学习情境十表格数据处理.pptx

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1、1、典型工作过程（实际工作情境描述）分析目前，各企事业单位工作人员经常在各种表格办公文件来处理数据，比如数据编辑、数据排序、数据筛选、分类汇总、制作图表等处理。第1页/共35页2、典型工作任务表格数据处理第2页/共35页任务一：数 据 清 单编辑Excel 2003的数据清单具有类似数据库的特点，可以实现数据的排序、筛选、分类汇总、统计和查询等操作，具有数据库的组织、管理和处理数据的功能，因此，Excel数据清单也称Excel数据库。返 回第3页/共35页1.数据清单的概念具有二维表性的电子表格在Excel中被称为数据清单，数据清单类似于数据库表，可以像数据库一样使用，其中行表示记录，列表示字

2、段。数据清单的第一行必须为文本类型，为相应列的名称。在此行的下面是连续的数据区域，每一列包含相同类型的数据。在执行数据库操作（如查询、排序等）时，Excel 2003会自动将数据清单视作数据库，并使用下列数据清单中的元素来组织数据：数据清单中的列是数据库中的字段；数据清单中的列标志是数据库中的字段名称；数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。第4页/共35页数据清单第5页/共35页2.创建数据清单遵循的规则（1）一个数据清单最好占用一个工作表。（2）数据清单是一片连续的数据区域，不允许出现空行和空列。（3）每一列包含相同类型的数据。（4）将关键数据置于清单的顶部或底部：避免将关键数据放到数据

3、清单的左右 两侧，因为这些数据在筛选数据清单时可能会被隐藏。第6页/共35页（5）显示行和列：在修改数据清单之前，要确保隐藏的行和列已经被显示。如果清单中的行和列未被显示，那么数据有可能会被删除。（6）使用带格式的列标：要在清单的第一行中创建列标。Excel 2003将使用列标创建报告并查找和组织数据。对于列标请使用与清单中数据不同的字体、对齐方式、格式、图案、边框或大小写类型等。在输入列标之前，要将单元格设置为文本格式。第7页/共35页数据清单（7）使清单独立：在工作表的数据清单与其他数据间至少应留出一个空列和一个空行。在执行排序、筛选或自动汇总等操作时，这将有利于Excel 2003检测和

4、选定数据清单。（8）不要在前面或后面输入空格：单元格开头和末尾的多余空格会影响排序与搜索。第8页/共35页3.编辑数据数据清单中的数据除了可以使用工作表进行编辑，还可以使用“记录单”来进行。1）查看、编辑记录 2）新建、删除记录 返 回第9页/共35页通过成绩表进行演示1、在数据清单中直接进行编辑修改2、使用数据菜单中记录单命令编辑修改第10页/共35页任务二：数据排序1.按一个字段的大小排序 （1）工具按钮，简单快捷，要注意只需选某列的任一单元格，不能选一列。（2）菜单，可设置，适合复杂排序。2.按多个关键字段排序，适合第一个关键字有重复的值。3.按行排序，可以排序，但一般数据不适合按行排序

5、。第11页/共35页通过成绩表进行演示1.按一个字段的大小排序 （1）工具按钮，简单快捷，要注意只需选某列的任一单元格，不能选一列。（2）菜单，可设置，适合复杂排序。2.按多个关键字段排序，适合第一个关键字有重复的值。3.按行排序，可以排序，但一般数据不适合按行排序。第12页/共35页任务三，数据筛选筛选是根据给定的条件，从数据清单中找出并显示满足条件的记录，不满足条件的记录被隐藏。Excel 2003提供了两种筛选清单命令：自动筛选和高级筛选。与排序不同，筛选并不重排清单，只是暂时隐藏不必显示的行。1.自动筛选2.取消数据清单中的筛选 返 回第13页/共35页通过成绩表进行演示1、普通数据筛

6、选2、按条件筛选。第14页/共35页任务四：分类汇总 分类汇总是把数据清单中的数据分门别类地进行统计处理。不需要用户自己建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均等多种计算，并且把汇总的结果以“分类汇总”和“总计”显示出来。在Excel 2003中分类汇总可进行的计算有：求和、平均值、最大值、最小值等。注意，数据清单中必须包含带有标题的列，并且数据清单必须先对要分类汇总的列排序。返 回第15页/共35页通过书店.XLS进行演示1、若不排序，也可分类汇总操作，但没什么作用，强调先排序的意义。2、各种分类汇总操作。第16页/共35页任务五：图表制作与编辑 数据图表就是将单元格中的数

7、据以各种统计图表的形式显示，使得数据更直观。当工作表中的数据发生变化时，图表中对应项的数据也自动变化。在Excel中，用户可以利用图表工具栏创建简单图表，也可以利用图表向导创建各种图表。返 回第17页/共35页通过成绩表进行演示创建图表 创建图表的过程很简单，通过一个实例说明图表的创建步骤。第一步：选择合适图表类型 返 回第18页/共35页通过成绩表进行演示创建图表第二步：有两项工作要确定 1、选择数据区域 2、数据产生在行或列第19页/共35页通过成绩表进行演示创建图表第三步：确定图表标题等第20页/共35页通过成绩表进行演示创建图表第四步：确定图表位置，也是确定图表分类 1、嵌入图表 2、

8、独立图表第21页/共35页通过成绩表进行演示编辑图表 建立图表后，用户还可以对它进行修改，比如图表的大小、类型或数据系列。值得注意的是，图表与建立它的工作表数据之间建立了动态链接关系，当改变工作表中的数据时，图表会随之更新；反之，当拖动图表上的结点而改变图表时，工作表中的数据也会动态地发生变化。返 回第22页/共35页1.激活图表2.更改图表类型 3.修改图表中的数据4.移动嵌入式图表和改变其大小5.修改图表中的图形6.增加和删除数据系列第23页/共35页通过成绩表进行演示格式化图表 图表格式的设置主要包括对标题、图例等项重新进行字体、字形、字号、图案、对齐方式等的设置以及对坐标轴格式的重新设

9、置。双击图表中的标题、图例、分类轴、网格线或数据系列等部分，打开相应的对话框，就可以在该对话框中进行图表格式设置。返 回第24页/共35页任务六 表格数据打印工作表或图表在编辑好之后，打印前，应使用“打印预览”命令看一下模拟显示，若不满意，则可通过“页面设置”进行适当设置，直到效果满意时再打印。返 回第25页/共35页通过成绩表进行演示页面设置单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开如图所示的“页面设置”对话框，该对话框中共有4个选项卡：页面、页边距、页眉/页脚和工作表（若当前被编辑的是一个图表，则“工作表”选项卡将变为“图表”选项卡）。返 回第26页/共35页通过成绩表进行演示使用分页符如

10、果需要打印的工作表内容不止一页，Excel 2003将自动在其中插入分页符将其分成多页。分页符的位置取决于所选纸张的大小、页边距设置和设定的缩放比例。当用户有特别需要时，可以人工插入分页符。1.插入水平分页符 2.插入垂直分页符 3.分页预览 4.移动分页符 5.删除分页符 返 回第27页/共35页通过成绩表进行演示打印预览单击“常用”工具栏上的“打印预览”按钮或者“文件”菜单中的“打印预览”命令，将出现如图所示的“打印预览”窗口。返 回第28页/共35页通过成绩表进行演示打印工作表对工作表进行了页面设置，并通过了打印预览后，就可以打印工作表了。在确定打印之前，还要放好纸张、打开打印机、检查打

11、印机是否工作正常。一切没有问题后，可单击“文件”菜单中的“打印”命令，打开“打印”对话框。在该对话框中进行所需的相应设置后，单击“确定”按钮即可开始打印。如果不需要在“打印”对话框中进行设置，也可以单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，直接使用Excel 2003默认的页面设置打印出该工作簿中的当前工作表或图表工作表。返 回第29页/共35页任务七 表格数据的“搬迁”通过成绩表进行演示，从EXECL工作表中搬迁到WORD文档。选择粘贴：1、表格，2、文本，图片。粘贴和粘贴链接的区别：前者不更新，后者更新 返 回第30页/共35页也可从WORD文档中搬迁到EXECL工作表。选择粘贴：1、表格，2、

12、文本，图片。粘贴和粘贴链接的区别：前者不更新，后者更新第31页/共35页链接对象和嵌入对象的区别在Office 2003应用程序中，Word 2003在处理文字方面具有非常强的功能，Excel 2003十分胜任处理数值，虽然它们有明确的分工，但并不是完全割裂开来，它们之间还可以协同工作。它们的协同操作，不仅可使很多工作变得简单，而且可以完成单个应用程序无法胜任的工作。Excel 2003与Word 2003之间的信息共享方式有两种类型：对象链接和嵌入（OLE）。返 回第32页/共35页链接信息将会自动更新。使用链接方式可节省磁盘空间。嵌入信息将不会自动更新。使用链接方式不节省磁盘空间。第33页/共35页布置实训任务实训十第34页/共35页感谢您的观看。第35页/共35页