4-第四章-财经商务文书写作ppt课件(全).pptx

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1、第四章 财经商务文书写作导入新课导入新课 标书是投标成败与否的关键，因此在标书上容不得一点马虎，但重新起草一份标书需要花费投标人大量的时间。因此，投标人经常是套用以前的标书，在WORD上修改，复制粘贴几个步骤下来，很快就起草好了一份标书。但在滥用现成标书的过程中，悲剧就产生了。事件一 有次投标，我做完我的经济标和商务标，因为做技术标的仁兄身体不适回家修养，老板派我上场。我以前就是搞技术的，二话没讲，把一个类似工程的技术标拿来改，投标并中标。在中标后我发现，由于时间仓促，我做的技术标中居然还有多处“玲珑花园”没有改成“曙光花园”，中间居然“玲珑花园”业主的名字的还在，可正是一背的冷汗！后果：严重

2、错误，开除！第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作导入新课导入新课 事件二 有一个酒店工程，投标书中有这样的语句：我公司一定认真组织施工将本工程建设成XX市一流的污水处理厂 后果：严重投诉，开除！其实像这样滥用现成标书而造成的悲剧还有很多，现实中也确实有这样的事情发生。在商务活动中，招标书、理赔函、索赔函、经济合同、商洽往来信函等一些像投标书一样的商务文书的写作我们经常会遇到，稍有差池，就会带来不必要的纠纷，甚至是巨额的经济损失。这一章，我们就来一起学习常用的商务文书的写作。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作第一节 招投标书的写作招标书招标书概念：招标书也称招标通告、招标公

3、告，业主在进行建设合作等项目时，按照规定条件将有关标准、条件等进行公布，通过投标方前来进行竞争，优胜劣汰。作用：依据作用（招标书是投标者进行投标的依据，从事使投标者可以按照要求编制内容，制定方案，进行有效投标）竞争作用（招标单位可以择优选用投标单位，降低成本，保证项目质量，实现既定目标；投标者也可通过竞争，进一步挖掘潜力，提高综合实力，促进自身发展）第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书的作用招标书的作用（1）可靠性 （2）竞争性（3）具体性（4）契约性（5）真实性（6）时限性（7）专用性（8）约束性（9）广告性招标书招标

4、书招标书的分类（1）按时间划分为长期招标书和短期招标书。（2）按内容和性质划分为企业承包招标书、工程招标书、大宗商品交易招标书。（3）按招标范围划分为国际招标书和国内招标书。（4）按招标形式划分为内部招标、有限招标、公开招标。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书 招标书的格式（1）标题 标题写在第一行中间。常见写法有三种：由招标单位名称，招标性质及内容，招标形式，文种四个元素组成；由招标单位加上文种组成，如四川场道工程公司招标书；直接由文种组成，如招标书。（2）前言 前言亦称导语、基本内容有招标的项目名称、招标根据、招标目的和招标范围。前言简洁明了，提示性作用比较强。第四

5、章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书（3）正文 招标书的内容核心。要明确招标项目、招标范围、招标方式、招标程序、相关要求、注意事项等内容。仅招标工程一项，就要有项目名称、立项根据、投资总量、工程类型、施工总量、招标单位资格要求、具体施工地址或区域等。至于具体的合同原则、权利与义务等，要求更为明细，不得有任何的疏漏。主体一般用横式并列结构，也可以用表格加以逐项说明。（4）结尾 结尾既有招标单位名称(加盖公章)、制定招标书的日期、招标单位的名称地址、电话等内容。若两个以上单位联合招标，应依次写明。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书招标书第四章第四章 财经商务文书

6、写作财经商务文书写作招标书的写作要求招标书的写作要求（1）严谨周密（2）简洁清晰（3）真诚合作投标书投标书概念与作用：投标书是指投标单位按照招标书的条件和要求，向招标单位提交的报价并填具标单的文书。它是对招标书的回应与承诺，有具体相关指标、要求、事项等回应性内容。投标书与招标书相互依存、互补。特点：（1）求实性（2）竞争性（3）针对性（4）合约性第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书的分类（1）按内容不同分类 有商业投标书、工程项目投标书、装饰工程投标书、生产投标书、药业投投标书、劳务投标书等。（2）按计价方式不同分类 有固定总价项目投标书、单位不变项目投标书、成本加酬金项目投标

7、书、特殊计价项目投标书等。（3）按方式不同分类 有公开投标书、内部投标书、特邀投标书等。（4）按称谓不同分类 有投标通告、投标广告、投标公告、投标文件汇总、投标函件等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书（5）按范围不同分类 有国际投标书、国内投标书书、地区(区域)投标书、系统(行业)投标书、单位内部投标书等。（6）按性质不同分类 有合资投标书、独资投标书、股份制企业投标书、国有企业投标书、个体投标书招、集体投标书等。（7）按作用不同分类 有投标申请书、投标履约保证书、投标方案、投标细则等。（8）按形式不同分类 有表格形式投标书、文字形式投标书、表格、文字兼有的投标书等。

8、第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书 投标书的格式 投标书一般由标题、抬头、前言、主体、结尾和附件部分构成。（1）标题 直接写文种，如投标申请书、投标书等；由投标项目加文种组成，如水电工程投标书等；投标单位加文种组成，如路达集团有限公司投标书等；由投标单位、投标项目加上文种构成，如中国水利水电七局项目投标书等（2）前言 主要写明投标的态度、思路和看法。内容简要、清晰明确，是主体的铺垫部分。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书（3）正文 投标书的核心、为投标是否成功的关键所在。基本内容有:投标的具体内容；相应的投标步骤或措施；说明自身的应标条件；补充说

9、明应标的其他事宜；对投标作出必要的保证。（4）结尾 即单位名称、法定代表人姓名、投标人的署名、地址、电话、投标书制发日期等。（5）附件 附件是对投标书内容的必要补充或说明。随投标书附上有利于乙方中标的材料，如相关担保书、相关证明材料、单位资质证明等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作投标书投标书第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作招标书的写作要求招标书的写作要求（1）真实完整（2）突出优势（3）注重时效投标书投标书第二节 商洽往来信函的写作建立关系函建立关系函 概念 建立关系函是指为了企业的生产与销售，通过多种途径了解客户后，经论证值得与之建立商务、贸易、合资、合作等关系

10、而使用的信函。种类 根据建立关系函的内容，可以分为建立业务关系函、建立贸易关系函、建立商务关系函、建立合作关系函、建立全面关系函、建立战略关系函、介绍商品函、提供资料函等等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 建立关系函的格式（1）标题 标题要精练、概括地点明去函的主旨内容，可以写成事由+文种，即“建立业务关系函”。（2）称呼语 称呼用全称显得礼貌。如“北京茶叶进出口有限公司”或者“xx经理/先生/女士 台鉴/雅鉴”。（3）正文 建立关系函的正文包括开头语、主体、结束语等三部分。开头语：如果是初次联系客户的首发函，先简要说明得到对方消息的途径，或者直接进行简单的自我介绍。同时表示我

11、方有意与对方建立业务关系，进行交易，希望得到对方的合作。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函 主体:是函件的重点。先介绍本公司的主要业务范围、经营状况，推销商品时要突出产品特色和优点，包括价格优势等。而后说明发函意图，表明合作的意愿。语言表达要具体、明确。结束语:用惯用语表示出对方回函的愿望。（4）祝颂语 一般用“顺致商安”、“顺致商棋”等，要求书写规范、礼貌得体。（5）落款 置于信函的右下角，写明发函公司的名称(盖章)或个人姓名和日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函建立关系函的写作要求（1）如果是初次联系的客户，开头语要先做自

12、我介绍，或先说明如何得知对方，再做自我介绍。（2）产品介绍要求文字生动、活泼，重点突出产品的特色。（3）给初次联系客户发送电子邮件时，最好不要主动附上附图，以免被删或被反垃圾邮件软件拦截。（4）结尾语，要求能激发对方愿意合作、联系的愿望。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作建立关系函建立关系函询价函询价函 概念 询价函是指由买方向卖方询问有关商品的交易条件或具体价格而使用的函。它是经贸磋商交易的第一个程序即“询盘”阶段而使用的信函。询价的目的是请对方报价，询价对交易双方都没有法律上的约東力。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 询价函的格式询价函的格式主要包括标题、称呼语、

13、正文、结束语、落款等五部分。(1)标题 一般直接写上“询价函”三字，也可直接写“咨询函”。(2)称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 写明向收函人索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等，也可以用发询价单或订单的方式询问某项商品的具体情况。(4)结束语 希望得到对方的回复。(5)落款 写明发函公司的名称和具体日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作询价函询价函询价函的写作要求 询价函写作时要就事论事，写法上直截了当，想知道什么就问什么，突出最主要的未知事项。语言要求简洁明了、结构简单。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作询价函询价函报价函报

14、价函 概念 报价函是指由卖方向买方提供某项商品的有关交易条件或具体价格所写的信函。它是经贸磋商交易的第二个程序即在“发盘”或“报盘”阶段而使用的信函。适用于对询价函所提出的问题进行答复。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 询价函的格式 包括标题、称呼语、正文、结束语、落款等五部分。（1）标题 直接写上“报价函”或“关于的报价”。（2）称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。（3）正文 正文有两种情况:主动报价，一般写上产品价格、规格、发货期、可供数量、结算方式、包装运输等内容。如果是回复对方的报价，首句应先说明接收到对方的函，一般用“悉”或“收悉”。接着可表示感谢对方

15、对我方产品的关注。然然后再针对来函的内容做出具体回复，还可提出要求。（4）结束语 希望对方能能订购。一般用“恭候佳音”、“期盼合作成功”等语。（5）落款 应写明发函公司的全称并盖章或者署个人姓名，同时写上“年月日”。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作报价函报价函报价函的写作要求 写报价函的目的是为了争取最终与客户成交，而要能最终实现成交目的，就必须抓住产品规格相符、报价这两个重点。所报的价必须是与当前的市场行情相吻合的实价。报价太高会吓跑客户，而报价太低，客户会认为你不是内行，也不会理你。因此，切勿乱报价，应了解清楚行情，多方比较后再报价，这对新公司和新产品尤其重要。第四章第四章

16、财经商务文书写作财经商务文书写作报价函报价函还价函还价函 概念 还价函是指收到报价的一方就对方报价中某些条款感到不能接受，按照自己的能力提出修改意见供对方考虑的一种商业信函。还价函可以是买方就卖方的报价还价，也可以是卖方就买方的还价再进行还价。它是经贸磋商交易的第三个程序即“还盘”阶段而使用的信函。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作 还价函的格式包括标题、称呼语、正文、落款等四部分。(1)标题 直接写上“还价函”或“降低原报价函”。(2)称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 主要内容包括还价措施、与原报价函变动情况、还价原因及建议等。(4)落款 写明单位

17、名称(公章)或个人姓名以及发文日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作还价函还价函还价函的写作要求 还价函的目的在于磋商报价，以获取更丰厚的利润。还价时要根据市场实际及对方所能承受的范围，不能还得过低，以免使对方误认为你没有诚意。说明还价原因应有理有据。表明接受对方报价与否，态度要明朗。言语措辞应礼貌得体。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作还价函还价函接受函与订购函接受函与订购函 概念 接受函是指买方或卖方接受对方提出的交易条件而使用的信函。它是经贸磋商交易的第四个程序即“接受”阶段而使用的信函。订购函是指经过反复磋商，彼此均接受了交易条件后，由买方向卖方订购货物而使用

18、的函件。它是经贸磋商交易的最后一个程序即“签下合同”阶段而使用的信函。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作接受函与订购函的格式包括标题、称呼语、正文、落款四部分。(1)标题 直接写“接受函”或者“订购函”。(2)称呼语 收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 接受函要写明接受对方的具体报价条件，包括商品名称、规格、单价，以及结算方式、交货日期、地点等。订购函一般制成订单式，以表格形式列明各项交易条件。内容包含商品名称、牌号、规格、数量、价格、结算方式、包装、交货日期、交货地点、运输方式、运输保险等。(4)落款 写明发函单位的全称(盖章)或个人姓名以及具体发文日期。第四章第四

19、章 财经商务文书写作财经商务文书写作接受函与订购函接受函与订购函接受函、订购函的写作要求 接受函、订购函是双方均已接受交易条件，达成交易意向，将产品的订单用书面函件的形式发给对方。因此，接受函、订购函兼有合同的功用，写作函时要求考虑周详，表述应精确严密，以免日后发生纠纷。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作接受函与订购函接受函与订购函催款函催款函 概念 催款函用于催交款项，是卖方在买方未按约定期限缴交款项而使用的函，意在提醒买方付款结账。商务贸易中，常会出现买方超过规定期限尚未将货款付给卖方的情况，此时卖方就应致函提醒买方付款结账。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作催款函

20、包括标题、称呼语、正文、落款四个部分。(1)标题 可直接表明“催款函”，也可在标题前写上“紧急”二字，以示催收的是紧急款项。标题一般需注明编号，便于查询和联系。(2)称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。(3)正文 催款单位和欠款单位的全称和账号，必要时写上催款单位的地址和电话以及经办人的姓名等；双方交易往来的原因、日期、发票号码、欠款金额、拖欠货款情况等。处理意见，可从这几方面予以说明:一是要求对方说明拖欠的原因；二是重新确定一个付款的期期限，希望对方按时如数交付欠款；三是如再次逾期拖欠，将采取罚金或其他措施。(4)落款 写明催款单位的全称，并加盖公章，最后注明发文日期。第四

21、章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作催款函催款函催款函的写作要求 催款函目的在于催收欠款，既要触动对方，达到收回欠款的目的，又要顾及对方的脸面，维持原来的良好合作关系。因此，写作催款函时语言要得体，不必虚礼客套，只需简洁地表达清楚催款的主题即可；注意避免使用威胁口气和过激的言语，才能达到收回欠款的目的，并能促使对方今后继续合作。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作催款函催款函第三节 经济合同的写作经济合同的概念与作用经济合同的概念与作用概念：经济合同是合同的一种，是民事主体之间为实现定的经济目的，明确相互权利义务关系的协议。依法签订的各种经济合同，都会受到国家法律的保护，合同各

22、方都必须严格遵守。作用：1.保障作用(合同的订立，使当事人的权益以法律的形式得到了保护。)2.约束作用(依法订立的合同一经签署就具有法律约束力，当事人既可以充分享受合同规定的权利，又必须全面履行合同所规定的义务。)第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的特点与分类经济合同的特点与分类第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的特点经济合同的特点1.合法性2.平等互利性3.公平性4.诚信性5.规范性招标书的分类根据涉及的不同时间分类分为长期经济合同、中期经济合同、短期经济合同；按表达方式分类分为书面经济合同、电子文本合同等。其中书面形式合同又可以细化为合同书、信件新建

23、、电报、电传、电子邮件等形式；按表达格式不同分类分为条款式合同、表格式合同、条款和表格组合式经济合同等；按业务性质和内容的不同分类分为购销合同、供电（水、气、热力）合同、赠与合同、借款合同、租赁合同、建设工程合同、运输合同、委托合同等。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的特点与分类经济合同的特点与分类经济合同的格式与写作要求经济合同的格式与写作要求一份完整的经济合同一般分为以下几个部分：1.标题 标题写在第一行中间，一般有三种形式：直接由合同种类充当标题，如绿化工程承包合同；由标题加文种构成，如格力空调购销合同；由当事人名称、标的再加上文种构成，如金源公司购房合同。2.当事

24、人名称 在标题左下文上下分两行，或左右平行分行写明签订合同当事人的全称，并用括号标明甲方、乙方，如“以下简称甲方”或“以下简称乙方”有些合同不写甲方乙方，而写“供方”“需方”。订立合同的上方单位名称要用全称，不能用容易引起混淆的简称，以免引起纠纷。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的格式与写作要求经济合同的格式与写作要求3.正文 开头又称缘由，一般写明签订合同的目的、依据或简单经过。主体即合同的具体内容和相关条款，为合同核心所在。一般是按照合同法规定的主要条款以及签订合同的主次关系顺序进行表达。经济合同的主要条款包括标的、数量和质量、价款或酬金、履行的期限、地点和方式和违约

25、责任。标的指劳务、货物、工程项目等，是当事人各方权利与义务指向的对象。标的是签订经济合同的前提，没有这样的前提，合同不能成立。数量是指标的数目。标的质量是指产品(商品)的内在质地和外表形态的统一，标的质量可以凭借国家规定的相应标准进行参照，制定合同各方经协商认可的标准。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的格式与写作要求经济合同的格式与写作要求 价款之称用于以货物或工程为标的经济合同中。酬金用于以劳务为标的经济合同中。货币应写明币种、单价、总金额、结算方式等。履行期限是指提交货(款)或完成劳务的日期，即合同中规定的实现权利和义务的限定时间。期限有明确的年、月、日等时限要求。履

26、行地点是指交货或完成劳务的地方，会影响到履行合同的费用和时间。履行方式是指当事人采用怎样的方法来完成交货或劳务。标的不同其履行方式亦有所不同。违约责任指合同当事人一方不履行合同，或不适当履行合同，出现违反共同确认的权利与义务时应当承当经济和法律责任。违约责任主要以罚违约赔偿金形式体现，其具体处第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的格式与写作要求经济合同的格式与写作要求理方式由各方当事人根据法律规定协商约定。违约责任是经济合同中非常重要的条款，应当予以充分重视。4.附则 附则主要说明合同的有效期、条款未尽事宜的处理、合同份数、保存方式等内容；随合同如有附件、标的样品、图表等，则

27、要写明数量或相关情况，并与合同具有等同效用。5.落款 写清签订合同当事人单位全称、法定代表人姓名、代表人姓名(签字)、相关证件，并加盖公章或合同专用章，写明签订合同的时间、地点、电话号码、银号账号等。对一些比较特殊的经济合同还可以进行公证，加盖鉴定机关公章及写明鉴定时间。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作经济合同的写作要求经济合同的写作要求1.经济合同的内容必须合法2.经济合同的格式必须规范3.经济合同的条款必须完备4.经济合同的语言必须准确经济合同的格式与写作要求经济合同的格式与写作要求第四节 索赔函与理赔函的写作索赔函索赔函概念：索

28、赔函是指在贸易过程中产生合同争议或发生经济纠纷后，受损一方依据有关协议或规定向违约一方提出赔偿要求的信函。索赔函的产生，与多种因素相相关，主要有质量问题、数量问题(如短缺等)、包装问题、时间问题(如未及时运送)，以及其他违反合同规定等问题。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作索赔函索赔函索赔函的格式主要包括标题、称呼语、正文、附件、落款等五部分。（1）标题 直接写上“索赔函”，也可注明索赔的原因，如质量不符索赔函（2）称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。（3）正文 索赔函主要包括索赔的依据、期限、赔偿损失的办法和金额等内容。一般按以下条款来写:简述事由、陈述违约事实

29、、说明索赔理由、陈述对方违约给自己带来的损失、提出具体的索赔要求。（4）附件 提供相关检验报告或其他索赔的证据材料。（5）落款 索赔方的单位名称、签章和具体日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作索赔函索赔函 索赔函的写作要求：（1）在写作索赔函前，应先认真研读买卖双方所签订合同的相关规定细则和双方交易过程中有关的往来函电，以分清是非责任。（2）提供足够的书面文件和有关方面的证明（3）提出的索赔要求应合情合理，不漫天要价。（4）应根据引起索赔的原因和不同的索赔情形选择相应的措辞和语气。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作理赔函理赔函概念：理赔函是指合同争议或纠纷产生后，违

30、约一方受理遭受损失一方的赔偿要求的信函。一般是针对索赔函而作的答复函。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作理赔函理赔函索赔函的格式主要由标题、称呼语、正文、结東语、落款等构成。（1）标题 直接写上“理赔函”，也可注明理赔的原因，如“质量不符理赔函”。（2）称呼语 顶格写上收函公司的名称或个人姓名+先生/女士。（3）正文 理赔函一般是作为答复对方索赔要求而写的，因此应先引述来函要点；提出处理意见。根据实际情况及相关的证据材料确定理赔方案，可用“我们已经就你们提出的索赔做了仔细研究”来引出具体的处理意见，如全部接受对方的索赔要求，或部分受理，或拒绝理赔等，表明已方态度。如果确实是己方的责任，应做出诚挚的道歉，并保证以后不再发生类似失误；如果责任不在己方，则可用“我们很抱歉，不能接受你方索赔”等语，态度要诚恳，内容要明确。（4）结束语 一般用“特此函复”“此复”“特此函达”等。（5）落款 单位名称、签章和具体日期。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作理赔函理赔函 理赔函的写作要求：写作理赔函，应认真研读索赔函，看看对方的索赔理由是否成立，函中提供的证据是否有效，索赔金额是否合理，索赔期限是否逾期，然后据此确定不同的理赔策略。第四章第四章 财经商务文书写作财经商务文书写作