共 12 页审核人:备注审核人：审核人：审核人：审核人：2 2附件二附件二:询价单询价单询价单询价人:联系方式：主题：询价日期:公司您好：我公司有以下产品想与贵公司合作，请贵公司在 1 个工作日内报出产品的优惠渠道价格，谢谢!序号产品名称图例规格参数数量价格备注注：1.报 价要 含 增值 税 专用发票

19、2.报 价请注明付款方式，交货周期，及质保期，必要的话请附上贵公司的售后条款北京智华信科技股份有限公司2015 年 4 月 21 日报价公司：报价人：联系方式:报价日期：第 7 页 共 12 页3 3附件三：合同审批表附件三：合同审批表合同审批单合同审批单销售类型采购类型申请人最终用户/客户技术条款审核技术条款审核产品销售 IC 项目销售 维保服务 销售采购 维保采购 自用采购 备货采购 售前采购 服务条款审核服务条款审核商务审核商务审核报价审批单采购审批单编号提交日期：合同编号财务审核财务审核公司领导公司领导审核人:审核人：审核人：审核人：审核人:合同标准条款变更细则序号条款类别变更说明第

20、8 页 共 12 页4.4.附件四：付款申请单附件四：付款申请单申请人申请人最终用户最终用户/客户客户付付采购物品采购物品款款收款单位收款单位信信付款内容付款内容息息付款方式付款方式付款金额付款金额审审批批区区财务审批要素财务审批要素付付款款审审批批单单日期日期采购审批单编号采购审批单编号采购合同编号采购合同编号首付款首付款中间付款中间付款尾款尾款全款全款其他付款其他付款备注：备注：转账转账支票支票现金现金刷卡刷卡备注：备注：人民币人民币(大写）大写）付款时间付款时间 开具发票开具发票 销售合同回款销售合同回款财务审批财务审批公司审批公司审批￥符合符合不符合不符合项目经理项目经理/运维经理审批

21、运维经理审批5.5.附件五：发货检测单附件五：发货检测单发货检测单发货检测单合同信息及客户需求合同信息及客户需求商务部填写，最好电话和销售确认合同编号最终客户名称到货/安装日期要求硬件范围/内容及要求系统/软件开发范围项目实施要求销售人员硬件检测员检测日期联系人电话硬件检测明细硬件检测明细标项必须通过，不通过不发货；通过,不通过X检测结论检测结论可以发货可以发货 推迟发货推迟发货 机器重做机器重做 备注：备注：第 9 页 共 12 页检测类检测类检测科目检测科目硬件配置检测项检测项检测检测 1 1结果结果检测检测 2 2结果结果备注备注主机网络唤醒定时开关机接口休眠设置显示关闭设置是否松动？U

22、SB音频网口VGA黑色 白色 灰色 银色硬盘关闭时间设置系统电源按钮设置旁加载系统激活防火墙是否预装软件软件类型软件功能软件版本漆面平整度是否磕碰硬 件 外颜色一致性观是否摇晃颜色要求是否有音箱备注接缝处缝隙6.6.附件六附件六:供应商信息登记表供应商信息登记表供应商信息登记表供应商信息登记表第 10 页 共 12 页一、公司基本信息一、公司基本信息(所有供应商）所有供应商）公司名称公司名称总部所在地总部所在地业务范围业务范围服务区域服务区域网址网址公司地址公司地址二、业务联系人员信息二、业务联系人员信息(所有供应商所有供应商)人员角色人员角色法人代表法人代表董董事事长长/总总经理经理商商 务

23、务 联联 系系人人业业 务务 统统 一一接口人接口人财财 务务 联联 系系人人其其 他他 联联 系系人人 2 2其其 他他 联联 系系人人 3 3姓名姓名公司职务公司职务电话电话/手机号码手机号码传真传真EmailEmail三、国内银行信息三、国内银行信息(正式供应商）正式供应商）账户名称账户名称开户银行名开户银行名称称币种币种开户银行行号开户银行行号银行帐号银行帐号备注备注以以下下请请供供应应商商确认：确认：以以上上信信息息完完全全正正确。确。以以上上信信息息部部分分需需要更新要更新,我我司司将将按按华华为为要要求求提提供供变变更更信信息息申申请。请。公公司司名名称称（盖盖章）：章）：年年月

24、月日日第 11 页 共 12 页7 7。附件七。附件七:供应商年度考核评分表供应商年度考核评分表供应商年度考核评分表供应商年度考核评分表名称供应商厂址基本情况表联系人考核项目质量状况交付情况服务质量价格水平总得分分值602010职务承接/代理公司产品涉及加工工艺过程电话传真最高评分标准分最低得分分60不合格批数(数量）总交货批数(数量）20迟交批数(数量）总交货批数(数量）配合度（积极、一般、差）、送样速度、纠正措施回复和实施、超额运费处理、合同条款执行等10售价合理度及主动依市场调整性不合格不合格：85 分以下差差：8690 分良良：9195 分优优：96 分以上A:优先采购并可加大采购量；认定为特别优秀的供应商的物料可享受免检待遇B:合格供应商可正常采购，但要求其对不足之处予以改善评价说明C C:备用供应商，应暂停采购,并通知供应商提高供货能力，改进供货工作D D：不合格供应商,应予以淘汰评价单位信息评价部门/人员部门主管意见：副总经理审批意见：评价意见签字日期第 12 页 共 12 页